Các kênh truyền thông nội bộ hiệu quả cho doanh nghiệp

Tác động của công nghệ tại nơi làm việc

Theo The Future of Jobs Report của Quỹ Kinh tế Thế giới , 85% tổ chức đang mở rộng sang các công nghệ mới, bao gồm:

• Công nghệ đám mây
• Trí tuệ nhân tạo (AI)
• Tự động hóa
• Phân tích dữ liệu lớn

Với những công cụ mới nổi này, các công ty sẽ hoạt động hiệu quả hơn, mở rộng thị trường và cạnh tranh trong một thế giới ngày càng có nhiều người bản xứ kỹ thuật số.

Người ta ước tính rằng 133 triệu việc làm mới có thể được tạo ra từ việc áp dụng robot và thuật toán—đồng thời, 75 triệu việc làm có thể bị thay thế. Để duy trì sự cân bằng trong giai đoạn thay đổi và chuyển tiếp này, các nhà lãnh đạo truyền thông phải hình thành một chiến lược lực lượng lao động toàn diện. Cách tiếp cận đúng đắn và đội ngũ lãnh đạo sẽ giúp nhân viên và công ty phát triển mạnh mẽ.

Tìm hiểu thêm: Doanh nghiệp chuyển đổi đào tạo trực tuyến với giải pháp E-Learning

Tập trung vào trải nghiệm của nhân viên.

Sự thành công của bất kỳ sáng kiến nào của công ty đều phụ thuộc vào việc liệu nhân viên có thể (và muốn) đáp ứng các mục tiêu chiến lược của tổ chức hay không. Điều này đặc biệt đúng trong quá trình chuyển đổi số tăng tốc . Nếu hầu hết nhân viên cảm thấy mất kết nối với doanh nghiệp và không hiểu tại sao phải đưa ra quyết định thì chương trình của tổ chức có thể sẽ thất bại. Cuối cùng, truyền thông nội bộ tốt sẽ hỗ trợ sự gắn kết của nhân viên nhằm thúc đẩy kết quả kinh doanh mong muốn. Truyền thông nội bộ mạnh mẽ mang lại lợi thế chiến lược kinh doanh tốt cho doanh nghiệp.

Tìm hiểu thêm: Nhân viên bứt phá cùng phần mềm đào tạo nội bộ

Tác động của người lao động tự do và nền kinh tế tự do

Những tiến bộ trong công nghệ cũng đã tạo ra số lượng người làm việc tự do và những người làm việc trong nền kinh tế tự do . Đối với những người làm truyền thông nội bộ, điều quan trọng là phải hiểu cách tiếp cận lực lượng lao động phân tán ngày càng tăng, bao gồm cả những nhân viên làm việc từ xa hoặc nhân viên làm việc tại văn phòng chiếm 80% lực lượng lao động toàn cầu. Nếu nhân viên không nhận được thông tin liên quan, họ có thể không hiểu hoặc thậm chí không biết về các mục tiêu kinh doanh của công ty.

Tìm hiểu thêm: Các loại phần mềm máy chấm công định vị tốt nhất hiện nay

Truyền thông nội bộ là gì?

Truyền thông nội bộ là một yếu tố then chốt cho sự thành công của mọi tổ chức, công ty, doanh nghiệp. Truyền thông nội bộ là quá trình trao đổi thông tin, ý kiến và thông điệp giữa các cá nhân và nhóm trong nội bộ, nhằm mục đích tạo ra sự gắn kết, xây dựng mối quan hệ tốt đẹp, nâng cao hiệu quả làm việc và đạt được các mục tiêu chung.

Truyền thông nội bộ có thể được coi như một mạch máu của doanh nghiệp, vận chuyển các nội dung và thông điệp quan trọng đến các đối tượng nhân viên vào đúng thời điểm. Nội dung và thông điệp này bao gồm các tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi của doanh nghiệp, nhằm định hình, củng cố và lan tỏa văn hóa doanh nghiệp.

Để xác định được nội dung và thông điệp phù hợp, bạn cần phải lựa chọn kênh truyền thông nội bộ hiệu quả. Kênh truyền thông nội bộ là “điểm chạm” giữa doanh nghiệp và đội ngũ nhân viên, và phải đảm bảo việc chia sẻ các thông tin liên quan đến văn hóa doanh nghiệp. Bạn không nên nhầm lẫn kênh truyền thông nội bộ với các hoạt động khác trong doanh nghiệp, như lập kế hoạch công việc, trao đổi thông tin, quản lý nhân viên,…

Tìm hiểu thêm: Đánh giá đào tạo trong doanh nghiệp: 4 bước chính cần thực hiện

Tại sao truyền thông nội bộ lại quan trọng?

Giao tiếp nội bộ hiệu quả là một thành phần quan trọng của một doanh nghiệp thành công. Truyền thông là cần thiết cho nhiều chức năng trong công ty và giao tiếp nội bộ mang lại nhiều lợi ích khác nhau, bao gồm:

Thiết lập văn hóa doanh nghiệp

Một doanh nghiệp muốn thành công cần phải có bản sắc riêng biệt. Một nền văn hóa rõ ràng giúp nhân viên mới nhanh chóng thích nghi và gắn bó với công ty sau khi gia nhập, và khiến công ty trở nên hấp dẫn hơn đối với các ứng viên tiềm năng. Công ty có nhiều khả năng thu hút được những người có chung giá trị và tinh thần lao động với mình.

Truyền thông nội bộ là một trong những yếu tố then chốt để xây dựng và duy trì văn hóa của một công ty. Cách các nhân viên giao tiếp và hợp tác với nhau, cả trong và giữa các nhóm và các cấp bậc, sẽ ảnh hưởng đến môi trường làm việc của công ty. Truyền thông nội bộ hiệu quả giúp tạo ra bầu không khí tích cực và an toàn trong công ty, để nhân viên có thể làm việc hiệu quả và sáng tạo.

Để nhân viên có tiếng nói

Một yếu tố then chốt cho sự phát triển của một doanh nghiệp là sự lắng nghe và tôn trọng ý kiến của mọi nhân viên. Giao tiếp cởi mở là điều thiết yếu để khuyến khích những nhân viên có ý tưởng sáng tạo cho công ty chia sẻ và thực hiện ý tưởng đó. Khi công ty có cơ chế cho phép nhân viên đề xuất các ý tưởng, điều đó giúp các nhân viên cấp trung và cấp cao đánh giá và lựa chọn các ý tưởng có thể cải thiện hiệu quả làm việc.

Thông thường, các công ty có các phương thức để nhận và xử lý các yêu cầu và đề xuất của nhân viên, để thông tin được truyền đạt lên cấp bậc một cách trơn tru. Ví dụ: một nhân viên bán hàng có ý tưởng về cách đóng gói sản phẩm mới mà họ bán có thể gửi ý tưởng đó cho người quản lý của họ. Nếu người quản lý thấy ý tưởng này có giá trị, họ có thể đề nghị với một nhân viên cấp cao chịu trách nhiệm về các gói bán hàng. Họ có thể áp dụng tùy chọn mới cho tất cả nhân viên bán hàng nếu được phê duyệt.

Tìm hiểu thêm: Cách chọn LMS hệ thống học và thi trực tuyến phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp

Duy trì hạnh phúc của nhân viên

Duy trì tinh thần nhân viên cao là một trong những thành phần quan trọng nhất của một doanh nghiệp thành công. Nhân viên thường dễ dàng làm việc tốt hơn khi họ hạnh phúc hơn. Những nhân viên hạnh phúc cũng có nhiều khả năng ở lại làm việc với người chủ hiện tại của họ hơn, giúp giữ chân những nhân viên chủ chốt dễ dàng hơn và giảm số lượng vị trí trống cần tuyển, điều này làm giảm nguồn lực tổng thể dành cho các quyết định nhân sự.

Cung cấp cho nhân viên các phương pháp truyền thông nội bộ dễ điều hướng là điều quan trọng khi tìm cách cải thiện tinh thần của công ty. Giao tiếp cởi mở cho phép nhân viên cảm thấy rằng doanh nghiệp tôn trọng những cống hiến của họ.

Tìm hiểu thêm: 4 mẹo thúc đẩy quá trình đào tạo nhân viên trong doanh nghiệp

Quản lý khủng hoảng

Nếu một công ty đang trải qua một cuộc khủng hoảng, dù là khủng hoảng bên ngoài hay hoàn toàn nằm trong hoạt động kinh doanh, thì điều quan trọng là phải giao tiếp rõ ràng với nhân viên. Truyền thông nội bộ trong thời kỳ khủng hoảng cho phép công ty kiểm soát thông điệp họ gửi đến nhóm.

Thông điệp họ gửi qua các kênh chính thức có thể yêu cầu điều chỉnh dựa trên thông tin được thu thập thông qua các cuộc trò chuyện bình thường hơn với nhân viên để giải đáp bất kỳ câu hỏi hoặc mối quan ngại nào mà nhân viên bày tỏ về tình huống này và giúp duy trì thái độ tích cực giữa các nhân viên.

Phát triển nơi làm việc tốt nhất

Một doanh nghiệp muốn vững mạnh cần phải thích ứng với sự thay đổi liên tục của thế giới. Khi cách chúng ta tương tác trong xã hội và kinh doanh thay đổi, các công ty cần phải điều chỉnh để luôn cập nhật và giữ được ưu thế cạnh tranh. Khi công ty cần thực hiện thay đổi trong hoạt động, truyền thông nội bộ hiệu quả sẽ giúp quá trình chuyển đổi diễn ra mượt mà và hiệu quả nhất có thể.

Giao tiếp hiệu quả với nhân viên có hai vai trò trong sự phát triển liên tục của công ty. Thứ nhất, khả năng của nhân viên trong việc truyền đạt thông tin và ý tưởng đến những người khác trong công ty một cách hiệu quả giúp phát hiện và đề xuất những thay đổi cần thiết. Thứ hai, khi các nhà quản lý đưa ra quyết định, mạng lưới truyền thông sẽ truyền tải thông tin đó đến các nhân viên có liên quan một cách nhanh chóng và rõ ràng.

Tăng hiệu quả của công ty trong một dự án

Yếu tố quan trọng cho sự thành công của một dự án là việc lập kế hoạch hiệu quả. Tuy nhiên, không phải lúc nào cũng có thể dự đoán được những biến cố và khó khăn trong quá trình thực hiện dự án. Khi gặp phải những tình huống này, truyền thông nội bộ là một công cụ có giá trị để giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả, nhằm tìm ra giải pháp tối ưu.

Cho dù giải pháp có liên quan đến việc báo cáo mối quan ngại đến người quản lý và nhờ họ đưa ra quyết định về cách tiếp tục hay trao đổi với đồng nghiệp có chuyên môn hoặc có thời gian để hỗ trợ, thì nhân viên có thể sử dụng giao tiếp nội bộ để tìm ra giải pháp và duy trì sự quan tâm đến dự án. Điều này giúp dự án có thể đạt được mục tiêu của nó.

Những thách thức mà nhóm IC phải đối mặt

Thiếu sự gắn kết của nhân viên

Giao tiếp hiệu quả gần như không thể thực hiện được trong các tổ chức nơi mọi người không có động lực và sự gắn kết.

Công cụ truyền thông nội bộ không phù hợp

Giao tiếp là một nhiệm vụ không ngừng nghỉ của chúng ta. Tuy nhiên, việc đảm bảo tất cả thông tin liên quan đến được truyền tải đến mọi người một cách kịp thời và chính xác là một thách thức lớn. Việc có các công cụ phù hợp cho công việc là rất quan trọng trong việc cập nhật thông tin và gắn kết cho nhân viên của bạn, đồng thời việc tích hợp ứng dụng sẽ hỗ trợ cho quá trình này.

Giao tiếp hiệu quả với nhân viên có hai vai trò trong sự phát triển liên tục của công ty. Thứ nhất, khả năng của nhân viên trong việc truyền đạt thông tin và ý tưởng đến những người khác trong công ty một cách hiệu quả giúp phát hiện và đề xuất những thay đổi cần thiết. Thứ hai, khi các nhà quản lý đưa ra quyết định, mạng lưới truyền thông sẽ truyền tải thông tin đó đến các nhân viên có liên quan một cách nhanh chóng và rõ ràng.

Lỗ đen thông tin

Kho thông tin đề cập đến các trường hợp thông tin bị cô lập và không được chia sẻ một cách hiệu quả trong một tổ chức. Điều này có thể đặt ra thách thức đáng kể cho các giám đốc truyền thông, đặc biệt là trong các tổ chức lớn. Dựa theo Cognitive University for Watson Systems SmartSeller, nhân viên dành trung bình 2,5 giờ mỗi ngày để tìm kiếm thông tin và như vậy là quá nhiều—họ bị lạc trong hố đen. Khả năng giao tiếp nội bộ hiệu quả ngăn chặn điều này xảy ra.

Thiếu sự phản hồi

Phản hồi của nhân viên có liên quan đến sự gắn kết và hài lòng của nhân viên. Nếu bạn không nhận được phản hồi, có thể là do nhân viên của bạn không cảm thấy an toàn khi chia sẻ hoặc không đủ quan tâm để cho bạn biết họ cảm thấy thế nào. Khuyến khích nhân viên gửi khảo sát là một cách tuyệt vời để khuyến khích nhân viên của bạn lên tiếng, đặc biệt khi họ ẩn danh.

Không có cách để đo lường sự thành công của truyền thông nội bộ

Việc đánh giá hiệu quả của những gì bạn đang làm là rất quan trọng cho bất kỳ dự án nào. Việc có thể đo lường những nỗ lực của bạn sẽ giúp bạn nhận ra những điểm mạnh và điểm yếu, và tìm ra cách cải thiện. Truyền thông nội bộ mà không đo lường thì giống như đi mò mẫm trong bóng tối. Bạn sẽ không biết được bạn có tiếp cận được nhân viên của mình và đạt được mục tiêu hay không.

Truyền thông nội bộ hiệu quả cần phải có các chỉ số để đo lường và theo dõi. Các chỉ số này có thể bao gồm số lượng và chất lượng của các thông tin và thông điệp được truyền tải, mức độ hài lòng và tham gia của nhân viên, sự thay đổi hành vi và thái độ của nhân viên, và sự cải thiện hiệu quả làm việc và kết quả của dự án. Bằng cách đo lường và phân tích các chỉ số này, bạn có thể đánh giá và cải tiến truyền thông nội bộ của mình.

Công nghệ truyền thông sai

Có công nghệ phù hợp tại chỗ sẽ tạo nên sự khác biệt. Triển khai các giải pháp gắn kết nhân viên hiện đại là một bước quan trọng để loại bỏ các vấn đề giao tiếp tại nơi làm việc. Đây là nơi bộ phận CNTT và truyền thông nội bộ hợp nhất để tìm và triển khai các công cụ phù hợp cho tổ chức của bạn—thách thức là tìm ra điểm chung để khiến họ đồng ý. Các phương pháp hay nhất sau đây sẽ hữu ích!

Tìm hiểu thêm: Bật mí phương pháp đào tạo nhân viên có năng lực

Các kênh truyền thông nội bộ hiệu quả cho doanh nghiệp

Để thực hiện truyền thông nội bộ một cách hiệu quả, việc lựa chọn các kênh truyền thông phù hợp là một yếu tố quan trọng. Dưới đây là danh sách các công cụ truyền thông nội bộ được nhiều doanh nghiệp ưa chuộng và sử dụng hiệu quả.

Kênh truyền thông nội bộ qua radio

Radio nội bộ là một công cụ quan trọng cho việc truyền đạt thông tin trong doanh nghiệp. Đặc biệt đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn, với hơn 100 nhân viên. Kênh radio này thường được sử dụng để truyền đạt những chỉ đạo quan trọng từ ban lãnh đạo, thông tin về kinh doanh và những sự kiện nổi bật của doanh nghiệp.

Các cuộc họp định kỳ

Cuộc họp định kỳ là một trong những kênh truyền thông nội bộ phổ biến, cho phép ban lãnh đạo thông báo những thông tin quan trọng tới các cấp quản lý và nhân viên. Các cuộc họp này thường được tổ chức hàng tuần hoặc hàng tháng và cũng có thể được sắp xếp đột xuất khi cần thiết.

Trong trường hợp doanh nghiệp lớn với nhiều chi nhánh, việc kết hợp cuộc họp trực tuyến và offline thông qua các ứng dụng họp trực tuyến như CoDX Phòng họp có thể giúp khắc phục khó khăn về khoảng cách địa lý.

Email nội bộ

Hệ thống email nội bộ là một kênh không thể thiếu trong việc truyền thông nội bộ. Tỷ lệ tiếp nhận thông tin qua email khá cao, thông tin thường xoay quanh các chủ đề như chính sách mới, thông tin về lương, nhân sự, hoạt động nội bộ và các chương trình hoạt động.

Sử dụng các nhóm nội bộ

Các nền tảng mạng xã hội và các ứng dụng trò chuyện trực tuyến có thể được sử dụng để tạo các nhóm nội bộ. Tuy nhiên, cần lưu ý rằng thông tin trong các nhóm có thể bị trôi khi nhiều người tham gia vào các cuộc trò chuyện. Sự tham gia và theo dõi thông tin cũng thường không đồng đều trong những nhóm này.

Ấn phẩm truyền thông nội bộ

Mặc dù không phải là một kênh truyền thông nội bộ trực tiếp, tạp chí doanh nghiệp được sử dụng rộng rãi. Chúng thường được tạo dưới dạng điện tử, ebook hoặc infographic để truyền tải thông tin về doanh nghiệp, con người và câu chuyện liên quan.

Đào tạo văn hoá doanh nghiệp và xây dựng cộng đồng học tập nội bộ trên VnResource LMS Pro

Bạn cần một nơi mà mọi người có thể cập nhật những tin tức mới nhất và truy cập vào các tài nguyên cộng đồng học tập trực tuyến của bạn. Một blog, diễn đàn hoặc trang web eLearning có thể là trung tâm cho cộng đồng học tập trực tuyến của bạn. Thay vì phải tìm kiếm trên internet, họ có thể tập trung tại một nơi và chia sẻ suy nghĩ của mình. Đây cũng là nơi để bạn đăng các địa chỉ liên hệ hỗ trợ của bạn, cũng như các liên kết đến tất cả các nền tảng trực tuyến của bạn.

Việc đào tạo nhân viên về văn hóa doanh nghiệp cũng là một yếu tố quan trọng để xây dựng một đội ngũ nhân viên có ý thức về các hoạt động truyền thông nội bộ của doanh nghiệp và đóng góp tích cực vào sự phát triển của doanh nghiệp.

Hiện nay, trên thị trường Edtech, phần mềm Đào tạo & Học trực tuyến VnResource LMS Pro đang được rất nhiều doanh nghiệp tin dùng. Phần mềm đào tạo và học online VnResource LMS Pro được triển khai bởi VnResource – công ty công nghệ hàng đầu cung cấp phần mềm trong lĩnh vực nhân sự và đào tạo. VnResource LMS Pro o sở hữu nhiều ưu điểm về giao diện, tính năng, sự ổn định so với các hệ thống trên thị trường.

Các chức năng của VnResource LMS Pro

• Quản lý thông tin học viên toàn diện, tự động cập nhật thay đổi.
• Quản lý, xây dựng chương trình đào tạo: Hệ thống hỗ trợ xây dựng không giới hạn cấp bậc danh mục khóa học, số lượng khóa học trong từng danh mục.
• Hỗ trợ người dùng linh động trong xây dựng tài nguyên và các hoạt động trong khóa học bao gồm: Tài liệu bài giảng (file Word, Excel, PDF, SCORM, URL, Zip), Course Presentation, Interactive Video, Drag & Drop, Fill in the blanks, Audio, Audio Recorder, Image Hotspot…
• Hệ thống AI tự động đề xuất lộ trình đào tạo và thăng tiến của nhân viên. Bám sát khung năng lực của từng nhân viên để cung cấp khóa học phù hợp.
• Quản lý ngân hàng câu hỏi kiểm tra đánh giá, tổ chức các kỳ thi, khảo sát và cấp chứng chỉ hoàn thành khóa học.
• Chống gian lận trong thi cử: Hệ thống thực hiện các tính năng + Bật Webcam + Random capture màn hình + Random đề thi, câu hỏi thông minh: xáo trộn vị trí câu hỏi và xáo trộn nội dung câu hỏi trong quá trình học viên thực hiện bài kiểm tra.
• Quản lý tiến trình học tập, theo dõi các hoạt động trong khóa thông qua lịch biểu, không còn nỗi lo trùng lịch học trong quá trình sắp xếp thời khóa biểu, chuông thông báo hệ thống, email cá nhân…

và vẫn còn nhiều tính năng khác….

Với VnResource LMS Pro, không chỉ đáp ứng mọi nhu cầu đào tạo và phát triển cá nhân của người học, mà còn mang đến trải nghiệm học tập đầy thú vị với nhiều chức năng tiên tiến, AI thông minh tự động đề xuất khoá học phù hợp, Gamification,… Từ đó, tạo ra môi trường học tập trực tuyến tương tác hoàn toàn mới, thúc đẩy văn hoá học tập chủ động cho người học.

Kết luận

Tóm lại, các kênh truyền thông nội bộ hiệu quả cho doanh nghiệp là những kênh có thể giúp nhân viên cập nhật thông tin, giao tiếp và hợp tác với nhau một cách nhanh chóng và dễ dàng. Các kênh truyền thông nội bộ phổ biến hiện nay bao gồm email, intranet, hội thoại trực tuyến, mạng xã hội nội bộ và bảng tin. Tùy vào mục tiêu, đối tượng và ngân sách của doanh nghiệp, bạn có thể lựa chọn kênh truyền thông nội bộ phù hợp nhất cho mình. Đừng quên rằng truyền thông nội bộ là một yếu tố quan trọng để xây dựng văn hóa doanh nghiệp, tăng cường sự gắn kết và động lực làm việc của nhân viên.

Nếu doanh nghiệp muốn biết thêm thông tin về VnResource LMS Pro – eLearning. Hãy để lại thông tin để đội ngũ tư vấn của VnResource sẽ gửi đến anh chị một buổi tư vấn chuyên sâu hoàn toàn miễn phí. Liên hệ ngay qua hotline: 0914.004.800 hoặc website VnResource.vn để trải nghiệm ngay trong hôm nay những tính năng tuyệt vời mà phần mềm đào tạo nội bộ trực tuyến mang lại cho doanh nghiệp của bạn!

VnResource – đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp các giải pháp phần mềm chuyển đổi số nguồn lực cho các tổ chức, doanh nghiệp hiện nay.