Trong thời đại công nghệ số ngày càng phát triển, xu hướng làm việc từ xa đã trở thành một xu hướng phổ biến trong doanh nghiệp để tối ưu hóa hoạt động kinh doanh. Vậy làm thế nào để lãnh đạo doanh nghiệp có thể tận dụng được hết tiềm năng và quản lý nhân viên một cách hiệu quả ngay cả khi họ không ngồi làm việc tại văn phòng? Trong bài viết này, VnResource sẽ giới thiệu những phương pháp quản lý nhân sự từ xa hiệu quả nhất cho doanh nghiệp.
Xu hướng làm việc từ xa trong thời kỳ công nghệ số
Sau thời gian giãn cách xã hội hoàn toàn và sự chuyển dịch mạnh mẽ sang mô hình làm việc tại nhà, nhiều doanh nghiệp tại Việt Nam tin rằng làm việc từ xa không chỉ là xu hướng nhất thời.
Trong Báo cáo mức độ sẵn sàng về kỹ năng số Việt Nam, 82% người tham gia khảo sát tin rằng làm việc từ xa sẽ trở nên phổ biến hơn, đặc biệt sau đại dịch COVID-19. Theo một bài báo của Harvard Business Review đăng ngày 15/03/2023 cũng cho thấy rằng 81% các nhân viên làm việc từ xa cảm thấy hạnh phúc và hài lòng với công việc của mình.
Nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang mô hình làm việc từ xa để tiết kiệm chi phí văn phòng, tăng tính linh hoạt cho nhân viên và thu hút tài năng từ khắp nơi trên thế giới. Tuy nhiên, việc quản lý nhân sự từ xa cũng đặt ra nhiều thách thức, đòi hỏi các công ty phải áp dụng các phương pháp quản lý nhân sự hiệu quả để đảm bảo sự thành công của mô hình này.
Những thách thức về phương pháp quản lý nhân sự từ xa hiệu quả đối với doanh nghiệp
Mặc dù phương pháp quản lý nhân sự từ xa có nhiều ưu điểm, nhưng cũng đặt ra nhiều thách thức đối với doanh nghiệp. Một số thách thức đó bao gồm:
- Đảm bảo tính đồng nhất trong công việc: Khi làm việc từ xa, các nhân viên có thể có quy trình làm việc khác nhau, dẫn đến sự khác biệt trong chất lượng và hiệu suất công việc.
- Thiếu sự giao tiếp trực tiếp: Khi làm việc từ xa, các nhân viên thiếu sự giao tiếp trực tiếp, dẫn đến khó khăn trong việc trao đổi thông tin và giải quyết các vấn đề.
- Thiếu sự giám sát: Việc giám sát và đánh giá hiệu suất của các nhân viên là một thách thức khi làm việc từ xa, vì không có sự giám sát trực tiếp.
- Thiếu tương tác xã hội: Khi làm việc từ xa, các nhân viên thiếu sự tương tác xã hội, dẫn đến cảm giác cô đơn và thiếu động lực.
- Vấn đề bảo mật thông tin: Việc làm việc từ xa có thể dẫn đến các vấn đề về bảo mật thông tin, đặc biệt là khi các nhân viên truy cập vào các dữ liệu và tài liệu quan trọng của công ty từ xa.
Có thể bạn quan tâm: Các loại phần mềm máy chấm công định vị GPS tốt nhất hiện nay
Phương pháp quản lý nhân sự từ xa hiệu quả cho doanh nghiệp
Xác định mục tiêu quản lý rõ ràng
Để quản lý nhân sự từ xa hiệu quả, doanh nghiệp cần phải xác định rõ mục tiêu quản lý. Điều này giúp cho nhân viên có thể hiểu được mục đích của công việc của mình và đồng thời giúp cho người quản lý có thể đánh giá được hiệu quả công việc của nhân viên. Chứ không chỉ đơn thuần là quản lý thời gian làm việc hoặc các đầu việc cụ thể.
Một trong những cách để xác định mục tiêu quản lý rõ ràng là thông qua việc thiết lập các chỉ tiêu đo lường hiệu quả công việc của nhân viên. Chỉ tiêu này có thể được thiết lập dựa trên các yếu tố như số lượng công việc hoàn thành, chất lượng công việc, thời gian hoàn thành công việc, đóng góp cho doanh nghiệp và sự tiến bộ trong công việc.
Chính vì thế, nhà quản lý cần thu xếp thời gian để định kỳ gặp gỡ trực tiếp nhân viên của mình từ đó có thể dễ dàng trao đổi những thông tin quan trọng, đồng thời nâng cao hơn sự đồng cảm, sẻ chia và thấu hiểu lẫn nhau, từ đó mối quan hệ nhân viên – nhà quản lý thêm gắn bó và mang tới hiệu suất công việc tốt nhất.
Kiểm tra, đánh giá nhân viên linh hoạt định kỳ
Để đảm bảo hoạt động của doanh nghiệp được diễn ra suôn sẻ, ngoài việc quản lý giờ giấc, thời gian và nhiệm vụ của nhân viên, việc kiểm tra và đánh giá nhân viên định kỳ là rất cần thiết. Điều này giúp cho nhà quản lý có thể nắm bắt được tình hình làm việc của nhân viên, từ đó có thể đưa ra các biện pháp giải quyết khi có vấn đề xảy ra.
Nhà quản lý cũng cần phải đảm bảo rằng nhân viên đang làm việc đúng giờ, đúng công việc và đạt được những kết quả như mong đợi. Để làm được điều này, nhà quản lý cần phải sử dụng các công cụ hỗ trợ như phần mềm quản lý nhân sự, ứng dụng chat, email hoặc video call để liên lạc với nhân viên.
Trong quá trình kiểm tra và đánh giá nhân viên, doanh nghiệp cần xác định rõ các tiêu chí và chỉ số đánh giá như: chất lượng công việc, thái độ làm việc, khả năng giao tiếp, tinh thần hợp tác và đóng góp cho doanh nghiệp. Sau khi xác định được các tiêu chí này, doanh nghiệp có thể thực hiện các bước sau:
– Thống nhất với nhân viên về thời gian và phương thức kiểm tra, đánh giá.
– Thực hiện kiểm tra và đánh giá theo kế hoạch đã thống nhất.
– Phân tích và đánh giá kết quả đạt được.
– Tổng hợp và báo cáo kết quả đánh giá cho lãnh đạo.
Tạo một môi trường làm việc trực tuyến chuyên nghiệp
Việc tạo ra một môi trường làm việc trực tuyến là một trong những phương pháp quản lý nhân sự từ xa hiệu quả nhất. Để tạo ra một môi trường làm việc trực tuyến chuyên nghiệp, doanh nghiệp cần phải đảm bảo rằng các phần mềm và thiết bị được sử dụng phải đáp ứng được yêu cầu công việc.
Khi làm việc từ xa, việc thiết lập lịch làm việc rõ ràng là rất quan trọng. Doanh nghiệp cần phải xác định thời gian làm việc, thời gian nghỉ giải lao và thời gian họp trực tuyến. Điều này giúp cho nhân viên của bạn có thể sắp xếp công việc và thời gian làm việc của mình một cách hợp lý.
Ngoài ra, môi trường làm việc trực tuyến cũng giúp cho việc trao đổi thông tin giữa các nhân viên trở nên thuận tiện và nhanh chóng hơn. Doanh nghiệp cũng nên đảm bảo rằng các cuộc họp trực tuyến được diễn ra trong một không gian yên tĩnh và có đầy đủ ánh sáng.
Có thể bạn quan tâm: Những cách quản lý nhân sự hiệu quả mà doanh nghiệp cần biết
Khen thưởng dựa trên hiệu suất
Trong những phương pháp quản lý nhân sự, khen thưởng là một trong những yếu tố quan trọng để giữ chân nhân viên và nâng cao hiệu suất làm việc. Tuy nhiên, trong môi trường làm việc từ xa, việc khen thưởng trở nên khó khăn hơn do sự cách ly về địa lý.
Vì thế, bên cạnh công tác kiểm tra, giám sát nhân viên một cách linh hoạt thì nhà lãnh đạo vẫn nên chú trọng tới vấn đề khen thưởng dựa trên năng lực. Nhân viên sẽ được đánh giá dựa trên hiệu suất làm việc thay vì số giờ làm việc. Những người có hiệu suất làm việc cao sẽ được khen thưởng, động viên và khuyến khích.
Việc đưa ra các tiêu chí đánh giá và khen thưởng nhân viên một cách hợp lý là một yếu tố quan trọng để tạo sự động viên và khích lệ cho nhân viên phấn đấu hơn trong công việc. Từ đó, nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên. Đồng thời, tăng cường sự cạnh tranh lành mạnh giữa các nhân viên sẽ giúp nâng cao hiệu quả làm việc của toàn bộ doanh nghiệp.
Sử dụng tối đa các công cụ công nghệ từ xa
Muốn quản lý nhân viên từ xa hiệu quả thì người lãnh đạo cần nắm bắt được việc sử dụng tối đa các công cụ công nghệ từ xa để đạt được hiệu quả cao nhất trong quản lý nhân sự. Có nhiều phần mềm hỗ trợ làm việc online điển hình có thể kể đến như Skype, Hangouts, Viber,…
Các ứng dụng này có mức độ phổ biến cao và có ưu điểm là chuyên dùng để giao tiếp, giảm thiểu việc lãng phí thời gian và mất tập trung cho các tin tức ngoài luồng. Bởi chức năng chính và duy nhất của các ứng dụng này là nhắn tin.
Bên cạnh trao đổi thông tin thì chúng ta cũng sẽ cần trao đổi tài liệu rất nhiều. Do đó, việc lựa chọn một công cụ tối ưu chẳng hạn như Google Drive, Dropbox cũng là một trong những ý tưởng tuyệt vời.
Phần mềm quản lý nhân sự VnResource HRM Pro – công cụ quản lý nhân sự từ xa tối ưu nhất cho doanh nghiệp
Không chỉ dừng lại ở những ứng dụng nhỏ lẻ để giao tiếp, nhắn tin, hiện nay việc tối ưu hiệu quả quản lý nhân sự từ xa còn có sự trợ giúp của những phần mềm quản lý nhân sự được nghiên cứu và phát triển để đưa cả bộ máy doanh nghiệp cùng nhau tương tác, giao việc, đánh giá trên cùng một nền tảng.
Các phần mềm quản lý nhân sự từ xa không chỉ giúp doanh nghiệp nâng cao chất lượng quản trị nhân viên mà còn tối ưu chi phí vận hành, tiết kiệm công sức và thời gian làm việc của nhà quản trị bởi những tính năng ưu việt được tích hợp.
VnResource HRM Pro là một trong những giải pháp quản lý công việc online hiện đại đã được hơn hàng trăm doanh nghiệp lựa chọn với mục tiêu tối ưu hiệu quả làm việc của nhân viên khi làm việc từ xa.
Với những tính năng vượt trội như mạng giao tiếp nội bộ, quản lý công việc và dự án, quản lý đơn từ,… được tích hợp trên một giao diện trực quan, workplace đã giúp giải quyết triệt để bài toán quản lý công việc từ xa, giúp nâng cao hiệu quả quản lý của mọi doanh nghiệp.
Có thể bạn quan tâm: Giá phần mềm quản trị nhân sự mới nhất 2023 – VnResource HRM Pro
Lợi ích của phần mềm quản lý nhân viên từ xa VnResource HRM Pro
Phần mềm VnResource HRM Pro mang đến nhiều lợi ích cho doanh nghiệp. Việc sử dụng phần mềm này giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí, quản lý nhân viên hiệu quả hơn, tăng tính linh hoạt, tăng tính minh bạch trong quá trình quản lý nhân sự và tăng tính an toàn cho dữ liệu nhân viên.
1. Tiết kiệm thời gian và chi phí
Việc quản lý nhân viên từ xa giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí cho việc di chuyển, thuê văn phòng và các chi phí khác. Với VnResource HRM Pro, các nhân viên có thể làm việc từ bất kỳ đâu với điều kiện có kết nối internet. Điều này giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí văn phòng và các chi phí liên quan khác.
2. Quản lý nhân viên hiệu quả hơn
Phần mềm VnResource HRM Pro giúp cho doanh nghiệp quản lý nhân viên một cách hiệu quả hơn bằng cách cung cấp các công cụ quản lý nhân sự, bao gồm quản lý chấm công nhân viên từ xa qua GPS, quản lý thông tin nhân viên, quản lý tiền lương. Điều này giúp cho doanh nghiệp có thể quản lý nhân viên một cách chuyên nghiệp hơn và tối ưu hoá quá trình làm việc.
3. Tăng tính minh bạch trong quá trình quản lý nhân sự
Giải pháp giúp cho doanh nghiệp tăng tính minh bạch trong quá trình quản lý nhân sự bằng cách cung cấp các công cụ báo cáo và thống kê chi tiết về hoạt động năng suất của nhân viên.Từ đó giúp cho doanh nghiệp có thể đánh giá được hiệu quả của nhân viên và tối ưu hoá quá trình làm việc.
4. Tăng tính an toàn cho dữ liệu
Tăng tính an toàn cho dữ liệu nhân viên bằng cách cung cấp các công cụ bảo mật thông tin nhân viên. Doanh nghiệp có thể bảo vệ thông tin nhân viên một cách an toàn và đảm bảo tính bảo mật cho quá trình quản lý nhân sự.
Tổng kết
Với những chia sẻ trên, VnResource hy vọng bạn đã có cái nhìn mới về cách quản lý nhân sự từ xa sao cho hiệu quả, tìm ra phương pháp quản lý nhân sự phù hợp với doanh nghiệp mình để tiến hành và nâng cao kết quả công việc.
Để công tác quản lý nhân sự từ xa của các doanh nghiệp được tối ưu nhất, VnResource tin rằng với giải pháp phần mềm quản trị nhân sự toàn diện HRM Pro, đây là phần mềm giúp doanh nghiệp có thể quản lý nhân sự từ xa hiệu quả nhất, giúp tối ưu hóa nguồn nhân lực để tiến tới những thành công mới trong tương lai.
Để biết thêm thông tin chi tiết về giải pháp quản trị nhân sự VnResource HRM Pro, hãy nhanh tay nhấc điện thoại và liên hệ ngay qua hotline: 0914.004.800 hoặc truy cập vào website www.VnResource.vn để được tư vấn trực tiếp và nhanh nhất – VnResource đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp các giải pháp phần mềm chuyển đổi số nguồn lực cho các tổ chức, doanh nghiệp hiện nay.