Bạn có biết rằng quy trình đào tạo nhân viên mới là một trong những yếu tố quan trọng để xây dựng và phát triển đội ngũ nhân sự chất lượng cho doanh nghiệp? Bạn có muốn biết cách thiết kế và thực hiện quy trình đào tạo nhân viên mới một cách hiệu quả và toàn diện? Phần mềm nhân sự chính là giải pháp cho bạn. Với sự hỗ trợ của phần mềm nhân sự, quy trình đào tạo nhân viên mới của bạn sẽ trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn bao giờ hết. Bài viết này, VnResource sẽ giới thiệu cho bạn một quy trình đào tạo nhân viên mới cùng phần mềm nhân sự, mang lại những hiệu quả không ngờ dành cho doanh nghiệp của bạn.
Thực trạng về quy trình đào tạo nhân viên mới những ngày đầu làm việc
Thường thì khi được hỏi về những ngày đầu đi làm nhân viên mới cảm thấy như thế nào, thì họ thường có xu hướng đưa ra những đánh giá không quá tích cực về trải nghiệm của họ.
Điều này có thể giải thích bởi việc khi bắt đầu làm việc, họ sẽ phải học hỏi và tiếp nhận rất nhiều thông tin mới, nếu không nhận được sự hướng dẫn và hỗ trợ đầy đủ từ người quản lý và những đồng nghiệp cùng phòng ban có kinh nghiệm, họ sẽ dễ cảm thấy áp lực và bị lạc lõng. Điều này dễ khiến nhân viên mới cảm giác không muốn tiếp tục công việc nữa.
Điều này có thể dẫn đến việc nhân viên mới sẽ cảm thấy mất phương hướng, bối rối, chán nản khi đến công ty làm việc và thể hiện năng suất làm việc kém, có thể bị sa thải trong vài tuần hoặc vài tháng đầu tiên làm việc.
Vì vậy, để duy trì đội ngũ nhân viên bền vững, gắn bó lâu dài cùng tổ chức, các doanh nghiệp nên tập trung xây dựng quy trình đào tạo nhân viên mới chặt chẽ và hiệu quả. Điều này sẽ giúp cho nhân viên mới cảm thấy tự tin hơn, hiểu rõ hơn về công việc của mình và có khả năng thích ứng nhanh chóng với môi trường làm việc mới.
Hãy tìm hiểu ngay: Những cách quản lý nhân sự hiệu quả mà doanh nghiệp cần biết
Tại sao cần xây dựng quy trình đào tạo nhân viên mới?
Cho dù có nhiều kinh nghiệm hay không, việc làm quen với một môi trường mới luôn mang lại cho người ta cảm giác lạ lẫm. Đối với những người có tính cách hướng nội, đây càng là một thử thách lớn, khiến họ cảm thấy lạc lõng và bối rối trong những ngày đầu đến công ty.
Mỗi công ty có một phong cách làm việc và văn hóa riêng biệt, do đó, nhân viên mới cần phải học hỏi lại từ đầu để thích nghi với môi trường mới. Thời gian đào tạo cũng có giới hạn, và việc này cũng tạo ra áp lực và căng thẳng cho nhân viên mới, buộc họ phải chứng tỏ khả năng của mình.
1. Giảm chi phí và thời gian đào tạo
Các quy trình đào tạo nhân sự mới có thể giúp nhân viên mới thích nghi với công việc một cách hiệu quả, từ đó giảm thiểu thời gian mà người quản lý phải dành để hướng dẫn. Nhân viên mới có thể nhanh chóng bắt kịp với các hoạt động công việc và hòa mình vào luồng công việc một cách nhanh chóng hơn.
Hãy tìm hiểu ngay: Cách chọn LMS hệ thống học và thi trực tuyến phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp
2. Nâng cao năng lực của nhân viên mới, góp phần tăng doanh số
Việc xây dựng quy trình đào tạo nhân viên mới giúp họ hiểu rõ vị trí và tầm quan trọng của công việc mà nhân viên mới cần làm. Quy trình đào tạo nhân viên mới sẽ khác nhau tùy thuộc vào từng bộ phận, phòng ban của công ty.
Việc đào tạo giúp nhân viên mới nâng cao năng lực chuyên môn và nghiệp vụ, tạo động lực cho họ cố gắng và tự hoàn thiện, đồng thời đóng góp vào sự tăng trưởng doanh thu của công ty.
3. Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp
Nhân viên mới được đào tạo sẽ có cơ hội giao lưu và học hỏi từ những người có kỹ năng và kinh nghiệm cao trong công ty. Điều này giúp họ tăng cường tinh thần đồng đội và cải thiện khả năng giao tiếp với đồng nghiệp và khách hàng. Nhờ đó, công ty có được một môi trường làm việc khỏe mạnh, chuyên nghiệp và tiến bộ.
Tầm quan trọng của quy trình đào tạo nhân viên mới
Nhân viên mới cần có quy trình đào tạo để bắt đầu công việc một cách suôn sẻ. Quy trình đào tạo sẽ giúp họ biết rõ nhiệm vụ công việc, làm quen với các quy định và quy trình của công ty, và được hướng dẫn cách sử dụng các thiết bị của doanh nghiệp, vv.
Quy trình đào tạo nhân viên mới sẽ giúp giảm bớt cảm giác lo ngại, bất an và thiếu tự tin cho nhân viên trong ngày đầu tiên làm việc. Ngoài ra, việc áp dụng quy trình đào tạo nhân viên mới cũng có lợi cho các doanh nghiệp:
- Giới thiệu về tầm nhìn, thành tựu và giá trị của công ty
- Hiểu các quy tắc, quy định và chính sách, lợi ích áp dụng cho trách nhiệm công việc của họ.
- Hiểu được cách tổ chức bộ phận mà họ làm việc.
- Biết cách vận hành trang thiết bị của doanh nghiệp
Hãy tìm hiểu ngay: Phần mềm chấm công trực tuyến cho doanh nghiệp vừa và lớn
Biểu mẫu đào tạo nhân viên mới chuẩn nhất hiện nay
Biểu mẫu đào tạo nhân viên mới bằng Word
Biểu mẫu đào tạo nhân viên mới bằng word là một loại biểu mẫu thường được sử dụng. Biểu mẫu này có ưu điểm là tiện lợi, giúp nhân sự theo dõi được quá trình hoạt động. Nhân viên mới cũng có thể nắm được quy trình đào tạo của mình dễ dàng.
Một số mẫu gợi ý sau:
Biểu mẫu đào tạo nhân viên mới bằng Excel
Biểu mẫu bằng Excel cũng là một lựa chọn phổ biến của nhiều doanh nghiệp, vì excel giúp việc sắp xếp gọn gàng hơn, có thể liệt kê được nhiều mục công việc hơn.
Một số biểu mẫu bằng excel:
Mẫu kế hoạch đào tạo nhân viên mới
Doanh nghiệp cần có mẫu kế hoạch đào tạo nhân viên mới chuyên nghiệp và khoa học. Mẫu kế hoạch đào tạo có thể dùng Word hoặc Excel để lập, tùy theo nhu cầu của từng doanh nghiệp.
Mẫu kế hoạch đào tạo nhân viên mới phải được xây dựng bởi những quản lý có kinh nghiệm và chuyên môn cao. Người đào tạo cũng phải có khả năng giao tiếp xuất sắc và trình bày thông tin rõ ràng, để làm cho nhân viên mới hiểu rõ về văn hoá học tập của doanh nghiệp.
Khi lập mẫu kế hoạch quy trình đào tạo nhân viên mới, doanh nghiệp không nên bỏ qua các thông tin về quy định, chính sách của công ty và các thiết bị cần thiết cho buổi đào tạo. Điều này giúp hạn chế các rủi ro không cần thiết có thể diễn ra trong buổi đào tạo, giúp cho quá trình học tập mang lại d ấn tượng tốt trong mắt các nhân viên mới.
Dưới đây là một số biểu mẫu kế hoạch đào tạo nhân viên mới mà các doanh nghiệp có thể tham khảo:
Một quy trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả là như thế nào?
Để có một quy trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả, đây là một công việc không hề đơn giản. Đối với các doanh nghiệp mới thành lập, họ phải thực hiện nhiều lần đào tạo để tích lũy kinh nghiệm và xây dựng được một chương trình đào tạo nhân viên mới phù hợp và chất lượng.
Một quy trình đào tạo nhân viên mới hiệu quả cần đảm bảo các yếu như sau:
Khi được nhận vào làm việc, mỗi nhân viên sẽ có một vị trí và một yêu cầu công việc riêng. Nếu các nhà quản lý có thể hướng dẫn nhân viên mới biết rõ nhiệm vụ cụ thể mà họ phải làm, sẽ giúp cho họ nhanh chóng thích nghi và hoàn thành công việc hiệu quả hơn.
Bên cạnh đó, việc áp dụng quy trình đào tạo trực tuyến cũng mang lại lợi ích cho các công ty về mặt thời gian và chi phí đào tạo. Những người mới được tuyển dụng sẽ không còn lo lắng vì không rõ được mục tiêu của công việc đầu tiên của họ.
Hòa nhập với môi trường làm việc
Nhà quản lý nên giới thiệu nhân viên mới với mọi người trong công ty để nhận được sự ủng hộ và chia sẻ từ những người đồng nghiệp. Điều này sẽ giúp cho nhân viên mới cảm thấy thoải mái và vui vẻ hơn.
Bên cạnh đó, đây còn là một cách hiệu quả để thúc đẩy và xây dựng mối quan hệ tốt đẹp giữa nhân viên cũ và nhân viên mới, giúp cho nhân viên mới hòa nhập với môi trường làm việc mới nhanh chóng.
Tiết kiệm thời gian đào tạo cho người quản lý
Việc đào tạo nhân viên từ sớm sẽ giúp họ nắm bắt được văn hóa, sứ mệnh và chiến lược của công ty. Điều này sẽ giúp nhà quản lý giảm bớt thời gian đào tạo sau này.
Trong quá trình làm việc, lãnh đạo nên luôn quan tâm và hỗ trợ nhân viên để họ làm việc hiệu quả và đúng hướng.
Lịch trình đào tạo cụ thể
Chương trình đào tạo nhân viên mới cần nêu rõ những nội dung đào tạo, số lượng khóa học, thời gian đào tạo bao nhiêu ngày, từ ngày nào đến ngày nào, ai sẽ là người đào tạo, các tài liệu đào tạo gồm những gì và địa điểm đào tạo (trong công ty hay bên ngoài). Lịch trình đào tạo rõ ràng giúp đảm bảo mọi người thực hiện chính xác.
Xác định mục tiêu đào tạo
Doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu đào tạo của doanh nghiệp mình là gì, bởi nếu chỉ cưỡi ngựa xem hoa thì sẽ gây lãng phí thời gian, tiền bạc của doanh nghiệp. Trong buổi đào tạo, nhà tuyển dụng cần đào tạo kỹ năng chuyên môn nghiệp vụ để nhân viên mới có thể nắm bắt, hiểu, từ đó làm việc hiệu quả và nhanh chóng thích nghi với môi trường làm việc mới.
Doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu đào tạo của mình. Nếu đào tạo mà không có mục tiêu cụ thể, sẽ gây lãng phí thời gian và tài nguyên của doanh nghiệp. Trong quá trình đào tạo, nhà tuyển dụng cần tập trung vào việc đào tạo kỹ năng chuyên môn và nghiệp vụ để nhân viên mới có thể hiểu và làm được công việc, từ đó làm việc hiệu quả và thích nghi với môi trường làm việc mới.
Tạo lộ trình học tập cho nhân viên mới
Trong các buổi đào tạo, người đào tạo cần hướng dẫn nhân viên mới hiểu rõ công việc và vị trí mình cần làm trong công việc, để họ nghiêm túc phát triển năng lực. Ngoài ra, doanh nghiệp và nhân viên cần thường xuyên đưa ra phản hồi về quá trình đào tạo để đánh giá hiệu quả. Nếu có vấn đề, cần chỉnh sửa và khắc phục ngay để đảm bảo quá trình đào tạo được hiệu quả.
Theo dõi tiến độ
Trong quá trình đào tạo, các bộ phận quản lý trực tiếp cần phải theo dõi kỹ càng nhân viên mới để đảm bảo họ có hứng thú và hiểu rõ được nội dung đang được giảng dạy.
Sử dụng công nghệ trong đào tạo
Việc chỉ có người nói và nhân viên mới ngồi nghe sẽ rất nhàm chán và khiến nhân viên buồn ngủ. Một trong những cách làm cho các buổi đào tạo trở nên hiệu quả hơn đó là sử dụng các công nghệ hỗ trợ như máy chiếu, video… Các thông tin được trình bày cụ thể, sinh động, dễ hiểu, nhờ vậy nhân viên mới sẽ tiếp thu hiệu quả hơn.
Hoặc doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm đào tạo trực tuyến, có những chức năng tạo bài giảng chuyên nghiệp với nhiều hiệu ứng sáng tạo như video, hình ảnh, gamification,.. để giúp quá trình học tập được thú vị..
Quy trình đào tạo nhân viên mới với phần mềm nhân sự VnResource HRM Pro: Bí quyết thành công của các doanh nghiệp hàng đầu
VnResource HRM Pro là phần mềm quản lý nhân sự toàn diện được VnResource triển khai. Tự hào là giải pháp phần mềm quản lý nhân sự ã được bình chọn là giải pháp xuất sắc trong ngành phần mềm CNTT tại Việt Nam và được vinh danh với danh hiệu Sao Khuê nhiều năm liên tiếp năm 2017, 2020, 2022 và mới nhất là 2023.
Là một trong những phần mềm quản lý nhân sự toàn diện nội địa đầu tiên tại thị trường Việt Nam. Sau gần 18 năm hoạt động, VnResource cùng với đội ngũ nhân viên dày dặn kinh nghiệm triển khai phần mềm đã nhận được sự tin tưởng và đồng hành cùng hàng trăm khách hàng doanh nghiệp đa lĩnh vực, các tập đoàn lớn đa quốc gia như: Tập đoàn Honda, Tập đoàn Toyota, Tập đoàn Thaco Trường Hải, Pharmacity, Aeon Mall, Ajinomoto, Vietinbank Insurance, Công ty CP Hanel, Fashion Garments, Sumitomo, Bệnh viện Hồng Ngọc, Hệ thống phòng khám Marie Stopes International… đã tin dùng sản phẩm.
Phân hệ Quản lý đào tạo của phần mềm nhân sự VnResource HRM Pro
Phân hệ Quản lý đào tạo nhân viên là một chức năng quan trọng trong giải pháp phần mềm nhân sự VnResource HRM Pro, cung cấp quy trình, nội dung và các khóa học đào tạo nội bộ cho công ty. Điều này giúp nhân viên cải thiện và cập nhật kiến thức, kỹ năng nghiệp vụ để thực hiện công việc tốt hơn. Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ các nhà quản trị quản lý và giám sát hiệu quả học tập, đào tạo và sự phát triển của nhân viên theo đúng định hướng của công ty.
Để đào tạo nhân viên mới với phần mềm nhân sự VnResource HRM Pro, chúng ta có thể thực hiện theo các bước sau:
- Tạo tài khoản cho nhân viên mới trên phần mềm VnResource HRM Pro.
- Cung cấp cho nhân viên tài khoản và hướng dẫn cách sử dụng phần mềm.
- Tạo các khóa học đào tạo trên phần mềm và gán cho nhân viên mới.
- Theo dõi quá trình học tập của nhân viên mới và cung cấp hỗ trợ nếu cần thiết.
Lợi ích chi tiết của Phân hệ Quản lý đào tạo nhân viên mang lại là:
- Lên kế hoạch đào tạo nhân viên theo quy định của công ty
- Quản lý và cập nhật danh mục khóa học bắt buộc cho mỗi phòng ban và vị trí trong doanh nghiệp.
- Theo dõi và quản lý kết quả đào tạo của nhân viên.
- Thống kê và báo cáo chi phí kết quả mỗi đợt đào tạo
- Tiết kiệm thời gian, chi phí và công sức của phòng nhân sự trong việc lên kế hoạch đào tạo
- Kiểm tra quá trình check in, check out và sự chuyên cần của nhân viên.
- Đánh giá được tình hình học tập và hiệu quả làm việc của nhân viên.
- Theo dõi được lịch làm việc và học tập ngày mới, thời gian làm việc và học tập thực tế của nhân viên.
Tổng kết
Với những thông tin trên, VnResource hi vọng bạn đã biết được quy trình đào tạo nhân viên mới cùng phần mềm nhân sự mà các chuyên gia nhân sự muốn bạn biết.
Đây là một quy trình hiệu quả và tiết kiệm thời gian, chi phí cho doanh nghiệp của bạn. Bằng cách áp dụng phần mềm nhân sự vào quy trình đào tạo, bạn sẽ nâng cao chất lượng và hiệu suất của nhân viên mới, tạo ra một đội ngũ nhân sự chuyên nghiệp và năng động.
Nếu bạn muốn biết thêm về phần mềm nhân sự và cách sử dụng nó trong quy trình đào tạo nhân viên mới, hãy nhanh tay nhấc điện thoại liên hệ ngay qua hotline: 0914.004.800 hoặc website VnResource.vn để tận hưởng những tính năng tuyệt vời mà phần mềm quản trị nhân sự mang lại cho doanh nghiệp của bạn!
VnResource – đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp các giải pháp phần mềm chuyển đổi số nguồn lực cho các tổ chức, doanh nghiệp hiện nay.