Quản lý hồ sơ nhân viên là một trong những công việc quan trọng của bộ phận nhân sự trong mọi doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc quản lý hồ sơ nhân viên theo cách truyền thống bằng giấy tờ và tủ hồ sơ không chỉ tốn nhiều thời gian, công sức mà còn dễ gây ra sai sót, mất mát và khó khăn trong việc tra cứu. Vì vậy, nhiều doanh nghiệp đã chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên để giải quyết những vấn đề trên. Trong bài viết này, VnResource sẽ giới thiệu cho bạn phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên phổ biến và hiệu quả nhất hiện nay. Hãy cùng theo dõi nhé!
1. Phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên là gì?
Phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự là một giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp trong việc tự động hóa các quy trình quản trị nguồn nhân lực. Phần mềm không chỉ cung cấp đầy đủ các chức năng về quản lý thông tin nhân viên, từ khi tuyển dụng đến khi thôi việc, mà còn hỗ trợ HR trong các nhiệm vụ quan trọng như quản lý phúc lợi, chấm công, nghỉ phép, đánh giá, đào tạo. Nhờ đó, bộ phận nhân sự có thể giảm thiểu thời gian, công sức, chi phí và tăng cường hiệu quả làm việc của toàn bộ nhân viên trong công ty.
Trên thị trường hiện nay, có rất nhiều phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên khác nhau, bao gồm cả miễn phí và tính phí, tuy nhiên, hệ thống quản lý hồ sơ nhân sự đáp ứng đầy đủ các yêu cầu về quản lý thông tin nhân viên và có tính năng toàn diện nhất để giúp doanh nghiệp quản lý con người một cách hiệu quả và khoa học.
Hãy tìm hiểu ngay: Quy trình đào tạo nhân viên mới cùng phần mềm nhân sự: Bí quyết thành công!
2. Hồ sơ nhân viên bao gồm những gì?
Hồ sơ nhân viên là tài liệu quan trọng trong quá trình quản lý nhân sự của một doanh nghiệp. Hồ sơ nhân viên thường bao gồm các thông tin cơ bản về nhân viên, bao gồm:
- Họ và tên
- Ngày tháng năm sinh
- Địa chỉ liên lạc
- Số điện thoại
- Số CMND/CCCD
- Hình ảnh
- Quá trình đào tạo và kinh nghiệm làm việc
- Lương và các khoản phụ cấp
- Chức vụ và phòng ban công tác
Ngoài ra, hồ sơ nhân viên còn có thể bao gồm các thông tin khác như kết quả đánh giá năng lực, các chứng chỉ đã đạt được, lịch sử bảo hiểm y tế và các thông tin khác liên quan đến quản lý nhân sự.
Quản lý hồ sơ nhân viên chính thức
Quản lý hồ sơ nhân viên chính thức bao gồm các thông tin sau:
- Thông tin cá nhân của nhân viên: Họ tên, ngày tháng năm sinh, giới tính, địa chỉ liên lạc, số điện thoại, email, số CMND/CCCD, hình ảnh.
- Thông tin về quá trình đào tạo và kinh nghiệm làm việc: Bao gồm các thông tin về trình độ học vấn, các khóa học đã tham gia, chứng chỉ nghề nghiệp đã đạt được, kinh nghiệm làm việc trước đây.
- Thông tin về lương và các khoản phụ cấp: Bao gồm mức lương cơ bản, các khoản phụ cấp (phụ cấp chức vụ, phụ cấp tiền ăn, phụ cấp đi lại,…), các khoản thu nhập khác (thưởng, phúc lợi,…).
- Thông tin về chức vụ và phòng ban công tác: Bao gồm chức vụ hiện tại của nhân viên, phòng ban công tác, các thông tin liên quan đến quản lý nhân sự.
- Kết quả đánh giá năng lực: Bao gồm các báo cáo đánh giá năng lực, kết quả đánh giá hiệu quả công việc.
- Lịch sử bảo hiểm y tế: Bao gồm các thông tin về lịch sử khám chữa bệnh, lịch sử tham gia bảo hiểm y tế,…
- Các thông tin khác liên quan đến quản lý nhân sự: Bao gồm các thông tin về kỷ luật lao động, các thông tin liên quan đến việc thăng chức, bổ nhiệm,…
Những lao động chính thức sẽ có yêu cầu cao hơn về mặt giấy tờ nên doanh nghiệp cần phải thận trọng khi lưu giữ giấy tờ của người lao động.
Quản lý hồ sơ nhân viên thử việc
Quản lý hồ sơ nhân viên thử việc cũng tương tự như quản lý hồ sơ nhân viên đã liệt kê phía trên. Tuy nhiên, trong thời gian thử việc, hồ sơ của nhân viên thường chưa được hoàn chỉnh và có thể cần bổ sung thêm một số thông tin sau:
- Thời gian thử việc
- Mức lương và các khoản phụ cấp trong thời gian thử việc
- Kết quả đánh giá năng lực trong thời gian thử việc
- Quyết định kết thúc thời gian thử việc
Ngoài ra, quản lý hồ sơ nhân viên thử việc còn cần phải đảm bảo tính bảo mật và chính xác của thông tin, đồng thời đảm bảo các quy định về luật lao động và các quy định pháp luật liên quan khác.
Trong trường hợp người lao động của công ty là người nước ngoài thì cần phải chuẩn bị đầy đủ các loại giấy tờ trên cộng thêm visa lưu trú còn hạn và giấy phép lao động ở Việt Nam.
Trong trường hợp lao động của công ty trong độ tuổi từ 15 đến 18 tuổi thì phía người sử dụng lao động đảm bảo rằng mình đã có sự đồng ý giao kết hợp đồng và được sử dụng lao động bằng văn bản.
Hãy tìm hiểu ngay: Nên tính lương trên Excel hay phần mềm nhân sự?
3. Những khó khăn quản lý hồ sơ nhân viên truyền thống
Hồ sơ nhân sự chứa các thông tin quan trọng về: lý lịch cá nhân, trình độ học vấn, điều khoản lao động, kinh nghiệm làm việc, nghỉ phép, bảo hiểm xã hội,… Đây là những thông tin được sử dụng thường xuyên cho các mục đích khác nhau.
Quản lý hồ sơ nhân sự là một trong những vấn đề ưu tiên hàng đầu mà các doanh nghiệp cần quan tâm và tìm ra giải pháp xử lý hiệu quả. Bởi vì quản lý hồ sơ nhân viên theo cách truyền thống gặp rất nhiều khó khăn như:
- Quản lý hồ sơ nhân viên truyền thống tốn nhiều thời gian và chi phí cho việc lưu trữ, bảo quản và tìm kiếm thông tin.
- Hồ sơ nhân viên truyền thống thường được lưu trữ tại các văn phòng và có thể bị mất hoặc đánh cắp thông tin.
- Việc tìm kiếm thông tin trong hồ sơ nhân viên truyền thống thường rất khó khăn, đặc biệt khi doanh nghiệp có nhiều nhân viên.
- Khi có sự thay đổi về thông tin của nhân viên, việc cập nhật vào hồ sơ truyền thống rất khó khăn và tốn nhiều thời gian.
- Hồ sơ nhân viên truyền thống không đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp phát triển, đặc biệt là khi doanh nghiệp có quy mô lớn và nhiều chi nhánh.
Vì vậy, việc sử dụng các phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên trực tuyến sẽ giúp giải quyết các khó khăn trên và tạo ra nhiều tiện ích hơn cho công tác quản lý nhân sự.
4. Vì sao nên sử dụng phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên
Đảm bảo tính nguyên vẹn của tài liệu
Đảm bảo tính toàn vẹn của tài liệu là một trong những mục tiêu quan trọng của quy trình quản lý hồ sơ tài liệu. Điều này có nghĩa là tài liệu phải được bảo quản nguyên vẹn, không bị thay đổi, mất mát hoặc hư hỏng trong quá trình lưu trữ, sử dụng và thanh lý.
Đa dạng hóa khả năng quản lý
Phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên cho phép tùy chỉnh theo nhu cầu và yêu cầu của doanh nghiệp, từ đó giúp tăng tính linh hoạt và đa dạng hóa khả năng quản lý. Nó cũng cho phép bộ phận nhân sự có thể tạo ra các báo cáo và phân tích dữ liệu nhân viên một cách nhanh chóng và chính xác, giúp giám đốc điều hành đưa ra quyết định tốt hơn.
Dễ dàng truy cập thông tin
Bộ phận nhân sự dễ dàng truy cập thông tin của nhân viên từ bất kỳ đâu và bất kỳ lúc nào. Điều này giúp cho việc quản lý thông tin nhân viên trở nên thuận tiện hơn, đồng thời giúp cho bộ phận nhân sự có thể đưa ra quyết định nhanh chóng và chính xác hơn.
Tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp
Theo nghiên cứu của McKinsey trong bài viết Reducing data costs without sacrificing growth, trung bình một năm mỗi doanh nghiệp Mỹ phải chi trả 0,5% lợi nhuận cho việc lưu trữ và bảo trì dữ liệu. Các doanh nghiệp có thể tiết kiệm được 35% chi phí dữ liệu hiện tại bằng cách quản lý tốt hơn các lĩnh vực như kiến trúc dữ liệu, nguồn dữ liệu, chất lượng dữ liệu và tiêu thụ dữ liệu.
Vì vậy, việc xây dựng một mô hình quản lý hồ sơ hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm và tận dụng tối đa nguồn lực. Sử dụng các giải pháp sao lưu và bảo vệ dữ liệu trên đám mây để tận dụng các lợi ích về độ bền, linh hoạt, chi phí và khả năng sao lưu các loại dữ liệu khác nhau.
Đảm bảo tính chính xác và bảo mật thông tin
Phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên giúp đảm bảo tính chính xác và bảo mật thông tin nhân viên. Mã hóa và lưu trữ tất cả các dữ liệu về nhân viên trên một nền tảng số hóa, tránh thất lạc, rò rỉ hoặc phát tán thông tin ra bên ngoài. Các thông tin nhân viên được lưu trữ và xử lý một cách an toàn, tránh được sự truy cập trái phép từ bên ngoài. Phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên cho phép điều khiển quyền truy cập, giúp đảm bảo rằng chỉ những người được phép mới có thể truy cập vào dữ liệu.
5. Những tiêu chí khi lựa chọn phần mềm hồ sơ nhân viên
Hiện nay, trên thị trường có rất nhiều nhà cung cấp phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên hiệu quả và thông minh để giúp nâng cao năng suất làm việc. Tuy nhiên, việc lựa chọn phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên phù hợp với mô hình của doanh nghiệp không phải là điều dễ dàng. Dưới đây là một số tiêu chí nên xem xét khi lựa chọn công cụ quản lý hồ sơ:
Đầy đủ các tính năng toàn diện
Phần mềm hồ sơ nhân viên nên có các tính năng cơ bản như quản lý thông tin cá nhân, hợp đồng lao động, bảo hiểm, khen thưởng, kỷ luật, đào tạo, nghỉ phép và các tính năng nâng cao như quản lý lương, chấm công, đánh giá hiệu suất, quản lý tuyển dụng và phát triển nhân sự.
Phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp
Để đánh giá một phần mềm quản lý hồ sơ nhân sự có hiệu quả hay không, tiêu chí quan trọng nhất là khả năng phù hợp với quy mô doanh nghiệp. Vì mỗi doanh nghiệp có số lượng, cấu trúc và nhu cầu quản lý nhân sự riêng biệt. Nếu phần mềm không tương thích với quy mô tổng thể doanh nghiệp, sẽ không mang lại kết quả tốt nhất.
Bảo mật thông tin, dữ liệu
Phần mềm hồ sơ nhân viên nên đảm bảo bảo mật dữ liệu nhân viên tránh bị rò rỉ, mất mát hoặc xâm nhập bởi các bên không có quyền. Phần mềm nên có các cơ chế xác thực người dùng, mã hóa dữ liệu, sao lưu và khôi phục dữ liệu và tuân thủ các quy định pháp luật về bảo vệ dữ liệu cá nhân.
Dữ liệu nhân sự cũng quan trọng không kém dữ liệu kinh doanh, chính vì vậy luôn cần được bảo mật an toàn. Trong đó tiền lương là một vấn đề cần được đảm bảo quyền riêng tư, tính tôn trọng cho mỗi cá nhân. Do đó, phần mềm cần đảm bảo được tính bảo mật cao đối với mọi thông tin của doanh nghiệp.
Giao diện thân thiện, dễ sử dụng
Phần mềm hồ sơ nhân viên nên có giao diện thân thiện, dễ sử dụng và tương thích với nhiều thiết bị khác nhau như máy tính, điện thoại thông minh hay máy tính bảng.
Một phần mềm quản lý tài liệu dễ sử dụng, thân thiện với người dùng và phù hợp với mọi đối tượng sẽ giúp người sử dụng tiết kiệm thời gian, nâng cao tối đa hiệu quả công việc.
Do đó, bạn cần đảm bảo được sự phù hợp của phần mềm đối với doanh nghiệp của mình để không mất quá nhiều công sức cũng như không gây ảnh hưởng đến những công việc khác.
Nhà cung cấp phần mềm uy tín
Hãy xem xét và lựa chọn kỹ càng các nhà cung cấp phần mềm nên có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực phần mềm, có nhiều khách hàng thực tế và các dự án thành công. Nhà cung cấp phần mềm nên có khả năng hiểu nhu cầu của khách hàng và tư vấn giải pháp phù hợp.
Có chính sách hậu mãi tốt, hỗ trợ khách hàng trong quá trình triển khai, vận hành và sử dụng phần mềm. Nhà cung cấp phần mềm nên có đội ngũ hỗ trợ kỹ thuật chuyên nghiệp, nhanh chóng và tận tình. Nhà cung cấp phần mềm nên có chính sách bảo hành, cập nhật và nâng cấp phần mềm thường xuyên.
Với các tiêu chí nêu trên, bạn có thể tìm kiếm được phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên tốt nhất, phù hợp nhất cho doanh nghiệp của mình. Nếu doanh nghiệp bạn chưa lựa chọn được giải pháp quản lý hồ sơ nhân sự phù hợp thì hãy cùng tìm hiểu ngay về phần mềm hồ sơ nhân viên – VnResource HRM Pro với nhiều tính năng ưu việt, thông minh chắc chắn sẽ là lựa chọn hoàn hảo cho doanh nghiệp của bạn.
6. Phần mềm nhân sự VnResource HRM Pro hỗ trợ doanh nghiệp quản lý hồ sơ nhân viên
Với sự hiểu biết về những khó khăn mà các doanh nghiệp đang phải đối mặt trong công tác quản lý hồ sơ nhân viên trong thời kỳ chuyển đổi số, VnResource đã triển khai phần mềm quản lý nhân sự VnResource HRM Pro để giúp giải quyết các vấn đề liên quan đến quản lý nguồn nhân lực trong doanh nghiệp một cách nhanh chóng và chính xác.
Bằng việc sử dụng bộ công cụ quản lý nhân sự HRM Pro của VnResource, các doanh nghiệp có thể tiết kiệm thời gian, chi phí và các nguồn lực khác. Đây là công cụ đắc lực giúp các nhà lãnh đạo quản lý nhân sự một cách dễ dàng, đồng thời giúp tăng cường hiệu quả sản xuất và nâng cao năng suất lao động.
Với hơn 18 năm phát triển và hình thành, VnResource tự hào đồng hành chuyển đổi số nhân sự cùng hàng trăm doanh nghiệp quy mô vừa và lớn trên khắp cả nước như: Tập đoàn Honda, Yamaha, Thaco Trường Hải, Ajinomoto, Pharmacity, TTC Sugar, Aeon Mall, Vietinbank Insurance, Isuzu,…
Ứng dụng quản lý nhân sự VnResource HRM Pro của VnResource được thiết kế và triển khai riêng một hệ sinh thái chức năng được đồng bộ gồm nhiều nhánh phân hệ, mỗi phân hệ có những chức năng chính riêng, tập trung vào xử lý từng nghiệp vụ chuyên sâu một cách độc lập nhưng có tính kết nối chặt chẽ trong quá trình quản lý nhân sự.
Phân hệ quản lý hồ sơ nhân viên của phần mềm quản lý nhân sự VnResource HRM Pro
- Dễ dàng tìm kiếm thông tin nhân viên với bộ lọc nâng cao
- Tự động nhắc gia hạn với nhân viên sắp hết hạn hợp đồng,
- Có file đánh giá HĐLĐ theo mẫu.
- Phần mềm sẽ như trợ lý cá nhân hỗ trợ các công việc cần nhắc nhở, cung cấp, báo cáo thông tin nhân sự trong bảng báo cáo
- Quản lý quá trình công tác: Bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật
- Nhân viên có thể tự cập nhật thông tin cá nhân trên hệ thống, quá trình làm việc lương, xem thông tin chi tiết phiếu lương phúc lợi (cần nhập mật khẩu mới có thể xem được).
Cập nhật đầy đủ thông tin về hồ sơ nhân viên
- Hồ sơ nhân sự phải bao gồm các thông tin nhân thân cơ bản như họ tên, nguyên quán, nơi sinh, số chứng minh nhân dân, số điện thoại, địa chỉ email và quan hệ gia đình của nhân viên.
- Thông tin tài khoản ngân hàng của nhân viên để chuyển khoản lương một cách thuận tiện và nhanh chóng.
- Quá trình đào tạo của nhân viên cũng cần được quản lý để đánh giá kinh nghiệm và chuyên môn của nhân viên, từ đó có thể bổ nhiệm vào các vị trí phù hợp.
- Quản lý các khóa đào tạo mà nhân viên đã tham gia để có thể giải quyết các điều khoản ràng buộc khi nhân viên thôi việc.
- Thông tin khen thưởng, kỷ luật của nhân viên cũng cần được quản lý để hỗ trợ quá trình thống kê và đưa ra quyết định về thưởng hoặc phạt một cách công bằng.
- Hệ thống quản lý hồ sơ nhân sự cũng cần quản lý quá trình đóng bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và bảo hiểm thất nghiệp của nhân viên trong quá trình làm việc.
- Điều này không chỉ giúp cho doanh nghiệp tính được các mức phụ cấp và quyền lợi hưởng BHXH khi nhân viên nghỉ hưu hoặc thôi việc, mà còn giúp cho việc cập nhật thông tin tham gia BHXH của nhân viên trở nên đơn giản và chính xác.
Cho phép nhân sự tự cập nhật hồ sơ cá nhân
Hệ thống thiết lập các quyền truy cập khác nhau cho từng nhân viên. Điều này giúp đảm bảo rằng chỉ những người có quyền được phép có thể truy cập và cập nhật thông tin hồ sơ của nhân viên.
Khi đăng nhập vào hệ thống, nhân viên được cấp quyền truy cập vào các thông tin cá nhân của mình và có thể cập nhật các thông tin này nếu có sự thay đổi. Những thông tin được cập nhật sẽ được thông báo đến bộ phận nhân sự để được phê duyệt và cập nhật vào hệ thống.
Chia sẻ tài liệu linh hoạt và an toàn
Bảo mật thông tin tối đa bằng việc phân quyền chi tiết cho người dùng, chỉ những người có quyền mới có thể truy cập thông tin. Nhập mật khẩu trước khi đăng nhập sửa đổi thông tin
Các chức năng tiêu biểu khác
Theo dõi lịch sử cập nhật hồ sơ nhân viên để biết rõ nội dung, người thực hiện và thời gian của mỗi thay đổi. Quản lý nhân sự linh hoạt trên nhiều thiết bị, kể cả di động, và duyệt thông tin một cách tiện lợi. Nhận email thông báo từ phần mềm khi có những thay đổi quan trọng. Tạo báo cáo phân tích nhân sự nhanh chóng và dễ dàng trên phần mềm.
Tổng kết
Vậy là Vnresource đã cung cấp đến bạn cái nhìn tổng quan về phần mềm quản lý hồ sơ nhân viên phổ biến và hiệu quả nhất hiện nay. Hi vọng, bạn đã có thể lựa chọn phần mềm phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp mình.
Nếu doanh nghiệp bạn đang cần một giải pháp quản lý nhân sự toàn diện, quản lý thông tin nhân viên, hỗ trợ doanh nghiệp quản trị nhân sự hiệu quả, hãy nhấc máy và liên hệ ngay tới hotline: 0914 004 800 hoặc website VnResource.vn để tìm hiểu thêm về ứng dụng quản lý nhân sự và trải nghiệm ngay trong hôm nay để tận hưởng những tính năng tuyệt vời mà phần mềm quản trị nhân sự mang lại cho doanh nghiệp của bạn!