Tính lương trên Excel từ lâu đã là việc làm phổ biến đối với bộ phận nhân sự nhờ những ưu điểm nhất định và đặc biệt là nó “miễn phí”. Tuy nhiên, cách quản lý nhân sự bằng Excel hiện vẫn tồn tại nhiều nhược điểm so với các phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp. Hãy cùng VnResource tìm hiểu thêm về ưu và nhược điểm của việc tính lương trên Excel và phần mềm nhân sự, phần mềm nào mang lại hiệu quả hơn trong công tác tính lương cho doanh nghiệp.
Những ưu và nhược điểm khi tính lương trên Excel
Excel từ lâu đã trở thành một công cụ tính lương và quản lý nhân sự đối với bộ phận làm công tác quản lý nhân sự. Hãy cùng khám phá những ưu điểm khi sử dụng công cụ quản trị truyền thống này.
Ưu điểm khi tính lương trên Excel
- Sử dụng đơn giản và dễ dàng: Là một công cụ đơn giản và phổ biến, dễ dàng sử dụng cho việc tính toán và quản lý dữ liệu lương.
- Tiết kiệm chi phí: Đây là lý do hàng đầu khi sử dụng phần mềm Excel để tính lương. Phần mềm không yêu cầu người dùng phải mua thêm phần mềm hay dịch vụ bên ngoài, giúp tiết kiệm chi phí hoạt động của công ty.
- Tính tiện lợi: Công cụ tính lương trên Excel có thể được lưu trữ và chia sẻ trực tuyến, giúp dễ dàng truy cập và cập nhật dữ liệu từ mọi nơi.
- Khả năng tính toán phức tạp: Excel cung cấp các công thức tính toán phức tạp, cho phép tính toán các khoản lương phức tạp như các phụ cấp, các khoản thưởng, phạt, thuế… dễ dàng và chính xác.
- Khả năng tùy chỉnh dễ dàng: Phần mềm cho phép nhập liệu dễ dàng, điều chỉnh thay đổi đơn giản.
- Kiểm soát dữ liệu: Cho phép người dùng tự quản lý và lưu trữ dữ liệu lương của công ty khá lớn, giúp đảm bảo tính chính xác xuất file đơn giản, thuận tiện.
- Dùng được trên mọi thiết bị: Phần mềm Excel có thể dễ dàng thao tác và sử dụng trên mọi thiết bị, giúp bộ phận kế toán có thể linh động kiểm tra, tối ưu hóa quy trình làm việc mọi lúc mọi nơi
Nhược điểm khi sử dụng phần mềm Excel để tính lương
Trong quá trình tính lương trên Excel, có thể sẽ phát sinh một số vấn đề sau đây:
Rủi ro bảo mật
Những giá trị dữ liệu trong file rất dễ bị mất hoặc bị hỏng nếu không được sao lưu định kỳ và bảo vệ đúng cách. Đồng thời, rủi ro lộ thông tin nhân viên như tên, địa chỉ, số điện thoại và số CMND có thể bị lộ ra ngoài, gây thiệt hại cho cá nhân và doanh nghiệp.
Trong trường hợp khi có nhiều người đang dùng chung một biểu mẫu trực tuyến. Nếu ai đó bấm nhầm thao tác thì có thể làm hỏng toàn bộ dữ liệu trên file Excel, vì thế việc kiểm soát là rất khó khăn.
Tốn nhiều thời gian
Các bảng tính miễn phí có sẵn trong Excel thường rất đơn giản và không đáp ứng được các yêu cầu của doanh nghiệp. Việc thiết lập một bảng tính lương phù hợp có thể mất rất nhiều thời gian cho kế toán và đôi khi còn phải thêm hoặc thay đổi thông tin trên bảng tính và cả lập trình. Đối với các doanh nghiệp nhỏ, vấn đề này có thể không quá lớn.
Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp vừa và lớn với nhiều nhân viên và áp dụng nhiều phương pháp tính lương và chia nhiều ca làm việc, thì đây là một vấn đề rất nghiêm trọng cần được giải quyết.
Giới hạn số lượng quản lý
Số lượng dòng tối đa trên Excel là có giới hạn. Vì vậy, nhân viên nhân sự có thể gặp khó khăn nếu doanh nghiệp ngày càng phát triển, lượng dữ liệu tăng lên nhanh chóng, và việc tạo trang mới hoặc mở rộng bảng tính trở nên khó khăn. Ngoài ra, việc quản lý và phân loại các hồ sơ nhân sự cũng gây quá tải dung lượng lưu trữ trên Excel.
Thiếu tính tự động hóa
Excel không có tính năng tự động nhắc nhở và thông báo khi có cập nhật mới trên file. Bên cạnh đó, nó cũng không hỗ trợ việc tự động hóa các công thức tính lương cho nhân viên. Điều này đồng nghĩa với việc bạn phải thủ công nhập liệu và tính lương cho nhân viên hàng tháng, gây ra rất nhiều khó khăn và tốn thời gian.
Tìm kiếm, xử lý dữ liệu chậm
Khi kích thước dữ liệu trên bảng tính Excel quá lớn, với hàng chục nghìn hàng và cột cần phải quản lý, điều này sẽ dẫn đến tốc độ tải thông tin của bảng tính bị giảm xuống, có thể gây ra tình trạng giật, lag, và khiến quá trình tìm kiếm nhanh thông tin của một nhân viên trở nên rất khó khăn, thậm chí là không thể tìm ra được kết quả mong muốn.
Dễ gặp sai sót khi nhập, xuất dữ liệu
Quản lý nhân sự bằng Excel phải cần đến thao tác của con người, từ việc nhập, tìm kiếm, chỉnh sửa, sao chép dữ liệu đều được thực hiện thủ công. Vì vậy, không thể tránh khỏi những sai sót làm ảnh hưởng đến quá trình báo cáo cũng như ảnh hưởng đến hiệu quả công việc.
Xem thêm: Phần mềm chấm công trực tuyến phù hợp với doanh nghiệp vừa và lớn
Tổng quan về phần mềm nhân sự hỗ trợ chấm công tính lương
Ngày nay, công nghệ 4.0 đã phát triển hết sức mạnh mẽ, nhiều doanh nghiệp đang dần chuyển mình sang sử dụng giải pháp phần mềm nhân sự để hỗ trợ chấm công tính lương. Phần mềm dần trở thành một công cụ đắc lực giúp doanh nghiệp thực hiện thao tác tính lương dễ dàng, tăng cường hiệu quả và nâng cao năng suất làm việc của bộ phận kế toán.
Phần mềm giúp quản lý dữ liệu chấm công, tính lương và quản lý tiền lương cho nhân viên. Với một phần mềm nhân sự tốt, công việc tính lương sẽ trở nên đơn giản và hiệu quả hơn. Dữ liệu tính lương sẽ được tự động tổng hợp từ nguồn chấm công và hoàn toàn được tính toán tự động, tạo báo cáo bảng lương và các khoản trợ cấp phúc lợi khác.
Rút gọn thời gian tạo bảng lương nhanh chóng chỉ còn trong một buổi! Gần như không có sai sót xảy ra trong quá trình tính lương, giúp tiết kiệm được thời gian, công sức và chi phí cho doanh nghiệp.
Lợi ích khi sử dụng phần mềm nhân sự tính lương
Phần mềm tính lương có rất nhiều tính năng ưu việt giúp doanh nghiệp tối ưu hoá quy trình tính lương và quản lý nhân sự của doanh nghiệp. Dù công ty trong lĩnh vực ngành nghề nào, các phần mềm tính lương phổ biến đều đem lại một số lợi ích chính như:
Dễ dàng quản lý thông tin dữ liệu một cách thống nhất
Quản lý hàng loạt thông tin, công việc lớn nhỏ trên một hệ thống duy nhất. Điều này tránh tình trạng bỏ quên hay sai sót khi tổng hợp thông tin. Từ đó giúp việc quản lý thông tin và lương của nhân viên, bao gồm các thông tin về thu nhập, phụ cấp, bảo hiểm, thuế và các khoản trừ khác.
Tiết kiệm thời gian tính lương
Thời gian làm bảng lương sẽ không còn là nỗi lo lắng của nhân sự nữa vì phần mềm tính lương sẽ giúp bạn rút ngắn thời gian làm bảng lương chỉ với vài cú click chuột. Hệ thống sẽ tự động tính toán dữ liệu công và trích xuất báo cáo theo yêu cầu. Điều đó giúp cho bộ phận C&B nâng cao được hiệu quả làm việc, tiết kiệm thời gian hơn để tập trung vào các nhiệm vụ khác quan trọng hơn. Với phần mềm tính lương, việc xây dựng bảng lương của công ty sẽ trở nên đơn giản và hiệu quả hơn bao giờ hết.
Giảm thiểu sai sót trong tính toán
Nếu bạn vẫn đang xử lý bảng lương theo cách thủ công, bạn đang đặt mình vào một tình thế rủi ro không đáng có. Các sai sót trong quá trình tính toán có thể xảy ra và gây ảnh hưởng đến sự hài lòng của nhân viên cũng như uy tín của công ty.
Với phần mềm tính lương, tất cả những nhiệm vụ tính toán từ cơ bản đến phức tạp sẽ được tự động hoá, giúp bạn giải quyết công việc tính lương một cách hiệu quả hơn. Phần mềm sẽ giúp bạn tự động xử lý dữ liệu từ máy chấm công, xử lý file excel tính lương, chuẩn bị bảng lương và nhiều công việc khác.
Có một phần mềm tính lương tốt doanh nghiệp sẽ không còn lo lắng về các sai sót trong quá trình tính toán lương, giúp cho quá trình tính toán lương trở nên đáng tin cậy và chính xác hơn.
Bảo mật thông tin bảng lương theo chức vụ
Nếu để thông tin về quy trình chấm công tính lương trên Excel thì nhiều nhân sự có thể truy cập vào và nắm được toàn bộ thông tin. Điều này là cực kỳ nguy hiểm vì đây là nơi chứa thông tin nhạy cảm của nhân viên như tiền lương, thuế, tài khoản ngân hàng và hơn thế nữa.
Sử dụng phần mềm tính lương có thể nâng cao tính bảo mật của thông tin bảng lương với các kiểm soát truy cập chi tiết. Trên phần mềm, bạn có thể phân ra nhiều vai trò của từng bộ phận và loại bỏ truy cập trái phép.
Phần mềm cùng một giao diện nhưng chỉ cho phép nhân viên trả lương xem những gì họ cần dựa trên vai trò của họ, chỉ có người quản lý ở cấp cao mới có thể xem toàn bộ thông tin.
Theo dõi chi phí trả lương
Tiền lương là một khoản chi thường xuyên và vô cùng quan trọng đối với bất kỳ doanh nghiệp nào. Vì vậy, việc có thông tin báo cáo chi tiết về lương hàng tháng là rất quan trọng để quản lý và kiểm soát chi phí. Phần mềm tính lương cung cấp nhiều loại báo cáo khác nhau, bao gồm báo cáo quỹ lương chi hàng tháng cho các bộ phận, báo cáo tính lương theo giờ, báo cáo tính lương theo KPI, so sánh việc chi lương có phù hợp với tình hình của doanh nghiệp hay không, và nhiều báo cáo khác nữa.
Các báo cáo này sẽ giúp bạn có cái nhìn tổng quan về chi phí lương của doanh nghiệp, từ đó đưa ra các quyết định kinh doanh chính xác hơn và kiểm soát chi phí hiệu quả. Bên cạnh đó, phần mềm tính lương còn giúp tiết kiệm thời gian và công sức trong việc tính toán và quản lý lương, giúp cho doanh nghiệp của bạn hoạt động hiệu quả hơn.
Thuận tiện, dễ sử dụng
Với giao diện dễ dùng, các thao tác sử dụng đơn giản. Người dùng rất dễ dàng khi sử dụng các tính năng trên phần mềm tính lương. Do đó vừa tiết kiệm được thời gian, công sức vừa hạn chế xảy ra lỗi.
Sử dụng được cho các doanh nghiệp có quy mô lớn
Không chỉ giới hạn trong nội bộ như giải pháp Excel, phần mềm tính lương có thể áp dụng cho tất cả các doanh nghiệp, từ nhỏ đến lớn. Giải pháp còn có khả năng tính toán và quản lý lương trên nhiều thiết bị công nghệ khác nhau, bao gồm máy tính, điện thoại di động và máy tính bảng.
Bên cạnh đó, phần mềm cung cấp các tính năng và chức năng quản lý thông tin và lưu trữ văn bản, giúp cho quá trình quản lý lương trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn. Người dùng có thể tìm kiếm, sắp xếp và lưu trữ thông tin lương một cách tiện lợi và an toàn.
Phần mềm nhân sự VnResource HRM Pro – phần mềm chấm công tính lương hàng đầu hiện nay
Hiểu được khó khăn trong quá trình quản lý nhân viên truyền thống thông qua Excel, VnResource đã triển khai và phát triển phần mềm quản trị nhân sự toàn diện, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý thông tin nhân viên, chấm công tính lương, tính toán ngày nghỉ phép, bảo hiểm thuế, và các hoạt động khác liên quan đến quy trình nhân sự của doanh nghiệp.
Với gần 20 năm phát triển và hình thành, VnResource tự hào đồng hành chuyển đổi số nhân sự cùng hàng trăm doanh nghiệp quy mô vừa và lớn trên khắp cả nước như: Tập đoàn Honda, Yamaha, Thaco Trường Hải, Ajinomoto, Pharmacity, TTC Sugar, Aeon Mall, Vietinbank Insurance, Isuzu,…
Ứng dụng quản lý nhân sự VnResource HRM Pro của VnResource được thiết kế và triển khai riêng một hệ sinh thái chức năng được đồng bộ gồm nhiều nhánh phân hệ, mỗi phân hệ có những chức năng chính riêng, tập trung vào xử lý từng nghiệp vụ chuyên sâu một cách độc lập nhưng có tính kết nối chặt chẽ trong quá trình quản lý nhân sự.
Phần mềm nhân sự tính lương VnResource HRM Pro có những tính năng gì?
Phần mềm tính lương nhân sự với đầy đủ các tính năng giúp nhà quản trị quản lý nhân sự nhanh chóng, chính xác và hiệu quả.
Quy trình tính lương tự động
Với công nghệ tính lương chính xác, cho phép doanh nghiệp có thể tùy biến chỉnh sửa các phương pháp tính lương, các khoản phụ cấp, chính sách lương khác để phù hợp theo nhu cầu đặc thù của mình.
Cập nhật dữ liệu để tính bảng lương
Với tính năng là một nền tảng nhân sự toàn diện, VnResource HRM Pro cho phép dễ dàng tổng hợp dữ liệu công chính xác và nhanh chóng từ nhiều nguồn khác nhau.
Cụ thể, phần mềm có thể tổng hợp dữ liệu về mức lương cơ bản và phụ cấp theo hợp đồng từ module quản lý nhân sự, dữ liệu chấm công từ máy chấm công hoặc định vị công bằng GPS, dữ liệu nghỉ phép, nghỉ bù, đi công tác và dữ liệu đánh giá để tính lương KPI.
Ngoài ra, VnResource HRM Pro cũng cho phép quản lý biến động lương như tăng giảm lương, điều chuyển và bổ nhiệm. Tất cả những dữ liệu được tổng hợp sẽ được tính toán để tạo ra bảng công cuối cùng và chuyển vào dữ liệu lương.
Phương pháp tính lương 3P
Hỗ trợ tính lương 3P dựa trên những yếu tố cơ bản cho doanh nghiệp:
Pay for Position: VnResource cho phép thiết lập các mức lương theo vị trí công việc. Doanh nghiệp có thể dễ dàng điều chỉnh hoặc cài đặt các công thức, phần mềm sẽ tự động tính toán để đưa ra bảng lương.
Pay for Person: VnResource xây dựng được các tiêu chí đánh giá năng lực và chuyên sâu, hình thành các biểu đồ mạng nhện quản lý dễ dàng theo dõi năng lực nhân viên. Các dữ liệu đầu ra của đánh giá năng lực sẽ được chuyển thành đầu vào của bảng lương dựa trên công thức được cài đặt từ trước.
Pay for Performance: Thiết lập thưởng của của người lao động sẽ được chi trả dựa trên hiệu suất công việc dựa trên từng tiêu chí đã được đưa ra trước đó.
Duyệt, chi, tạm ứng lương nhanh chóng
Phần mềm tích hợp với kế toán và tự động cập nhật tạm ứng vào bảng lương, giúp cho quá trình quản lý tạm ứng trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn.
Các thông tin tạm ứng được tự động tính toán và cập nhật vào bảng lương một cách chính xác và nhanh chóng, giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu quả công việc.
Tự động gửi Payslip và thể hiện chi tiết bảng lương
Nhân viên có thể dễ dàng xem trực tiếp phiếu lương chi tiết của mình tại cổng thông tin portal của phần mềm VnResource HRM Pro. Bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến tính lương cá nhân đều được ghi nhận và chuyển đến nhân viên C&B một cách nhanh chóng.
Bảng lương chi tiết phần mềm cung cấp bao gồm lương cơ bản, lương theo ngày công, mức đóng bảo hiểm, khấu trừ thuế, lương hoa hồng, thưởng, ứng lương và số tiền thực lĩnh, … và nhiều thông tin cụ thể khác liên quan đến lương và phúc lợi.
Xem thêm: Giá phần mềm quản trị nhân sự mới nhất 2023 – VnResource HRM Pro
Tổng kết
Qua những thông tin trên chúng ta có thể thấy việc tính lương trên Excel không thực sự đem lại hiệu quả cho doanh nghiệp, đặc biệt là đối với những doanh nghiệp vừa và lớn. Vì thế hãy thay đổi quy trình tính lương tự động để mang lại nhiều giá trị thực tiễn bền vững hơn cho doanh nghiệp.
Phần mềm quản lý nhân viên VnResource HRM Pro sẽ giúp doanh nghiệp của bạn quản trị và điều hành toàn diện các hoạt động nhân sự một cách dễ dàng với những công nghệ tiên tiến, phù hợp với sự thay đổi ngày nay của thời đại. Không những giúp tăng năng suất làm việc của bộ phận nhân sự, mà còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, ngân sách cho hoạt động chấm công tính lương.
Nếu doanh nghiệp đang cần một giải pháp quản lý nhân sự tiện lợi và hiệu quả, giúp việc chấm công tính lương không còn là vấn đề gây trở ngại. Hãy nhấc máy và liên hệ ngay tới hotline: 0914 004 800 hoặc truy cập vào website www.VnResource.vn để tìm hiểu thêm về ứng dụng quản lý nhân sự và trải nghiệm ngay trong hôm nay để tận hưởng những tính năng tuyệt vời mà ứng dụng quản trị nhân sự mang lại cho doanh nghiệp của bạn!