Mẫu báo cáo công việc là một phần quan trọng trong quản lý công việc của cá nhân và tổ chức. Bằng cách sử dụng mẫu báo cáo công việc hàng ngày, tuần và tháng, bạn có thể đánh giá tiến độ công việc và đảm bảo rằng các mục tiêu được hoàn thành đúng hạn. Hãy cùng VnResource tìm hiểu các mẫu báo cáo công việc, cách viết báo cáo công việc trong bài viết sau đây.
Mẫu báo cáo công việc là gì?
Bảng báo cáo công việc là một văn bản cung cấp thông tin định kỳ liên quan đến một hoặc nhiều khía cạnh trong công việc của bạn. Bạn có thể tạo file bằng những công cụ như Word (văn bản), Excel (trang tính) hoặc viết tay, sau gửi đi bản in hoặc bản điện tử qua email.
Báo cáo công việc được lập ra để nhân viên, các phòng ban trong công ty báo cáo công việc cụ thể theo quy định của cơ quan, đơn vị, tổ chức có thể báo cáo kết quả công việc theo định kỳ tuần, tháng, quý, năm hoặc có thể báo cáo theo ngày, báo cáo công việc khi hoàn thành hoặc báo cáo kết quả công việc đột xuất.
Tuy nhiên, để viết được một bảng báo cáo hiệu quả, bạn cần phải xác định rõ hai yếu tố sau: người nhận và nội dung. Người nhận là ai sẽ ảnh hưởng đến cách bạn trình bày thông tin, ngôn ngữ và tông màu của bảng báo cáo. Nội dung là những gì bạn muốn thông báo cho người nhận biết, bao gồm những thành tựu, thách thức và giải pháp trong công việc của bạn.
Bản báo cáo công việc không chỉ là một nghĩa vụ mà còn là một cơ hội để bạn thể hiện năng lực và trách nhiệm của mình. Bằng cách viết báo cáo một cách chính xác, rõ ràng và thuyết phục, bạn sẽ giúp người quản lý hiểu được tình hình công việc của bạn, đánh giá được hiệu quả và đề xuất được những hướng đi tốt hơn. Đồng thời, bạn cũng có thể tự kiểm tra được những điểm mạnh và điểm yếu của mình, từ đó rút ra được những kinh nghiệm quý giá cho công việc sau này.
Viết báo cáo công việc là một hoạt động vô cùng quan trọng mà tất cả nhân viên nên thực hiện định kỳ. Báo cáo công việc không chỉ đơn thuần là việc tổng kết những thành tựu đã đạt được, mà còn giúp bạn nhận được sự phản hồi, đánh giá và sự hỗ trợ từ cấp trên và đồng nghiệp. Bằng cách viết báo cáo công việc, bạn có cơ hội thể hiện khả năng, trách nhiệm và sự chuyên nghiệp của mình trong công việc.
Tìm hiểu thêm: Cách đánh giá nhân viên hiệu quả cho doanh nghiệp
Đối với doanh nghiệp, việc xây dựng và trình bày mẫu báo cáo công việc của cá nhân, nhóm, hay bộ phận là một yếu tố không thể thiếu. Bản báo cáo này mang lại những mục đích quan trọng sau đối với doanh nghiệp, tổ chức và công ty:
Đánh giá kết quả công việc
Để đánh giá kết quả công việc của nhân viên, việc viết báo cáo là rất quan trọng. Báo cáo không chỉ cho thấy mức độ hoàn thành công việc, mà còn phản ánh những khó khăn, thách thức và thành công trong quá trình làm việc. Nhờ đó, nhân viên có thể tự nhận thức được năng lực và kinh nghiệm của mình và tìm cách cải tiến công việc. Bài viết này sẽ chia sẻ với bạn những lợi ích và cách thức của việc viết báo cáo công việc một cách chuyên nghiệp.
Tìm hiểu thêm: Đào tạo nhân viên mới hiệu quả cho doanh nghiệp
Cập nhật tiến độ công việc
Báo cáo công việc không chỉ là một nghĩa vụ mà còn là một cơ hội để nhân viên tự đánh giá và nâng cao hiệu quả làm việc. Khi viết báo cáo, nhân viên sẽ có cái nhìn tổng quan về những gì đã làm được và những gì cần phải làm thêm.
Từ đó, họ có thể xác định được ưu tiên, mục tiêu và hướng giải quyết cho các vấn đề còn tồn tại. Báo cáo công việc cũng là cách để nhân viên thể hiện khả năng và trách nhiệm của mình với công ty và đồng nghiệp.
Thể hiện năng lực và kinh nghiệm
Để tạo ấn tượng tốt với cấp trên và đồng nghiệp, bạn cần biết cách thể hiện quá trình làm việc của mình một cách rõ ràng, chi tiết và logic. Bằng cách này, bạn sẽ cho thấy được khả năng và năng lực của mình trong công việc, đồng thời tăng khả năng được đánh giá cao hơn và có cơ hội thăng tiến.
Tìm hiểu thêm: Bí quyết nói chuyện với sếp thông minh, khéo léo lấy lòng sếp
Giúp quản lý hiểu rõ hơn về tiến độ công việc
Một trong những lợi ích của việc viết báo cáo công việc là nâng cao mối quan hệ giữa nhân viên và nhà quản lý. Khi bạn viết báo cáo công việc, bạn không chỉ thể hiện sự chuyên nghiệp và trách nhiệm, mà còn cho nhà quản lý thấy được những gì bạn đã làm được, đang làm và sẽ làm trong công việc.
Bạn cũng có thể chia sẻ với nhà quản lý về những vấn đề, thử thách và thành tựu của bạn trong quá trình làm việc. Như vậy, nhà quản lý có thể hiểu rõ hơn về tình hình công việc của bạn, cũng như có thể đưa ra những giải pháp, hướng dẫn và khích lệ kịp thời cho bạn. Điều này sẽ giúp bạn và nhà quản lý có một mối quan hệ tốt hơn, cũng như cải thiện hiệu quả công việc của bạn.
Lưu trữ thông tin
Bằng cách sử dụng báo cáo, bạn có thể tổng kết quá trình thực hiện dự án, nhận ra những điểm mạnh và yếu, và rút ra những bài học quý giá cho tương lai. Báo cáo cũng giúp bạn lưu trữ thông tin một cách bài bản và dễ tra cứu, để bạn có thể áp dụng những kinh nghiệm đã học được vào các dự án mới một cách hiệu quả.
Các bước viết báo cáo công việc
Viết báo cáo công việc là một kỹ năng quan trọng mà bất kỳ nhân viên nào cũng cần phải có. Báo cáo công việc không chỉ giúp bạn tổng kết những gì đã làm được, mà còn cho thấy sự chuyên nghiệp, trách nhiệm và khả năng giao tiếp của bạn. Để viết một báo cáo công việc hiệu quả, bạn cần tuân theo các bước sau:
Xác định mục đích và đối tượng của báo cáo.
Bạn cần biết rõ bạn viết báo cáo để làm gì, cho ai đọc và mong muốn gì từ người đọc. Điều này sẽ giúp bạn lựa chọn phong cách, ngôn ngữ và cấu trúc phù hợp cho báo cáo của mình.
Dù là các bản báo cáo ngày, tuần, tháng hay năm, bạn đều cần xác định rõ mục đích của bản báo cáo là gì trước khi viết. Viết báo cáo công việc cần có mục đích, nội dung và phong cách phù hợp với đối tượng đọc. Bạn cần xác định được những điều này trước khi bắt tay vào viết. Báo cáo công việc chỉ nên chứa những thông tin liên quan đến công việc cụ thể mà lãnh đạo hoặc quản lý quan tâm. Bạn nên tránh viết lan man, không có mục tiêu rõ ràng, không mang đến giá trị cho người đọc
Thu thập và sắp xếp thông tin.
Bạn cần tìm kiếm và thu thập những thông tin liên quan đến công việc của mình, như: thời gian, nội dung, kết quả, khó khăn, giải pháp, đề xuất… Bạn cũng cần sắp xếp những thông tin này theo thứ tự logic và rõ ràng, để dễ dàng trình bày trong báo cáo.
Bước này không bắt buộc bởi không phải loại báo cáo công việc nào cũng cần tài liệu nghiên cứu. Tuy nhiên, nếu dự án yêu cầu cầu việc nghiên cứu kỹ lưỡng thì người lập báo cáo cần trích dẫn tất cả các nguồn tham khảo. Đặc điểm của các tài liệu nghiên cứu là phải liên quan, bám sát, làm rõ phục vụ cho việc làm nội dung và mục đích của báo cáo. Những phần trích dẫn này có thể đưa riêng vào phụ lục báo báo.
Viết nội dung báo cáo:
Bạn cần chia báo cáo thành các phần chính, như: tiêu đề, mở đầu, thân báo cáo và kết luận. Trong mỗi phần, bạn cần viết rõ ràng, ngắn gọn và chính xác những điểm quan trọng. Bạn cũng cần dùng những từ ngữ chuyên nghiệp, tránh sử dụng ngôn ngữ thô tục, xúc phạm hoặc mang tính cá nhân.
1.Thiết kế trang bìa
Việc đầu tiên cần làm khi bắt tay vào tạo một form báo cáo công việc là tạo lập trang bìa hoặc trang tiêu đề. Trang này cần chứa đựng đầy đủ các thông tin của người lập báo cáo, bao gồm: tên người lập báo cáo, chi tiết liên hệ… cũng như thông tin của dự án: tên dự án, tên công ty, mục đích thực hiện báo cáo… Vì đây là “bộ mặt” của toàn bộ bản báo cáo nên cần được thiết kế rõ ràng, khoa học, tạo ấn tượng tốt cho người đọc trước khi họ đi sâu vào những nội dung chi tiết.
2.Viết tóm tắt
Phần tiếp theo của việc viết báo cáo là lên một bản tóm tắt về dự án. Phần này yêu cầu người viết báo cáo phải đưa ra một cái nhìn chung về tiến trình của toàn bộ dự án, không đi sâu vào thông tin chi tiết, để một người không có thời gian đọc toàn bộ báo cáo kỹ lưỡng vẫn có thể hình dung được bức tranh toàn cảnh của dự án thông qua tóm tắt này.
3. Viết phần giới thiệu
Nội dung của phần giới thiệu phải cho người đọc biết lý do ra đời, mục đích của bản báo cáo và nêu ra những nguồn tài liệu đã sử dụng cho việc nghiên cứu (nếu có). Người xem có thể nắm được tổng quan nội dung, mục đích của bản báo cáo thông qua việc nhìn vào phần giới thiệu. Vậy nên, hãy viết các tiêu đề chính và tiêu đề phụ rõ ràng, đầy đủ và đánh dấu các nội dung quan trọng.
4. Đưa ra kết luận
Trong phần này, người viết báo cáo cần đưa ra một bản tóm tắt cơ bản về các nghiên cứu hoặc đánh giá về từng nhiệm vụ cụ thể, các kết quả đã đạt được cũng như những thiếu sót cần khắc phục. Đây là tiền đề để dẫn dắt người đọc đọc đến phần cuối của bản báo cáo, đó là đưa ra các giải pháp và đề xuất.
5.Đưa ra các đề xuất
Phần cuối cùng của một bản báo cáo công việc là đưa ra những đề xuất, kiến nghị của người làm báo cáo đối với những vấn đề còn tồn đọng trong dự án như: công việc đang còn thiếu những gì, cần bổ sung những yếu tố nào (nhân công, chi phí,…) để dự án đáp ứng được về tiến độ và chất lượng.
Nên nhớ những đề xuất, kiến nghị này mang lại lợi ích cho toàn bộ tập thể chứ không của riêng một cá nhân nào. Vì vậy, hãy mạnh dạn đề xuất để cấp trên nắm được. Việc này đồng thời cũng thể hiện sự chủ động, tinh thần trách nhiệm cao và mức độ chắc nghiệp vụ của bạn.
6.Kiểm tra và chỉnh sửa báo cáo.
Bạn cần đọc lại báo cáo của mình để kiểm tra lỗi chính tả, ngữ pháp, câu cú và dấu câu. Bạn cũng cần kiểm tra lại tính chính xác, khách quan và trung thực của những thông tin trong báo cáo. Nếu có thể, bạn nên nhờ một người khác đọc và góp ý cho báo cáo của mình.
Mẫu báo cáo công việc cập nhật hàng ngày, tuần và tháng
Mẫu báo cáo công việc hàng ngày
📍Tải mẫu bản báo cáo hàng ngày tại đây
Sau mỗi một ngày làm việc, bạn sẽ liệt kê những công việc đã hoàn thành và chưa hoàn thành để có thể thực hiện vào ngày làm việc tiếp theo. Báo cáo theo ngày cần ghi chi tiết các công việc đã thực hiện trong một ngày kèm theo mô tả, đánh giá và những ý kiến đóng góp. Từ đó có những điều chỉnh hợp lí để thay đổi kế hoạch các ngày tiếp theo sao cho phù hợp nhất.
Mẫu báo cáo công việc theo tuần
Cuối mỗi tuần, bạn sẽ báo cáo lộ trình làm việc của các ngày trong tuần để cấp trên đánh giá tiến độ công việc và năng lực cá nhân. Nâng cấp với báo cáo hàng ngày, báo cáo theo tuần sẽ cần có cái nhìn rộng hơn để đánh giá kết quả đạt được sau một tuần, từ đó đưa ra các đề xuất, cải tiến phù hợp.
📍Tải mẫu bản báo cáo hàng tuần tại đây
Mẫu báo cáo công việc theo tháng, theo quý
📍Tải mẫu bản báo cáo hàng tháng tại đây
Tổng kết
Trên đây là một số nội dung VnResource muốn cung cấp cho các bạn về mẫu báo cáo công việc hàng hàng ngày, hàng tháng và hàng tuần. Hi vọng rằng thông qua những mẫu báo cáo công việc mà VnResource cung cấp có thể giúp ích cho các bạn trong việc viết báo cáo công việc hàng ngày.
Phần mềm đào tạo VnResource LMS Pro của VnResource là một giải pháp toàn diện, được thiết kế để đáp ứng đầy đủ các tính năng hỗ trợ nhà quản lý đào tạo, giám sát và theo dõi quá trình đào tạo một cách hiệu quả, chính xác. Quản lý có thể tổ chức và lưu trữ các khóa học đào tạo trên nền tảng phần mềm để nhân sự có thể truy cập và học tập mọi lúc, mọi nơi. Ngoài ra, phần mềm đào tạo VnResource LMS Pro của VnResource còn có những ưu điểm sau:
– Hỗ trợ lưu trữ an toàn các bài học, tài liệu chuyên môn.
– Phân quyền linh hoạt để giúp người giảng dạy cũng như nhân viên tiếp cận đúng với nội dung cần học.
– Hỗ trợ kiểm tra và đánh giá năng lực từng cá nhân, từ đó điều chỉnh lộ trình học tập phù hợp.
– Quản lý thông tin học viên một cách khoa học.
– Cung cấp chứng chỉ cho nhân sự sau khi hoàn thành khóa học.
– Quản lý chương trình đào tạo, nhóm câu hỏi kiểm tra đánh giá
– Tổ chức các kỳ thi, khảo sát và cấp chứng chỉ hoàn thành khóa học một cách chuyên nghiệp.
– Xây dựng dashboard báo cáo tiến trình, tình trạng và so sánh kết quả học tập giữa các học viên một cách trực quan.
– Học tập Gamification, kính thực tế ảo VR kết hợp eLearning tạo ra môi trường học tập 3D sống động.
Nếu doanh nghiệp muốn biết thêm thông tin về VnResource LMS Pro – eLearning. Hãy để lại thông tin để đội ngũ tư vấn của VnResource sẽ gửi đến anh chị một buổi tư vấn chuyên sâu hoàn toàn miễn phí. Liên hệ ngay qua hotline: 0914.004.800 hoặc website VnResource.vn để trải nghiệm ngay trong hôm nay những tính năng tuyệt vời mà phần mềm đào tạo nội bộ trực tuyến mang lại cho doanh nghiệp của bạn!
VnResource – đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp các giải pháp phần mềm chuyển đổi số nguồn lực cho các tổ chức, doanh nghiệp hiện nay.
