Chat GPT có thể giúp nhân viên nhân sự tiết kiệm thời gian cho một số nhiệm vụ nhất định, nhưng công nghệ mới này cũng đặt ra những vấn đề tiềm ẩn mà các nhà lãnh đạo nhân sự nên chú ý. Cùng VnResource tìm hiểu chat GPT và HR có liên qua gì đến nhau ngay bài viết dưới đây:
Trong khi các công cụ AI thế hệ như Chat GPT có tiềm năng tiết kiệm thời gian, các nhà lãnh đạo nhân sự cũng phải nhận thức được những thiếu sót của công nghệ để tránh các vấn đề như dựa vào thông tin không chính xác.
Chat GPT là một phiên bản của Generating AI (GenAI). Với machine learning, công cụ này trở nên “thông minh hơn” theo thời gian với mục tiêu tạo ra kết quả tốt hơn và phù hợp hơn khi học từ dữ liệu. Dan Kaplan, đối tác khách hàng cao cấp của CHRO Business tại Korn Ferry, một công ty tư vấn tổ chức có trụ sở tại Los Angeles, cho biết một số ứng dụng nhân sự của Chat GPT bao gồm đăng ký lợi ích nhân viên, phân tích dữ liệu khảo sát nhân viên và hỗ trợ quản lý hiệu suất. Tuy nhiên, công nghệ này vẫn đang ở giai đoạn đầu, vì vậy các nhà quản lý nhân sự nên thận trọng khi triển khai, Kaplan nói. Nếu không có cách tiếp cận chiến lược, có kế hoạch, khả năng thất bại sẽ lớn hơn. Trong khi AI sinh ra có tiềm năng ứng dụng trong nhiều lĩnh vực nhân sự, hành động quá nhanh hoặc phản ứng quá thụ động có thể dẫn đến thất bại.
Công nghệ đang thay đổi mọi lĩnh vực trong cuộc sống, và ngành quản lý nhân sự (HR) cũng không phải là ngoại lệ. Trong bối cảnh này, Chat GPT, một mô hình ngôn ngữ tiên tiến của OpenAI, đang trở thành một công cụ hữu ích giúp các nhà lãnh đạo HR tối ưu hóa quy trình làm việc, nâng cao hiệu quả và cải thiện trải nghiệm nhân viên.
Chat GPT là gì?
Chat GPT, viết tắt của Chat Generative Pre-training Transformer, là một chatbot do công ty OpenAI của Mỹ phát triển và ra mắt vào tháng 11 năm 2022. ChatGPT được xây dựng dựa trên GPT-3.5 – một dòng mô hình ngôn ngữ lớn của OpenAI đồng thời được tinh chỉnh bằng cả hai kỹ thuật học tăng cường lẫn học có giám sát.
Chat GPT được ra mắt dưới dạng nguyên mẫu vào tháng 11 năm 2022 và nhanh chóng thu hút sự chú ý nhờ việc nó có thể hồi đáp chi tiết và trả lời lưu loát trên nhiều lĩnh vực kiến thức khác nhau. Độ chính xác không đồng đều về dữ kiện thực tế của nó được xác định là mặt hạn chế đáng kể.([1]) Sau khi phát hành Chat GPT, OpenAI được định giá 29 tỷ USD.
Lợi ích của Chat GPT trong HR
Chat GPT mang lại nhiều lợi ích đáng kể cho ngành quản lý nhân sự (HR), giúp tối ưu hóa quy trình làm việc và nâng cao hiệu quả của tổ chức. Dưới đây là những lợi ích nổi bật mà Chat GPT có thể mang lại:
Tiết kiệm thời gian và chi phí
Một trong những lợi ích lớn nhất của Chat GPT là khả năng tự động hóa nhiều quy trình HR, từ việc sàng lọc CV, trả lời câu hỏi của ứng viên đến hỗ trợ đào tạo nhân viên. Điều này giúp tiết kiệm đáng kể thời gian và chi phí cho doanh nghiệp. Ví dụ, thay vì dành hàng giờ để xem xét từng CV, Chat GPT có thể nhanh chóng phân tích và lọc ra những ứng viên phù hợp nhất, giảm bớt gánh nặng cho bộ phận tuyển dụng.
Nâng cao hiệu quả tuyển dụng
Chat GPT có thể giúp nâng cao hiệu quả tuyển dụng bằng cách tự động hóa quy trình sàng lọc và phỏng vấn ứng viên. Bằng cách phân tích CV và đơn ứng tuyển, ChatGPT có thể xác định những ứng viên phù hợp dựa trên các tiêu chí được xác định trước, từ đó giúp HR tập trung vào những ứng viên tiềm năng nhất. Ngoài ra, ChatGPT còn có thể gợi ý các câu hỏi phỏng vấn dựa trên hồ sơ của ứng viên, giúp quy trình phỏng vấn trở nên hiệu quả hơn.
Cải thiện giao tiếp nội bộ
Giao tiếp nội bộ là yếu tố quan trọng trong bất kỳ tổ chức nào. Chat GPT có thể hỗ trợ việc này bằng cách cung cấp thông tin nhanh chóng và chính xác, giải đáp các thắc mắc của nhân viên, và thậm chí là hỗ trợ đào tạo. Ví dụ, nếu nhân viên có câu hỏi về quy trình làm việc hoặc phúc lợi, ChatGPT có thể trả lời một cách nhanh chóng, giảm bớt gánh nặng cho bộ phận HR.
Hỗ trợ đào tạo và phát triển nhân viên
Chat GPT có khả năng tạo ra các chương trình đào tạo tùy chỉnh dựa trên nhu cầu và kỹ năng của từng nhân viên, cung cấp tài liệu học tập và giám sát tiến độ học tập. Điều này giúp đảm bảo rằng nhân viên luôn được cập nhật những kỹ năng cần thiết và phát triển một cách liên tục. Chat GPT cũng có thể cung cấp các bài kiểm tra và bài tập để đánh giá hiệu quả của các chương trình đào tạo.
Giải đáp thắc mắc và cung cấp thông tin nội bộ
Nhân viên thường có nhiều câu hỏi liên quan đến quy trình làm việc, phúc lợi, và chính sách của công ty. Chat GPT có thể trả lời những câu hỏi này một cách nhanh chóng và chính xác, giúp tiết kiệm thời gian và tăng cường sự hài lòng của nhân viên. Việc cung cấp thông tin nội bộ nhanh chóng và hiệu quả cũng giúp cải thiện giao tiếp và sự minh bạch trong tổ chức.
Hỗ trợ quản lý hiệu suất
Bằng cách thu thập và phân tích dữ liệu về hiệu suất làm việc của nhân viên, Chat GPT có thể cung cấp các báo cáo chi tiết và gợi ý cách cải thiện hiệu suất. Điều này giúp các nhà quản lý HR dễ dàng theo dõi và đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên, từ đó đưa ra những quyết định kịp thời và chính xác để nâng cao hiệu quả làm việc.
Cá nhân hóa giao tiếp
Chat GPT có khả năng tạo ra các thông điệp cá nhân hóa, giúp nhân viên cảm thấy được quan tâm và đánh giá cao. Điều này không chỉ giúp cải thiện giao tiếp mà còn tăng cường sự hài lòng và gắn kết của nhân viên. Khi nhân viên cảm thấy mình được quan tâm và đánh giá cao, họ sẽ có động lực làm việc tốt hơn và gắn bó lâu dài hơn với công ty.
Cải thiện sự hài lòng của nhân viên
Bằng cách cung cấp thông tin nhanh chóng và hỗ trợ giải quyết vấn đề, Chat GPT có thể cải thiện sự hài lòng và gắn kết của nhân viên. Khi nhân viên nhận được sự hỗ trợ kịp thời và hiệu quả, họ sẽ cảm thấy yên tâm và tin tưởng hơn vào tổ chức, từ đó tăng cường sự hài lòng và động lực làm việc.
Đọc thêm: 6 Cách Phân Tích Con Người Có Thể Giúp HR Cải Thiện Khả Năng Giữ Chân Nhân Viên
Hỗ trợ quản lý xung đột
Xung đột là điều không thể tránh khỏi trong bất kỳ tổ chức nào. Chat GPT có thể hỗ trợ quản lý xung đột bằng cách cung cấp các gợi ý và hướng dẫn cụ thể về cách giải quyết xung đột một cách hiệu quả. Điều này giúp giảm thiểu các xung đột không đáng có và duy trì môi trường làm việc hòa hợp và hiệu quả.
Phân tích dữ liệu và ra quyết định
Chat GPT có khả năng phân tích dữ liệu một cách nhanh chóng và chính xác, từ đó hỗ trợ các nhà quản lý HR trong việc ra quyết định. Bằng cách sử dụng các báo cáo và phân tích từ Chat GPT, các nhà quản lý có thể đưa ra những quyết định kịp thời và chính xác để nâng cao hiệu quả làm việc và phát triển tổ chức.
Đọc thêm: Các Lĩnh Vực AI Chưa Thể Thay Thế Con Người
Đọc thêm: Trí tuệ nhân tạo (AI) đang thay đổi lĩnh vực nhân sự như thế nào?
Ứng dụng của ChatGPT trong nhân sự
Như đã chia sẻ ở trên, Chat GPT có thể ứng dụng trong mọi ngành nghề, mọi lĩnh vực, trong đó có quản trị nguồn nhân lực. Vậy ứng dụng Chat GPT trong quản trị nhân sự như thế nào?
Hỗ trợ tuyển dụng
Ứng dụng đầu tiên của Chat GPT với nghề nhân sự đó là hỗ trợ công tác tuyển dụng. Công cụ này được dùng như một trợ lý ảo hoặc chatbot giúp công việc tuyển dụng của HR trở nên hiệu quả hơn, tăng năng suất mà vẫn tiết kiệm thời gian.
Trợ lý ảo sẽ giúp bạn trả lời những câu hỏi từ ứng viên, cung cấp các thông tin về vị trí công việc mà ứng viên đang ứng tuyển, các yêu cầu công việc hoặc văn hóa công ty. Nó cũng giúp bạn viết mô tả công việc, sàng lọc hồ sơ, lên lịch phỏng vấn, tự động hóa các nghiệp vụ thủ công… Nhờ đó bạn sẽ giảm thiểu thời gian cho những công việc không tên, tập trung vào lên kế hoạch, chiến lược phát triển nhân tài.
Nhờ những điều trên ứng viên tham gia ứng tuyển, phỏng vấn cũng sẽ có những trải nghiệm tốt hơn.
Đọc thêm: Ứng Dụng Hiệu Quả AI Trong Tuyển Dụng
Hỗ trợ Onboarding
Phòng nhân sự có thể sử dụng Chat GPT để nâng cao trải nghiệm cho nhân viên mới đến công ty làm việc. HR có thể sử dụng Chat GPT để soạn thảo quy trình onboarding, cung cấp cho nhân viên những hướng dẫn trong ngày đầu đi làm, những thủ tục, chính sách của công ty, các giấy tờ cần phải nộp…
Onboarding đầy đủ giúp nhân viên mới có trải nghiệm tốt hơn và tránh tình trạng nghỉ việc sau ngày đầu tiên đi làm.
Đọc thêm: Những lời giới thiệu nhân viên mới nhân sự cần biết
Ứng dụng trong đào tạo
Trong công tác đào tạo nhân sự, Chat GPT hữu ích với cả giảng viên và học viên.
- Với các cá nhân, Chat GPT sẽ giúp họ nhận ra những thiếu sót của mình và đưa ra các khóa đào tạo, những tài liệu phù hợp với nhu cầu và mục tiêu. Nhờ đó nhân viên sẽ có thêm nhiều kỹ năng, kiến thức và năng lực trong lĩnh vực mà mình đang theo đuổi. Nhân viên cũng có thể dùng Chat GPT để tìm hiểu những khóa học, lấy tài liệu và bài giảng. Công cụ này cũng đưa ra lời khuyên xem tài liệu nào sẽ hữu ích, từ đó tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức.
- Về phía giảng viên, Chat GPT giúp bạn biết được nhu cầu đào tạo hiện nay là gì để lên kế hoạch phù hợp. Ngoài ra, nó cũng hỗ trợ soạn thảo nội dung giảng dạy, lên lịch học, từ đó giúp tối ưu thời gian và nâng cao hiệu quả đào tạo nhân viên.
Đọc thêm: Các hình thức đào tạo nguồn nhân lực phổ biến nhất tại doanh nghiệp
Quản lý hiệu suất
Bạn có thể ứng dụng Chat GPT trong quản lý hiệu suất nhân viên. Chat GPT cung cấp cho bạn những chỉ số đánh giá hiệu suất, trả lời câu hỏi liên quan đến nghiệp vụ đánh giá nhân viên để bạn có lựa chọn phù hợp.
Ngoài ra, nếu bạn chưa có kinh nghiệm thì Chat GPT cũng hỗ trợ bạn nên thực hiện như thế nào là đúng và chuẩn nhất (quy trình, cách đánh giá…). Từ đó bạn sẽ có thêm thời gian để làm kế hoạch, báo cáo, đánh giá từng nhân viên và gửi đến ban lãnh đạo.
Đọc thêm: Cách quản lý nhân viên bán hàng hiệu quả, hiệu suất cao
Nghiên cứu thị trường
Chat GPT cũng được sử dụng để nghiên cứu thị trường lao động. Mặc dù dữ liệu mà Chat GPT 3.5 tìm hiểu chỉ đến năm 2022 nhưng cũng đủ để bạn lấy thông tin của một số vấn đề, ví dụ như: Xu hướng tuyển dụng, mức lương từng ngành nghề, xu hướng quản trị, tiền lương của từng khu vực… Những thông tin này có thể giúp bạn lên được những kế hoạch, chiến lược nhân sự phù hợp nhất cho công ty. Bạn nên đăng ký phiên bản Chat GPT mới nhất hoặc bản trả phí để có nguồn dữ liệu mang tính cập nhật hơn.
Ngoài ra, bằng việc sử dụng Chat GPT bạn có thể nghiên cứu được thị trường lao động trong 3 năm, 5 năm hoặc 10 năm. Những thông tin này sẽ rất hữu ích, giúp bạn có thêm nhiều kiến thức, nhiều căn cứ để có thể đưa ra những quyết định nhân sự đúng đắn nhất.
ChatGPT có thể thay vai trò của người nhân sự không?
Trong bối cảnh công nghệ ngày càng phát triển, đặc biệt là với sự xuất hiện của các mô hình ngôn ngữ như ChatGPT, câu hỏi liệu AI có thể thay thế hoàn toàn vai trò của người nhân sự (HR) không trở nên rất đáng quan tâm. Để trả lời câu hỏi này, chúng ta cần xem xét cả khả năng của ChatGPT và những giới hạn của nó trong lĩnh vực nhân sự.
Mặc dù ChatGPT có thể hỗ trợ rất nhiều cho công việc của HR, nhưng nó vẫn có những giới hạn không thể thay thế hoàn toàn vai trò của con người:
- Thiếu sự nhạy bén và cảm xúc: Một trong những yếu tố quan trọng nhất của HR là khả năng cảm nhận và xử lý các tình huống nhạy cảm, đòi hỏi sự nhạy bén và cảm xúc. Chat GPT, dù thông minh đến đâu, vẫn không thể hoàn toàn hiểu và phản ứng như con người trong những tình huống này.
- Quyết định chiến lược và sáng tạo: Vai trò của HR không chỉ dừng lại ở việc quản lý nhân viên mà còn bao gồm việc đưa ra các quyết định chiến lược và sáng tạo để phát triển tổ chức. Đây là những công việc đòi hỏi sự tư duy sáng tạo và khả năng ra quyết định dựa trên nhiều yếu tố khác nhau, điều mà Chat GPT không thể thực hiện hoàn toàn.
- Tương tác cá nhân và xây dựng mối quan hệ: Mối quan hệ giữa nhân viên và bộ phận HR là yếu tố quan trọng trong việc duy trì một môi trường làm việc tích cực. ChatGPT không thể thay thế hoàn toàn việc tương tác cá nhân và xây dựng mối quan hệ đáng tin cậy với nhân viên.
Ứng dụng phần mềm VnResource HRM Pro sử dụng AI để quản trị nhân sự
Tuyển dụng
– Sáng tạo tin tuyển dụng: Thay vì trước đây HR phải vào các trang mạng xã hội hoặc tự viết. Việc này tốn nhiều thời gian nhưng đôi khi nội dung không thu hút. Vậy VnResource HRM Pro với ứng dụng AI có thể giúp soạn ra bản mô tả công việc chỉ với thao tác đưa ra yêu cầu.
– Chatbox hỗ trợ ứng viên: Với ứng viên khi có nhu cầu quan tâm thì có thể hỏi đáp trực tiếp trên cổng thông tin, tại đây trợ lý ảo sẽ trả lời Thông tin công ty, vị trí đang tuyển, yêu cầu công việc, chế độ một cách nhanh chóng. Giúp ứng viên có một trải nghiệm tuyệt vời mà không cần chờ đợi HR trả lời
– Sàng lọc CV ứng viên: Từ kho tiềm năng có sẵn cho vị trí, thay vì trước đây HR phải mở từng CV và đọc từng cái thì giờ đây VnResource HRM Pro có thể hỗ trợ đọc và sàng lọc theo tiêu chí nhà tuyển dụng đưa ra như độ tuổi, giới tính, chuyên ngành, kinh nghiệm làm việc
– Nhận diện và trích xuất thông tin từ CV: Khi ứng viên ứng tuyển từ Website công ty hay mạng xã hội hay sàn tuyển dụng. VnResource HRM Pro sẽ tự động trích xuất thông tin để lưu hồ sơ. Giúp HR đến 90% công sức nhập liệu.
– Tự động sinh câu hỏi thi tuyển: Thay vì phải suy nghĩ câu hỏi và soạn câu hỏi thủ công thì bây giờ anh chị HR chỉ cần đưa ra chủ đề, hình thức trắc nghiệm, số lượng câu hỏi và độ khó. AI sẽ tạo ra bộ câu hỏi hoàn chỉnh. Lúc này HR chỉ cần lựa chọn câu hỏi phù hợp đưa vào bộ câu hỏi đánh giá ứng viên.
Tiếp nhân Onboarding
– Sáng tạo nội dung Email: HR có thể nhờ AI tạo ra nội dung email chào mừng vô cùng tiện lợi. HR có thể yêu cầu chỉnh sửa văn phong như thân thiện hơn, lịch sự hơn, viết ngắn hay soạn email mới hoàn toàn
– Trích xuất thông tin nhân viên từ giấy tờ tùy thân: Nhân viên chỉ cần chụp căn cước công dân, phần mềm sẽ tự trích xuất thông tin để hoàn thiện hồ sơ
Quản lý và phát triển nhân sự
– Nhận diện khuôn mặt: Chấm công nhanh chóng bằng FaceID trên máy tính bảng, hoặc ngay khi làm việc từ xa nhân viên cũng có thể chấm công trên điện thoại
– Chatbox hỗ trợ thủ tục, nội quy cho nhân viên: Nhân viên mới sẽ có nhiều thắc mắc về quy trình thủ tục. Trước đây nhân viên phải nhắn với HR và chờ phản hồi. Bây giờ, HR chỉ cần cung cấp cho AI website công ty, nội quy, quy trình thủ tục, tài liệu khác. Sau đó nhân viên có thể hỏi chatbox bất kỳ lúc nào, chat box sẽ dựa vào kho thông tin và phản hồi trong vài giây.
Phân tích nguồn lực
Để hoạch định chiến lược nhân sự phù hợp và giữ chân nhân tài thì BLĐ sẽ cần một trợ lý có đủ khả năng phân tích thông tin và tham mưu giải pháp. Lúc này AI đóng vai trò chọn lọc, tìm kiếm các báo cáo theo yêu cầu của lãnh đạo. Hơn thế nữa, AI đóng vai trò như trợ lý nhân sự, tham mưu cho Ban lãnh đạo tình hình biến động nhân sự, phân bổ nguồn lực một cách khách quan, kịp thời để đưa ra chính sách phù hợp
Chat GPT đang mở ra những cơ hội mới cho ngành HR, giúp tiết kiệm thời gian, nâng cao hiệu quả và cải thiện trải nghiệm nhân viên. Tuy nhiên, việc triển khai Chat GPT cũng đòi hỏi phải đối mặt với một số thách thức, như bảo mật và độ chính xác của thông tin. Các nhà lãnh đạo HR cần xem xét cẩn thận và lập kế hoạch chi tiết để tận dụng tối đa lợi ích mà Chat GPT mang lại.
VnResource HRM Pro là Giải pháp Phần Mềm Quản Trị Nhân Sự toàn diện. Giải pháp không đơn thuần là ứng dụng phần mềm để quản lý nhân sự, chấm công, tính lương, xử lý các vấn đề về bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân… mà giải pháp còn hỗ trợ chức năng phân tích hoạch định và xây dựng nguồn lực, quản trị chi phí nhân sự, xây dựng chính sách đãi ngộ… Hệ thống cổng thông tin nhân viên tạo ra môi trường cộng tác chặt chẽ và chuyên nghiệp giữa toàn nhân viên với các cấp lãnh đạo và bộ phận nhận sự. Giải pháp được VnResource thiết kế và phát triển mới dựa trên khái niệm (Concept) quản trị nhân sự hiện đại và hiệu quả.
VnResource HRM Pro là giải pháp quản trị nhân sự hàng đầu hiện nay với gần 20 kinh nghiệm triển khai cho các doanh nghiệp, tập đoàn vừa và lớn như: Tập đoàn Honda, Toyota, Panasonic, Ajinomoto, Vietnamobile, Fujifilm, Pharmacity, Aeon Mall, tập đoàn Thaco Trường Hải, Nam Long Group, tập đoàn Thiên Long, Nhựa Bình Minh, Vinasoy, Vietinbank Insurance,…Nhận demo miễn phí ngay hôm nay: 0914.004.800 hoặc tim hiểu chi tiết tại: https://vnresource.vn/giai-phap/phan-mem-quan-ly-nhan-su/.
