Sự tiến bộ của công nghệ trí tuệ nhân tạo (AI) đã định hình lại bộ phận nhân sự (HR), cho phép các chuyên gia HR tận dụng học máy và thuật toán để tinh gọn quy trình làm việc, giảm thiểu định kiến và nâng cao khả năng phân tích, ra quyết định. Tuy nhiên, những hạn chế và lỗ hổng hiện tại khiến một số tổ chức tạm dừng việc ứng dụng AI trong một số trường hợp. Trong bài viết này, chúng ta sẽ thảo luận về cách AI đang thay đổi lĩnh vực nhân sự, những điều cần cân nhắc khi ứng dụng AI và xu hướng này có thể đi xa đến đâu.
Cách đội ngũ nhân sự đón nhận AI
Theo báo cáo “Tương lai của công việc: Thiết kế thông minh” của Eightfold AI, phần lớn trong số 250 lãnh đạo được khảo sát cho biết họ đã sử dụng AI trong các chức năng nhân sự như quản lý hồ sơ nhân viên (78%), xử lý bảng lương và quản lý phúc lợi (77%), tuyển dụng (73%), quản lý hiệu suất (72%) và đào tạo nhân viên mới (69%).
Về kế hoạch trong tương lai, 92% các nhà lãnh đạo nhân sự có ý định tăng cường sử dụng trí tuệ nhân tạo AI trong ít nhất một lĩnh vực nhân sự. Năm lĩnh vực hàng đầu là quản lý hiệu suất (43%), xử lý tiền lương và quản lý phúc lợi (42%), tuyển dụng (41%), đào tạo hội nhập nhân viên mới (40%) và quản lý hồ sơ nhân viên (39%). Hầu hết đều lên kế hoạch tăng mức sử dụng trong 12 đến 18 tháng tới.
Điều này phù hợp với nghiên cứu khác cho thấy việc sử dụng AI trong lĩnh vực nhân sự (HR) dự kiến sẽ tăng lên trong những năm tới. Nghiên cứu “Tương lai Công việc 2022” của IDC dự đoán rằng năm nay, 60% trong số 2000 doanh nghiệp toàn cầu sẽ triển khai các công cụ AI và máy học (ML) để hỗ trợ toàn bộ trải nghiệm vòng đời của nhân viên (employee life cycle experience). Các tác giả dự đoán đến năm 2024, 80% các tổ chức thuộc top 2000 toàn cầu sẽ sử dụng các “nhà quản lý AI/ML” để thuê, sa thải và đào tạo nhân viên. Thực tế, đã có tin tức về việc Amazon sử dụng thuật toán hoặc bot để sa thải nhân viên hai năm trước.
Giám đốc nghiên cứu của IDC, Amy Loomis, cho biết ngày nay phương pháp này đã được sử dụng rộng rãi trong lĩnh vực nhân sự thông qua xếp hạng theo nhóm (stack ranking). Xếp hạng theo nhóm là một phương pháp thống kê so sánh hiệu suất của nhân viên với nhau. Sau khi phân tích hiệu suất của nhân viên, phần mềm xếp hạng theo nhóm sẽ đề xuất các cá nhân có hiệu suất thấp tham gia đào tạo bổ sung, kiến nghị quản lý can thiệp hoặc trường hợp xấu nhất là sa thải những người có hiệu suất thấp hơn ngưỡng chấp nhận được. Điều này có thể dẫn đến những nghiêm trọng như chấm dứt hợp đồng với những nhân viên rơi vào nhóm 10% có thành tích kém nhất. Để giảm thiểu xu hướng này, Thành phố New York đã thông qua luật yêu cầu các công ty kiểm tra phần mềm tuyển dụng ứng dụng trí tuệ nhân tạo AI để tìm ra sự thiên vị. Các công ty vi phạm luật này sẽ phải đối mặt với án phạt.
Đội ngũ nhân sự đang sử dụng ai như thế nào?
Các công cụ trí tuệ nhân tạo AI rất linh hoạt và cung cấp cho đội ngũ nhân sự nhiều tính năng giúp họ hoàn thành nhiều chức năng nhân sự quan trọng một cách nhanh chóng và toàn diện hơn bao giờ hết. Dưới đây là một số cách mà các nhóm nhân sự đang sử dụng công nghệ AI ngày nay.
Tuyển dụng và tuyển chọn nhân sự
Tuyển dụng và thu hút nhân tài là một trong những công việc nhân sự đầu tiên ứng dụng trí tuệ nhân tạo AI để cải thiện. Từ đăng tin tuyển dụng đến gửi offer, AI đã giảm đáng kể thời gian dành cho việc tuyển dụng nhân viên mới bằng cách tự động hóa các tác vụ thủ công.
Aleksander Dolgov, đồng sáng lập và Giám đốc Nhân sự của Skipp, một nền tảng cung cấp dịch vụ nhân sự cho các chuyên gia công nghệ, đã chứng kiến sức mạnh của AI trong việc tìm kiếm ứng viên tài năng lĩnh vực công nghệ bằng cách tự động hóa các tác vụ lặp lại và cung cấp thông tin chi tiết có giá trị về hiệu suất của nhân viên và việc tiếp cận ứng viên.
“Những chuyên gia tuyển dụng các nhà phát triển IT, thiết kế UI/UX và các vai trò kỹ thuật khác thường sử dụng các công cụ như LinkedIn và GitHub để tìm kiếm và kết nối với các ứng viên tiềm năng”, Dolgov nhận định: “Với sự trợ giúp của AI, những chuyên gia này có thể tạo ra các chuỗi tin nhắn và phương thức giao tiếp được tùy chỉnh cho từng ứng viên, giúp cải thiện tỷ lệ tham gia và phản hồi. Ngoài ra, AI có thể được sử dụng để theo dõi và phân tích tỷ lệ chuyển đổi, cho phép nhà tuyển dụng và quản lý tuyển dụng xác định và điều chỉnh các chiến lược tiếp cận ứng viên thành công nhất của họ.”
Luôn cam kết sử dụng AI vì mục đích tốt đẹp – PandoLogic, một nền tảng quảng cáo tuyển dụng được lập trình bởi trí tuệ nhân tạo gần đây đang khám phá tiềm năng của Chat GPT và trí tuệ nhân tạo AI nhằm thúc đẩy các chatbot tuyển dụng. Keisuke Inoue – Trưởng khoa học dữ liệu thuật toán chia sẻ rằng PandoLogic đã sử dụng trí tuệ nhân tạo theo cách riêng biệt hóa trong tạo câu hỏi phỏng vấn và câu trả lời thông qua mô hình ngôn ngữ lớn dành riêng cho miền cụ thể (DSLLM).
“DSLLM của PandoLogic được tối ưu hóa cho lĩnh vực tuyển dụng bằng việc tận dụng bộ sưu tập lớn các mô tả công việc và bộ dữ liệu liên quan”. Inoue nói: “Với kiến thức chuyên biệt về lĩnh vực này, DSLLM có thể tạo ra các câu hỏi phỏng vấn việc làm an toàn và đáng tin cậy, phù hợp với mô tả công việc so với các công cụ AI thông thường có sẵn.” So với phương pháp truyền thống, trí tuệ nhân tạo tổng hợp của Pandologic có thể xử lý các câu hỏi không lường trước được thông qua GPT4 và dữ liệu ngữ cảnh”
Đào tạo hội nhập (Onboarding)
AI có thể phát triển và tự động hóa quy trình đào tạo hội nhập nhân viên mới, bao gồm:
-
Kiểm tra tài liệu của nhân viên
-
Thực hiện đào tạo hội nhập
-
Xử lý các nhiệm vụ hành chính như cấp ID và quyền truy cập vào phần cứng và phần mềm của công ty
“Đào tạo hội nhập là một phần thiết yếu của nhân sự và AI có thể giúp quá trình này trở nên suôn sẻ và được cá nhân hóa hơn. Chatbot hỗ trợ bởi AI có thể hướng dẫn nhân viên mới trong suốt quá trình chào mừng, giải đáp thắc mắc và cung cấp thông tin, hướng dẫn,” Nick Gallimore, Giám đốc điều hành quản lý nhân sự tại Advanced, một công ty phần mềm doanh nghiệp, cho biết.
“Điều này đảm bảo rằng trong bất kỳ giai đoạn nào của quá trình, ứng viên sẽ không bị ‘bỏ rơi’ hoặc ‘bị hờ hững’, giúp duy trì hình ảnh/uy tín tích cực cho thương hiệu – điều rất quan trọng trong thị trường tuyển dụng nhân tài cạnh tranh khốc liệt ngày nay,” ông nói thêm. “Giải phóng nhân viên nhân sự để họ tập trung vào các nhiệm vụ phức tạp hơn. AI cũng có thể giúp cá nhân hóa quá trình chào mừng nhân viên mới bằng cách phân tích dữ liệu về từng nhân viên, chẳng hạn như kỹ năng và sở thích của họ, và điều chỉnh chương trình đào tạo cho phù hợp.”
Bạn có biết?
Việc chào mừng nhân viên mới kém hiệu quả có thể dẫn đến tình trạng nhân viên nghỉ việc đột xuất. Các công ty chi khoảng 20% lương của nhân viên để tuyển người thay thế và tổng chi phí thôi việc khi tính vào quá trình chào mừng nhân viên mới, đào tạo và mất năng suất có thể lên tới 100% đến 300% lương của nhân viên.
Giám sát nhân viên
Phần mềm giám sát nhân viên tốt nhất hiện nay đang tích hợp AI để xác định những điểm nghẽn trong năng suất của người lao động bằng cách theo dõi các hoạt động trực tuyến của họ. Điều này có thể giúp quản trị viên dễ dàng quản lý lực lượng lao động lớn mà không cần theo dõi thủ công, thay vào đó cung cấp cho họ thông báo và cảnh báo khi AI phát hiện bất thường hoặc vi phạm chính sách công ty.
“AI có thể theo dõi hiệu suất, hành vi và mức độ gắn kết của nhân viên, cung cấp cho các nhóm nhân sự những thông tin chi tiết có giá trị. AI có thể phân tích dữ liệu nhân viên, chẳng hạn như email, trò chuyện và mô hình làm việc, để phát hiện các dấu hiệu kiệt sức, mệt mỏi, thậm chí là sai trái,” Gallimore nói. “Những thông tin chi tiết có giá trị này có thể giúp các nhóm nhân sự giải quyết các vấn đề trước khi chúng trở nên nghiêm trọng hơn. Các công cụ hỗ trợ bởi AI cũng có thể theo dõi năng suất của nhân viên, cung cấp dữ liệu về thời gian nhân viên dành cho các nhiệm vụ cụ thể. Điều này có thể giúp các nhóm nhân sự tối ưu hóa quy trình làm việc và xác định các lĩnh vực cần cải thiện.”
Học tập và phát triển
AI trong lĩnh vực học tập và phát triển có thể giúp tạo ra các chương trình đào tạo được cá nhân hóa phù hợp với từng nhân viên. Anjela Mangrum, người sáng lập công ty dịch vụ tuyển dụng Mangrum Career Solutions, nhìn thấy những khả năng đáng kể của AI trong việc tối đa hóa sự phát triển của nhân viên.
“Tôi… nghĩ rằng AI có rất nhiều tiềm năng để tùy chỉnh chương trình đào tạo nhân viên, tạo ra các lộ trình nghề nghiệp dựa trên dữ liệu cho từng cá nhân thay vì cách tiếp cận truyền thống chung chung là giúp nhân viên có được các kỹ năng kinh doanh cần thiết,” Mangrum nói. “Bằng cách theo dõi các phương pháp học tập độc đáo của nhân viên chuyên nghiệp, AI có thể giúp phát triển lực lượng lao động của bạn bằng cách cung cấp các đề xuất cá nhân hóa cho việc đào tạo kỹ năng.”
Luân chuyển nội bộ
Việc thăng chức và phát triển nghề nghiệp của nhân viên trở nên dễ dàng hơn nhờ sử dụng các công cụ AI để tìm kiếm nhân tài từ bên trong tổ chức.
“Việc tối ưu hóa các quy trình luân chuyển nội bộ cũng có thể được thực hiện với AI,” Mangrum nói. “Việc kết nối nhân viên với các phòng ban không phải lúc nào cũng dễ dàng, vì vậy nhiều nhà tuyển dụng có xu hướng chỉ đăng quảng cáo việc làm thay vì cân nhắc các thành viên hiện tại trong nhóm của họ cho các vị trí trống. AI có thể xử lý nhiệm vụ đó, giúp bạn tiết kiệm chi phí trong việc tuyển dụng và đào tạo nhân tài bên ngoài.”
Lợi ích của Trí tuệ Nhân tạo (AI) đối với phòng Nhân sự (HR)
Mặc dù việc thay đổi có thể khiến chúng ta e ngại, các công cụ AI mang lại một số lợi ích then chốt cho phòng Nhân sự, giúp tinh gọn quy trình làm việc và hỗ trợ ra quyết định tốt hơn. Những lợi ích này bao gồm:
Nâng cao hiệu quả
AI có thể tự động hóa các tác vụ lặp đi lặp lại tốn thời gian và cho phép nhân viên nhân sự (HR) tập trung vào việc xây dựng chiến lược. Hơn nữa, AI còn cải thiện việc ra quyết định nhờ các phân tích dự đoán dựa trên dữ liệu nhân sự có giá trị.
Ví dụ, AI có thể nâng cao hiệu quả tuyển dụng bằng cách tinh gọn quy trình sàng lọc và tuyển chọn. Các thuật toán có thể phân tích sơ yếu lý lịch, xác định ứng viên có trình độ nhất và cung cấp thông tin để giúp nhà tuyển dụng đưa ra quyết định tuyển dụng tốt hơn.
Giảm chi phí
Phần mềm hỗ trợ bởi AI có thể phân tích khối lượng dữ liệu lớn để xác định các khuôn mẫu và xu hướng, đồng thời gợi ý các giải pháp tiết kiệm chi phí. Ví dụ, AI cung cấp thông tin từ nguồn tuyển dụng của bạn nhằm tìm ra các ứng viên chất lượng tốt nhất để có thể phân bổ ngân sách tuyển dụng phù hợp hoặc loại bỏ các kênh tuyển dụng không hiệu quả.
Khảo sát Trí tuệ Nhân tạo Toàn cầu của McKinsey cho thấy 27% số người tham gia khảo sát từ phòng Nhân sự cho biết việc áp dụng AI của họ dẫn đến giảm chi phí dưới 10%, trong khi 23% báo cáo doanh thu trung bình tăng từ 6% đến 10%. Các lĩnh vực nhân sự tham gia khảo sát này bao gồm quản lý hiệu suất và thiết kế tổ chức, triển khai lực lượng lao động và tối ưu hóa quản lý tài năng.
Ra quyết định tốt hơn
AI cho phép thu thập và phân tích dữ liệu trong các quy trình nhân sự của bạn để loại bỏ định kiến và phỏng đoán, đảm bảo bạn chọn đúng ứng viên hoặc cung cấp gói lương thưởng tốt nhất. Ví dụ, khai thác dữ liệu tuyển dụng giúp bạn khám phá các thách thức để giải quyết chúng một cách khách quan. Bằng cách xem xét phân tích tuyển dụng của mình, bạn có thể:
-
Tập trung vào các số liệu liên quan đến chi phí như hiệu suất quảng cáo việc làm và chi phí tuyển dụng mỗi nhân viên để giảm chi phí tuyển dụng.
-
Tập trung vào các chỉ số hiệu suất chính (KPI) liên quan đến tốc độ. Chẳng hạn như thời gian để lấp đầy vị trí trống và thời gian tuyển dụng, để đẩy nhanh quá trình tuyển dụng.
-
Chú ý đến các KPI liên quan đến chất lượng, chẳng hạn như tỷ lệ thôi việc của nhân viên mới và tỷ lệ giữ chân nhân viên mới, để cải thiện chất lượng tuyển dụng.
Tổng kết
Việc áp dụng các công cụ hỗ trợ bởi Trí tuệ Nhân tạo (AI) có thể cải thiện hiệu quả đáng kể, giảm thiểu chi phí và cung cấp thông tin giá trị cho phòng Nhân sự của bạn.
Những cân nhắc khi áp dụng công cụ AI
Bên cạnh những khả năng của AI và lợi ích của việc sử dụng nó trong lĩnh vực nhân sự, dưới đây là một số điều cần lưu ý khi bạn quyết định đầu tư vào các công cụ nhân sự ứng dụng AI:
Lưu ý rằng AI có những hạn chế.
Một cuộc khảo sát của trường kinh doanh Harvard cho thấy 88% giám đốc điều hành nhân sự biết rằng các công cụ của họ loại bỏ các ứng viên đủ điều kiện. Mô tả công việc có quá nhiều tiêu chí, tạo ra danh sách dài các yêu cầu để thuật toán kiểm tra trong hồ sơ. Kết quả là, thuật toán loại bỏ nhiều người tìm việc đủ điều kiện, những người có thể chỉ thiếu một vài kỹ năng trong danh sách. Một yếu tố khác là “khoảng trống việc làm” trong hồ sơ của ứng viên kéo dài hơn sáu tháng. Những khoảng trống này có thể là các sự kiện chính đáng trong cuộc sống, chẳng hạn như thai sản, nghĩa vụ quân sự hoặc bệnh tật.
AI tự nó không thể cung cấp bức tranh toàn cảnh của tình hình. Các chuyên gia nhân sự nên đào sâu hơn vào lý do đằng sau dữ liệu để hiểu và diễn giải kết quả chính xác. Sử dụng trực giác và kinh nghiệm của bạn để đưa ra các quyết định đúng đắn.
Cân nhắc về rủi ro bảo mật dữ liệu và an ninh mạng
Với việc ngày càng nhiều tổ chức sử dụng AI để lưu trữ thông tin doanh nghiệp, vấn đề bảo mật dữ liệu hiện nay quan trọng hơn bao giờ hết. Phòng Nhân sự phải có khả năng đảm bảo với nhân viên rằng thông tin cá nhân của họ, chẳng hạn như số An sinh Xã hội và chi tiết ngân hàng, được an toàn.
Các tổ chức cần đẩy mạnh thiết lập các hướng dẫn an ninh mạng để tạo được lòng tin của nhân viên và tránh các vi phạm dữ liệu có thể dẫn đến kiện tụng, phạt tiền nặng và ảnh hưởng đến danh tiếng của công ty.
Cẩn trọng với các công cụ “Làm tất cả”
Sẽ rất hấp dẫn khi mua phần mềm hỗ trợ bởi AI “đa năng” có thể “làm tất cả”. Tuy nhiên, Todd Raphael, Giám đốc Nội dung tại SkyHive, khuyên các nhà quản lý nhân sự (HR) nên cân nhắc kỹ về các công cụ khoe khoang rằng chúng có thể làm mọi thứ tốt hơn.
“Có lẽ tốt hơn nên giữ lại và cải thiện các hệ thống hiện có của bạn thông qua một công cụ AI. Nếu AI có đủ dữ liệu và hoạt động theo thời gian thực – tức là luôn được cập nhật – nó có thể cung cấp những thông tin thực sự giá trị,” Raphael nói. “Có thể khiến nhiều hệ thống HR của bạn trở nên thông minh hơn, khai thác được nhiều thông tin hữu ích. Tôi chỉ muốn cảnh báo về các công ty AI hứa hẹn công cụ của họ tốt hơn mọi công cụ hiện có của bạn, thay vì cải tiến và gia tăng chức năng cho từng công cụ. Không có sản phẩm nào có thể là tốt nhất ở mọi thứ.”
Phòng nhân sự sẽ ngày càng ứng dụng AI để mang lại lợi ích cho con người
Không nghi ngờ gì nữa, AI có tác động rất lớn đến lĩnh vực nhân sự (HR). Từ việc tự động hóa các tác vụ thường xuyên đến cung cấp thông tin chi tiết về dữ liệu để ra quyết định khách quan hơn, AI tiếp tục giúp các công ty cải thiện quy trình thu hút, phát triển và giữ chân nhân tài. Tuy nhiên, điều quan trọng đối với các chuyên gia HR là nhận ra rằng AI không nên thay thế yếu tố con người trong HR. Các công ty có thể cân bằng giữa công nghệ và sự tham gia của con người để đạt được lợi ích tốt nhất.