Thời điểm nên đánh giá tiêu chuẩn công việc của nhân viên
Đánh giá tiêu chuẩn công việc của nhân viên là một quá trình quan trọng trong việc quản lý nhân sự của một tổ chức. Việc đánh giá này giúp xác định mức độ hoàn thành công việc của nhân viên, đánh giá hiệu suất làm việc và cung cấp thông tin cần thiết để phát triển và đào tạo nhân viên.
Tuy nhiên, để đạt được kết quả tốt nhất từ quá trình đánh giá này, thời điểm nên đánh giá tiêu chuẩn công việc cũng rất quan trọng.
Định kỳ hàng năm
Một trong những thời điểm phổ biến để đánh giá tiêu chuẩn công việc của nhân viên là vào cuối mỗi năm tài chính. Đây là thời điểm mà các tổ chức thường xem xét lại mục tiêu và kế hoạch cho năm tới, và việc đánh giá tiêu chuẩn công việc của nhân viên vào thời điểm này sẽ giúp xác định xem liệu các mục tiêu đã được đạt được hay chưa và tạo ra kế hoạch phát triển cho nhân viên trong năm tiếp theo.
Sau khi hoàn thành một dự án quan trọng
Khi một dự án quan trọng hoàn thành, thường là một thời điểm lý tưởng để đánh giá tiêu chuẩn công việc của nhân viên liên quan đến dự án đó. Việc này sẽ giúp xác định xem nhân viên đã hoàn thành công việc theo yêu cầu và có đóng góp tích cực vào dự án hay không. Đánh giá sau khi hoàn thành một dự án cũng có thể giúp xác định được những kỹ năng và khả năng của nhân viên trong việc làm việc nhóm và quản lý dự án để thực hiện các hoạt động như khen thưởng, kỷ luật…
Khi có thay đổi vị trí công việc
Khi một nhân viên chuyển sang một vị trí công việc mới, việc đánh giá tiêu chuẩn công việc là cần thiết để xác định xem nhân viên đã hoàn thành các yêu cầu và kỹ năng cần thiết cho vị trí mới hay chưa. Đánh giá này sẽ giúp xác định được mức độ phù hợp của nhân viên với vị trí mới và tạo ra kế hoạch phát triển để giúp nhân viên thích nghi.
Định kỳ hàng quý hoặc hàng tháng
Ngoài các thời điểm nêu trên, các tổ chức cũng có thể chọn đánh giá tiêu chuẩn công việc của nhân viên theo định kỳ hàng quý hoặc hàng tháng. Điều này giúp theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên theo từng giai đoạn và tạo ra phản hồi liên tục để cải thiện hiệu suất làm việc.
Tìm hiểu thêm: Cách đánh giá nhân viên hiệu quả cho doanh nghiệp
Bản tiêu chuẩn công việc là gì?
Nói một cách đơn giản, bản tiêu chuẩn công việc là mẫu văn bản thống nhất, tập hợp những nội dung liên quan đến yêu cầu của quản lý với nhân viên nhân công việc. Hay có thể hiểu là bảng mô tả những tiêu chuẩn cơ bản, cần thiết đối với người nhân viên. Các yêu cầu này là điều kiện tiêu chuẩn tối thiểu mà một người cần có để hoàn thành một công việc.
Để có kết quả phân tích công việc phải trải qua quá trình:
- Thu thập các tư liệu
- Đánh giá một cách có hệ thống các thông tin quan trọng có liên quan đến các công việc cụ thể trong tổ chức nhằm làm rõ bản chất của từng công việc.
Tiêu chuẩn thực hiện công việc được xem là một hệ thống các chỉ tiêu hay hệ thống tiêu chí phản ánh các yêu cầu về số lượng cũng như chất lượng của sự hoàn thành các nhiệm vụ quy định trong bản mô tả công việc.
Bản tiêu chuẩn công việc thì sẽ bao gồm nhiều phần, tùy thuộc vào nhu cầu của người quản lý. Tuy nhiên, có điểm chung của những bản Tiêu chuẩn công việc hiện nay là những tiêu chuẩn liên quan đến trình độ học vấn, chuyên môn của người nhân viên. Bên cạnh đó, những yêu cầu đối với công việc mà người nhân viên cần thực hiện. Và đề cập cả những yêu cầu đối với kinh nghiệm làm việc của nhân viên tương ứng với vị trí công việc đó. Và một số yêu cầu khác tùy vào vị trí công việc và văn hóa doanh nghiệp.
Tìm hiểu thêm: Đánh giá đào tạo trong doanh nghiệp: 4 bước chính cần thực hiện
Mẫu bản tiêu chuẩn công việc cho một số lĩnh vực
Mỗi một ngành nghề khác nhau sẽ có những yêu cầu riêng đối với ứng cử viên của mình. Tùy vào từng ngành nghề cũng như vị trí làm việc, phòng ban của mỗi công ty mà nội dung bảng đánh giá nhân viên sẽ có các tiêu chí khác nhau. Bạn có thể tham khảo mẫu bảng tiêu chí dưới đây và chỉnh sửa nội dung cũng như chỉ tiêu đánh giá sao cho phù hợp với doanh nghiệp.
Bản tiêu chuẩn công việc nhân viên kinh doanh
Nghề kinh doanh là một trong những nghề đòi hỏi nhiều kỹ năng và phẩm chất cá nhân. Công việc này đòi hỏi người làm phải có trình độ về học vấn, kinh nghiệm, kỹ năng mềm và ngoại ngữ.
Trình độ học vấn: Bằng cấp đại học hoặc các chứng chỉ tương đương, cao đẳng chuyên ngành Quản trị kinh doanh, Ngoại thương, Marketing…
Kỹ năng mềm cần thiết cho công việc: kỹ năng giao tiếp, kỹ năng thuyết phục, kỹ năng lắng nghe và hiểu khách hàng, kỹ năng quản lý thời gian và kỹ năng làm việc nhóm.
Kinh nghiệm: ít nhất 1.5 năm ở vị trí tương đương.
Trình độ ngoại ngữ: Giao tiếp tốt, linh hoạt trong việc sử dụng ngôn ngữ, có khả năng thuyết phục khách hàng. Môi trường kinh doanh hiện nay, trình độ tiếng Anh là rất quan trọng. Người làm cần phải có khả năng đọc, viết và nói tiếng Anh tốt để có thể giao tiếp với khách hàng quốc tế.
Các phẩm chất cá nhân: Có sự tự tin, sự kiên trì, tính cẩn trọng, tính chủ động và tinh thần trách nhiệm cao.
Bản tiêu chuẩn công việc nhân viên bán hàng
Trình độ học vấn: Ứng viên cần có trình độ tốt nghiệp đại học, cao đẳng, trung cấp hoặc trung học phổ thông.
Các kỹ năng mềm cần thiết cho công việc: kỹ năng giao tiếp, kỹ năng thuyết phục, kỹ năng thuyết phục, kỹ năng quản lý thời gian, kỹ năng làm việc nhóm.
Kinh nghiệm: Yêu cầu kinh nghiệm từ 1-3 năm trong lĩnh vực bán hàng. Thâm niên trong nghề sẽ là một lợi thế.
Trình độ ngoại ngữ: Yêu cầu ứng viên biết tiếng Anh hoặc tiếng Trung, mức độ yêu cầu phụ thuộc vào yêu cầu của từng vị trí.
Các phẩm chất cá nhân:
Tuổi đời: Yêu cầu tuổi từ 22-35 tuổi.
Sức khỏe: Yêu cầu ứng viên có sức khỏe tốt, không có các vấn đề sức khỏe ảnh hưởng đến công việc.
Ngoại hình: Ứng viên cần có ngoại hình ưa nhìn, gọn gàng và lịch sự.
Chịu áp lực công việc: Ứng viên cần có khả năng chịu áp lực công việc cao, làm việc hiệu quả trong môi trường có áp lực.
Thích nghi với hoàn cảnh: Ứng viên cần có khả năng thích nghi với hoàn cảnh làm việc khác nhau và linh hoạt trong công việc.
Khả năng làm việc độc lập và làm việc nhóm: Ứng viên cần có khả năng làm việc độc lập và làm việc trong nhóm một cách hiệu quả.
Bản tiêu chuẩn công việc nhân viên nhân sự
Trình độ học vấn: Nhân viên nhân sự cần có trình độ học vấn tối thiểu là đại học chuyên ngành quản lý nhân sự hoặc các ngành liên quan. Điều này giúp cho nhân viên có kiến thức cơ bản về quản lý nhân sự, hiểu được các quy trình và chức năng của bộ phận nhân sự trong doanh nghiệp.
Các kỹ năng mềm cần thiết cho công việc: Sở hữu kỹ năng giao tiếp tốt, thành thạo tin học văn phòng, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng thuyết phục, kỹ năng giải quyết vấn đề, kỹ năng tổ chức, lập kế hoạch
Kinh nghiệm: Nhân viên nhân sự cần có ít nhất 2 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực quản lý nhân sự hoặc các ngành liên quan.
Trình độ ngoại ngữ: Tiếng Anh được xem là một yếu tố không thể thiếu. Nhân viên nhân sự cần có khả năng sử dụng tiếng Anh thành thạo để có thể giao tiếp và làm việc với các đối tác nước ngoài.
Các phẩm chất cá nhân: Trung thực, tôn trọng, tính cẩn thận, tính kiên trì
Tìm hiểu thêm: Trưởng phòng nhân sự có vai trò và trách nhiệm gì?
Bản tiêu chuẩn công việc nhân viên marketing
Trình độ học vấn: Bằng cử nhân hoặc thạc sĩ trong các ngành liên quan như Marketing, Quản trị kinh doanh, Tâm lý học, Truyền thông đa phương tiện, Ngoại ngữ, hoặc các ngành khác.
Các kỹ năng mềm cần thiết cho công việc: Kỹ năng giao tiếp, kỹ năng sáng tạo, kỹ năng quản lý thời gian, kỹ năng phân tích, có khả năng teamwork, báo cáo được kết quả nghiên cứu, kỹ năng tài chính và lập kế hoạch trong tương lai.
Kinh nghiệm: Có ít nhất 2-3 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực marketing
Trình độ ngoại ngữ: Anh văn giao tiếp
Các phẩm chất cá nhân: Tinh thần trách nhiệm, sự kiên trì, sự tự tin, tính linh hoạt, chịu được áp lực trong công việc, nhiệt tình, sáng tạo, nhanh nhẹn, tháo vát và ham học hỏi.
So sánh Bản mô tả công việc và Bản tiêu chuẩn công việc khác gì nhau?
Bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc là hai khái niệm quan trọng trong quản lý nhân sự, nhưng không phải ai cũng hiểu rõ sự khác biệt giữa chúng.
Bản mô tả công việc là gì?
Bản mô tả công việc là một tài liệu chứa các thông tin cơ bản về một vị trí công việc cụ thể, bao gồm:
- Tên vị trí công việc
- Mục tiêu và nhiệm vụ chính của vị trí đó
- Các quyền hạn và trách nhiệm liên quan
- Các yêu cầu về kỹ năng, kiến thức, kinh nghiệm, bằng cấp và chứng chỉ
- Các điều kiện làm việc, mức lương và phúc lợi
Bản mô tả công việc có vai trò quan trọng trong các hoạt động nhân sự như:
- Tuyển dụng: Bản mô tả công việc giúp nhà tuyển dụng xác định được hồ sơ ứng viên phù hợp với yêu cầu của công việc, cũng như thiết kế các bài kiểm tra và phỏng vấn chuyên môn.
- Đào tạo: Giúp nhân viên hiểu rõ được nhiệm vụ và kỳ vọng của công ty đối với họ, cũng như xác định được các kỹ năng cần phát triển để hoàn thành công việc hiệu quả.
- Đánh giá: Giúp người quản lý đánh giá được hiệu suất làm việc của nhân viên dựa trên các tiêu chí và mục tiêu đã đặt ra, cũng như đề xuất các biện pháp khen thưởng hoặc kỷ luật.
Bản tiêu chuẩn công việc là gì?
Bản tiêu chuẩn công việc là một tài liệu chứa các thông tin chi tiết về các tiêu chuẩn và chỉ số đo lường hiệu quả của một vị trí công việc cụ thể, bao gồm:
- Các tiêu chí đánh giá hiệu suất làm việc, ví dụ: số lượng sản phẩm, doanh số bán hàng, tỷ lệ hài lòng khách hàng, …
- Các mức độ đạt được mong muốn cho từng tiêu chí, ví dụ: sản phẩm không có lỗi, doanh số bán hàng cao hơn mục tiêu, tỷ lệ hài lòng khách hàng trên 90%, …
- Các phương pháp đo lường và thu thập dữ liệu cho từng tiêu chí, ví dụ: kiểm tra chất lượng sản phẩm, báo cáo doanh số bán hàng, khảo sát ý kiến khách hàng, …
Bản tiêu chuẩn công việc có vai trò quan trọng trong các hoạt động nhân sự như:
- Lập kế hoạch: Bản tiêu chuẩn công việc giúp người quản lý xác định được các mục tiêu và chiến lược cho từng vị trí công việc, cũng như phân bổ nguồn lực và thời gian hợp lý.
- Thực hiện: Bản tiêu chuẩn công việc giúp nhân viên biết được các tiêu chuẩn và kỳ vọng của công ty đối với họ, cũng như theo dõi được tiến độ và kết quả của công việc.
- Kiểm soát: Bản tiêu chuẩn công việc giúp người quản lý kiểm tra và đánh giá được hiệu quả của công việc, cũng như phát hiện và khắc phục được các vấn đề và rủi ro.
So sánh bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc
Bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc là hai khái niệm khác nhau nhưng bổ sung cho nhau trong quản lý nhân sự. Việc hiểu rõ và lập ra các bản mô tả và tiêu chuẩn công việc chính xác và phù hợp sẽ giúp cho các hoạt động nhân sự được thực hiện hiệu quả hơn, cũng như nâng cao năng suất và chất lượng của công việc.
Điểm tương đồng: Cả hai đều là các tài liệu quan trọng trong quản lý nhân sự, liên quan đến một vị trí công việc cụ thể, có thể thay đổi theo thời gian và hoàn cảnh.
Điểm khác nhau: Bản mô tả công việc tập trung vào các thông tin cơ bản về công việc, trong khi bản tiêu chuẩn công việc tập trung vào các thông tin chi tiết về hiệu quả của công việc. Bản mô tả công việc có vai trò chủ yếu trong các hoạt động tuyển dụng, đào tạo và đánh giá, trong khi bản tiêu chuẩn công việc có vai trò chủ yếu trong các hoạt động lập kế hoạch, thực hiện và kiểm soát.
Bản mô tả công việc có thể thay đổi và điều chỉnh theo thời gian và yêu cầu công việc cụ thể. Ngược lại, bản tiêu chuẩn công việc thường là một tài liệu cố định và được sử dụng như một tiêu chuẩn để đánh giá công việc.
Tìm hiểu thêm: Tuyển dụng hiệu quả cùng phần mềm quản trị nhân sự
Cách xây dựng nội dung chi tiết trong bản tiêu chuẩn công việc
Dù ở bất kỳ vị trí nào thì cũng cần có những tiêu chuẩn nhất định trong công việc. Sau đây là gợi ý vài bước cơ bản để thể lập bản tiêu chuẩn công việc:
Bước 1: Xác định rõ mục tiêu vị trí công việc
Trước khi bắt đầu xây dựng nội dung, cần phải xác định rõ mục tiêu của tiêu chuẩn công việc. Đối với từng vị trí sẽ đòi hỏi những yêu cầu công việc khác nhau đối với ứng viên. Việc cần làm là xác định rõ mục tiêu vị trí công việc của ứng viên là gì? Mục tiêu này phải được định hình rõ ràng, cụ thể và phù hợp với yêu cầu công việc, cơ bản nhất để xác định các yếu tố cần thiết cho một vị trí công việc, bao gồm: mục tiêu, nhiệm vụ, trách nhiệm, kỹ năng, kinh nghiệm, trình độ học vấn, điều kiện làm việc và các yêu cầu khác.
Bước 2: Vạch rõ chức năng, định nghĩa các yếu tố quan trọng của vị trí đó
Mỗi vị trí trong công việc điều có chức năng và nhiệm vụ riêng, bạn cần phải định nghĩa các yếu tố quan trọng trong công việc, bao gồm các kỹ năng, nhiệm vụ và trách nhiệm. Mô tả công việc nên bao gồm các thông tin sau: tên vị trí, bộ phận, mục tiêu công việc, nhiệm vụ chính, trách nhiệm chi tiết, quyền hạn và mối quan hệ với các bên liên quan.
Các yếu tố này phải được miêu tả chi tiết, rõ ràng để đảm bảo tính chính xác của tiêu chuẩn công việc và diễn tả nó thật ngắn ngọn, rõ ràng để ứng viên nắm thông tin. Các thuật ngữ và từ ngữ cần được định nghĩa rõ ràng để đảm bảo tính chính xác của tiêu chuẩn công việc.
Bước 3: Đưa ra ví dụ cụ thể
Để giúp nhân viên hiểu rõ hơn về nội dung của tiêu chuẩn công việc, cần đưa ra các ví dụ cụ thể về các hoạt động và nhiệm vụ trong công việc. Các ví dụ này giúp nhân viên hiểu rõ hơn về yêu cầu và cách thực hiện công việc.
Bước 4: Xác định quyền, trách nhiệm và đặt tiêu chuẩn đánh giá
Quyền hạn và trách nhiệm phải đúng với mỗi vị trí công việc. Ứng viên chủ động thực hiện những điều mà mình được giao và chịu trách nhiệm với chúng như thế nào?
Tiêu chuẩn đánh giá là những chỉ số để đo lường hiệu quả công việc của nhân viên, giúp xác định mức độ hoàn thành nhiệm vụ và đạt được mục tiêu. Bạn cần đặt ra các tiêu chuẩn đánh giá một cách khách quan và có thể đo lường được, ví dụ như: số lượng, chất lượng, thời gian, chi phí hoặc sự hài lòng của khách hàng.
Bước 5: Kiểm tra và sửa chữa
Sau khi hoàn thành việc xây dựng nội dung, cần kiểm tra và sửa chữa để đảm bảo tính chính xác và hiệu quả của tiêu chuẩn công việc để đảm bảo không có sai sót hoặc thiếu sót. Bạn cũng nên cập nhật bản tiêu chuẩn công việc theo thời gian để phù hợp với những thay đổi trong công việc hoặc trong tổ chức. Việc này giúp tránh những sai sót không đáng có trong quá trình thực hiện công việc.
Đào tạo nhân viên để hiệu suất làm việc đạt được như bản tiêu chuẩn công việc đã đề ra
Để tăng cường hiệu suất làm việc và nâng cao trình độ chuyên môn của nhân viên, doanh nghiệp nên xem xét việc đầu tư vào hoạt động đào tạo chất lượng dành cho nhân sự trong công ty. Trên thực tế, Doanh nghiệp có thể lựa chọn nhiều hình thức đào tạo khác nhau phù hợp với từng đối tượng và mục tiêu. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả cao nhất từ việc đào tạo, nhà quản lý cần áp dụng các giải pháp công nghệ tiên tiến để hỗ trợ cho công việc này.
Một phần mềm đào tạo là một công cụ hữu ích giúp nhà quản trị tiết kiệm được thời gian và chi phí cho việc đào tạo. Bên cạnh đó, thông qua phần mềm đào tạo, nhân sự có thể tự quản lý được thời gian học tập và xây dựng lộ trình học tập cá nhân phù hợp với nhu cầu và mục tiêu của bản thân.
Phần mềm đào tạo VnResource LMS Pro của VnResource là một giải pháp toàn diện, được thiết kế để đáp ứng đầy đủ các tính năng hỗ trợ nhà quản lý đào tạo, giám sát và theo dõi quá trình đào tạo một cách hiệu quả, chính xác. Quản lý có thể tổ chức và lưu trữ các khóa học đào tạo trên nền tảng phần mềm để nhân sự có thể truy cập và học tập mọi lúc, mọi nơi. Ngoài ra, phần mềm đào tạo VnResource LMS Pro của VnResource còn có những ưu điểm sau:
– Hỗ trợ lưu trữ an toàn các bài học, tài liệu chuyên môn.
– Phân quyền linh hoạt để giúp người giảng dạy cũng như nhân viên tiếp cận đúng với nội dung cần học.
– Hỗ trợ kiểm tra và đánh giá năng lực từng cá nhân, từ đó điều chỉnh lộ trình học tập phù hợp.
– Quản lý thông tin học viên một cách khoa học.
– Cung cấp chứng chỉ cho nhân sự sau khi hoàn thành khóa học.
- Quản lý chương trình đào tạo, nhóm câu hỏi kiểm tra đánh giá
- Tổ chức các kỳ thi, khảo sát và cấp chứng chỉ hoàn thành khóa học một cách chuyên nghiệp.
- Xây dựng dashboard báo cáo tiến trình, tình trạng và so sánh kết quả học tập giữa các học viên một cách trực quan.
- Học tập Gamification, kính thực tế ảo VR kết hợp eLearning tạo ra môi trường học tập 3D sống động.
Ngoài ra, VnResource cũng có đội ngũ hỗ trợ người dùng có khả năng xử lý tốt các vấn đề phát sinh, chính sách bảo hành hậu mãi về sau uy tín. Nếu doanh nghiệp của bạn đang có nhu cầu triển khai hệ thống đào tạo trực tuyến cho nhân viên, hãy liên hệ với VnResource để được tư vấn và giới thiệu về VnResource LMS Pro .
Tổng kết
Bản tiêu chuẩn công việc là một công cụ quan trọng để định hướng, đánh giá và phát triển nhân viên. hy vọng bài viết đã giúp bạn biết cách xây dựng bản tiêu chuẩn công việc nhân viên chi tiết cho từng vị trí trong doanh nghiệp của mình.
Nếu doanh nghiệp muốn biết thêm thông tin về VnResource LMS Pro – eLearning. Hãy để lại thông tin để đội ngũ tư vấn của VnResource sẽ gửi đến anh chị một buổi tư vấn chuyên sâu hoàn toàn miễn phí. Liên hệ ngay qua hotline: 0914.004.800 hoặc website VnResource.vn để trải nghiệm ngay trong hôm nay những tính năng tuyệt vời mà phần mềm đào tạo nội bộ trực tuyến mang lại cho doanh nghiệp của bạn!
VnResource – đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp các giải pháp phần mềm chuyển đổi số nguồn lực cho các tổ chức, doanh nghiệp hiện nay.
