Đàm phán tích hợp là một chiến lược đàm phán thông minh, nhằm tối đa hóa lợi ích chung cho tất cả các bên tham gia. Trong đàm phán tích hợp, các bên không cố gắng loại trừ lẫn nhau, mà thay vào đó, họ đề ra mục tiêu chung và tìm cách để đạt được mục tiêu đó một cách tốt nhất. Khi thực hiện đàm phán tích hợp đúng cách, chúng ta không chỉ đạt được một thỏa thuận, mà còn tạo ra cơ hội cho các sự hợp tác tiếp theo.
Theo Tiến sĩ Edward C.Tomlinson, để tối đa hóa khả năng đạt được một thỏa thuận, quá trình đàm phán cần trải qua 5 giai đoạn. Đầu tiên, các bên cần xây dựng mối quan hệ và tạo niềm tin cho nhau. Sau đó, họ cần tìm hiểu về nhau, về mục tiêu và các yêu cầu của mỗi bên. Tiếp theo, các bên cần đề ra các lựa chọn và đưa ra các giải pháp cho các vấn đề cần thảo luận. Sau đó, họ cần thảo luận và chấp nhận các điều kiện và cam kết của nhau. Cuối cùng, họ cần đánh giá và kiểm soát kết quả của thỏa thuận để đảm bảo sự thành công trong tương lai.
1/ Chuẩn bị
Sự chuẩn bị là cần thiết cho sự thành công của một cuộc đàm phán. Chuẩn bị bao gồm:
Xác định lợi ích: Mục đích của đàm phán là để đạt những thỏa thuận thỏa mãn những lợi ích (bao gồm nhu cầu, mong muốn và những điều quan tâm) của nhà đàm phán. Việc xác định rõ nhu cầu của đàm phán giúp các bên tránh được việc đàm phán một hợp đồng mà không giải quyết được các mối quan tâm dẫn đến đàm phán. Do vậy, việc nêu rõ mong muốn của mình trước khi đàm phán là vô cùng cần thiết.
Xác định phương án thay thế tốt nhất: Nếu cuộc đàm phán thất bại, thường có nhiều hoạt động thay thế có thể đáp ứng lợi ích của nhà đàm phán. Trong số những lựa chọn này, nhà đàm phán nên xác định cách nào tốt nhất để thay thế cho một thỏa thuận thương lượng.
Xác định các vấn đề: Nhà đàm phán cần xác định những vấn đề cần cố gắng giải quyết trong quá trình thương lượng (ví dụ: giá bán, số tiền đặt cọc,…).
Xác định mục tiêu và điểm giới hạn: Đặt mục tiêu trước khi đàm phán giúp nhà đàm phán có thể đánh giá hiệu quả thương lượng của mình. Điểm giới hạn ngăn cản các nhà đàm phán đồng ý với một thỏa thuận xấu.
Tìm hiểu đối tác: Điều này có thể được thực hiện bằng cách nói chuyện với những người khác đã đàm phán với đối tác trước đó, tổ chức các cuộc họp sơ bộ, hoặc thậm chí trao đổi chương trình nghị sự trước khi đàm phán,… Bất kể sự hiểu biết này được thu thập như thế nào đều rất hữu ích cho việc đàm phán.
2/ Xây dựng mối quan hệ với đối tác
Khi hai bên tham gia vào cuộc đàm phán, họ có nhiều khả năng nỗ lực để xây dựng mối quan hệ với nhau. Việc xây dựng mối quan hệ này liên quan đến việc thiết lập sự tin tưởng để chia sẻ một cách công khai và chính xác các thông tin về các lợi ích và ưu tiên của họ, đồng thời tin vào những gì đối tác nói với họ.
Các nhà đàm phán nên cố gắng đạt được lợi ích của mình trong khi vẫn quan tâm đến mối quan hệ hợp tác của hai bên và chú ý đến lợi ích của đối tác.
3/ Trao đổi thông tin
Giai đoạn này giúp hai bên đối tác cảm thấy thoải mái chia sẻ thông tin với nhau về lợi ích và ưu tiên tương đối giữa các vấn đề. Qua trao đổi, các nhà đàm phán có thể biết hai bên có chung sự ưu tiên hay không, có mong muốn cùng một cách giải quyết hay không, hoặc mức độ ưu tiên giữa hai mục tiêu khác nhau hoặc các mong muốn đối lập nhau.
Để có thể đạt khả năng thỏa thuận cao nhất, các nhà đàm phán cần thiết lập các quy tắc cơ bản, như theo một chương trình nghị sự đã được xác định trước, lịch sự và tôn trọng nhau, giải quyết các vấn đề dễ trước và nghỉ giải quyết khi đàm phán trở nên khó khăn. Khi cuộc đàm phán tiếp tục, cả hai bên thuyết cần bày tỏ mối quan tâm cũng như những ưu tiên đặc biệt của mình.
Mục đích cuối cùng của đàm phán không phải là để đạt được một số điều khoản kinh tế nhất định mà là để đáp ứng một số lợi ích cơ bản. Nếu các bên không nêu rõ những kỳ vọng đó là gì, thỏa thuận sẽ không thể đạt được những mong đợi đó.
4/ Đề ra các lựa chọn
Để đạt được một thỏa thuận có lợi ích tối đa cho tất cả các bên tham gia, các nhà đàm phán cần áp dụng chiến lược đàm phán thông minh. Một trong những chiến lược đó là chia mục tiêu thành các gói điều khoản khác nhau. Các gói điều khoản này cần được thảo luận một cách kỹ lưỡng để đảm bảo rằng tất cả các bên đều có lợi ích từ thỏa thuận.
Các gói điều khoản càng nhiều, sẽ càng tăng khả năng đạt được thỏa thuận tốt nhất. Bởi vì, mỗi gói điều khoản đều có thể đáp ứng nhu cầu và yêu cầu khác nhau của các bên tham gia. Khi có nhiều gói điều khoản, các bên có thể lựa chọn những điều khoản phù hợp nhất với mình và đồng ý với nhau một cách dễ dàng hơn.
Do đó, việc chia mục tiêu thành các gói điều khoản khác nhau là một chiến lược đàm phán thông minh và hiệu quả. Nó giúp đảm bảo rằng tất cả các bên đều có lợi ích từ thỏa thuận và tạo ra cơ hội để đạt được thỏa thuận tốt nhất. Vì vậy, khi tham gia đàm phán, chúng ta nên áp dụng chiến lược này để đạt được kết quả tốt nhất cho mình và các bên tham gia.
5/ Đạt được một thỏa thuận
Các nhà đàm phán nên tiến hành đánh giá và lựa chọn một trong số các gói lựa chọn. Đánh giá lựa chọn nên được thực hiện bằng cách sử dụng các tiêu chí khách quan mà hai bên thỏa thuận, sau đó tiến hành áp dụng các tiêu chí cho mỗi lựa chọn. Lựa chọn ghi điểm cao nhất theo tiêu chí đã chọn là giải pháp tối ưu.
Bằng 5 bước then chốt quan trọng trên, đàm phán tích hợp có thể giúp tối đa hóa khả năng đạt được một thỏa thuận tốt, đồng thời đảm bảo rằng thỏa thuận sẽ hoàn thành mục tiêu đặt ra, tiếp tục có hiệu lực và dẫn đến các cuộc đàm phán tiếp theo. Đàm phán tích hợp không chỉ là một kỹ năng, mà còn là một giá trị quan trọng giúp các nhà đàm phán tăng cường sự hợp tác và đạt được kết quả tốt nhất trong kinh doanh.
Xem thêm: LÃNH ĐẠO THẤU CẢM: PHẨM CHẤT CỦA NHÀ QUẢN LÝ THỜI ĐẠI MỚI
Nguồn: Theo Doanhnhansaigon