Quản lý chương trình đào tạo nội bộ rất cần thiết để đảm bảo nhân viên của một tổ chức có đủ kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc của mình một cách hiệu quả. Nó cũng giúp đảm bảo rằng toàn bộ nhân viên đều được đào tạo theo các tiêu chuẩn và quy trình của tổ chức.
Ngoài ra, chương trình đào tạo nội bộ còn giúp tăng cường sự phát triển cá nhân và chuyên môn của nhân viên, giúp họ có thể đóng góp nhiều hơn cho tổ chức. Quản lý chương trình đào tạo nội bộ cũng giúp đảm bảo rằng các khóa học được tổ chức và quản lý một cách hiệu quả, tiết kiệm thời gian và chi phí cho tổ chức.
Những lý do cần thiết kế và quản lý chương trình đào tạo nội bộ
- Đảm bảo nhân viên được đào tạo những kỹ năng và kiến thức cần thiết để thực hiện công việc hiệu quả. Việc đào tạo nội bộ giúp đảm bảo rằng toàn bộ nhân viên đều có đủ kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc của mình, giúp tăng cường hiệu suất làm việc và giảm thiểu sai sót.
- Việc thiết kế chương trình đào tạo nội bộ giúp đảm bảo rằng toàn bộ nhân viên đều được đào tạo theo các tiêu chuẩn và quy trình của tổ chức, giúp tăng cường tính nhất quán và hiệu quả của công việc.
- Chương trình đào tạo nội bộ giúp cho nhân viên có thể tiếp cận với các khóa học và chương trình đào tạo mới, giúp họ có thể phát triển kỹ năng và kiến thức mới, nâng cao trình độ chuyên môn và sự nghiệp.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí cho tổ chức. Quản lý chương trình đào tạo nội bộ giúp đảm bảo rằng các khóa học được tổ chức và quản lý một cách hiệu quả, tiết kiệm thời gian và chi phí cho tổ chức.
Vì những lý do trên, thiết kế và quản lý chương trình đào tạo nội bộ là một phần rất quan trọng của quản lý nhân sự trong các tổ chức và công ty.
Quản lý chương trình đào tạo theo mô hình ADDIE
Mô hình ADDIE bao gồm 5 giai đoạn chính: Analyze, Design, Develop, Implement và Evaluate. Trong đó, giai đoạn Analyze – Phân tích là giai đoạn đầu tiên.
Analyze – Phân tích
Giai đoạn Analyze giúp cho người quản lý chương trình đào tạo có cái nhìn tổng quan về nhu cầu đào tạo của doanh nghiệp. Trong giai đoạn này, người quản lý cần thực hiện các bước sau:
- Xác định mục tiêu của chương trình đào tạo, hiểu rõ mục tiêu của chương trình đào tạo để xác định được kỹ năng, kiến thức cần thiết để đạt được mục tiêu.
- Đánh giá nhu cầu đào tạo của các đối tượng trong tổ chức để có cái nhìn tổng quan về nhu cầu đào tạo. Từ đó mới có thể thiết kế chương trình đào tạo phù hợp.
- Xác định đối tượng tham gia đào tạo là ai để có thể thiết kế chương trình phù hợp.
- Đánh giá tình hình hiện tại, xem xét lại các chương trình đào tạo đã triển khai nhằm cải tiến và nâng cao hiệu quả của chương trình mới.
- Xác định ngân sách và thời gian để triển khai chương trình đào tạo.
Nếu chúng ta có câu trả lời rõ ràng cho từng bước này, thì bước phân tích đã được hoàn tất.
Design – Thiết kế
Đây là giai đoạn thiết kế chi tiết các nội dung đào tạo, phương pháp giảng dạy, tài liệu học tập, các hoạt động đánh giá và kiểm tra kết quả học tập.
Để thiết kế một chương trình đào tạo hiệu quả, nhà thiết kế chương trình sẽ phải tìm kiếm và lựa chọn các phương pháp giảng dạy phù hợp nhất để giúp học viên tiếp cận và tiêu hoá nội dung đào tạo một cách dễ dàng.
Xác định các hoạt động đánh giá và kiểm tra kết quả học tập.
Giúp người quản lý chương trình đào tạo có thể đánh giá được hiệu quả của chương trình, từ đó có thể điều chỉnh và cải thiện chương trình trong các giai đoạn phát triển sau này.
Xác định rõ các nguồn lực cần thiết để triển khai chương trình đào tạo, bao gồm cả nguồn lực vật chất và nhân lực.
Người quản lý chương trình đào tạo cần lên kế hoạch và phân bổ nguồn lực một cách hợp lý để đảm bảo chương trình được triển khai thành công.
Develop – Phát triển
Ở bước này, chúng ta sẽ thực hiện tất cả các ý tưởng đã thiết kế và kế hoạch hóa. Các quyết định ở bước Thiết kế sẽ là chỉ dẫn cho bước Phát triển. Bên cạnh đó, các nhà phát triển nội dung cần kiểm tra và đánh giá nội dung đào tạo để bảo đảm chất lượng và hiệu quả.
Quá trình này cũng giúp các nhà phát triển nội dung có thể khắc phục và cải tiến nội dung đào tạo trước khi triển khai. Ngoài ra, giai đoạn phát triển còn bao gồm việc chuẩn bị các tài liệu hỗ trợ như tài liệu hướng dẫn cho giảng viên và học viên, các bài kiểm tra và bài tập, và các tài liệu tham khảo.
Implement – Triển khai
Bước này thực hiện chương trình đào tạo dựa trên kế hoạch đã được thiết kế. Người học trực tiếp tham gia chương trình đào tạo.
Trong bước triển khai, để theo dõi và quản lý đào tạo, có hệ thống quản lý đào tạo (LMS) sẽ làm cuộc sống của chúng ta dễ dàng hơn rất nhiều. Việc áp dụng các công nghệ mới và tiên tiến trong quản lý chương trình đào tạo cũng là yếu tố quan trọng để đảm bảo sự thành công cho quá trình này.
Evaluate – Đánh giá
Có nhiều phương pháp để đánh giá chương trình đào tạo, tùy thuộc vào mục đích và đối tượng đánh giá. Một số phương pháp được sử dụng rộng rãi như:
Đánh giá theo mức độ hài lòng của người học: Cho phép người quản lý chương trình đào tạo biết được sự hài lòng của người học về nội dung và phương pháp giảng dạy. Phương pháp này thường được thực hiện bằng cách sử dụng phiếu khảo sát hoặc cuộc trò chuyện với người học.
Đánh giá theo hiệu quả của chương trình: Quản lý chương trình đào tạo biết được mức độ hiệu quả của chương trình trong việc giúp người học đạt được mục tiêu đã đề ra. Phương pháp này thường được thực hiện bằng cách so sánh kết quả học tập của người học trước và sau khi hoàn thành chương trình.
Đánh giá theo khả năng ứng dụng của người học sau khi hoàn thành chương trình: Người đào tạo sẽ biết được khả năng ứng dụng của người học sau khi hoàn thành chương trình.
Có thể bạn quan tâm: Cách đánh giá nhân viên hiệu quả cho doanh nghiệp
Các bước thiết kế và quản lý chương trình đào tạo nội bộ
Bước 1: Đánh giá nhu cầu đào tạo
Để thiết kế chương trình đào tạo nội bộ, bước đầu tiên là đánh giá nhu cầu đào tạo của tổ chức hoặc bộ phận. Có thể đặt ra các câu hỏi như:
– Những kỹ năng nào cần thiết để nhân viên thực hiện công việc hiệu quả hơn?
– Những lỗ hổng nào trong kỹ năng hiện tại của nhân viên cần được bổ sung?
– Những thay đổi nào đang diễn ra trong ngành hoặc tổ chức cần phải được đào tạo?
Sau đó, phân tích các phương pháp và xem xét liệu việc đào tạo có phải là giải pháp tốt nhất. Nếu như vậy, bắt đầu nghiên cứu chính xác về nhu cầu đào tạo.
– Xác định mục tiêu kinh doanh rõ ràng mà việc đào tạo có thể giúp ích
– Xác định các nhiệm vụ mà nhân viên cần thực hiện để công ty có thể đạt được mục tiêu đó
– Xác định các hoạt động đào tạo sẽ giúp người lao động học cách thực hiện các nhiệm vụ
– Xác định đặc điểm học tập của người lao động để việc đào tạo hiệu quả hơn.
Bước 2: Áp dụng nguyên tắc học tập của người trưởng thành
Vì những người mình đào tạo là người đã trưởng thành. Nên hoạt động đào tạo nên áp dụng các nguyên tắc học của người trưởng thành, hiệu quả đào tạo sẽ cải thiện hơn rất nhiều.
Học tập tự chủ:
Học viên nên được khuyến khích và tạo điều kiện để tự quản lý quá trình học tập của mình. Điều này có thể được thực hiện bằng cách cho phép học viên lựa chọn các chủ đề học tập phù hợp với nhu cầu và mục tiêu của họ. Ngoài ra, họ cũng nên được định hướng để tìm kiếm thông tin và tài liệu học tập phù hợp.
Tập trung vào mục tiêu:
Các hoạt động đào tạo nội bộ nên được thiết kế sao cho phù hợp với mục tiêu kinh doanh của tổ chức hoặc bộ phận. Học viên cần phải hiểu rõ mục tiêu của các hoạt động đào tạo và biết cách áp dụng kiến thức đã học vào công việc của mình.
Học tập liên tục:
Học viên cần phải nhận thức được rằng học tập là quá trình liên tục và không bao giờ kết thúc. Hãy khuyến khích nhân viên học hỏi liên tục bằng cách cung cấp cho họ các khóa đào tạo hoặc các nội dung đào tạo mới thường xuyên.
Học tập bằng kinh nghiệm:
Khuyến khích họ áp dụng kiến thức đã học vào thực tiễn. Hãy cung cấp các dự án, bài tập hoặc các tình huống giả định để họ có thể áp dụng kiến thức vào công việc của mình.
Tư duy độc lập:
Người trưởng thành có khả năng tư duy độc lập và đưa ra quyết định dựa trên thông tin có sẵn. Hãy để nhân viên tư duy độc lập bằng cách cung cấp cho họ các tài liệu đào tạo và khuyến khích họ đưa ra ý kiến và suy nghĩ của riêng mình.
Bước 3: Xây dựng mục tiêu đào tạo
Trước khi bắt tay vào lên kế hoạch cho bất kỳ chương trình đào tạo nào, điều quan trọng là phải thiết lập một danh sách các mục tiêu đào tạo cụ thể. Các mục tiêu này sẽ giúp định hình những kỹ năng và kiến thức mà nhân viên cần học và áp dụng ngay sau khi hoàn thành chương trình đào tạo.
Để đánh giá mức độ hiểu biết và thành thạo của nhân viên, các bảng hỏi, bài kiểm tra, khảo sát hoặc bài tập thực tế có thể được sử dụng trong quá trình đào tạo. Những hoạt động này cũng giúp tăng cường sự hiểu biết và nhận thức của nhân viên về các mục tiêu đào tạo cần đạt được.
Bước 4: Thiết kế các quy trình cơ bản trong hoạt động đào tạo
Để xây dựng quy trình đào tạo nội bộ hiệu quả, bạn có thể áp dụng các nguyên tắc sau:
Tập trung vào nhu cầu học tập chủ yếu của nhân viên: Điều này đòi hỏi bạn phải đánh giá nhu cầu đào tạo của tổ chức hoặc bộ phận để xác định các kỹ năng và kiến thức cần thiết cho nhân viên.
Chỉ lên nội dung đào tạo và bản đánh giá liên quan trực tiếp đến mục tiêu đào tạo: Điều này giúp đảm bảo rằng các hoạt động đào tạo được thiết kế để giúp nhân viên đạt được mục tiêu kinh doanh của tổ chức hoặc bộ phận.
Hãy để nhân viên kiểm soát quá trình học tập (thay vì giảng viên): Điều này giúp tạo điều kiện cho học viên tự quản lý quá trình học tập của mình.
Khiến nhân viên nói chuyện và tương tác nhiều với giảng viên trong quá trình đào tạo: Điều này giúp tạo ra một môi trường học tập tích cực và khuyến khích sự tham gia của học viên.
Đảm bảo cơ chế phản hồi trong quá trình đào tạo: Điều này giúp đảm bảo rằng học viên có cơ hội để cải thiện kỹ năng của mình và giúp giảng viên hiểu được các vấn đề cần được cải thiện.
Sắp xếp các bước đào tạo theo từng mục tiêu cụ thể, hoặc theo trình tự thời gian, v.v.: Điều này giúp giảng viên tổ chức hoạt động đào tạo một cách rõ ràng và hiệu quả.
Triển khai đào tạo theo nhiều phương thức (online, offline), các phương tiện khác nhau (máy tính, điện thoại…), …: Điều này giúp đáp ứng nhu cầu đào tạo của các học viên và giúp tăng tính linh hoạt trong hoạt động đào tạo.
Có thể bạn quan tâm: Quy trình đào tạo nhân viên mới cùng phần mềm nhân sự: Bí quyết thành công!
Bước 5: Triển khai chương trình đào tạo
Một trong những điều quan trọng nhất bạn cần làm trong giai đoạn này là thông báo cho các nhân viên sẽ tham gia khóa đào tạo. Cung cấp cho họ nhiều thời gian trước khi đào tạo để họ có thể sắp xếp lịch trình và hoàn thành mọi chuẩn bị trước khi tham gia đào tạo.
Một công cụ hữu ích giúp bạn tối ưu quy trình đào tạo, thiết kế và quản lý chương trình đào tạo nội bộ dễ dàng hơn nếu doanh nghiệp bạn có
Hệ thống đào tạo trực tuyến VnResource LMS Pro – ELearning giúp doanh nghiệp thiết kế và quản lý chương trình đào tạo nội bộ
Giải pháp được tích hợp sẵn nhiều chương trình đào tạo trực tuyến E-learning hiện nay, giúp bạn có thể dễ dàng phân công, phân phối, theo dõi và nhận báo cáo về kết quả đào tạo. Hỗ trợ thiết kế bài giảng sinh động, trực quan với nhiều loại hình nội dung tương tác: Interactive Video, Drag & Drop, Fill in the blanks, Audio, Audio Recorder, URL… trực tiếp trên hệ thống LMS
Khi bạn sử dụng hệ thống VnResource LMS Pro – E-Learning, nhân viên của bạn sẽ dễ dàng đăng nhập và xem danh sách nhiệm vụ đào tạo mà nhân viên đã được chỉ định. Hệ thống quản lý đào tạo còn bao gồm các hệ thống thông báo và tự động hóa quá trình tổ chức đào tạo theo chức danh, vị trí, bộ phận/phòng/ban, cập nhật đánh giá và báo cáo sau khi kết thúc đào tạo…
Để biết thêm các thông tin chi tiết về xây dựng hệ thống đào tạo trực tuyến VnResource LMS Pro – E-learning, hãy nhanh tay nhấc điện thoại liên hệ ngay qua hotline: 0914.004.800 hoặc website VnResource.vn để tìm hiểu thêm về phần mềm đào tạo trực tuyến VnResource E-learning Pro và trải nghiệm ngay trong hôm nay để tận hưởng những tính năng tuyệt vời mà phần mềm đào tạo trực tuyến mang lại cho doanh nghiệp của bạn!
VnResource – đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực cung cấp các giải pháp phần mềm chuyển đổi số nguồn lực cho các tổ chức, doanh nghiệp hiện nay.
