Các bước tạo Sơ đồ quy trình đào tạo nhân sự

Sơ đồ quy trình đào tạo nhân sự là gì?

Sơ đồ quy trình đào tạo nhân sự là một biểu đồ mô tả chi tiết các bước liên quan đến việc tạo và triển khai một chương trình đào tạo hiệu quả cho nhân viên trong doanh nghiệp. Nó giúp các tổ chức hoạch định, tổ chức và quản lý các hoạt động đào tạo một cách bài bản, khoa học, đồng thời đảm bảo rằng các chương trình đào tạo đáp ứng được nhu cầu và mục tiêu đề ra.

Sơ đồ quy trình đào tạo nhân sự giúp doanh nghiệp hoạch định một cách bài bản, khoa học các hoạt động đào tạo, bao gồm xác định mục tiêu, lựa chọn phương pháp, thiết kế nội dung, lựa chọn giảng viên, lập kế hoạch triển khai, theo dõi và đánh giá hiệu quả. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa nguồn lực, tiết kiệm chi phí và đảm bảo các chương trình đào tạo được thực hiện một cách hiệu quả nhất.

Đọc thêm: Tại sao doanh nghiệp yêu thích đào tạo trực tuyến trong thời đại số?

Tại sao phải đào tạo nhân lực cho doanh nghiệp?

Hệ thống LMS là gì? Tổng hợp thông tin về LMS

Lợi ích của việc tạo sơ đồ quy trình đào tạo

Việc xây dựng Sơ đồ quy trình đào tạo nhân sự (SQPTĐNS) mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động và phát triển bền vững. Dưới đây là những lý do chính giải thích vì sao doanh nghiệp nên xây dựng SQPTĐNS:

1. Nâng cao hiệu quả quản lý và tổ chức đào tạo:

Sơ đồ quy trình đào tạo nhân sự giúp doanh nghiệp hoạch định một cách bài bản, khoa học các hoạt động đào tạo, bao gồm xác định mục tiêu, lựa chọn phương pháp, thiết kế nội dung, lựa chọn giảng viên, lập kế hoạch triển khai, theo dõi và đánh giá hiệu quả. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực, tài chính và cơ sở vật chất cho hoạt động đào tạo. Hạn chế tối đa lãng phí trong quá trình tổ chức và thực hiện các chương trình đào tạo. Các chương trình đào tạo được thực hiện đúng tiến độ, chất lượng và đạt được mục tiêu đề ra.

2. Đáp ứng nhu cầu đào tạo của nhân viên:

Sơ đồ quy trình đào tạo nhân sự giúp doanh nghiệp xác định chính xác nhu cầu đào tạo của nhân viên thông qua các phương pháp đánh giá như khảo sát, phỏng vấn, phân tích hiệu suất công việc. Từ đó, doanh nghiệp có thể xây dựng chương trình đào tạo phù hợp, nội dung đào tạo được thiết kế sát với nhu cầu và mục tiêu của từng vị trí công việc, đảm bảo tính thực tiễn và hiệu quả. Nhân viên được tiếp thu kiến thức một cách bài bản, dễ hiểu và dễ áp dụng vào thực tế công việc. 

Đọc thêm: Các bước thiết kế và quản lý chương trình đào tạo nội bộ

Hướng dẫn thực hiện phân tích nhu cầu đào tạo (TNA) chuẩn cho doanh nghiệp

Xây dựng chương trình đào tạo nội bộ thực tiễn cho doanh nghiệp

3. Nâng cao năng lực và hiệu quả công việc của nhân viên:

Khi được đào tạo bài bản, nhân viên sẽ có đủ kiến thức, kỹ năng và năng lực để hoàn thành tốt công việc, đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp. Điều này góp phần tăng năng suất lao động, giảm thiểu sai sót và lãng phí trong quá trình sản xuất, kinh doanh. Nâng cao năng lực cạnh tranh, tạo lợi thế trên thị trường. Doanh nghiệp không cần phải thường xuyên tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới do đã có đội ngũ nhân viên có năng lực và hiệu quả.

4. Tăng cường tính gắn kết và giữ chân nhân viên:

Môi trường làm việc chuyên nghiệp, có cơ hội phát triển bản thân là yếu tố quan trọng để thu hút và giữ chân nhân tài. Doanh nghiệp đầu tư vào đào tạo nhân viên thể hiện sự quan tâm, tạo động lực cho nhân viên gắn bó lâu dài với doanh nghiệp. Nhân viên cảm thấy được trân trọng và có niềm tự hào khi làm việc cho doanh nghiệp. Doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới.

Đọc thêm: Cách xây dựng văn hoá học tập chủ động trong doanh nghiệp

5. Nâng cao năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp:

Trong môi trường kinh doanh cạnh tranh gay gắt, nguồn nhân lực đóng vai trò then chốt cho sự thành công của doanh nghiệp. Đội ngũ nhân viên có năng lực, hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp có thể cung cấp sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao hơn so với đối thủ cạnh tranh. Duy trì sự tăng trưởng và phát triển trong dài hạn.

Các bước tạo Sơ đồ quy trình đào tạo nhân sự

1. Xác định nhu cầu đào tạo

Xác định nhu cầu đào tạo là bước đầu tiên và vô cùng quan trọng trong việc xây dựng một Sơ đồ quy trình đào tạo nhân sự (SQPTĐNS) hiệu quả. Việc xác định chính xác nhu cầu đào tạo của nhân viên sẽ giúp doanh nghiệp xây dựng chương trình đào tạo phù hợp, đáp ứng đúng mục tiêu đề ra, từ đó nâng cao hiệu quả đào tạo và tối ưu hóa nguồn lực.

Doanh nghiệp cần đánh giá năng lực hiện tại của nhân viên thông qua các phương pháp như đánh giá hiệu suất công việc, khảo sát, phỏng vấn, v.v. Từ đó, xác định những kiến thức và kỹ năng mà nhân viên còn thiếu hoặc cần được cải thiện để đáp ứng yêu cầu công việc.

Để thực hiện hiệu quả nhiệm vụ xác định nhu cầu đào tạo, doanh nghiệp cần sử dụng các nguồn lực và công cụ như: Biểu mẫu đánh giá nhu cầu, khảo sát, báo cáo đánh giá hiệu suất,…

2. Xác định mục tiêu đào tạo

Xác định các mục tiêu đào tạo rõ ràng và có thể đo lường được, phù hợp với các nhu cầu đã xác định. Các mục tiêu phải chỉ ra những gì người tham gia có thể làm sau khi đào tạo. Cụ thể hóa bằng những hành động hoặc kết quả cụ thể mà người tham gia có thể đạt được sau khi hoàn thành chương trình đào tạo. Ví dụ: “Sau khi hoàn thành khóa học, học viên có thể tự tin trình bày bài thuyết trình trước đám đông”, “Sau khi tham gia chương trình đào tạo, nhân viên có thể giảm thiểu 20% lỗi trong công việc”.

Mục tiêu đào tạo phải được xây dựng dựa trên nhu cầu đào tạo của nhân viên đã được xác định ở bước trước. Ví dụ, nếu nhu cầu đào tạo của nhân viên là nâng cao kỹ năng thuyết trình, thì mục tiêu đào tạo cần tập trung vào việc giúp nhân viên rèn luyện kỹ năng trình bày hiệu quả.

Đọc thêm: Xây dựng bản tiêu chuẩn công việc cho nhân viên chi tiết

3. Phát triển kế hoạch đào tạo

Tạo một kế hoạch đào tạo toàn diện phác thảo toàn bộ quá trình đào tạo. Bao gồm các mục tiêu đào tạo, chủ đề buổi học, phương pháp, tài liệu đào tạo và các nguồn lực cần thiết, và phương pháp đánh giá. Những chiến lược nào sẽ được sử dụng để thu hút người tham gia và đảm bảo sự tham gia tích cực? Truyền thông hiệu quả về chương trình đào tạo để thu hút người tham gia. Sử dụng các phương pháp giảng dạy sáng tạo, tương tác để tăng cường sự tham gia của học viên. Xem xét các yếu tố như thời gian và trình tự của các buổi học, sắp xếp trình tự các buổi học một cách logic để đảm bảo học viên tiếp thu kiến thức hiệu quả nhất.

Đọc thêm: Đào tạo hội nhập cho nhân viên cùng phần mềm đào tạo trực tuyến tốt nhất

4. Thiết kế chương trình đào tạo

Sau khi đã xác định được nhu cầu đào tạo của nhân viên, doanh nghiệp cần tiến hành bước tiếp theo: thiết kế chương trình đào tạo hiệu quả. Quá trình này bao gồm việc lập kế hoạch chi tiết cho chương trình, đảm bảo đáp ứng đầy đủ các yếu tố cần thiết để mang lại trải nghiệm học tập toàn diện và hiệu quả cho nhân viên.

Điều này bao gồm việc lập kế hoạch cho chương trình đào tạo , bao gồm các chủ đề sẽ được đề cập, mục tiêu học tập và phương pháp đào tạo cũng như tài liệu sẽ được sử dụng. Bằng cách thiết kế chương trình đào tạo, các doanh nghiệp có thể đảm bảo rằng nhân viên của mình nhận được trải nghiệm đào tạo toàn diện và hiệu quả.

Đọc thêm: Quy trình thiết kế bài giảng điện tử eLearning chi tiết cho doanh nghiệp

5. Chuẩn bị tài liệu và nguồn lực đào tạo

Dựa trên mục tiêu, nội dung và phương pháp đào tạo đã được xác định ở các bước trước, lập danh sách các tài liệu và nguồn lực cần thiết. Xem xét các yếu tố như trình độ học viên, phong cách học tập và điều kiện thực tế để lựa chọn tài liệu phù hợp.

Thu thập tài liệu: Tìm kiếm tài liệu từ các nguồn uy tín như sách, báo, tạp chí, website, kho dữ liệu trực tuyến,… Sử dụng các công cụ tìm kiếm chuyên ngành để thu thập tài liệu một cách hiệu quả. Liên hệ với các chuyên gia trong lĩnh vực liên quan để được tư vấn và hỗ trợ.

Thiết kế tài liệu: Sử dụng các công cụ thiết kế như PowerPoint, Word, Canva,… để tạo các bài thuyết trình, tài liệu phát tay, infographic,… Đảm bảo bố cục tài liệu khoa học, rõ ràng, dễ hiểu và thu hút người đọc. Sử dụng hình ảnh, biểu đồ, video,… để minh họa cho nội dung bài giảng.

6. Phát triển các mô-đun đào tạo trực tuyến

Phát triển các mô-đun đào tạo trực tuyến là xu hướng tất yếu trong bối cảnh công nghệ ngày càng phát triển và nhu cầu học tập linh hoạt của nhân viên ngày càng cao. Các mô-đun đào tạo trực tuyến mang lại nhiều lợi ích cho cả doanh nghiệp và nhân viên, bao gồm tiết kiệm chi phí, tăng cường sự linh hoạt và hiệu quả đào tạo.

Doanh nghiệp không cần phải chi trả cho các khoản chi phí như địa điểm đào tạo, giảng viên, đi lại,…Nhân viên có thể học tập mọi lúc mọi nơi, theo tốc độ của riêng họ. Các mô-đun đào tạo trực tuyến có thể được thiết kế với nhiều hình thức đa dạng, sinh động, giúp người học tiếp thu kiến thức một cách hiệu quả hơn.

7. Triển khai đào tạo trực tuyến

Sau khi đã hoàn tất việc phát triển các mô-đun đào tạo trực tuyến, doanh nghiệp cần tiến hành bước tiếp theo: triển khai đào tạo trực tuyến. Quá trình này bao gồm việc đưa các mô-đun đào tạo vào sử dụng, đảm bảo nhân viên có thể truy cập và theo dõi tiến độ học tập một cách hiệu quả. Đào tạo trực tuyến mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, đặc biệt là trong việc đào tạo cho nhân viên làm việc từ xa hoặc có lịch trình bận rộn.

Hiện nay, Hệ thống Quản lý đào tạo & Học trực tuyến VnResource LMS Pro – eLearning giúp doanh nghiệp triển khai các hoạt động đào tạo trực tuyến hiệu quả cho doanh nghiệp và trường học. Để biết thêm chi tiết về lợi ích của giải pháp, hãy đọc bài viết sau: Lợi ích của phần mềm quản trị nhân sự trong chuyển đổi số doanh nghiệp.

8. Chuẩn bị các cơ sở và thiết bị cần thiết

Cơ sở và thiết bị đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo chương trình đào tạo diễn ra hiệu quả. Việc chuẩn bị đầy đủ và chu đáo các yếu tố cần thiết sẽ góp phần tạo môi trường học tập thoải mái, kích thích hứng thú học tập và nâng cao chất lượng tiếp thu kiến thức cho học viên.

Sử dụng máy chiếu hoặc màn hình TV có độ phân giải cao, kích thước phù hợp với phòng học. Đảm bảo hệ thống âm thanh hoạt động tốt, âm lượng đủ nghe rõ ràng. Sử dụng các thiết bị hỗ trợ giảng dạy như bảng tương tác, micro,… nếu cần thiết.

9. Lên lịch các buổi đào tạo trực tiếp hoặc trực tuyến

Lên lịch cho các buổi đào tạo là một phần quan trọng trong việc tổ chức chương trình đào tạo thành công. Việc lựa chọn thời gian phù hợp sẽ đảm bảo sự tham gia của đông đảo học viên và tối ưu hóa hiệu quả đào tạo. Doanh nghiệp cần lưu ý các yếu tố như sự sẵn có của người tham gia, múi giờ, giờ làm việc, ngày lễ và các sự kiện đã lên kế hoạch khi tiến hành lên lịch đào tạo.

Mục tiêu đào tạo sẽ giúp doanh nghiệp xác định nội dung và thời lượng của các buổi đào tạo, từ đó lựa chọn thời gian phù hợp. Xác định liệu chương trình đào tạo sẽ được tổ chức trực tiếp hay trực tuyến. Danh sách đối tượng tham gia sẽ giúp doanh nghiệp thống kê số lượng học viên và lên kế hoạch cho các buổi đào tạo phù hợp.

10. Truyền đạt thông tin chi tiết về khóa đào tạo cho người tham gia

Truyền đạt thông tin chi tiết về khóa đào tạo cho người tham gia là bước quan trọng để đảm bảo họ có đầy đủ thông tin cần thiết để chuẩn bị và tham gia hiệu quả. Doanh nghiệp cần cung cấp đầy đủ thông tin về mục tiêu, nội dung, lịch trình, địa điểm, giảng viên, yêu cầu tiên quyết và tài liệu học tập của khóa đào tạo. Việc truyền đạt thông tin hiệu quả sẽ giúp tạo sự thu hút, sự tham gia tích cực và nâng cao hiệu quả học tập của người tham gia.

Gửi email thông báo chi tiết về khóa đào tạo đến từng học viên là phương pháp truyền thống nhưng hiệu quả. Doanh nghiệp cần đảm bảo email có tiêu đề rõ ràng, nội dung đầy đủ và được gửi đến đúng địa chỉ email của học viên.

Sử dụng các nền tảng truyền thông nội bộ như để truyền đạt thông tin về khóa đào tạo cũng là một cách hiệu quả để tiếp cận đông đảo học viên. Với phần mềm VnResource LMS Pro – eLearning, giải pháp có module Diễn đàn nội bộ, Doanh nghiệp có thể đăng tải thông báo, tạo nhóm thảo luận, chia sẻ tài liệu học tập và tương tác với học viên trên các nền tảng này.

11. Tiến hành các buổi đào tạo

Tiến hành các buổi đào tạo theo kế hoạch đã định là bước quan trọng để đảm bảo hiệu quả của chương trình đào tạo. Doanh nghiệp cần tạo môi trường học tập hấp dẫn, tương tác và khuyến khích sự tham gia tích cực của học viên. Việc ghi lại sự tham gia của học viên sẽ giúp đánh giá hiệu quả đào tạo và điều chỉnh chương trình cho phù hợp trong những lần triển khai sau.

12. Đánh giá hiệu suất của người tham gia trong quá trình đào tạo

Đánh giá mức độ tiếp thu kiến thức và kỹ năng của người tham gia trong quá trình đào tạo, từ đó xác định hiệu quả của chương trình đào tạo và hiệu suất của người tham gia.

Có thể tổ chức các bài kiểm tra trước, trong và sau khi kết thúc chương trình đào tạo để đánh giá kiến thức của học viên. Theo dõi sự tham gia của học viên trong các hoạt động thảo luận, đặt câu hỏi và thực hành. Thu thập phản hồi từ giảng viên về thái độ học tập, khả năng tiếp thu kiến thức và kỹ năng của học viên.

13. Thu thập phản hồi của người tham gia

Thu thập ý kiến đánh giá của người tham gia về chương trình đào tạo, từ đó có cơ sở để cải thiện chương trình và nâng cao hiệu quả đào tạo trong những lần triển khai sau.

Phát phiếu khảo sát cho học viên sau khi kết thúc mỗi buổi đào tạo hoặc sau khi kết thúc chương trình đào tạo. Phỏng vấn trực tiếp một số học viên để thu thập ý kiến chi tiết hơn về chương trình đào tạo. Tổ chức các nhóm thảo luận để học viên chia sẻ ý kiến và đánh giá của họ về chương trình đào tạo.

Lưu ý:

• Đảm bảo tính ẩn danh cho người tham gia khi thu thập phản hồi.
• Khuyến khích học viên chia sẻ ý kiến một cách trung thực và cởi mở.
• Cảm ơn học viên đã tham gia và dành thời gian chia sẻ phản hồi.

14. Xem xét và phân tích phản hồi để xác định các lĩnh vực cần cải thiện

Phân tích các phản hồi thu thập được từ người tham gia để xác định những điểm mạnh, điểm yếu và những lĩnh vực cần cải thiện trong chương trình đào tạo.

Sắp xếp và phân loại các phản hồi theo các chủ đề, nội dung chính. Xác định số lượng phản hồi cho từng ý kiến, từ đó xác định những ý kiến được nhiều người quan tâm nhất. Phân tích nội dung chi tiết của từng phản hồi để hiểu rõ hơn về ý kiến của người tham gia. Xác định những điểm mạnh và điểm yếu của chương trình đào tạo.

15. Cập nhật kế hoạch đào tạo dựa trên phản hồi và phân tích

Cập nhật kế hoạch đào tạo dựa trên kết quả đánh giá hiệu quả và phản hồi của người tham gia để nâng cao chất lượng chương trình đào tạo trong những lần triển khai sau.

Tóm tắt kết quả đánh giá và phân tích phản hồi. Xác định những vấn đề cụ thể cần được giải quyết dựa trên kết quả đánh giá và phân tích phản hồi. Lập kế hoạch cụ thể để giải quyết các vấn đề đã được xác định. Kế hoạch cải tiến cần bao gồm các mục tiêu cụ thể, các hoạt động cần thực hiện, thời hạn hoàn thành và người chịu trách nhiệm. Cập nhật kế hoạch đào tạo dựa trên kế hoạch cải tiến. Các thay đổi cần được thể hiện rõ ràng trong tài liệu chương trình đào tạo. Nên tham khảo ý kiến của các bên liên quan, bao gồm giảng viên, học viên và bộ phận quản lý, trong quá trình cập nhật kế hoạch đào tạo.

16. Thiết kế các hoạt động củng cố và theo dõi

Giúp học viên củng cố kiến thức và kỹ năng đã học, đồng thời theo dõi tiến độ học tập của học viên. Giao bài tập cho học viên sau mỗi buổi đào tạo để giúp họ ôn tập kiến thức và luyện tập kỹ năng. Tổ chức các buổi thảo luận để học viên chia sẻ kiến thức và kinh nghiệm với nhau. Tạo cơ hội cho học viên thực hành những gì họ đã học trong môi trường thực tế. Cung cấp cho học viên các tài liệu tham khảo để họ có thể tìm hiểu thêm về các chủ đề đã học.

Các hoạt động củng cố và theo dõi cần được thiết kế phù hợp với mục tiêu và nội dung của chương trình đào tạo. Cần thường xuyên theo dõi và đánh giá hiệu quả của các hoạt động củng cố và theo dõi để điều chỉnh cho phù hợp.

17. Lưu giữ hồ sơ của người tham gia và thành tích của họ

Lưu trữ hồ sơ của người tham gia và thành tích của họ để sử dụng cho các mục đích khác nhau như đánh giá hiệu quả đào tạo, cấp chứng chỉ và theo dõi sự phát triển của học viên.

Nội dung lưu trữ:

Thông tin cá nhân: Họ tên, ngày sinh, giới tính, địa chỉ, thông tin liên lạc,…

Thông tin đào tạo: Tên chương trình đào tạo, thời gian tham gia, kết quả đánh giá, chứng chỉ,…

Thành tích học tập: Điểm bài tập, kết quả thi, bài tập thực hành,…

Bảo mật dữ liệu: Cần đảm bảo bảo mật dữ liệu cá nhân của người tham gia theo quy định của pháp luật. Chỉ những người có thẩm quyền mới được phép truy cập vào dữ liệu của người tham gia.

18. Theo dõi tác động của đào tạo đến hiệu suất công việc

Đánh giá tác động của chương trình đào tạo đến hiệu suất công việc của nhân viên, từ đó xác định hiệu quả của chương trình đào tạo và giá trị mang lại cho doanh nghiệp. Xác định các chỉ số hiệu suất công việc (KPI) cụ thể để đo lường hiệu quả công việc của nhân viên trước, trong và sau khi tham gia chương trình đào tạo. Ví dụ: doanh số bán hàng, năng suất lao động, tỷ lệ sai sót, mức độ hài lòng của khách hàng,…

Hệ thống quản lý học tập VnResource LMS Pro – eLearning giúp theo dõi sự tham gia của nhân viên vào chương trình đào tạo và thu thập dữ liệu về kết quả học tập của họ.

19. Phổ biến kết quả đào tạo và hiểu biết sâu sắc cho các bên liên quan chính

Chia sẻ kết quả đào tạo và hiểu biết sâu sắc thu được với các bên liên quan chính, bao gồm lãnh đạo doanh nghiệp, quản lý cấp trên, học viên tham gia và các bên liên quan khác.

Nội dung phổ biến:

• Mục tiêu và nội dung chính của chương trình đào tạo.
• Các phương pháp đào tạo được sử dụng trong chương trình đào tạo.
• Kết quả đánh giá hiệu quả đào tạo, bao gồm mức độ tiếp thu kiến thức và kỹ năng của học viên, mức độ hài lòng của học viên và tác động của đào tạo đến hiệu suất công việc.
• Những bài học kinh nghiệm rút ra từ chương trình đào tạo.
• Kế hoạch cho các chương trình đào tạo tiếp theo, bao gồm mục tiêu, nội dung, phương pháp và đối tượng tham gia.

Tổng kết

Sơ đồ quy trình đào tạo nhân sự đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo hiệu quả và tính hiệu quả của các chương trình đào tạo. Việc xây dựng sơ đồ quy trình rõ ràng, khoa học sẽ giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả các hoạt động đào tạo, từ đó nâng cao chất lượng nguồn nhân lực và thúc đẩy sự phát triển chung của doanh nghiệp.

Với VnResource LMS Pro – eLearning, doanh nghiệp có thể dễ dàng xây dựng và triển khai các chương trình đào tạo hiệu quả, từ đó nâng cao chất lượng nguồn nhân lực và thúc đẩy sự phát triển chung của doanh nghiệp.

Nếu doanh nghiệp muốn biết thêm thông tin về Phần mềm đào tạo & Học trực tuyến VnResource LMS Pro – eLearning. Hãy để lại thông tin để đội ngũ tư vấn của VnResource sẽ gửi đến anh chị một buổi tư vấn chuyên sâu hoàn toàn miễn phí. Liên hệ ngay qua hotline: 0914.004.800 hoặc website VnResource.vn để trải nghiệm ngay trong hôm nay những tính năng tuyệt vời mà phần mềm đào tạo trực tuyến mang lại cho doanh nghiệp!