Trong bối cảnh kinh tế đầy biến động, đặc biệt là trong giai đoạn suy thoái, việc tái cơ cấu tổ chức công ty đóng vai trò vô cùng quan trọng, giúp doanh nghiệp thích ứng với môi trường kinh doanh mới, nâng cao hiệu quả hoạt động và duy trì lợi thế cạnh tranh.
Tái cơ cấu tổ chức công ty là hoạt động tất yếu
Trong giai đoạn này, mục đích của doanh nghiệp không phải là phát triển mà là tồn tại. Trong tình hình nhu cầu giảm sút nghiêm trọng và rủi ro thanh khoản cao, phần lớn các công ty trên thế giới đã phải chọn giải pháp thu hẹp quy mô.
Doanh nghiệp cần cơ cấu lại chiến lược kinh doanh tiếp thị cho phù hợp với cấu trúc mới, cơ chế áp giá phải cực kỳ uyển chuyển với thị trường và phải không ngừng nỗ lực cắt giảm các chi phí. Các đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin cho doanh nghiệp phải đạt được mục tiêu ưu tiên cho việc giám sát quản lý một cách chặt chẽ giữa các bộ phận, bảo đảm cho quá trình được thông suốt và cảnh báo kịp thời.
Với mỗi DN, giữ nguyên cái cũ đồng nghĩa là đang chết đi. Đây là quan điểm thoạt nghe tưởng như cực đoan, nhưng thực ra tất cả các DN thành công đều đang tuân thủ nguyên tắc này. Môi trường kinh doanh luôn thay đổi, nhu cầu của khách hàng luôn biến động, đối thủ cạnh tranh luôn tìm cách vượt lên trên, đối tác luôn tìm kiếm lĩnh vực hợp tác mới…
Tìm hiểu thêm: Doanh nghiệp chuyển đổi đào tạo trực tuyến với giải pháp E-Learning
Cơ cấu tổ chức công ty không phù hợp với doanh nghiệp
Cơ cấu tổ chức là xương sống của bất cứ doanh nghiệp nào, là nền tảng giúp doanh nghiệp đi đến thành công. Một tổ chức được cấu trúc hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp quản trị công việc một cách hệ thống, linh hoạt, tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chiến lược tương lai. Ngược lại, cơ cấu tổ chức không hợp lý sẽ cản trở hoặc hút cạn tiềm lực của chính doanh nghiệp đó. Bởi vậy, để lựa chọn được một cơ cấu tổ chức phù hợp với doanh nghiệp, đòi hỏi nhà quản lý phải có tầm nhìn sâu rộng, hiểu biết sâu sắc về lĩnh vực hoạt động của chính doanh nghiệp mình và thị trường ngành nghề.
Cần đáp ứng sự biến động của thị trường
Tiến trình hội nhập kinh tế quốc tế của Việt Nam thời gian qua đã có những đột phá mạnh mẽ và hứa hẹn nhiều biến chuyển mới trong thời gian tới. Do vậy, đòi hỏi những tổ chức/doanh nghiệp phải thay đổi, nhằm đáp ứng được những yêu cầu khắt khe với thị trường hoặc doanh nghiệp đang gặp phải những khó khăn khủng hoảng do nền kinh tế biến động. Từ đó, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp là một trong những lựa chọn của doanh nghiệp hiện nay. Điều này đáp ứng và phù hợp với khả năng và tình hình phát triển của doanh nghiệp theo từng giai đoạn.
Hệ thống quản lý nội bộ của doanh nghiệp đã lỗi thời
Sự trì trệ, cồng kềnh, chồng chéo, chậm trễ, thiếu hợp tác, gây ảnh hưởng tiêu cực tới hiệu quả hoạt động của tổ chức, làm tăng chi phí, sự bất mãn của khách hàng, uy tín thương hiệu bị suy thoái, doanh nghiệp mất vị thế cạnh tranh; hay khi có những biểu hiện như tỷ lệ nhân viên thôi việc cao, mất thị phần, doanh số bình quân đầu người suy giảm… Khi có những biểu hiện năng lực tổ chức suy giảm như trên, thì việc tái cơ cấu là cần thiết.
Tầm quan trọng của việc tái cơ cấu tổ chức công ty
Trong bối cảnh kinh tế hiện nay, khi mà sự biến động và không chắc chắn trở thành “bình thường mới”, việc tái cơ cấu tổ chức công ty không chỉ là một lựa chọn mà đã trở thành một yêu cầu cấp thiết. Tái cơ cấu không chỉ giúp doanh nghiệp tồn tại qua những thời kỳ khó khăn mà còn là bước đệm vững chắc để phát triển bền vững trong tương lai.
Tối ưu hóa quản trị và vận hành:
Tái cơ cấu giúp doanh nghiệp tối ưu hóa các quy trình quản trị, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động và khả năng cạnh tranh. Qua đó, doanh nghiệp có thể phản ứng nhanh chóng với những thay đổi của thị trường, đồng thời tận dụng được các cơ hội mới một cách hiệu quả.
Các doanh nghiệp đang trong giai đoạn đấu tranh để tồn tại. Lãnh đạo doanh nghiệp phải thay đổi phương thức điều hành, kế hoạch kinh doanh phải được theo dõi và cập nhật hàng ngày. Lãnh đạo phải đánh giá lại và thường xuyên trao đổi thông tin với những quản lý chủ chốt của doanh nghiệp để điều chỉnh kịp thời các mục tiêu ngắn hạn – trung hạn. Trong giai đoạn tạm thời ít bận rộn, doanh nghiệp nên tận dụng quỹ thời gian để đào tạo nhân viên, có thể tiết kiệm chi phí bằng cách đào tạo nội bộ hoặc thông qua sách vở, các phương tiện truyền thông…
Tìm hiểu thêm: Tại sao doanh nghiệp yêu thích đào tạo trực tuyến trong thời đại số?
Cải thiện dòng tiền và tài chính:
Trong thời kỳ suy thoái, việc quản lý chặt chẽ dòng tiền và tài chính trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Thời điểm này các doanh nghiệp thấm thía ý nghĩa “tiền mặt là vua”. Lãnh đạo doanh nghiệp thậm chí cần phải đặt ra kịch bản để đối phó với tình huống xấu nhất: cạn tiền mặt. Việc quản trị tài chính lúc này không nên đặt nặng báo cáo doanh thu mà phải quan tâm đến bảng cân đối tài sản, phải đưa ra được biện pháp cân đối các dòng tiền để tránh thiếu hụt.
Việc cân nhắc các dòng tiền phải diễn ra hàng tuần, hàng ngày và chú trọng đến ba nguồn tiền mặt từ nội lực: tiền mặt từ hoạt động sản xuất kinh doanh, vốn lưu động (từ hàng tồn kho và các khoản phải thu), và từ nguồn thanh lý các tài sản. Khi tính toán giá bán, doanh nghiệp cần chú trọng đến khả năng thu tiền và khoản tiền đầu tư cần thiết để tạo ra lợi nhuận hơn là tính toán đến phần trăm lãi như trước đây. Doanh nghiệp phải tính lại điểm hòa vốn ở mức thực tế hơn, thậm chí trong tình huống xấu nhất.
Các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực đầu tư cần tính toán lại dự kiến lợi nhuận từ các báo cáo thẩm định dự án đã lập trước khi xảy ra suy thoái kinh tế để cân nhắc lại thời điểm đầu tư, và liệu có nên đầu tư tiếp hay không.
Nâng cao năng suất và hiệu quả lao động:
Việc tái cơ cấu tổ chức giúp loại bỏ những công việc thừa và các vai trò quản lý trùng lặp, từ đó tạo ra một môi trường làm việc linh hoạt và hiệu quả hơn. Điều này không chỉ giúp tăng năng suất mà còn tạo động lực cho nhân viên khi họ thấy công việc của mình có ý nghĩa và góp phần vào sự thành công chung của công ty.
Định hình lại văn hóa doanh nghiệp:
Tái cơ cấu cũng là cơ hội để xây dựng lại văn hóa doanh nghiệp, tạo ra một môi trường làm việc tích cực và hướng tới mục tiêu chung. Một văn hóa doanh nghiệp mạnh mẽ sẽ là nền tảng vững chắc cho sự phát triển lâu dài.
Tìm hiểu thêm: Cách xây dựng văn hoá học tập chủ động trong doanh nghiệp
Thu hút và giữ chân nhân tài:
Một tổ chức có cấu trúc hợp lý, minh bạch và chuyên nghiệp sẽ thu hút được những nhân tài tiềm năng. Đồng thời, việc tạo cơ hội thăng tiến và phát triển cho nhân viên cũng góp phần giữ chân những nhân tài, giúp doanh nghiệp duy trì lợi thế cạnh tranh trong thị trường lao động.
Tìm hiểu thêm: 10 cách để thu hút và giữ chân nhân viên giỏi nhất
Các bước tái cơ cấu tổ chức công ty
Tái cơ cấu tổ chức công ty là một quá trình phức tạp đòi hỏi sự chuẩn bị kỹ lưỡng và thực hiện bài bản. Dưới đây là các bước cơ bản để thực hiện tái cơ cấu tổ chức công ty hiệu quả:
1. Đánh giá tình hình hiện tại:
1.1 Phân tích thị trường và môi trường kinh doanh:
- Xu hướng thị trường: Xác định những xu hướng mới nổi trong thị trường, ngành hàng mà doanh nghiệp hoạt động. Ví dụ như: xu hướng công nghệ, xu hướng tiêu dùng, xu hướng cạnh tranh,…
- Nhu cầu của khách hàng: Phân tích nhu cầu của khách hàng mục tiêu, bao gồm: nhu cầu về sản phẩm, dịch vụ, giá cả, chất lượng, dịch vụ khách hàng,…
- Đối thủ cạnh tranh: Xác định các đối thủ cạnh tranh chính, đánh giá điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của từng đối thủ.
- Môi trường kinh tế vĩ mô: Phân tích tình hình kinh tế vĩ mô, bao gồm: tốc độ tăng trưởng GDP, lạm phát, lãi suất,… để đánh giá tác động đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
- Chính sách pháp luật: Phân tích các chính sách pháp luật liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đặc biệt là những chính sách mới có thể ảnh hưởng đến việc tái cơ cấu.
Tìm hiểu thêm: Hướng dẫn chi tiết 10 bước xây dựng giá trị cốt lõi của doanh nghiệp thành công!
1.2 Đánh giá hiệu quả hoạt động của tổ chức:
- Cấu trúc tổ chức hiện tại: Phân tích cấu trúc tổ chức hiện tại của doanh nghiệp, bao gồm: số lượng phòng ban, chức vụ, bộ phận, mối quan hệ báo cáo,…
- Quy trình hoạt động: Phân tích các quy trình hoạt động chính của doanh nghiệp, bao gồm: quy trình sản xuất, quy trình bán hàng, quy trình dịch vụ khách hàng,…
- Năng suất lao động: Đánh giá năng suất lao động của nhân viên ở từng bộ phận, vị trí công việc.
- Chi phí vận hành: Phân tích các khoản chi phí vận hành của doanh nghiệp, bao gồm: chi phí nhân công, chi phí nguyên vật liệu, chi phí bán hàng, chi phí quản lý hành chính,…
- Hiệu quả kinh doanh: Phân tích các chỉ số hiệu quả kinh doanh chính của doanh nghiệp, bao gồm: doanh thu, lợi nhuận, tỷ suất lợi nhuận trên doanh thu,…
Tìm hiểu thêm: Xây dựng đội ngũ nhân tài nội bộ (Internal Talent Pool) cho doanh nghiệp
1.3 Xác định mục tiêu tái cơ cấu:
- Mục tiêu chung: Xác định mục tiêu chung của việc tái cơ cấu, ví dụ như: nâng cao hiệu quả hoạt động, giảm chi phí, tăng cường khả năng thích ứng,…
- Mục tiêu cụ thể: Xác định các mục tiêu cụ thể cho từng bộ phận, vị trí công việc.
- Khung thời gian: Xác định khung thời gian cụ thể để hoàn thành việc tái cơ cấu.
2. Lập kế hoạch tái cơ cấu: Xác định lộ trình chi tiết cho việc tái cấu trúc hiệu quả
Dựa trên kết quả đánh giá tình hình hiện tại, doanh nghiệp cần xây dựng kế hoạch tái cơ cấu cụ thể, chi tiết để đảm bảo việc tái cấu trúc được thực hiện một cách bài bản, hiệu quả và hạn chế tối đa những rủi ro tiềm ẩn.
Kế hoạch tái cơ cấu cần bao gồm các nội dung chính sau:
2.1 Xác định phạm vi tái cơ cấu:
- Dựa trên kết quả đánh giá hiệu quả hoạt động của tổ chức, xác định những bộ phận, quy trình nào cần được tái cấu trúc. Ví dụ:
- Những bộ phận có hiệu quả hoạt động thấp, năng suất lao động thấp, chi phí vận hành cao.
- Những bộ phận có quy trình hoạt động rườm rà, phức tạp, thiếu hiệu quả.
- Những bộ phận có chức năng trùng lặp với nhau.
- Cần cân nhắc kỹ lưỡng trước khi đưa ra quyết định tái cấu trúc bất kỳ bộ phận nào, đảm bảo rằng việc tái cấu trúc sẽ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp và không ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động kinh doanh.
2.2 Xác định phương án tái cơ cấu:
- Có nhiều phương án tái cấu trúc khác nhau, doanh nghiệp cần lựa chọn phương án phù hợp nhất với tình hình cụ thể của mình. Một số phương án tái cấu trúc phổ biến bao gồm:
- Sáp nhập: Sáp nhập hai hoặc nhiều bộ phận thành một bộ phận mới. Ví dụ: sáp nhập bộ phận marketing và bộ phận bán hàng thành bộ phận marketing – bán hàng.
- Chia nhỏ: Chia nhỏ một bộ phận lớn thành nhiều bộ phận nhỏ hơn. Ví dụ: chia nhỏ bộ phận sản xuất thành nhiều bộ phận nhỏ hơn theo từng công đoạn sản xuất.
- Giải thể: Giải thể một bộ phận không còn cần thiết cho hoạt động của doanh nghiệp.
- Điều chỉnh chức năng: Điều chỉnh chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận để tối ưu hóa hiệu quả hoạt động.
- Cần cân nhắc kỹ lưỡng các yếu tố như chi phí tái cấu trúc, tác động đến nhân viên, hiệu quả hoạt động sau tái cấu trúc trước khi lựa chọn phương án tái cấu trúc phù hợp.
2.3 Lập ngân sách và thời gian biểu thực hiện tái cơ cấu:
Lập ngân sách chi tiết cho việc tái cấu trúc, bao gồm chi phí nhân công, chi phí đào tạo, chi phí mua sắm trang thiết bị,…, thời gian biểu cụ thể cho việc thực hiện tái cấu trúc, bao gồm thời gian hoàn thành từng giai đoạn, thời gian bàn giao bộ phận, thời gian đào tạo nhân viên,… Đảm bảo rằng ngân sách và thời gian biểu thực hiện tái cấu trúc là phù hợp và có thể thực hiện được.
2.4 Phân công trách nhiệm cho từng cá nhân, bộ phận liên quan:
Phân công trách nhiệm cụ thể cho từng cá nhân, bộ phận liên quan trong quá trình thực hiện tái cấu cấu. Đảm bảo rằng mọi người đều hiểu rõ vai trò, trách nhiệm của mình và phối hợp nhịp nhàng với nhau trong quá trình thực hiện tái cấu trúc.
2.5 Lập kế hoạch truyền thông nội bộ để thông báo cho nhân viên về việc tái cơ cấu:
Thông báo cho nhân viên về việc tái cấu cấu một cách minh bạch, cởi mở và đúng thời điểm. Giải thích rõ ràng mục đích, lý do của việc tái cấu cấu và những lợi ích mà việc tái cấu cấu sẽ mang lại cho doanh nghiệp và nhân viên. Những thắc mắc của nhân viên một cách cụ thể, rõ ràng và trung thực. Điều này tạo môi trường làm việc cởi mở, khuyến khích nhân viên chia sẻ ý kiến và đóng góp cho việc tái cấu cấu.
3. Triển khai thực hiện tái cơ cấu: Chuyển hóa kế hoạch thành hiện thực hiệu quả
Triển khai thực hiện tái cơ cấu là giai đoạn quan trọng nhất trong quá trình tái cơ cấu tổ chức công ty. Giai đoạn này đòi hỏi sự hợp tác chặt chẽ của ban lãnh đạo, quản lý cấp trung và nhân viên ở tất cả các cấp.
Dưới đây là các bước chính trong việc triển khai thực hiện tái cơ cấu:
3.1 Thực hiện tái cấu cấu theo kế hoạch đã được phê duyệt:
- Tái cấu cấu theo đúng kế hoạch đã được phê duyệt, bao gồm các bước, thời gian biểu và ngân sách đã được xác định.
- Đảm bảo rằng việc thực hiện tái cấu cấu được thực hiện một cách đồng bộ và nhất quán trên toàn tổ chức.
- Theo dõi sát sao tiến độ thực hiện tái cấu cấu và điều chỉnh kế hoạch khi cần thiết.
3.2 Giao tiếp thường xuyên với nhân viên:
- Giao tiếp thường xuyên với nhân viên về việc tái cấu cấu là vô cùng quan trọng để đảm bảo họ hiểu rõ mục tiêu, phương án tái cấu cấu và những tác động của việc tái cấu cấu đến bản thân họ.
- Thông báo cho nhân viên về những thay đổi trong tổ chức, quy trình làm việc, chức năng, nhiệm vụ của từng vị trí công việc.
- Giải đáp thắc mắc của nhân viên một cách cụ thể, rõ ràng và trung thực.
- Động viên tinh thần và khuyến khích nhân viên tham gia vào quá trình tái cấu cấu.
3.3 Giải quyết những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện tái cơ cấu:
- Trong quá trình thực hiện tái cấu cấu, chắc chắn sẽ phát sinh những vấn đề mới mà không thể lường trước được.
- Cần có kế hoạch dự phòng để giải quyết những vấn đề phát sinh này.
- Linh hoạt trong việc điều chỉnh kế hoạch tái cấu cấu khi cần thiết để phù hợp với tình hình thực tế.
- Duy trì sự cởi mở và minh bạch trong việc giải quyết những vấn đề phát sinh.
4. Đánh giá kết quả và điều chỉnh: Đảm bảo hiệu quả bền vững sau tái cấu cấu
Hoàn thành việc tái cấu trúc tổ chức chỉ là bước đầu tiên. Doanh nghiệp cần tiếp tục theo dõi, đánh giá hiệu quả thực hiện tái cấu cấu so với mục tiêu đề ra, phân tích những điểm thành công và hạn chế để rút kinh nghiệm cho những lần tái cấu cấu sau, đồng thời điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết để đảm bảo hiệu quả hoạt động bền vững của tổ chức.
4.1 Đánh giá hiệu quả thực hiện tái cấu cấu:
- So sánh kết quả thực hiện với mục tiêu đề ra: Doanh nghiệp cần so sánh các chỉ số hiệu quả hoạt động của tổ chức trước và sau khi tái cấu cấu, bao gồm: doanh thu, lợi nhuận, năng suất lao động, chi phí vận hành, tỷ lệ hài lòng của khách hàng, tỷ lệ giữ chân nhân viên,…
- Phân tích những yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả: Doanh nghiệp cần phân tích những yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả thực hiện tái cấu cấu, bao gồm: yếu tố nội bộ (như chất lượng kế hoạch tái cấu cấu, sự tham gia của nhân viên,…) và yếu tố ngoại bộ (như tình hình thị trường, chính sách của chính phủ,…).
- Sử dụng các phương pháp đánh giá phù hợp: Doanh nghiệp có thể sử dụng các phương pháp đánh giá khác nhau như: phân tích SWOT, phân tích PESTLE, khảo sát ý kiến nhân viên, khảo sát ý kiến khách hàng,…
4.2 Phân tích những điểm thành công và hạn chế:
- Xác định những điểm thành công: Doanh nghiệp cần xác định những điểm thành công của việc tái cấu cấu, bao gồm: những mục tiêu đã đạt được, những cải tiến trong hiệu quả hoạt động, những bài học kinh nghiệm rút ra,…
- Phân tích những hạn chế: Phân tích những hạn chế của việc tái cấu cấu, bao gồm: những mục tiêu chưa đạt được, những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện, những bài học kinh nghiệm cần rút ra,…
4.3 Điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết:
- Dựa trên kết quả đánh giá và phân tích, doanh nghiệp cần điều chỉnh kế hoạch tái cấu cấu nếu cần thiết. Việc điều chỉnh kế hoạch cần đảm bảo phù hợp với tình hình thực tế và giúp doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra.
- Cần có sự tham gia của các bên liên quan trong quá trình điều chỉnh kế hoạch, bao gồm ban lãnh đạo, quản lý cấp trung, nhân viên,…
- Thông báo cho nhân viên về những thay đổi trong kế hoạch tái cấu cấu và giải thích rõ ràng lý do của việc thay đổi.
Tổng kết
Trong hành trình đầy thách thức của thời kỳ suy thoái, tái cơ cấu tổ chức công ty không chỉ là một quyết định chiến lược mà còn là một bước đi thiết yếu để đảm bảo sự sống còn và phát triển của doanh nghiệp. Qua quá trình đánh giá lại thị trường, thu hẹp quy mô, đơn giản hóa quy trình, và giảm bớt tầng lớp quản lý, doanh nghiệp có thể tạo ra một cơ cấu linh hoạt, hiệu quả, và phù hợp với điều kiện kinh tế mới.
