Trong thời đại công nghệ số hiện nay, việc áp dụng công nghệ vào quản lý và phát triển nhân sự đang dần trở nên phổ biển và được các doanh nghiệp áp dụng một cách hiệu quả, kịp thời. Vậy phần mềm HRM là gì? Hiệu quả của phần mềm mang lại ra sao? Cùng VnResource tìm hiểu bài viết dưới đây:
I. Phần mềm HRM là gì?
HRM là gì?
HRM là viết tắt của từ Human Resource Management, trong tiếng Việt có thể dịch là Quản lý nhân sự. HRM là một lĩnh vực quản lý nhân sự trong doanh nghiệp và tổ chức, bao gồm các hoạt động, quy trình, kỹ năng và công cụ cần thiết để quản lý và phát triển nguồn nhân lực của tổ chức. Các hoạt động HRM bao gồm tuyển dụng, đào tạo, phát triển, đánh giá, thưởng và phúc lợi nhân viên. Ngoài ra, HRM cũng liên quan đến việc quản lý cơ cấu tổ chức, lương bổng, chính sách và quy định của tổ chức liên quan đến nhân sự. HRM được coi là một phần quan trọng trong chiến lược kinh doanh của các công ty và tổ chức, vì nó đóng vai trò quan trọng trong việc tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả và thu hút và giữ chân nhân viên tài năng.
Phần mềm HRM là gì?
Phần mềm HRM (Human Resource Management) là một ứng dụng phần mềm được thiết kế để hỗ trợ các hoạt động quản lý nhân sự của một tổ chức hay doanh nghiệp. Phần mềm HRM cung cấp các công cụ và tính năng giúp quản lý thông tin nhân viên, quản lý lương bổng, chấm công, đào tạo, tuyển dụng, đánh giá, phát triển, thưởng và phúc lợi nhân viên. Ngoài ra, phần mềm HRM cũng giúp quản lý cơ cấu tổ chức và công việc, tạo ra các báo cáo thống kê về nhân sự, giúp cho quản lý nhân sự hiệu quả hơn và giảm thiểu các sai sót trong quá trình quản lý.
Phần mềm HRM trở thành một công cụ quản lý nhân sự quan trọng trong các doanh nghiệp và tổ chức, giúp tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự, tiết kiệm thời gian và nâng cao chất lượng công việc của nhân viên. Ngoài ra, phần mềm HRM cũng giúp các doanh nghiệp và tổ chức tăng cường tính minh bạch trong việc quản lý nhân sự, tăng cường sự khách quan trong việc đánh giá nhân viên và đáp ứng các yêu cầu pháp lý liên quan đến quản lý nhân sự.
II. Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm nhân sự HRM?
Phần mềm quản lý nhân sự HRM đóng vai trò quan trọng, giúp quản lý công việc khoa học, tối ưu. Phát huy tối đa sức mạnh nguồn nhân lực giúp tăng năng suất, giảm lãng phí, từ đó đảm bảo thực hiện các mục tiêu doanh nghiệp. Đồng thời đảm bảo quyền lợi và con đường phát triển sự nghiệp cho từng nhân viên. Phần mềm cũng cho nhà quản trị hiểu rõ nhân sự, đưa ra các quyết định phù hợp, tạo sự thống nhất giữa nhân lực và mục tiêu tổ chức.
Nhân sự đóng vai trò nòng cốt trong doanh nghiệp. Đội ngũ này có thể tạo ra lợi thế cạnh tranh, tạo sự phát triển mạnh mẽ cho tổ chức. Quản trị nhân sự là cách để doanh nghiệp duy trì tổ chức ổn định, bền vững và phát triển lên tầm cao mới.
Quản lý nhân lực tốt sẽ tạo ra lợi thế cạnh tranh như thế nào? Trong môi trường cạnh tranh gay gắt, nhân sự càng có năng lực tốt, làm việc phù hợp với khả năng sẽ tạo ra các sản phẩm, dịch vụ chất lượng cao, sáng tạo, khác biệt trong thời gian tối ưu. Nhanh hơn, tốt hơn, sáng tạo và khác biệt hơn sẽ là yếu tố giúp doanh nghiệp cạnh tranh và đứng vững trên thị trường. Đây cũng là một trong những lý do thôi thúc doanh nghiệp ứng dụng phần mềm quản lý HRM để tuyển chọn, bồi dưỡng và sử dụng nguồn nhân lực hiệu quả.
III. Các tính năng của phần mềm HRM
3.1. Quản lý thông tin nhân viên, sơ đồ tổ chức
Hệ thống nhân sự HRM cung cấp doanh nghiệp kho lưu trữ toàn bộ thông tin cơ bản và quá trình công tác của một nhân sự. Dữ liệu không bị rải rác trong nhiều file Excel khác nhau. HR không cần tìm kiếm trong tệp hồ sơ bản cứng hay thư mục rắc rối. Từ thông tin cá nhân cho tới hợp đồng lao động. Một nền tảng lưu trữ thông tin hiệu quả sẽ giúp bạn dễ tìm kiếm, dễ theo dõi, dễ điều chỉnh dữ liệu mình cần. Đồng thời phần mềm cũng hỗ trợ thiết lập cơ cấu tổ chức phòng ban, tự động tạo cây sơ đồ tổ chức nhân sự & phòng ban dựa trên sự biến động và thăng tiến của nhân sự một cách nhanh chóng và linh hoạt khi cần thiết.
=>> Xem thêm: Hệ Thống Quản Lý Thông Tin Nhân Sự: Thay Đổi Nhỏ, Hiệu Quả Cao
3.2. Quản lý chấm công
Chức năng quản lý chấm công là một trong những tính năng quan trọng của phần mềm quản lý nhân sự HRM. Chức năng này giúp tổ chức và doanh nghiệp theo dõi và quản lý thời gian làm việc của nhân viên, bao gồm:
Quản lý giờ làm việc: Chức năng này cho phép người quản lý đăng ký giờ làm việc của nhân viên và kiểm tra xem nhân viên đã có mặt tại nơi làm việc hay chưa. Nó cũng cho phép người quản lý theo dõi thời gian làm việc của nhân viên và tính toán số giờ làm việc.
Quản lý nghỉ phép: Chức năng này cho phép nhân viên đăng ký nghỉ phép và người quản lý phê duyệt hoặc từ chối yêu cầu nghỉ phép. Nó cũng cho phép người quản lý theo dõi số ngày nghỉ phép của từng nhân viên và tính toán số ngày nghỉ phép còn lại.
Quản lý làm thêm giờ: Chức năng này cho phép người quản lý đăng ký và phê duyệt yêu cầu làm thêm giờ của nhân viên. Nó cũng cho phép người quản lý theo dõi số giờ làm thêm của từng nhân viên và tính toán số giờ làm thêm đã được trả lương.
Báo cáo và thống kê: Chức năng này cho phép người quản lý tạo báo cáo và thống kê về thời gian làm việc, nghỉ phép và làm thêm giờ của nhân viên. Nó cũng cho phép người quản lý theo dõi hiệu suất làm việc của nhân viên và đưa ra các quyết định quản lý nhân sự hiệu quả hơn.
=>> Xem thêm: Phần mềm chấm công tính lương nhân sự tự động – Giải pháp công lương thời đại mới
3.3. Quản lý tính lương và phúc lợi
Chức năng này giúp tổ chức và doanh nghiệp quản lý các thông tin về lương bổng, chế độ phúc lợi và các khoản chi phí liên quan đến nhân viên, bao gồm:
Quản lý thông tin lương bổng: Chức năng này cho phép người quản lý quản lý các thông tin về lương bổng của nhân viên, bao gồm mức lương cơ bản, các khoản phụ cấp, các khoản tiền thưởng và các khoản khác.
Quản lý thông tin phúc lợi: Chức năng này cho phép người quản lý quản lý các thông tin về chế độ phúc lợi của nhân viên, bao gồm các khoản bảo hiểm, lương hưu, bảo hiểm y tế và các khoản phúc lợi khác.
Quản lý thông tin thuế và các khoản khấu trừ: Chức năng này cho phép người quản lý quản lý các thông tin về thuế và các khoản khấu trừ khác theo quy định của pháp luật, bao gồm thuế tài sản, thuế thu nhập cá nhân và các khoản khấu trừ khác.
Tính toán lương và các khoản phúc lợi: Chức năng này cho phép phần mềm tính toán lương và các khoản phúc lợi cho từng nhân viên dựa trên các thông tin được quản lý trong hệ thống. Nó cũng cho phép người quản lý kiểm tra và phê duyệt các khoản lương và phúc lợi trước khi thanh toán cho nhân viên.
Báo cáo và thống kê: Chức năng này cho phép người quản lý tạo báo cáo và thống kê về lương bổng, chế độ phúc lợi và các khoản chi phí liên quan đến nhân viên. Nó cũng cho phép người quản lý theo dõi chi phí nhân sự và đưa ra các quyết định quản lý nhân sự hiệu quả hơn.
=>> Xem thêm: Phần mềm chấm công tính lương nhân sự tự động – Giải pháp công lương thời đại mới
3.3. Quản lý đào tạo và phát triển nhân viên
Chức năng này giúp quản lý các khoá đào tạo, phát triển kỹ năng và khả năng của nhân viên, bao gồm lịch trình, tiến độ, kết quả đánh giá và kế hoạch phát triển cá nhân. Phần mềm HRM là công cụ phân tích nhu cầu đào tạo theo đúng khóa đào tạo và đúng đối tượng nhân sự, lập kế hoạch và yêu cầu đào tạo, quản lý lớp học về lịch trình, chi phí, kết quả và cam kết sau đào tạo. Ngoài ra còn thiết lập ngân hàng câu hỏi và kiểm tra trực tuyến. Đảm bảo công tác quản lý đào tạo hiệu quả và chuyên nghiệp.
=>> Xem thêm: Các phương pháp đào tạo nhân viên tiên tiến nhất hiện nay
=>> Xem thêm: Đào tạo hội nhập cho nhân viên cùng phần mềm đào tạo trực tuyến tốt nhất
3.4. Quản lý tuyển dụng
Tuyển dụng là công tác nền tảng với tất cả tổ chức. Thu hút nhân tài sẽ giúp mở rộng nguồn nhân lực hỗ trợ tăng trưởng và tạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. Tuy vậy, doanh nghiệp đều gặp bài toán chung trong tuyển dụng. Đó là khó tuyển nhân sự chất lượng và quy trình tuyển quá nhiều công đoạn. Các phần mềm với phân hệ tuyển dụng sẽ là nền tảng tương tác giữa ứng viên và doanh nghiệp. Trong đó, công nghệ AI giúp sàng lọc CV nhanh hơn, chuẩn hơn. Công nghệ tự đồng hóa đẩy nhanh tiến độ tuyển dụng, tránh nhập gửi email thủ công. Qua đó cắt giảm thời gian HR dành cho đăng bài tuyển, chọn CV, gửi từng email. Họ có thêm cơ hội tập trung tìm người và chọn người phù hợp nhất. Chức năng cụ thể:
- Lên định biên nhân sự hàng năm
- Lên quy trình tuyển dụng
- Cập nhật, lưu trữ thông tin ứng tuyển
- Đánh giá và thi tuyển online
- Thực hiện lên chế độ chính sách
- Thực hiện gửi email đàm phán với ứng viên
- Chuẩn bị thủ tục tiếp nhận
- Tiếp nhận ứng viên
- Tự động sinh hồ sơ nhân sự
=>> Xem thêm: Tuyển dụng hiệu quả cùng phần mềm quản trị nhân sự
3.6. Quản lý đánh giá nhân viên
Phần mềm đánh giá nhân viên hỗ trợ rất nhiều cho doanh nghiệp trong quản lý đội ngũ nhân sự thay cho cách làm truyền thống. Công cụ này đưa ra dữ liệu phân tích cụ thể về trình độ từng cá nhân. Dưới đây là một số lợi ích tiêu biểu mà phần mềm đánh giá năng lực nhân viên mang lại:
- Đưa ra kết quả chính xác, minh bạch.
- Giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định về nhân sự tốt hơn.
- Xây dựng chiến lược phát triển cho nhân viên phù hợp với năng lực
- Thiết lập cơ chế lương, thưởng, phạt tương ứng với trình độ nhân viên
=>> Xem thêm: Phần mềm đánh giá nhân viên – Giải pháp đánh giá nhân viên hiệu quả thời đại CNTT
IV. Lợi ích của việc sử dụng phần mềm HRM
4.1.Tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự
Phần mềm HRM giúp tổ chức và doanh nghiệp tối ưu hóa quy trình quản lý nhân sự. Nó giúp giảm thiểu thời gian và công sức cần thiết để thực hiện các hoạt động quản lý nhân sự, từ việc quản lý thông tin nhân viên đến quản lý lương bổng, chấm công, đào tạo, tuyển dụng và đánh giá nhân viên.
4.2. Tăng cường tính chính xác và độ chính xác
Phần mềm HRM giúp giảm thiểu các sai sót và lỗi trong quá trình quản lý nhân sự. Nó cho phép các doanh nghiệp và tổ chức quản lý các thông tin nhân viên và các hoạt động nhân sự một cách chính xác và kịp thời, giúp tăng cường tính chính xác và độ chính xác trong quản lý nhân sự.
4.3. Tăng cường tính minh bạch và khách quan trong quản lý nhân sự
Phần mềm HRM giúp tăng cường tính minh bạch và khách quan trong việc quản lý nhân sự. Nó cho phép các doanh nghiệp và tổ chức đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên một cách khách quan, dựa trên các tiêu chí quy định rõ ràng và minh bạch.
4.4. Tăng cường tính hiệu quả và năng suất lao động
Phần mềm HRM giúp tăng cường tính hiệu quả và năng suất lao động bằng cách giúp quản lý thời gian, giảm thiểu các công việc lặp lại và tăng cường tính tự động hóa trong quản lý nhân sự.
4.5. Giảm chi phí và tối ưu hóa nguồn lực
Phần mềm HRM giúp giảm chi phí và tối ưu hóa nguồn lực bằng cách giảm thiểu sự phụ thuộc vào các công việc thủ công và giảm thiểu chi phí quản lý nhân sự, giúp cải thiện hiệu quả và năng suất của doanh nghiệp và tổ chức.
Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự HRM là một cách hiệu quả để tối ưu hóa quản lý nhân sự, tăng cường tính chính xác và khách quan, tăng cường tính hiệu quả và năng suất lao động, giảm chi phí và tối ưu hóa nguồn lực cho doanh nghiệp và tổ chức.
4.6. Cải thiện sự hài lòng của nhân viên
Việc số hóa toàn bộ dữ liệu nhân sự trên phần mềm HRM cho phép nhân viên chủ động theo dõi tất tần tật những dữ liệu cá nhân thông qua một tài khoản của riêng họ. Cho nên họ không cần cảm thấy thắc mắc xem công ty có thực sự đóng bảo hiểm cho họ không, các điều khoản hợp đồng ra sao, tiền lương, chế độ như thế nào nữa.
Bạn sẽ không phải đau đầu khi suốt ngày giải quyết những câu hỏi, khiếu nại cho hàng trăm nhân viên. Bên cạnh đó, các thành viên của phỏng nhân sự sẽ được giảm tải rất nhiều công việc hành chính để có thời gian tập trung vào phát triển những chiến lược mới cho công ty.
=>> Xem thêm: Lợi ích của phần mềm quản trị nhân sự trong chuyển đổi số doanh nghiệp
=>> Xem thêm: LỢI ÍCH CỦA PHẦN MỀM QUẢN LÝ NHÂN SỰ
V. Các tiêu chí cần lưu ý khi lựa chọn phần mềm HRM
5.1. Khả năng tích hợp với các hệ thống khác
Phần lớn các doanh nghiệp đều định hướng xây dựng nền tảng quản trị chung. Vì thế yêu cầu phần mềm HRM với OpenAPI, có thể liên kết với hệ thống ERP, CRM, Kế toán, ATS,… Khả năng tích hợp sẽ giúp bạn giảm thiểu thời gian xuất, chuẩn hóa và tải dữ liệu giữa các hệ thống. Đây là yếu tố doanh nghiệp nên cân nhắc khi lựa chọn phần mềm nhân sự HRM
5.2. Độ bảo mật của phần mềm
Trong doanh nghiệp, vấn đề bảo mật từ thông tin nhân viên đến dữ liệu vô cùng quan trọng. Một phần mềm quản lý nhân sự HRM cần đảm bảo tính năng cấp quyền truy cập riêng cho nhà quản trị cũng như giám đốc để theo dõi một cách chính xác và chắc chắn.
5.3. Dễ sử dụng và thân thiện với người dùng
Một phần mềm quá rắc rối sẽ gây khó khăn trong thao tác. Đồng thời khiến quá trình đào tạo sử dụng phần mềm bị kéo dài. Chưa kể không phải nhân sự nào trong tổ chức cũng nhanh nhạy với các nền tảng công nghệ. Do đó doanh nghiệp cần lựa chọn phần mềm dễ sử dụng, nhằm giúp nhân viên nhanh chóng quen thuộc và nâng cao tính khả thi khi triển khai phần mềm HRM.
5.4. Hỗ trợ kỹ thuật và cập nhật thường xuyên
Thao tác sai hay hệ thống gặp lỗi là tình huống khó tránh trong quá trình sử dụng phần mềm nhân sự HRM. Hãy tìm kiếm những nhà cung cấp có đội ngũ hỗ trợ tốt, nhanh chóng để kịp thời giải quyết phát sinh. Không kéo dài ảnh hưởng tới hoạt động chung của tổ chức.
5.5. Tính tùy biến cao
Mỗi ngành nghề sẽ có những bài toán đặc thù riêng trong quản trị nhân sự. Mỗi doanh nghiệp sẽ có quy chế, chính sách, quy trình vận hành khác nhau. Một phần mềm linh hoạt, cho phép doanh nghiệp điều chỉnh công thức theo thay đổi thực tế sẽ gia tăng tuổi thọ của hệ thống HRM. Đồng thời đáp ứng nhiều bài toán quản trị nhân sự và hoạt động hiệu quả hơn.
VI. VnResource HRM Pro – Phần mềm HRM toàn diện nhất hiện nay
VnResource HRM Pro là một trong những phần mềm HRM toàn diện được ưa chuộng nhất hiện nay. Phần mềm không đơn thuần là ứng dụng phần mềm để quản lý nhân sự, chấm công, tính lương mà còn là công cụ để xây dựng hệ thống chức danh, bộ tiêu chuẩn đào tạo, bộ tiêu chuẩn đánh giá, phân tích hoạch định nguồn lực, quản trị và dự báo chi phí nhân sự, xây dựng chính sách đãi ngộ,… hệ thống cổng thông tin Website tạo ra môi trường cộng tác chặt ché và chuyên nghiệp giữa toàn bộ nhân viên với lãnh đạo, và bộ phận nhân sự.
Hệ thống xử lý nhiều hình thức lương như Net/Gross, bậc ngạch, công nhật, kinh doanh, sản phẩm,… cho phép cấu hình động công thức tính lương, phụ cấp và ca đêm,…
Hỗ trợ đăng ký và phê duyệt ngày phép, tăng ca, yêu cầu tuyển dụng, đào tạo qua hệ thống website và email
Cung cấp hệ thống báo cáo phân tích quản trị về chi phí lao động, tỷ lệ nghỉ việc,… hỗ trợ thông tin ra quyết định
Bảo mật và mã hóa thông tin. Thông tin lương, phụ cấp,… được ãm hóa trước khi truyền qua mạng và lưu trữ trong máy chủ. Dữ liệu được mã hóa hoàn toàn bảo mật ngay cả với nhân viên IT quản trị hệ thống.
Đáp ứng nghiệp vụ phức tạp cho tổng công ty, tập đoàn nhiều chi nhánh, công ty con với số lượng nhân viên lớn
Vượt trội về tốc độ xử lý, tính lương với số lượng nhân viên lớn lên đến 50 000 công nhân viên
Khả năng tích hợp với các hệ thống phần mềm khác: hệ thống ERP/ HRM/ CRM/ kế hoác tài chính/ SAP/ Oracle/ Microsoft/….
VnResource HRM Pro cung cấp giải pháp quản trị nhân sự thay vì chỉ cung cấp phần mềm. VnResource hỗ trợ tư vấn xây dựng giải pháp quản trị nhân sự, quy chế chấm công, tinh lương, BHXH, BHYT, BH thất nghiệp, hỗ trợ khách hàng xây dựng hệ thống chức danh, bộ tiêu chí đào tạo, hệ thống đánh giá KPI, tư vấn quy trình bảo mật và an toàn thông tin
VnResource không chỉ chú trọng đến chất lượng sản phẩm, mà còn cung cấp dịch vụ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp và tận tầm,… đảm bảo phần mềm vận hành suốt chiều dài của doanh nghiệp khách hàng.
NHẬN DEMO MIỄN PHÍ NGAY: TẠI ĐÂY OR LIÊN HỆ HOTLINE: 0914.004.800
=>>>Xem thêm các bài viết khác:
=>Phần mềm quản lý nhân sự miễn phí – doanh nghiệp có nên lựa chọn sử dụng?
=>Phần mềm chấm công trên điện thoại – Xu hướng chấm công tiện lợi thời 4.0
=>Phần mềm quản lý nhân sự ngành bán lẻ: Những điều cần biết trước khi triển khai
=>Phần mềm quản lý nhân sự cho ngành du lịch – Xu hướng quản trị mới cho ngành dịch vụ
