Nhân sự là lực lượng cốt lõi và quyết định trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh của mỗi doanh nghiệp. Vì vậy, công tác quản lý nhân sự luôn được đề cao và chú trọng. Ngoài các phương pháp truyền thống, hiện nay trong thời đại 4.0 có rất nhiều phần mềm quản lý nhân sự hiệu quả giúp doanh nghiệp tối ưu hóa công tác quản lý nguồn nhân lực. Vậy đâu là những ưu điểm và tính năng của phần mềm quản lý nhân sự? Hãy cùng VnResource tìm hiểu câu trả lời trong bài viết dưới đây nhé!
1. Các vấn đề thường gặp trong công tác quản lý nhân sự bằng phương pháp thủ công
Quản lý khối lượng lớn thông tin: Bộ phận nhân sự phải xử lý nhiều dữ liệu liên quan đến nhân viên như hồ sơ cá nhân, hợp đồng, bảng lương, bảo hiểm, khen thưởng, kỷ luật… và lưu trữ chúng bằng giấy tờ hoặc trên các thiết bị di động. Điều này có thể khiến việc tìm kiếm thông tin trở nên rất mất thời gian, thậm chí có thể gây mất mát và hư hỏng thông tin, tài liệu quan trọng.
Tìm kiếm và đào tạo nhân tài không hiệu quả: Công tác tuyển dụng thông thường sẽ bao gồm nhiều giai đoạn khác nhau, từ lúc nhà tuyển dụng đăng tin tuyển dụng, nhập liệu hồ sơ ứng viên đến lúc trúng tuyển và tổ chức đào tạo onboarding. Với phương pháp quản lý thủ công, doanh nghiệp sẽ tốn rất nhiều thời gian và chi phí ở mỗi bước, thậm chí tuy bỏ ra nhiều công sức nhưng vẫn không đảm bảo được chất lượng của nhân viên tuyển vào.
Phân tích và đánh giá hiệu suất nhân viên không chính xác: Việc thu thập và phân tích dữ liệu liên quan đến hiệu suất của nhân viên là công việc tốn thời gian và có thể dẫn đến việc sai sót. Không những vậy, nếu bộ phận nhân sự chỉ dùng phương pháp thủ công để đánh giá các tiêu chí thì kết quả sẽ rất khó để trở nên khách quan và công bằng.
Gặp khó khăn trong công tác tính lương, thưởng: Việc tính toán thủ công lương, thưởng hoặc bằng bảng tính điện tử có thể dễ dàng bị sai sót, dẫn đến việc con số nhân viên nhận được không tương xứng với công sức và nỗ lực họ bỏ ra. Điều này có thể gây ra sự bất hài lòng và làm giảm động lực làm việc cũng như mức độ gắn kết của nhân viên với doanh nghiệp về lâu dài.
Mất thời gian tổng hợp dữ liệu, báo cáo: Khi quản lý nhân sự bằng phương pháp thủ công, tổng hợp dữ liệu và báo cáo trở nên rất tốn thời gian. Việc cập nhật và kiểm tra thông tin liên quan đến nhân viên hay tổng hợp, trích xuất dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau là những công việc phức tạp, đòi hỏi nhiều công sức và dễ dàng xảy ra sai sót. Điều này có thể làm giảm tính chính xác và độ tin cậy của báo cáo quản lý nhân sự, ảnh hưởng đến việc cân nhắc để đưa ra những quyết định quan trọng của doanh nghiệp.
2. Phần mềm quản lý nhân sự là gì?
Định nghĩa
Phần mềm quản lý nhân sự là một công cụ giúp tổ chức và quản lý thông tin nhân viên bao gồm các thông tin cá nhân, hồ sơ, lịch sử làm việc và thông tin về lương bổng. Ngoài ra, phần mềm quản lý nhân sự còn cung cấp các tính năng quản lý khác như quản lý lương, quản lý đào tạo và phát triển nhân viên, quản lý hiệu suất và đánh giá nhân viên, quản lý chấm công, quản lý hợp đồng lao động, và nhiều tính năng khác.
Các phần mềm quản lý nhân sự hiện nay được phát triển với nhiều tính năng đa dạng và đa nền tảng, cho phép doanh nghiệp lựa chọn phần mềm phù hợp với nhu cầu của mình. Việc sử dụng phần mềm quản lý nhân sự là một cách hiệu quả để giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự dễ dàng và chuyên nghiệp hơn.
Vì sao doanh nghiệp nên sử dụng phần mềm quản lý nhân sự?
Nhân sự là yếu tố cốt lõi của doanh nghiệp. Đội ngũ nhân viên này trực tiếp tham gia vào vận hành hoạt động kinh doanh, tạo ra lợi thế cạnh tranh và thúc đẩy tổ chức phát triển. Vì vậy, công tác quản trị nhân sự là cách để doanh nghiệp giữ gìn nguồn lực quý giá, đảm bảo tính ổn định và bền vững của đội ngũ nhân sự.
Tại sao quản lý nhân sự tốt sẽ tạo ra lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp? Trong thị trường lao động cạnh tranh gay gắt như hiện nay, khi nhu cầu tuyển dụng ngày càng cao nhưng số lượng ứng viên thật sự chất lượng thì lại không nhiều, việc tuyển dụng người mới hay giữ chân những nhân tài tiềm năng trở thành vấn đề trọng tâm của doanh nghiệp. Nhanh hơn thôi chưa đủ, doanh nghiệp phải khác biệt và sáng tạo hơn thì mới có cơ hội chiếm ưu thế. Đây cũng là lí do để doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý nhân sự để tìm kiếm, tuyển chọn, sử dụng và đào tạo nguồn nhân lực hiệu quả.
3. Lợi ích của phần mềm quản lý nhân sự
Đồng bộ hoá thông tin trên một cơ sở dữ liệu: Tính năng này cho phép tổ chức quản lý thông tin nhân viên trên một cơ sở dữ liệu duy nhất. Điều này giúp tiết kiệm nhiều thời gian và công sức khi muốn tìm kiếm và trích xuất dữ liệu bởi nó cho phép tất cả các bộ phận nhân sự truy cập vào đúng thông tin cần thiết một cách nhanh chóng và chính xác.
Tuyển dụng, đào tạo hiệu quả và đúng người: Công tác tuyển dụng không còn là bài toán khó với doanh nghiệp khi mọi quy trình giờ đây được tự động hoá bởi sự trợ giúp của phần mềm quản lý nhân sự. Các tính năng như: tự động đăng tải tin tuyển dụng, sàng lọc và đánh giá CV chính xác, tích hợp với các trang tuyển dụng bên ngoài… cho phép nhà tuyển dụng tiếp cận và tuyển chọn những nhân viên tiềm năng một cách hiệu quả và nhanh chóng.
Đánh giá chính xác và khen thưởng hợp lý: Phần mềm quản lý nhân sự giúp doanh nghiệp xây dựng các tiêu chí đánh giá nhân viên, bao gồm kỹ năng chuyên môn, năng lực, thái độ làm việc… của họ để đưa ra được những chính sách khen thưởng hợp lý. Việc đánh giá này sẽ khách quan hơn rất nhiều so với khi làm thủ công, giúp tránh được sự thiên vị và những phàn nàn không đáng có từ nhân viên.
Tự động hoá công tác tính lương: Phần mềm giúp doanh nghiệp tự động tính lương dựa trên chính sách lương đã thiết lập, đảm báo tính chính xác và bảo mật thông tin cao. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể truy xuất các báo cáo công, lương và chi phí nguồn lực một cách dễ dàng và nhanh chóng.
Trích xuất báo cáo trực quan và nhanh chóng: Phần mềm hỗ trợ đa dạng các loại báo cáo theo yêu cầu từng doanh nghiệp, tạo điều kiện cho việc phán đoán và đưa ra quyết định chính xác.
4. Quản lý nhân sự hiệu quả cùng phần mềm quản lý nhân sự VnResource HRM Pro
Phần mềm VnResource HRM Pro được thiết kế để giúp tổ chức quản lý nhân sự hiệu quả và chính xác, đồng thời giảm thiểu thời gian và chi phí cho quá trình quản lý nhân sự. Các tính năng tiêu biểu của VnResource HRM Pro:
Lưu trữ và quản lý hồ sơ nhân sự: Đây là một trong những tính năng ưu việt của phần mềm giúp việc tra cứu và truy xuất thông tin trở nên dễ dàng hơn. Tất cả dữ liệu về nhân viên như hồ sơ cá nhân, bảo hiểm, hợp đồng lao động… sẽ được lưu trữ và quản lý chặt chẽ trên cùng một hệ thống, cho phép người quản lý và nhân viên truy cập và cập nhật thông tin bất cứ lúc nào.
Chấm công tự động và tính lương: Quá trình chấm công sẽ được thực hiện và tự động tích hợp dữ liệu vào hệ thống qua máy chấm công. Đối với những doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, cơ sở, tính năng chấm công tích hợp với GPS và wifi cho phép nhân viên linh hoạt hơn và tiết kiệm chi phí lắp đặt cho doanh nghiệp.
Quản lý cơ cấu tổ chức: Phần mềm hỗ trợ doanh nghiệp thiết lập cơ cấu tổ chức phòng ban và tự động tạo ra sơ đồ tổ chức nhân sự & phòng ban dựa trên sự biến động và thăng tiến của nhân viên. Điều này không chỉ giúp quản lý tổ chức hiệu quả hơn mà còn tiết kiệm rất nhiều thời gian và chi phí.
Đánh giá KPI rõ ràng: VnResource HRM Pro giúp nhà quản lý đánh giá KPI một cách minh bạch, trung thực và công bằng nhờ vào tính năng đặt mục tiêu, theo dõi và đánh giá tiến độ công việc của nhân viên. Từ những thông tin này, doanh nghiệp có thể quyết định chính sách khen thưởng hay kỷ luật dành cho nhân viên đúng đắn và hợp lý.
Quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp: Công tác tuyển dụng sẽ trở nên hiệu quả và chuyên nghiệp hơn với sự trợ giúp của phần mềm VnResource HRM Pro. Các thao tác nhập liệu, soạn thảo thông tin truyền thống sẽ không còn nữa bởi toàn bộ thông tin đều được tự động đăng tải và tổng hợp về cho nhà tuyển dụng đầy đủ hồ sơ của ứng viên. Bên cạnh đó, VnResource HRM Pro còn cung cấp bộ công cụ giúp phân tích hồ sơ ứng viên giúp doanh nghiệp tuyển chọn đúng nhân viên có mức độ phù hợp cao với vị trí công việc.
Quản lý đào tạo và phát triển năng lực: Hệ thống phần mềm sẽ hỗ trợ doanh nghiệp xác định nhu cầu và GAP năng lực của nhân viên để lập kế hoạch đào tạo chính xác và hiệu quả. Nhờ tính năng này, doanh nghiệp có thể đảm bảo được năng lực chuyên môn của nhân viên, đồng thời tăng cường sự phát triển và nâng cao chất lượng nhân sự của mình.
VnResource HRM Pro là phần mềm quản lý nhân sự toàn diện, cung cấp giải pháp chuyển đổi số hàng đầu cho các tổ chức, doanh nghiệp hiện nay với kinh nghiệm gần 20 năm trên thị trường đồng hành cùng hàng trăm doanh nghiệp, tập đoàn vừa và lớn như: Tập đoàn Honda, Toyota, Panasonic, Ajinomoto, Vietnamobile, Fujifilm, Pharmacity, Aeon Mall, tập đoàn Thaco Trường Hải, Nam Long Group, tập đoàn Thiên Long, Nhựa Bình Minh, Vinasoy, Vietinbank Insurance,…
Liên hệ ngay để được hỗ trợ tư vấn miễn phí: 0914.004.800. Ngoài ra, có thể truy cập trực tiếp để tìm hiểu thêm các thông tin tại Website: https://vnresource.vn/