Chuyển đổi số trong doanh nghiệp không còn xa lạ gì hiện nay nữa, tuy nhiên nhiều nhà quản lý vẫn chưa thực sự hiểu chuyển đổi số là gì? và doanh nghiệp của họ nên chuyển đổi số ở giai đoan nào? Vậy chúng ta cùng tìm hiểu để nắm rõ các thông tin về chuyển đổi số trong doanh nghiệp hiện nay trong bài viết dưới đây:
I. Chuyển đổi số là gì?
Chuyển đổi số là quá trình thay đổi tổng thể và toàn diện của cá nhân, tổ chức về cách sống, cách làm việc và phương thức sản xuất dựa trên các công nghệ số.
Chuyển đổi số bắt đầu nổi lên vào khoảng năm 2015, và phổ biển từ năm 2017. Tại Việt Nam, Thủ tướng chính phủ phê duyệt Chương Trình Chuyển đổi số quốc gia vào ngày 03/06/2020.
Chuyển đổi số là bước phát triển tiếp theo của tin học hóa, có được nhờ sự tiến bộ vượt bậc của những công nghệ mới mang tính đột phá, nhất là công nghệ số.
Ở cấp độ công ty, Chuyển đổi số ( digital transformation) có nghĩa là tích hợp các giải pháp số và cốt lõi của doanh nghiệp, thay đổi sâu sắc cách hoạt động của doanh nghiệp bằng cách tạo ra các quy trình kinh doanh mới, trải nghiệm khách hàng và văn hóa tổ chức. Chuyển đổi số không chỉ mang tái tạo lại những phương pháp truyền thống mà còn có thể sáng tạo những phương pháp mới để đáp ứng những kỳ vọng thay đổi của thị trường.
II. Chuyển đổi số trong doanh nghiệp là gì?
Chuyển đổi số đóng một vai trò rất quan trọng đối với sự phát triển của doanh nghiệp, tổ chức. Nó mang lại cơ hội mở ra nhiều tiềm năng hơn nữa, cũng như sự bức phá mới từ việc mở rộng quy mô, cải thiện hiệu quả kinh, tiếp cận khách hàng dễ dàng và nhanh chóng, tối ưu chi phí,…
Vì sao doanh nghiệp cần chuyển đổi số?
Thị trường luôn biến động, thay đổi liên tục, hành vi của người tiêu dùng cũng luôn thay đổi theo từng giai đoạn, thời kỳ từ đó luôn có một lớp người dùng mới, nhu cầu mới, yêu cầu những trải nghiệm mới. Chính vì vậy việc chuyển đổi số mang tính tất yếu cho sự phát triển của mỗi doanh nghiệp.
Chúng ta vẫn thường hay nghe “ chuyển đối số hay là chết”. Trong lịch sử phát triển của Trái Đất, sự tuyệt chủng hàng loạt và sự hình thành các loài sau đó diễn ra như một lẽ tự nhiên, do các tác nhân biến đổi về khí hậu hay điều kiện sống. Tương tự như vậy, hàng loạt doanh nghiệp bị phá sản vào thập niên đầu của thế kỷ XXI.
Từ năm 2000 đến nay, 52% trong số các doanh nghiệp Fortune đã bị mua lại, sáp nhập hoặc phá sản. Người ta ước tính rằng 40% các doanh nghiệp tồn tại ngày hôm nay sẽ đóng cửa trong 10 năm tới. Căn nguyên chính là do chậm hoặc thất bại trong việc chuyển đổi số.
Doanh nghiệp nào làm chuyển đổi thành công từ môi trường thực sang môi trường số, người ấy sẽ tồn tại. Không chuyển đổi, chuyển đổi không kịp sẽ bị thay thế, đào thải. Do đó, các doanh nghiệp sẽ hiểu được tầm quan trọng của chuyển đổi số trong sự phát triển.
III. Các bước chuyển đổi số là gì?
Không có một cách tiếp cận chung nào cho tất cả các doanh nghiệp trong việc xây dựng quy trình chuyển đổi số thành công. Tuy nhiên, để đạt được hiệu quả cao nhất, có 7 bước cơ bản mà mọi doanh nghiệp cần lưu ý
1. Bước 1: Xác định ý nghĩa của chuyển đổi số với doanh nghiệp
Trong quy trình chuyển đổi số, điều quan trọng là doanh nghiệp phải có được góc nhìn toàn cảnh và xác định được tại sao mình cần chuyển đổi số. Bất chấp sự khác biệt về ngành, điểm xuất phát và mục tiêu, mọi doanh nghiệp đều có thể xác định được ý nghĩa của chuyển đổi số nếu trả lời được những câu hỏi sau:
- Doanh nghiệp có cần đáp ứng nhanh hơn nhu cầu của khách hàng không? Năng suất có cần cải tiến thay đổi từng bước không? Khả năng đổi mới hiện nay có đang bị tụt hậu so với thị trường và đối thủ không?
- Doanh nghiệp nên làm gì và bắt đầu từ đâu để chuyển đổi số? Phạm vi chuyển đổi số của doanh nghiệp và ngành nghề là rất khác nhau, doanh nghiệp sẽ cần tập trung vào con người hay nâng cấp công nghệ và hạ tầng công nghệ thông tin.
- Làm thế nào để hiện thực hóa câu chuyện chuyển đổi số? Lãnh đạo cần tập trung vào phát triển năng lực, chuyên môn nào để dẫn dắt doanh nghiệp chuyển đổi số thành công?….
Doanh nghiệp cần xác định ý nghĩa, mục tiêu của việc chuyển đổi số. Những mục tiêu này phải phù hợp với nguồn lực và những gì doanh nghiệp có thể nâng cao, cải thiện được.
2. Bước 2: Đánh giá hiện trạng và mong muốn của doanh nghiệp
- Doanh nghiệp cần đánh giá hiện trạng ở 4 nhóm yếu tố chính:
- Phân tích các tác động và xu hướng bên ngoài: liệt kê chi tiết các tác động và xu hướng phát triển của nhà cung cấp, của khách hàng, các rào cản gia nhập đối với sản phẩm mới, mức độ ảnh hưởng của các sản phẩm/ dịch vụ thay thế và mức độ cạnh tranh,…
- Phân tích các công nghệ số: Doanh nghiệp cần thống kê và xác định lạc các công nghệ số hiện có của mình, sau đó đánh giá thực trạng dựa trên việc trả lời những câu hỏi như:
- Doanh nghiệp có thường xuyên cập nhật các công nghệ, nền tảng không?
- Trong đó có thể tối ưu, cải thiện được nhóm nào? Cần loại bỏ thay thế nhóm nào? Khâu nào chưa sẵn sàng để chuyển đổi và khắc phục?
- Doanh nghiệp có đội ngũ chuyên nghiên cứu, phân tích và phát triển công nghệ số không?
- Bên cạnh đó doanh nghiệp cũng cần tập trung tìm hiểu thêm các công nghệ số đột phá, hứa hẹn mang lại hiệu quả cho sự phát triển. Lưu ý là các công nghệ được lựa chọn nghiên cứu phải dựa trên khả năng cần cải thiện của công ty cũng như đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
- Phân tích mô hình hoạt động và kinh doanh hiện tại: Mô hình kinh doanh và hoạt động hiện tại cũng cần được phân tích, đánh giá chi tiết từ khía cạnh phục vụ nhu cầu và mong muốn của khách hàng. Mô hình kinh doanh cho thấy các nguồn lực được kết nối như thế nào để tạo ra giá trị cho khách hàng.
- Phân tích con người và tiềm năng văn hóa để thay đổi: Công nghệ cũng chỉ là công cụ hỗ trợ, chuyển đổi số đòi hỏi con người mới là yếu tố quan trọng hơn cả. Hiểu rõ năng lực, động lực, hệ thống khen thưởng cũng như văn hóa tổ chức và tiềm năng để điều chỉnh theo thực tế mới là điều cốt lõi cần thực hiện để đảm bảo thành công của chuyển đổi số. Để đánh giá được yếu tố này, doanh nghiệp phân tích các câu hỏi sau:
- Doanh nghiệp đã truyền đạt và đảm bảo mỗi nhân viên đều hiểu rõ mục tiêu chuyển đổi số, vai trò và nhiệm vụ của họ trong chuyển đổi số chưa?
- Doanh nghiệp có một hệ thống dữ liệu và truyền thông nội bộ hiệu quả chưa?
- Doanh nghiệp hiện có văn hóa phản hồi cởi mở, hướng đến mục tiêu chung chưa?…
3. Bước 3: Xây dựng chiến lược chuyển đổi số
Sau khi đã có cái nhìn tổng quan về bức tranh của doanh nghiệp, bước tiếp theo trong quá trình chuyển đổi số là bắt đầu xây dựng chiến lược chuyển đổi số. Doanh nghiệp cần đưa ra một tầm nhìn rõ ràng bao gồm các bước định hướng chiến lược và kết quả kinh doanh được lượng hóa. Qua đó, doanh nghiệp có thể liên kết chiến lược số với chiến lược kinh doanh tổng thể để tạo lợi thế cạnh tranh bền vững.
Hoạt động chuyển đổi số phải hỗ trợ doanh nghiệp nắm bắt cơ hội kinh doanh phù hợp tại thời điểm hiện tại cũng như triển khai các hoạt động phù hợp với định hướng trong tương lai.
4. Bước 4: Lập kế hoạch thực hiện chi tiết
Sau khi đã có chiến lược rõ ràng thì việc lập một kế hoạch thực hiện chi tiết là tiền đề để đạt được hiệu quả cao nhất. Một số bước cần thực hiện bao gồm:
- Xác định các sáng kiến số dựa trên các mục tiêu định hướng: Các lựa chọn cần phải phù hợp với thực trạng hiện có của doanh nghiệp. Ngoài ra mỗi sáng kiến nên tập trung vào một hoặc nhiều mục tiêu cụ thể, đồng thời chú ý không để có sự chồng chéo giữa các mục tiêu.
- Có danh sách sáng kiến số ưu tiên: Mỗi sáng kiến sẽ được cấp một ngân sách và các nguồn lực riêng. Do nguồn lực là có hạn nên việc sắp xếp thứ tự ưu tiên cần được thực hiện dựa trên tầm quan trọng của mục tiêu và dựa trên phân tích chi phí/ lợi nhuận khi thực hiện sáng kiến đó.
- Tạo các tiêu chí đo lường sáng kiến và KPI: Theo dõi tiến độ của từng sáng kiến đòi hỏi phải xác định các tiêu chí đo lường và các KPI kèm theo.
- Thiết lập kế hoạch dự án: Mỗi sáng kiến số sẽ cần một kế hoạch dự án ngắn gọn xác định chính xác các mục tiêu, phạm vi, những người liên quan, tiến trình, rủi ro,… việc có một bộ kỹ năng quản lý dự án phù hợp là điều quan trọng để đảm bảo điều hành dự án theo đúng kế hoạch.
- Đánh giá mức độ thành công: Đánh giá và truyền đạt hiệu quả của hành trình chuyển đổi số tới tất cả các bên liên quan sẽ liên tục được thực hiện. Điều quan trọng là tất cả các bên liên quan phải hiểu rằng đây không phải là điểm kết thúc của hành trình chuyển đổi số mà là điểm dừng đầu tiên trên một chặng đường dài phía trước.
5. Bước 5: Xây dựng nên tảng dữ liệu, công nghệ
Sự thiếu linh hoạt trong nền tảng công nghệ đã khiến nhiều doanh nghiệp trước đó phải vật lộn trong công cuộc chuyển đổi số. Vì thế, ở giai đoạn này của quy trình chuyển đổi số, doanh nghiệp sẽ cần phải tập trung đầu tư nền tảng dữ liệu và công nghệ hiện đại.
Các nền tảng dữ liệu, công nghệ này phải được thiết kế xung quanh các ưu tiên kinh doanh và thường được chia thành 2 nhóm chính:
- Nền tảng làm việc nội bộ
- Nền tảng làm việc với khách hàng, đối tác
6. Bước 6: Chuẩn bị đội ngũ nhân lực thích hợp
Trong quy trình chuyển đổi số thì nhân lực giữ vai trò cực kỳ quan trọng để hướng đến thành công. Doanh nghiệp có thể cân nhắc kết hợp cả hai phương án:
- Đào tạo nhóm nhân sự nội bộ: Với nhóm nhân sự hiện tại, doanh nghiệp sẽ tiến hành đào tạo về việc lấy người dùng làm trọng tâm, cách ứng dụng công nghệ mới vào thực tiễn và tư duy cởi mở, sẵn sàng thay đổi tiếp thu cái mới. Bằng cách này, theo thời gian doanh nghiệp có thể tiếp tục phát triển chuyên môn nội bộ và liên tục phát triển hơn nữa.
- Tuyển dụng người phù hợp: Trong lĩnh vực số hóa, nhiều doanh nghiệp sẽ cần tiến hành tuyển dụng hoặc thuê những người có chuyên môn về nghiên cứu, tìm hiểu và ứng dụng các công nghệ mới. Lúc này, khi có được một nhóm nhân sự mới có chuyên môn, thích ứng nhanh và mong muốn học hỏi những điều mới sẽ là cơ hội để doanh nghiệp có thể đột phá và thành công trong chuyển đổi số.
7. Bước 7: Bắt đầu chuyển đổi số
Sau đi đã có sự chuẩn bị đầy đủ về mục tiêu, kế hoạch, các nguồn lực cần thiết thì đã đến lúc doanh nghiệp cần bắt tay vào tiến hành chuyển đổi số. Ở bước này, khi tiến hành từng đầu công việc, tác vụ theo kế hoạch doanh nghiệp cần lưu ý ghi chép toàn bộ số liệu, thông tin, vấn đề,… để có dữ liệu phục vụ cho việc đánh giá.
Chuyển đổi số đang là vấn đề quan trọng, không chỉ là vấn đề của doanh nghiệp mà đây là vấn đề của cả quốc gia. Để tìm hiểu thêm về thông tin và các dịch vụ liên quan đến chuyển đổi số, vui lòng liên hệ đến VnResource. VnResource đem tới cho doanh nghiệp lộ trình chuyển đổi số hiệu quả – nhà tư vấn chiến lược, kế hoạch chuyển đổi số hàng đầu trong công tác quản lý nhân sự. HOTLINE: 0914.004.800