Hướng dẫn thực hiện phân tích nhu cầu đào tạo (TNA) chuẩn cho doanh nghiệp

Những lý do chính cần thực hiện phân tích nhu cầu đào tạo (TNA)?

Dưới đây là một số lý do chính dẫn tới quyết định việc tiến hành TNA:

• Sớm phát hiện những vấn đề về chuyên môn của nhân viên và giải quyết kịp thời.
• Hỗ trợ lên kế hoạch training trong năm một cách khoa học và hiệu quả.
• Không bỏ sót nhu cầu quan trọng của nhân viên và tổ chức.
• Đảm bảo tập trung đúng chủ đề và phương pháp đào tạo phù hợp.
• Tiết kiệm chi phí và thời gian cho việc đào tạo.
• Nâng cao năng lực, hiệu suất và sự hài lòng của nhân viên.

Giá trị cốt lõi của chương trình đào tạo hiệu quả

Giá trị cốt lõi của chương trình đào tạo hiệu quả là xác định chính xác những gì, ai cần được đào tạo. Phân tích nhu cầu đào tạo không kỹ có thể dẫn đến những phương pháp đào tạo sai:

• Những năng lực đào tạo sai;
• Những người đào tạo sai;
• Những phương pháp học tập sai.

Kết quả của việc phân tích nhu cầu đào tạo cung cấp cho nhà tuyển dụng những câu trả lời của những câu hỏi sau:

• Điều gì là cần thiết và tại sao?
• Đào tạo là cần thiết ở đâu?
• Ai cần được đào tạo?
• Nó sẽ được cung cấp như thế nào?
• Sẽ tốn bao nhiêu tiền đào tạo ?
• Sẽ có ảnh hưởng gì đến hoạt động kinh doanh?

Nhà tuyển dụng có thể tiến hành phân tích nhu cầu bằng cách theo 9 bước sau.

9 bước thực hiện phân tích nhu cầu đào tạo (TNA)

Bước 1: Xác định hiệu quả kinh doanh theo mục tiêu doanh nghiệp

Trước khi phân tích nhu cầu đào tạo, nhà tuyển dụng cần nêu rõ mục tiêu đào tạo. Kết quả kinh doanh mong đợi gì từ việc đào tạo là gì?

Mục tiêu đào tạo phải tương ứng với mục tiêu kinh doanh. Điều này cần thực hiện cụ thể và chi tiết cho từng nhân viên, bộ phận hoặc toàn bộ tổ chức.

Mục tiêu cốt lõi của đào tạo cần đặt ở vị trí trung tâm để đảm bảo quá trình phân tích nhu cầu có được kết quả mong muốn. Tốt nhất, nhà tuyển dụng nên trả lời câu hỏi: “Làm sao chúng ta biết được việc đào tạo đã hiệu quả?”.

Ví dụ về các mục tiêu cuối cùng là:

• Nâng cao mức độ hài lòng của khách hàng của các nhân viên chăm sóc khách hàng;
• Tăng tỷ lệ bán hàng thành công của các nhân viên kinh doanh;
• Nâng cao tinh thần làm việc của nhân viên thông qua sự giám sát tốt hơn của quản lý trung cấp;
• Nâng cao năng lực làm việc của nhân viên.

Bước 2: Liên kết mục tiêu kinh doanh với hành vi của nhân viên

Có nhiều hành vi liên quan đến bất kỳ kết quả kinh doanh mong muốn nào. Những hành vi này là kết quả của nhân viên:

• Biết phải làm gì;
• Có năng lực làm việc đó;
• Có động lực để làm việc đó.

Tại bước này của quy trình, người sử dụng lao động nên xác định các năng lực quan trọng mong muốn, nghĩa là, hành vi và kiến thức, kỹ năng, khả năng và đặc điểm cá nhân liên quan có liên quan đến kết quả kinh doanh mong muốn. Điều này thường được thực hiện thông qua việc thu thập thông tin từ các chuyên gia về chủ đề.

Việc thu thập dữ liệu có thể dưới hình thức phỏng vấn hoặc khảo sát. Bất kể phương pháp sử dụng là gì, dữ liệu phải giúp bạn hiểu rõ tầm quan trọng của từng năng lực để đạt được mục tiêu kinh doanh mong muốn.

Một ví dụ về thang đánh giá mức độ quan trọng

Thế nào là hiệu suất làm việc hiệu quả?

1 = Không có gì

2 = Một chút hiệu quả

3 = Hơi hiệu quả

4 = Khá hiệu quả

5 = Rất hiệu quả

Để đảm bảo rằng chỉ các năng lực được xem là quan trọng nên được xem xét bao gồm trong các bước phân tích nhu cầu đào tạo khác, trung bình đánh giá phải đạt ít nhất 4 trên thang đánh giá 5 điểm.

Bước 3: Xác định năng lực có thể đào tạo

Không phải mọi năng lực đều có thể cải thiện qua đào tạo. Ví dụ, công việc bán hàng có thể yêu cầu nhân viên bán hàng phải cởi mở và biết bắt đầu trò chuyện với những người lạ. Do đó, việc đào tạo sẽ hiệu quả hơn nếu nhà tuyển dụng tuyển những người đã có tính cách hướng ngoại thay là đào tạo người hướng nội trở nên cởi mở hơn. Tương tự, có thể hiệu quả hơn khi tuyển dụng những người có kiến thức chuyên môn hơn là giáo dục và đào tạo họ.

Nhà tuyển dụng nên đánh giá từng năng lực quan trọng từ Bước 2 và xác định xem từng năng lực có phải là điều họ mong đợi nhân viên sở hữu trước khi vào làm việc hay không. Khi kết hợp lại, điều này sẽ cung cấp cho nhà tuyển dụng một danh sách các năng lực quan trọng có thể được đào tạo.

Bước 4: Đánh giá năng lực

Người sử dụng lao động nên đánh giá mức độ năng lực chuyên môn của nhân viên. Các phương pháp thường được sử dụng là: Đánh giá năng lực và Kiểm tra hoặc đánh giá.

Khảo sát đánh giá hiệu suất tốt nhất được sử dụng để đánh giá các hành vi quan sát được. Điều này có thể dễ dàng thực hiện bằng cách lấy các năng lực quan trọng từ Bước 2 và Bước 3 và yêu cầu những người có kiến thức đánh giá các hành vi của nhân viên nhắm đến. Thông thường, các cấp quản lý thực hiện chức năng này.

Tuy nhiên, nhiều người đánh giá, bao gồm đồng nghiệp, cấp dưới và khách hàng, thường được sử dụng để đánh giá hiệu suất của giám sát viên và ban lãnh đạo. Phương pháp thường sử dụng là khảo sát 360 độ.

Cuộc khảo sát đánh giá hiệu suất trở nên kém hiệu quả khi nhiều người đánh giá phải suy ra các năng lực không thể quan sát được như khả năng, kỹ năng và tính cách. Việc đánh giá các năng lực này được thực hiện tốt hơn thông qua việc sử dụng các bài kiểm tra và đánh giá chuyên môn.

Có rất nhiều bài kiểm tra có sẵn trên thị trường để đo lường các kỹ năng, khả năng và đặc điểm tính cách cụ thể. Tuy nhiên, việc lựa chọn bài kiểm tra phù hợp nên được thực hiện với sự phối hợp của một chuyên gia kiểm tra, ví dụ, một nhà tâm lý học tổ chức. Cần thận trọng trong việc lựa chọn các bài kiểm tra là thước đo hợp lệ của năng lực mục tiêu.

Các bài đánh giá được thiết kế riêng cũng phù hợp, đặc biệt là nếu nhà tuyển dụng muốn đo lường kiến thức chuyên môn hoặc hiệu quả trong một phân khúc công việc chính. Chúng có thể dao động từ các bài kiểm tra trắc nghiệm kiến thức công việc đến các tình huống công việc thực tế.

Bước 5: Xác định khoảng cách hiệu suất

Bất kể các phương pháp được sử dụng để đánh giá năng lực, kết quả cá nhân của nhân viên sau đó được kết hợp để đánh giá có bao nhiêu nhân viên cần cải thiện trong các năng lực cụ thể.

Để làm được điều này, trước tiên nhà tuyển dụng cần xác định yếu tố nào tạo nên khoảng cách hiệu suất. Tiêu chuẩn đó sẽ khác nhau giữa các nhà tuyển dụng. Một số nhà tuyển dụng sẽ đặt ra các tiêu chuẩn cao hơn những người khác.

Việc đặt ra tiêu chuẩn đó sẽ cung cấp cho nhà tuyển dụng sự hiểu biết về số lượng nhân viên đạt trên hoặc dưới tiêu chuẩn đó. Những người dưới mức tiêu chuẩn sẽ được coi là cần được đào tạo.

Bước 6: Ưu tiên nhu cầu đào tạo

Nhà tuyển dụng nên tổng hợp dữ liệu ở Bước 6 với thông tin về mức độ lan tỏa của khoảng cách hiệu suất. Có nghĩa là, người sử dụng lao động phải tổng số lượng, hoặc bao nhiêu phần trăm, lực lượng lao động mục tiêu cần được đào tạo.

Nhà tuyển dụng cũng nên xem xét tầm quan trọng của năng lực (xem Bước 2). Tổng hợp lại, sức lan tỏa và tầm quan trọng sẽ dẫn đến một danh sách các ưu tiên đào tạo.

Bước 7: Xác định cách đào tạo

Sử dụng danh sách ưu tiên đào tạo từ Bước 6, nhà tuyển dụng nên xem cách tốt nhất để đào tạo đội ngũ lao động của họ. Các phương pháp đào tạo phổ biến bao gồm:

• Đào tạo trong công việc (OJT);
• Đào tạo hướng dẫn và hỗ trợ;
• Lớp học;
• Dựa trên web;
• Sách;
• Hội nghị;
• Chương trình đại học.

Một số phương pháp học tập sẽ hiệu quả hơn những phương pháp khác. Mặc dù không có hai người nào học hoặc lưu giữ thông tin theo cùng một cách, nhưng các nghiên cứu cho thấy rằng các cá nhân lưu giữ thông tin tốt hơn nhiều nếu họ thực sự thực hiện kỹ năng hoặc nhiệm vụ. Loại duy trì này là khoảng 75%.

So sánh với việc nghe một bài giảng, nơi mức độ ghi nhớ chỉ là 5%. Các hình thức khác của việc ghi nhớ thông tin như sau:

• Đọc: 10%;
• Âm thanh – Hình ảnh: 20%;
• Thực hành thực tế: 30%
• Nhóm thảo luận: 50%.

Nhà tuyển dụng nên lưu ý điều này và tìm kiếm phương pháp đào tạo không chỉ phù hợp với nội dung, mà còn phù hợp với nhân viên để họ dễ dàng tiếp thu hơn.

Bước 8: Tiến hành phân tích lợi ích chi phí

Nhà tuyển dụng cần xem xét các chi phí liên quan đến một phương pháp đào tạo cụ thể và mức độ mà khoảng cách hiệu suất có thể được kết hợp trong cùng một trải nghiệm đào tạo.

Các yếu tố chi phí bao gồm:

• Thời gian đào tạo được yêu cầu;
• Phát triển nội dung đào tạo nếu được thiết kế trong nhà;
• Đánh giá đào tạo và thực hiện nếu được mua từ nhà cung cấp;
• Phát triển nội dung đào tạo;
• Sự mất năng suất từ thời gian dành cho đào tạo; và
• Chi phí đi lại và hậu cần.

Về mặt lợi ích, các phương pháp đào tạo khác nhau sẽ có mức độ hiệu quả khác nhau (xem Bước 7). Ví dụ: trong khi đào tạo dựa trên web có thể ít tốn kém nhất, đây có thể không phải là cách tốt nhất để nhân viên phát triển một kỹ năng cụ thể. Người sử dụng lao động cần phải cân bằng giữa chi phí của một phương pháp đào tạo cụ thể và khả năng đạt được kết quả mong muốn.

Bước 9: Lập kế hoạch đánh giá đào tạo

Bước cuối cùng trong quá trình này là người sử dụng lao động quyết định cách họ biết liệu khóa đào tạo có hiệu quả hay không. Việc đào tạo chỉ có hiệu quả nếu tài liệu được giữ lại và sử dụng vào công việc. Bước này nên bao gồm một thành phần đánh giá tương tự như cách đánh giá nhu cầu trong Bước 4.

Các câu hỏi mà quá trình đánh giá nên trả lời là:

• Việc đào tạo đã cải thiện được bao nhiêu năng lực được nhắm mục tiêu trong khóa đào tạo?
• Việc đào tạo đã cải thiện bao nhiêu phần trăm hiệu quả công việc thực tế của nhân viên?
• Việc đào tạo đã cải thiện được mức độ nào trong việc đáp ứng các mục tiêu kinh doanh?
• Việc đào tạo đã dẫn đến lợi tức đầu tư tích cực là bao nhiêu?

Các câu hỏi mà nhà tuyển dụng muốn có câu trả lời sẽ xác định phương pháp và các thành phần của quá trình đánh giá.

Tổng kết