Tính lương là một trong những công việc quan trọng và phức tạp của bộ phận nhân sự. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có đủ nguồn lực và kinh nghiệm để thực hiện công việc này một cách chính xác và hiệu quả, từ đó dịch vụ tính lương thuê ngoài ra đời. Vậy dịch vụ tính lương thuê ngoài có những ưu điểm và nhược điểm gì? Doanh nghiệp có nên sử dụng dịch vụ này hay không? Hãy cùng VnResource tìm hiểu nhé!
Dịch vụ tính lương thuê ngoài là gì?
Dịch vụ tính lương thuê thuê ngoài là một dịch vụ mà công ty thuê một công ty khác hoặc một cá nhân để thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến tính lương cho nhân viên của mình. Điều này giúp giảm thiểu gánh nặng cho nhân viên của công ty và đảm bảo tính chính xác trong quá trình tính lương.
Những lưu ý trước khi doanh nghiệp sử dụng dịch vụ tính lương thuê ngoài?
Trước khi quyết định sử dụng dịch vụ tính lương thuê ngoài, doanh nghiệp cần thực hiện các bước sau:
Bước 1: Phân tích các yếu tố liên quan về môi trường bên trong và bên ngoài để đưa ra quyết định chính xác. Các yếu tố bên trong doanh nghiệp bao gồm mục tiêu, cơ cấu tổ chức. Các yếu tố bên ngoài bao gồm giá, chi phí dịch vụ trên thị trường, nhà cung cấp và các yếu tố pháp lý.
Bước 2: Xác định rõ ràng nhu cầu, mục tiêu, ngân sách cho việc thuê ngoài dịch vụ tính lương. Cân nhắc các yếu tố như số lượng nhân viên, mức độ phức tạp của quy trình tính lương, xác định rủi ro liên quan,…
Bước 3: Chọn nhà cung cấp và tiến hành thương lượng hợp đồng. Trong hợp đồng ký kết với nhà cung cấp, doanh nghiệp cần quy định rõ ràng các dịch vụ được thuê, tiêu chí đánh giá dịch vụ, thời hạn hợp đồng, thời điểm chấm dứt hợp đồng, giá,…
Bước 4: Chuyển giao các nguồn lực và quản lý các mối quan hệ. Doanh nghiệp cần làm rõ các vấn đề liên quan: Trao đổi thông tin trong quá trình thực hiện hợp đồng, vấn đề về nguồn nhân lực và các nguồn lực sản xuất khác, giải quyết các vấn đề phát sinh không mong muốn.
Vì vậy việc thuê dịch vụ tính lương thuê ngoài yêu cầu những phân tích, đánh giá của doanh nghiệp để có thể mang lại hiệu quả cao nhất và đạt được mục tiêu của doanh nghiệp đã đặt ra.
Hãy tìm hiểu ngay: Nên tính lương trên Excel hay phần mềm nhân sự?
Ưu điểm của dịch vụ tính lương thuê ngoài
Tiết kiệm thời gian
Quy trình tính lương là một quá trình rất phức tạp, bao gồm nhiều bước như lập bảng lương, tính toán thuế thu nhập cá nhân và hoàn thuế. Ngoài ra, doanh nghiệp còn phải thực hiện các hoạt động khác như quyết toán thuế, đăng ký bảo hiểm xã hội và bảo hiểm y tế cho nhân viên. Tất cả các hoạt động này phải tuân thủ đầy đủ quy định của pháp luật.
Điều này không chỉ tốn rất nhiều thời gian mà còn đòi hỏi doanh nghiệp phải tuyển dụng nhân sự có đủ năng lực để đảm bảo tính toán lương chính xác và đúng thời hạn.
Đảm bảo tính chính xác
Tính toán lương sai sẽ gây ra hậu quả cho uy tín của doanh nghiệp. Việc này sẽ thường xuyên xảy ra nếu quá trình tính lương được thực hiện bằng tay hoặc nhân viên phụ trách chưa đủ kinh nghiệm. Dịch vụ tính lương thuê ngoài có thể giải quyết được vấn đề này.
Những công ty về nhân sự sẽ sử dụng những phần mềm chuyên dụng cho việc tính lương để bảo đảm kết quả sẽ luôn đúng. Do đó, quý doanh nghiệp có thể hoàn toàn an tâm khi sử dụng dịch vụ này.
Nâng cao chất lượng
Dịch vụ tính lương thuê ngoài giúp doanh nghiệp bảo đảm được chất lượng và độ chính xác của quá trình tính lương, tránh được các lỗi hay vi phạm pháp luật. Bên cạnh đó, dịch vụ tính lương thuê ngoài cũng giúp doanh nghiệp cập nhật được các thay đổi về luật thuế, bảo hiểm và các quy định khác.
Hãy tim hiểu ngay: Các loại phần mềm máy chấm công định vị tốt nhất hiện nay
Nhược điểm khi sử dụng dịch vụ tính lương
Ngoài những lợi ích vượt trội vừa kể trên thì dịch vụ tính lương thuê ngoài cũng có mặt hạn chế nhất định.
Không kiểm soát được quy trình tính lương
Khi sử dụng dịch vụ tính lương thuê ngoài, doanh nghiệp sẽ phải chuyển giao toàn bộ các công việc liên quan đến tính lương cho đơn vị cung cấp dịch vụ. Do đó, doanh nghiệp sẽ không có quyền giám sát và thay đổi quy trình tính lương, mà phải tin cậy vào chất lượng và chính xác của dịch vụ.
Không đảm bảo bí mật thông tin nhân viên
Khi sử dụng dịch vụ tính lương thuê ngoài, doanh nghiệp sẽ phải chuyển giao các thông tin nhân viên như hồ sơ cá nhân, số tài khoản ngân hàng, mức lương, thưởng,… cho đối tác cung cấp dịch vụ. Điều này có thể gây ra nguy cơ lộ bí mật thông tin nhân viên, ảnh hưởng đến uy tín và an ninh của doanh nghiệp.
Thiếu sự tương tác trực tiếp và đáp ứng yêu cầu tính lương đặc biệt
Sử dụng dịch vụ tính lương thuê ngoài có thể làm giảm sự tương tác trực tiếp giữa doanh nghiệp và nhân viên, gây khó khăn trong việc giải quyết các vấn đề liên quan đến tính lương. Đồng thời, có thể không đáp ứng được các yêu cầu đặc biệt của doanh nghiệp liên quan đến các quy định pháp luật hay quy trình riêng của doanh nghiệp.
Vì vậy, khi sử dụng dịch vụ tính lương thuê ngoài, doanh nghiệp cần phải xem xét kỹ các tiêu chí như kinh nghiệm, uy tín, an ninh thông tin và khả năng tùy biến theo yêu cầu của từng doanh nghiệp. Chỉ như vậy, doanh nghiệp mới có thể tận hưởng được các lợi ích của dịch vụ tính lương thuê ngoài mà không gặp phải các rủi ro không mong muốn.
Chi phí cao
Việc sử dụng dịch vụ tính lương thuê ngoài có thể gây tốn kém hơn so với việc tính lương bên trong doanh nghiệp, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp nhỏ và vừa, và có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận của doanh nghiệp.
Công ty phụ thuộc vào đối tác cung cấp dịch vụ
Khi sử dụng dịch vụ tính lương thuê ngoài, doanh nghiệp sẽ phải tùy thuộc vào đối tác cung cấp dịch vụ trong việc thực hiện các thủ tục liên quan đến thuế, bảo hiểm, quyết toán lương. Nếu đối tác cung cấp dịch vụ không uy tín hoặc không chuyên nghiệp, doanh nghiệp có thể gặp rủi ro về vi phạm pháp luật hoặc mất mát thông tin.
Hãy tìm hiểu ngay: Phần mềm chấm công trực tuyến cho doanh nghiệp vừa và lớn
Phần mềm tính lương chuyên nghiệp dành cho doanh nghiệp
Trong giai đoạn nền công nghệ 4.0 đã phát triển rất mạnh mẽ, nhiều doanh nghiệp chuyển sang sử dụng giải pháp phần mềm nhân sự để hỗ trợ quản lý tính lương. Phần mềm này dần trở thành một công cụ vô cùng hữu ích giúp doanh nghiệp thực hiện các thao tác tính lương một cách dễ dàng, tăng cường hiệu suất làm việc của bộ phận kế toán.
Phần mềm tính lương có khả năng quản lý dữ liệu lương và tính tiền lương cho nhân viên. Khi sử dụng một phần mềm tính lương tốt, công việc tính lương sẽ trở nên đơn giản và hiệu quả hơn. Dữ liệu tính lương sẽ được tự động tổng hợp từ nguồn chấm công và được tính toán tự động, tạo ra báo cáo bảng lương và các khoản trợ cấp phúc lợi khác.
Lợi ích khi sử dụng phần mềm nhân sự tính lương cho doanh nghiệp
Dễ dàng quản lý thông tin dữ liệu
Hỗ trợ doanh nghiệp quản lý thông tin, dữ liệu nhân viên một cách chi tiết và thống nhất trên cùng một hệ thống. Điều này giúp việc quản lý thông tin và lương của nhân viên, bao gồm các thông tin về thu nhập, phụ cấp, bảo hiểm, thuế và các khoản trừ khác dễ dàng và thuận tiện hơn bao giờ hết.
Giảm thời gian tính lương
Việc tính lương sẽ không còn là nỗi ám ảnh cho nhân viên nhân sự vì đã có phần mềm tính lương hỗ trợ. Chỉ với vài thao tác đơn giản, nhân viên có thể hoàn thành bảng lương nhanh chóng và chính xác.
Hệ thống sẽ tự động xử lý dữ liệu công và xuất báo cáo theo yêu cầu. Điều này giúp cho bộ phận C&B tăng cường được năng suất làm việc, tiết kiệm thời gian để chú ý vào các nhiệm vụ khác quan trọng hơn. Với phần mềm tính lương, việc xây dựng bảng lương của công ty sẽ trở nên đơn giản và hiệu quả.
Bảo mật thông tin bảng lương theo chức vụ
Sử dụng phần mềm tính lương cho riêng doanh nghiệp của mình giúp nâng cao tính bảo mật của thông tin bảng lương với các kiểm soát truy cập chi tiết. Trên phần mềm, bạn có thể phân ra nhiều vai trò của từng bộ phận và loại bỏ truy cập trái phép.
Phần mềm cùng một giao diện nhưng chỉ cho phép nhân viên trả lương xem những gì họ cần dựa trên vai trò của họ, chỉ có người quản lý ở cấp cao mới có thể xem toàn bộ thông tin.
Giao diện thân thiện, nhân viên dễ dàng sử dụng
Với giao diện dễ dùng, các thao tác sử dụng đơn giản. Người dùng rất dễ dàng khi sử dụng các tính năng trên phần mềm tính lương. Do đó vừa tiết kiệm được thời gian, công sức vừa hạn chế xảy ra lỗi.
Phần mềm quản lý nhân sự VnResource HRM Pro – Cung cấp đầy đủ tính năng, dịch vụ tính lương tự động cho doanh nghiệp
Hiểu được khó khăn trong quá trình tính lương của nhiều doanh nghiệp, VnResource đã triển khai và phát triển phần mềm quản trị nhân sự toàn diện VnResource HRM Pro, hỗ trợ doanh nghiệp quản lý thông tin nhân viên, chấm công tính lương, tính toán ngày nghỉ phép, bảo hiểm thuế, và các hoạt động khác liên quan đến quy trình nhân sự của doanh nghiệp.
Với gần 20 năm phát triển và hình thành, VnResource tự hào đồng hành chuyển đổi số nhân sự cùng hàng trăm doanh nghiệp quy mô vừa và lớn trên khắp cả nước như: Tập đoàn Honda, Yamaha, Thaco Trường Hải, Ajinomoto, Pharmacity, TTC Sugar, Aeon Mall, Vietinbank Insurance, Isuzu,…
Ứng dụng quản lý nhân sự VnResource HRM Pro của VnResource được thiết kế như một hệ sinh thái thống nhất đa dạng các module hỗ trợ hoạt động quản trị nhân sự, mỗi phân hệ module có những chức năng chính riêng, tập trung vào xử lý từng nghiệp vụ nhân sự chuyên sâu một cách độc lập nhưng có tính kết nối chặt chẽ trong quá trình quản lý nhân sự.
Phần mềm nhân sự tính lương VnResource HRM Pro có những tính năng gì?
Phần mềm tính lương nhân sự với đầy đủ các tính năng giúp nhà quản trị quản lý nhân sự nhanh chóng, chính xác và hiệu quả.
Tính lương tự động
Với công nghệ tính lương chính xác, doanh nghiệp có thể linh hoạt điều chỉnh các phương pháp tính lương, các khoản phụ cấp, chính sách lương khác để thích ứng theo nhu cầu đặc thù của mình.
Cập nhật dữ liệu để tính bảng lương
Là một giải pháp quản lý nhân sự toàn diện, VnResource HRM Pro giúp tổng hợp dữ liệu công một cách chính xác và nhanh chóng từ nhiều nguồn chấm công khác nhau một cách dễ dàng. Phần mềm có thể lấy dữ liệu về lương cơ bản và phụ cấp theo hợp đồng từ module quản lý nhân sự, dữ liệu chấm công từ máy chấm công, dữ liệu nghỉ phép, nghỉ bù, đi công tác và dữ liệu đánh giá để tính lương.
Ngoài ra, VnResource HRM Pro cũng hỗ trợ quản lý biến động lương như tăng giảm lương, điều chuyển và bổ nhiệm. Tất cả những dữ liệu được tổng hợp sẽ được tính toán để tạo ra bảng công cuối cùng và chuyển vào dữ liệu lương.
Hỗ trợ tính lương 3P
Hỗ trợ tính lương 3P dựa trên những yếu tố cơ bản cho doanh nghiệp:
Pay for Position: VnResource HRM Pro cho phép thiết lập các mức lương theo vị trí công việc. Doanh nghiệp có thể linh hoạt điều chỉnh hoặc cài đặt các công thức, phần mềm sẽ tự động tính toán để đưa ra bảng lương.
Pay for Person: Xây dựng được các tiêu chí đánh giá năng lực và chuyên sâu, hình thành các biểu đồ năng lực mạng nhện 9box để nhà quản lý dễ dàng theo dõi năng lực nhân viên. Các dữ liệu đầu ra của đánh giá năng lực sẽ được chuyển thành đầu vào của bảng lương dựa trên công thức được cài đặt từ trước.
Pay for Performance: Thiết lập thưởng của của nhân viên sẽ được chi trả dựa trên hiệu suất công việc dựa trên từng KPI tiêu chí đã được đưa ra trước đó.
Tự động gửi Payslip và thể hiện chi tiết bảng lương
Nhân viên có thể chủ động xem trực tiếp phiếu lương chi tiết của mình tại cổng thông tin portal của phần mềm VnResource HRM Pro. Bất kỳ thắc mắc nào liên quan đến tính lương cá nhân đều được ghi nhận và chuyển đến nhân viên C&B một cách nhanh chóng.
Bảng lương chi tiết phần mềm cung cấp bao gồm lương cơ bản, lương theo ngày công, mức đóng bảo hiểm, khấu trừ thuế, lương hoa hồng, thưởng, ứng lương và số tiền thực lĩnh, … và nhiều thông tin cụ thể khác liên quan đến lương và phúc lợi.
Tổng kết
Qua những thông tin VnResource đã cung cấp, hy vọng rằng các doanh nghiệp sẽ có thêm kiến thức về việc sử dụng dịch vụ tính lương thuê ngoài. Trước khi quyết định sử dụng dịch vụ này, cần xác định rõ các mục tiêu, dịch vụ cần thiết nhất và điều chỉnh kế hoạch dựa trên các yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp.
Phần mềm quản lý nhân viên VnResource HRM Pro sẽ giúp doanh nghiệp quản trị và điều hành toàn diện các hoạt động nhân sự một cách dễ dàng với những công nghệ tiên tiến, phù hợp với sự thay đổi ngày nay của thời đại. Không những giúp tăng năng suất làm việc của bộ phận nhân sự, mà còn giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, ngân sách cho hoạt động chấm công tính lương.
Nếu doanh nghiệp đang cần một giải pháp quản lý nhân sự tiện lợi và hiệu quả, giúp việc chấm công tính lương không còn là vấn đề gây trở ngại. Hãy nhấc máy và liên hệ ngay tới hotline: 0914 004 800 hoặc truy cập vào website www.VnResource.vn để tìm hiểu thêm về ứng dụng quản lý nhân sự và trải nghiệm ngay trong hôm nay để tận hưởng những tính năng tuyệt vời mà ứng dụng quản trị nhân sự mang lại cho doanh nghiệp của bạn!