Đội ngũ nhân viên được xem như là lực lượng cốt lõi của doanh nghiệp bởi hiệu suất làm việc của họ sẽ góp phần quyết định doanh thu và lợi ích của tổ chức. Do đó, đào tạo để nâng cao năng lực của nhân sự là một việc mang tính chất quan trọng và đặc biệt cần thiết trong thời kỳ đổi mới như hiện nay. Cùng VnResource tìm hiểu về những lưu ý khi đào tạo và phát triển nhân sự nhé!
I. Đào tạo và phát triển nhân sự là gì?
Đào tạo và phát triển nhân sự là hoạt động tổ chức các buổi đào tạo nhằm trang bị cho đội ngũ nhân viên những kỹ năng và kiến thức cần thiết mà công việc yêu cầu, qua đó giúp họ khắc phục những thiếu sót và làm việc hiệu quả hơn.
Thông qua các buổi đào tạo, nhân sự có cơ hội nâng cao kiến thức của mình cũng như hiểu rõ hơn về các yêu cầu của công việc. Điều này không chỉ đem lại lợi ích cho mỗi cá nhân mà còn thúc đẩy sự tăng trưởng của tổ chức về lâu dài, giúp doanh nghiệp tận dụng tối đa nguồn nhân lực hiện có để vận hành các hoạt động kinh doanh hiệu quả hơn.
II. Ý nghĩa và lợi ích của đào tạo và phát triển nhân sự trong doanh nghiệp
Việc tổ chức các buổi đào tạo và phát triển cho doanh nghiệp đóng góp nhiều ý nghĩa quan trọng.
1. Đối với cá nhân
- Nâng cao hiệu suất làm việc: Khi tham gia các buổi đào tạo và phát triển, nhân viên có thể nhận ra điểm yếu của mình và cải thiện kịp thời, từ đó giúp cho quá trình thực hiện công việc thường ngày trở nên dễ dàng, nhanh chóng và hiệu quả hơn.
- Gia tăng động lực: Sau khi tham dự các buổi đào tạo, nhân viên sẽ có cái nhìn toàn diện hơn về doanh nghiệp nói chung và công việc nói riêng, từ đó xác định rõ ràng được mục tiêu ngắn hạn và dài hạn để có động lực phấn đấu và chinh phục.
- Giúp mở rộng tư duy và góc nhìn mới: Thông qua các chương trình đào tạo, nhân viên sẽ có một góc nhìn, ý tưởng mới trong công việc. Đây là cơ hội để nhân viên phát huy khả năng sáng tạo của mình và đóng góp vào sự phát triển của tổ chức.
- Gắn kết chặt chẽ với doanh nghiệp: Nhân viên có xu hướng gắn bó lâu dài với doanh nghiệp khi họ được đáp ứng nhu cầ học hỏi và phát triển của bản thân. Vì vậy, các hoạt động đào tạo sẽ giúp nhân viên thấy rõ lộ trình phát triển và khả năng thăng tiến của họ, để chứng tỏ rằng mọi thứ không dậm chân tại chỗ.
2. Đối với doanh nghiệp
- Làm nền tảng cho lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp: Kế hoạch đào tạo và phát triển nguồn nhân lực hiệu quả sẽ tăng lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp trong việc thu hút nhân tài. Bởi lẽ, các khoá học đào tạo giúp nhân viên gắn kết hơn, từ đó tạo ra một môi trường làm việc cùng nhau phát triển, góp phần gây dựng nên một thương hiệu nhà tuyển dụng ấn tượng.
- Gia tăng mức độ cam kết và đảm bảo tỷ lệ ở lại của nhân viên: Khi doanh nghiệp cung cấp cho nhân viên đủ các nguồn lực, thiết bị và sự hỗ trợ mà họ cần để phát triển bản thân và phát huy hết tiềm năng của mình, họ sẽ đóng góp lại cho tổ chức sự năng suất, hiệu quả và lòng trung thành. Hơn nữa, với tỷ lệ nghỉ việc giảm, doanh nghiệp sẽ tiết kiệm rất nhiều chi phí cho hoạt động tuyển dụng và đào tạo người mới.
- Đảm bảo hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp: Hoạt động đào tạo và phát triển nhân sự giúp giảm thiểu rủi ro do nhân viên chưa qua đào tạo. Thông thường những người chưa được đào tạo sẽ không tuân thủ các tiêu chuẩn của ngành về an toàn và chuẩn mực hành vi tại nơi làm việc. Theo một nghiên cứu của IBM, mức độ hài lòng của khách hàng đối với các công ty sử dụng công nghệ học tập đã tăng 16%.
=>> Xem thêm: Tại sao phải đào tạo nhân lực cho doanh nghiệp?
III. Quy trình đào tạo và phát triển nhân sự
Để triển khai đúng nhiệm vụ và mục tiêu đào tạo, doanh nghiệp cần xây dựng một quy trình đào tạo và phát triển rõ ràng để đảm bảo mang lại kết quả tốt nhất. Doanh nghiệp có thể tham khảo 4 bước cơ bản sau đây:
Bước 1: Xác định nhu cầu đào tạo
Việc đầu tiên trước khi doanh nghiệp bắt tay vào lập kế hoạch là xác định nhu cầu đào tạo. Mỗi chương trình đào tạo được tổ chức đều hướng tới việc cung cấp cho người học những kỹ năng hoặc kiến thức nhất định, do đó việc xác định nhu cầu sẽ giúp doanh nghiệp trả lời được những câu hỏi quan trọng về những gì mình sẽ đào tạo.
Xác định nhu cầu đào tạo là quy trình bao gồm phân tích tổ chức, phân tích nhân viên, và phân tích nhiệm vụ. Cụ thể như sau:
- Phân tích tổ chức: Khi đã xác định được mục tiêu của doanh nghiệp, cần xét xem liệu việc đào tạo có đem lại lợi ích chiến lược và giúp tổ chức hoàn thành được mục tiêu đặt ra hay không.
- Phân tích nhân viên: Việc này sẽ giúp doanh nghiệp xác định được đối tượng cần đào tạo, khoảng trống kỹ năng, kiến thức và năng lực hiện tại của họ. Có thể xác định chân dung người học qua các tiêu chí sau đây:
+ Đặc điểm cá nhân: kiến thức, thái độ, kỹ năng…
+ Đầu vào: cách thực hiện nhiệm vụ, tài liệu…
+ Đầu ra: tiêu chuẩn công việc
+ Kết quả: lợi ích, phần thưởng…
+ Phản hồi: tần suất và chi tiết phản hồi
- Phân tích nhiệm vụ: Việc này sẽ cung cấp một bảng mô tả công việc, bao gồm: nhiệm vụ là gì, tầm quan trọng, tần suất và độ khó của nhiệm vụ.
Bước 2: Lập kế hoạch đào tạo
Đây có thể coi là bước nền tảng để xây dựng một kế hoạch đào tạo thành công. Bản kế hoạch cụ thể phải bao gồm những vấn đề sau:
- Mục tiêu đào tạo
- Nhu cầu và đối tượng đào tạo
- Nội dung cụ thể và thời lượng của chương trình đào tạo
- Hình thức đào tạo
- Người thực hiện đào tạo, thời gian và địa điểm
Một vài công tác doanh nghiệp cần thực hiện sau khi đã hoạch định được kế hoạch đào tạo và phát triển chi tiết:
- Chuẩn bị tài liệu đào tạo: thiết kế bài giảng, chuẩn bị slide và các tài liệu khác cần thiết.
- Hoạch định ngân sách đào tạo: Để tận dụng tối đa tài nguyên, doanh nghiệp nên lập một ngân sách cụ thể cho chương trình đào tạo giúp quản lý hiệu quả và hạn chế tối đa chi phí phát sinh thêm. Có thể xác định ngân sách dựa trên số lượng nhân viên đào tạo, phí thuê chuyên viên đào tạo, chi phí cho các trang thiết bị cần thiết…
- Lựa chọn phương pháp đào tạo: Tùy theo nhu cầu và nguồn lực của mỗi doanh nghiệp mà lựa chọn phương pháp đào tạo cho phù hợp. Một vài phương pháp doanh nghiệp có thể tham khảo:
+ Đào tạo truyền thống theo kiểu lớp học
+ Đào tạo trực tuyến
+ Phương thức tương tác nhóm
+ Sử dụng định dạng video
Bước 3: Thực hiện đào tạo
Sau khi đã thực hiện xong các đầu việc trên, bước tiếp theo là tổ chức đào tạo theo kế hoạch. Lưu ý rằng khi đã thống nhất được thời gian đào tạo, hãy thông báo cho nhân viên và cho họ thời gian để sắp xếp lịch trình cá nhân và xác nhận xem có tham gia buổi đào tạo được hay không.
Bước 4: Đánh giá hiệu quả đào tạo
Cuối cùng, việc doanh nghiệp cần làm là xác định xem việc đào tạo có mang lại hiệu quả hay không. Người lập kế hoạch đào tạo có thể tự đánh giá thành công của buổi đào tạo qua việc xem phản ứng và hành vi của nhân viên, hoặc có thể tạo phiếu khảo sát để thu thập những góp ý, làm tư liệu cải thiện cho những lần đào tạo tiếp theo.
IV. Các phương pháp đào tạo và phát triển nhân sự
Tuỳ theo nguồn lực, mục đích và nhu cầu đào tạo, doanh nghiệp có thể lựa chọn phương pháp đào tạo tối ưu nhất để triển khai. Một số phương pháp doanh nghiệp có thể tham khảo:
- Đào tạo nội bộ: Đây là hình thức doanh nghiệp tự đứng ra tổ chức các khoá học đào tạo cho nhân viên nhằm cung cấp những kiến thức và kỹ năng cần thiết phục vụ cho yêu cầu công việc. Hình thức này góp phần củng cố văn hoá công ty và mang lại lợi ích to lớn cho việc giữ chân nhân tài.
=>>Xem thêm: 4 bước xây dựng chương trình đào tạo nội bộ cho doanh nghiệp
- Đào tạo bên ngoài: Khác với đào tạo nội bộ, đào tạo ngoài là hình thức doanh nghiệp thuê một đơn vị giáo dục bên ngoài để tổ chức chương trình đào tạo cho nhân viên. Việc lựa chọn tổ chức bên ngoài cho phép doanh nghiệp tập trung vào chuyên môn cốt lõi của mình, tiết kiệm thời gian triển khai và kiểm soát tốt hơn chi phí đào tạo so với đào tạo nội bộ.
- Học hỏi từ đồng nghiệp: Đây cũng là một hình thức hiệu quả để kết nối và tạo động lực học tập cho nhân viên. Học hỏi từ những người xung quanh không chỉ thúc đẩy quá trình phát triển của cá nhân mà còn giúp thu hẹp khoảng cách kỹ năng giữa các thành viên trong tổ chức, từ đó tạo nên một đội ngũ có kỹ năng chuyên môn cao.
- Tự học và đào tạo trực tuyến: Hình thức này tạo điều kiện linh hoạt và thuận tiện hơn cho nhân viên vì họ có thể làm chủ thời gian và địa điểm học tập. Doanh nghiệp có thể tạo các khoá học nội bộ trực tuyến hoặc cung cấp tài khoản khoá học để nhân viên có thể tự trau dồi thêm kiến thức.
=>> Xem thêm: Đào tạo hội nhập cho nhân viên cùng phần mềm đào tạo trực tuyến tốt nhất
V. Đánh giá và đo lường hiệu quả đào tạo và phát triển nhân sự
Kế hoạch đào tạo nhân viên không chỉ dừng lại ở việc tổ chức ra buổi đào tạo mà còn bước đánh giá và đo lường hiệu quả sau những buổi đó. Quy trình đánh giá sẽ diễn ra như sau:
- Đánh giá tiến độ và chất lượng đào tạo: Doanh nghiệp có thể sử dụng Mô hình đánh giá hiệu quả đào tạo của Donald L. Kirkpatrick bao gồm 4 cấp độ:
+ Cấp độ 1: Phản ứng: Người học có cảm thấy thoải mái, thoả mãn với môi trường đào tạo không?
+ Cấp độ 2: Học hỏi: Người học có thu được những kiến thức, kĩ năng và thái độ sau khi kết thúc chương trình hay không?
+ Cấp độ 3: Hành vi: Hành vi của người học có tiến triển tốt hơn sau khoá đào tạo hay không? Người học có áp dụng được những gì đã học vào thực tiễn công việc không?
+ Cấp độ 4: Kết quả: Doanh nghiệp có đạt được giá trị thực tế nào sau những buổi đào tạo đó không? Các yếu tố doanh số, lợi nhuận, phần trăm thị phần, phản hồi của khách hàng có tốt hơn không?
- Đo lường hiệu quả đào tạo và phát triển nhân sự: Một vài cách để doanh nghiệp thu thập góp ý của nhân viên về chất lượng của chương trình đào tạo như sau: tạo bảng câu hỏi, khảo sát, tự quan sát, lập bài kiểm tra lý thuyết, kiểm tra thực hành, đánh giá theo nhóm hoặc nhân viên tự đánh giá…
- Điều chỉnh và cải tiến quy trình đào tạo và phát triển nhân sự: Từ những đánh giá và góp ý nhận được, doanh nghiệp sẽ xác định rõ đâu là điểm tốt và điểm chưa tốt của buổi đào tạo, từ đó cải thiện và phát huy hơn ở những lần tiếp theo. Việc đánh giá quy trình này giúp nâng cao hiệu quả đào tạo và đảm bảo lộ trình phát triển của nhân viên, góp phần tăng khả năng giữ chân những nhân tài hàng đầu cho doanh nghiệp.
VI. Kết luận
Nhân sự là nguồn lực quý giá nhất của doanh nghiệp. Vì vậy, đào tạo và phát triển cho nhân sự là hoạt động cốt lõi luôn được các tổ chức đầu tư và chú trọng. Ngoài việc nâng cao năng suất và hiệu quả làm việc của nhân viên, cung cấp những kiến thức kỹ năng chuyên môn đáp ứng đủ lộ trình phát triển cá nhân, quy trình đào tạo còn giúp doanh nghiệp tối ưu hoá nhiều chi phí và xây dựng một nền văn hoá vững chắc qua các hoạt động đào tạo.
Doanh nghiệp có thể tham khảo 4 bước trong quy trình xây dựng kế hoạch đào tạo và phát triển nhân sự dưới đây để áp dụng cho tổ chức của mình: Xác định nhu cầu đào tạo; Lập kế hoạch đào tạo; Thực hiện đào tạo; Đánh giá hiệu quả đào tạo. Tuy nhiên, doanh nghiệp cũng nên có sự linh hoạt và điều chỉnh cần thiết để phù hợp với tiềm lực của tổ chức và tình hình thời cuộc hiện tại.