Ngày nay, hầu hết các công ty đang dần thay thế việc quản lý thủ công và chuyển sang sử dụng phần mềm thông minh, đặc biệt là trong lĩnh vực giám sát và quản lý nhân sự. Đối với doanh nghiệp có nhiều nhân sự thì việc sử dụng phần mềm là thực sự cần thiết, đặc biệt là quản lý nhân sự bằng Access, hiện đang rất được nhiều doanh nghiệp tin tưởng lựa chọn. Hãy cùng VnResource tìm hiểu về phần mềm này có nên sử dụng cho hoạt động quản lý nhân viên hay không nhé!
Khái niệm về Access
Hãy cùng tìm hiểu về Microsoft Office Access – một phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ được phát triển bởi hãng Microsoft. Access, hay còn được gọi tắt là MS Access, là một công cụ vô cùng hữu ích cho việc quản lý dữ liệu trong các máy tính cài hệ điều hành Windows.
Với Access, bạn có thể lưu trữ tài liệu, dữ liệu cá nhân và hồ sơ cá nhân một cách dễ dàng. Ngoài ra, phần mềm này còn giúp bạn kiểm tra thông tin nhanh chóng và chính xác, hỗ trợ in tài liệu và tìm kiếm trong cơ sở dữ liệu một cách dễ dàng. Tất cả các dữ liệu được lưu trữ đồng bộ trong hệ thống, giúp bạn tiết kiệm thời gian so với việc thao tác thủ công.
Với hoạt động quản lý nhân sự bằng Access, bạn có thể quản lý thông tin nhân viên một cách dễ dàng và hiệu quả hơn bao giờ hết. Access giúp bạn tìm kiếm thông tin nhanh chóng và chính xác, đồng thời còn giúp bạn tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc.
Tính năng cơ bản của phần mềm quản lý khách hàng bằng Access
Hãy cùng khám phá những tính năng nổi bật của phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ Access, mà rất nhiều công ty đã tin tưởng và sử dụng để nâng cao hiệu quả công việc của mình.
- Lưu trữ và quản lý dữ liệu về khách hàng, tìm kiếm dễ dàng nhanh chóng
- Chăm sóc khách hàng toàn diện với Email Marketing, SMS Marketing một cách tự động
- Tạo ra các báo cáo và biểu đồ thống kê để theo dõi và đánh giá hiệu quả các chiến dịch quảng cáo
- Phân quyền nhân viên theo chức vụ, đảm bảo quyền lợi và tính công bằng cho mỗi người, tránh lạm quyền hoặc nhân viên tự ý thay đổi thông tin.
- Có thể bảo mật, sao lưu, khôi phục dữ liệu an toàn, hạn chế rủi ro trong thông tin khách hàng.
Hướng dẫn sử dụng các mục tính năng trên phần mềm Access
Với Access, bạn có thể xây dựng phần mềm quản lý nhân sự và cập nhật thông tin của mỗi cá nhân nhân viên một cách chính xác và hiệu quả. Để khởi tạo và sử dụng phần mềm Access, bạn không cần phải là một chuyên gia về công nghệ thông tin. Các bước đơn giản sau đây sẽ giúp bạn khởi đầu và sử dụng phần mềm Access một cách dễ dàng:
Tạo hệ thống cơ sở dữ liệu cho phần mềm
Đầu tiên, để bắt đầu quá trình khởi tạo, bạn chỉ cần chọn “File” và ấn vào “New”. Access sẽ đưa cho bạn nhiều dạng file khác nhau để tùy chọn. Bạn có thể sử dụng mẫu có sẵn hoặc chọn bảng dữ liệu trống để chỉnh sửa.
Nhưng đừng quên, bước quan trọng sau đó là đặt tên cho “File” của mình ngay từ đầu. Điều này giúp bạn tránh tình trạng quên hoặc nhầm lẫn tên file, đồng thời giúp cho việc quản lý và tìm kiếm file sau này trở nên dễ dàng hơn.
Nhập cơ sở dữ liệu cho phần mềm
Đầu tiên, khi nhập dữ liệu, bạn cần lưu ý xác thực cấu trúc. Access cung cấp cho bạn những định dạng dữ liệu khác nhau như bảng báo cáo, biểu mẫu, kiểu truy vấn… và việc của bạn lúc này chính là lựa chọn cấu trúc sao cho phù hợp với nhu cầu. Sau đó, hãy thêm nội dung vào tập tin ở những vị trí cụ thể để tạo nội dung dành cho Access của bạn.
Với phần mềm quản lý nhân sự này, bạn có thể chia sẻ và lấy thông tin một cách nhanh chóng từ một file khác bằng cách chọn tab dữ liệu ngoài. Và đặc biệt, Access còn cho phép bạn chuyển vị trí tệp chứa dữ liệu sang tập tin muốn nhập, giúp cho quá trình nhập dữ liệu trở nên dễ dàng và thuận tiện hơn bao giờ hết.
Tuy nhiên, để giảm thiểu bộ nhớ và chắt lọc những thông tin quan trọng, bạn cần sử dụng công cụ liên kết để kết nối các bảng dữ liệu với nhau. Điều này giúp cho việc truy xuất dữ liệu trở nên nhanh chóng và chính xác hơn.
Table/Bảng trong Access
Bảng chứa thông tin chìa khóa và liên quan đến nhau tạo thành một cơ sở dữ liệu logic. Mỗi bảng được liên kết với một đối tượng cụ thể, và một liên kết chung phải được tạo ra giữa chúng để dữ liệu trong các bảng có thể được kết nối với nhau.
Vậy làm thế nào để tạo bảng? Đơn giản thôi, chỉ cần chọn cửa sổ “Database”, sau đó chọn mục “Table” và nhấn “New” và “Design View”. Khi xuất hiện 3 cột, bạn chỉ cần nhập thông tin cần thiết vào đó (Field name: Tên cần đặt; Field type: Kiểu trường; Description: Miêu tả).
Như vậy, bạn đã tạo được một bảng chứa thông tin cần thiết. Tuy nhiên, đặt khóa chính là một bước quan trọng không thể bỏ qua. Bạn chỉ cần chọn các trường làm khóa chính, sau đó chọn “Edit” và chọn “Primary key” hoặc nhấp vào “chìa khóa vàng” trên thanh công cụ. Điều này giúp đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu và giúp cho các truy vấn của bạn trở nên nhanh chóng và hiệu quả hơn.
Truy vấn/Query trong Access
Mục đích của truy vấn phần mềm Access không chỉ đơn thuần là thu thập, tìm kiếm và sắp xếp dữ liệu. Truy vấn còn giúp bạn thay đổi, giám sát và phân tích dữ liệu theo nhiều cách khác nhau, cũng như sử dụng chúng làm nguồn báo cáo, bản ghi, bảng tra cứu dữ liệu và phân tích dữ liệu theo nhiều cách khác nhau, từ đơn giản đến phức tạp.
Để tạo truy vấn trong phần mềm Access, bạn cần thực hiện một số bước cụ thể để đạt được kết quả mong muốn.
- Đầu tiên, hãy mở công cụ “Query Design” và chọn “Thiết kế truy vấn” để bắt đầu quá trình tạo truy vấn.
- Tiếp theo, bạn cần chọn bảng mà mình muốn chạy truy vấn trên.
- Sau đó, hãy ấn chuột vào cột truy vấn và thiết kế bảng để tạo điều kiện cho truy vấn.
- Khi đã hoàn thành thiết kế truy vấn, bạn có thể bấm chọn “Run” để xem kết quả. Đồng thời, đừng quên lưu lại truy vấn để sử dụng lại trong tương lai.
Trong các loại truy vấn, truy vấn bộ lọc là một trong những loại được sử dụng phổ biến nhất. Với truy vấn bộ lọc, bạn có thể kiểm tra dữ liệu so với một hoặc nhiều bảng hiển thị đối tượng tìm kiếm theo thứ tự mong muốn. Điều này giúp bạn tìm ra các bản ghi phù hợp với tiêu chí tìm kiếm của mình một cách nhanh chóng và chính xác.
Biểu mẫu/ Form trong Access
Với biểu mẫu, bạn có thể chỉnh sửa, nhập và xem bản ghi một cách nhanh chóng và tiện lợi. Điều này giúp bạn tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả công việc của mình. Một trong những ưu điểm của biểu mẫu là khả năng kiểm tra và quản lý dữ liệu đơn giản hơn. Với các ô điều khiển như Text box, List box, Option group,…, bạn có thể dễ dàng kiểm tra và quản lý dữ liệu trong các bản ghi của mình. Điều này giúp bạn giảm thiểu sai sót và đảm bảo tính chính xác của dữ liệu.
Để tạo biểu mẫu trong phần mềm Access, bạn có thể sử dụng wizard để thiết kế tự động hoặc sử dụng Table hoặc Query để làm nguồn. Công cụ này giúp bạn tạo biểu mẫu một cách nhanh chóng và dễ dàng chỉ bằng vài thao tác đơn giản.
Chỉ cần trong cửa sổ Database, bạn chọn Form, sau đó chọn New và chọn Form Wizard để bắt đầu quá trình thiết kế biểu mẫu. Với sự hỗ trợ của biểu mẫu, bạn có thể quản lý dữ liệu trên website của mình một cách thông minh và tiện lợi.
Báo cáo/ Report trong Access
Đây là công cụ mạnh mẽ để in dữ liệu một cách chính xác và chuyên nghiệp. Với sự hỗ trợ của công cụ này, bạn có thể in dữ liệu dưới nhiều dạng khác nhau như thẻ cá nhân, báo cáo, thông tin lương thưởng và in từ nhiều bảng được liên kết trên cùng một trang.
Để tạo báo cáo trong phần mềm Access, bạn có thể sử dụng chức năng tương tự như tạo biểu mẫu. Từ Database, bạn chọn Report và thực hiện các bước còn lại giống y hệt như tạo Form. Với sự hỗ trợ của công cụ này, bạn có thể thiết kế các báo cáo một cách dễ dàng và tùy chỉnh theo nhu cầu của mình.
Hàm lệnh Macros trong Access
Trong Access, một lệnh là một tập hợp các hành động, bao gồm một hoặc nhiều hành động để hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể. Để nâng cao tính linh hoạt và hiệu quả của các lệnh, bạn có thể xâu chuỗi các hàm lại với nhau để tạo thành một hàm lệnh. Khi được xử lý, Access sẽ chạy hàm lệnh này và thực hiện các hành động đã được xác định trước đó. Điều này giúp bạn tối ưu hóa quá trình làm việc và tiết kiệm thời gian trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến lệnh.
Cách tạo Macros: Chọn Maros từ cửa sổ Database -> New -> Action và các đối của Action -> đặt tên và ghi cho Macros.
Ứng dụng hoạt động quản lý nhân viên bằng phần mềm Access
Quản lý dữ liệu
Bạn đang tìm kiếm một giải pháp quản lý nhân sự dễ dàng và tiện lợi? Phần mềm quản lý nhân sự bằng Access miễn phí là lựa chọn tuyệt vời cho bạn. Với tính năng thêm các bản sao được quét của các tài liệu cá nhân của nhân viên, việc tra cứu và tìm kiếm thông tin sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết. Bạn sẽ tiết kiệm được thời gian và nâng cao hiệu quả công việc của mình.
Hồ sơ nhân sự là một trong những phần quan trọng nhất trong công việc quản lý nhân sự. Với phần mềm quản lý nhân sự bằng Access, bạn có thể quản lý hồ sơ nhân sự một cách tập trung và hiệu quả. Tất cả thông tin của nhân viên sẽ được lưu trữ và cập nhật trong suốt thời gian làm việc tại công ty. Điều này giúp bạn dễ dàng quản lý và kiểm soát thông tin nhân sự của công ty một cách chính xác và kịp thời.
Quản lý chấm công
Access tự động tự động lấy dữ liệu từ các thiết bị chấm công và hỗ trợ tính toán thông tin liên quan đến làm thêm giờ và sản phẩm, giúp bạn tạo ra các bảng chấm công chi tiết hàng tháng, hàng năm một cách dễ dàng. Bạn sẽ không còn mất thời gian và công sức để tính toán và xử lý các bảng chấm công thủ công nữa.
Phần mềm Access còn hỗ trợ tính toán và xử lý thông tin liên quan đến làm thêm giờ và sản phẩm. Điều này giúp bạn nắm bắt được tình hình lao động và sản xuất của công ty một cách chi tiết và kịp thời.
Xem thêm: Phần mềm chấm công trực tuyến cho doanh nghiệp vừa và lớn
Quản lý tính lương
Với tính năng tính lương trong một hệ thống liên thông, phần mềm giúp người quản lý tính toán và xử lý lương một cách chính xác và tiện lợi, mà không cần phải chuyển đổi dữ liệu giữa các hệ thống khác nhau.
Access còn cung cấp tính năng xem thông báo lương trực tuyến cho nhân viên. Nhân viên có thể dễ dàng xem thông tin lương của mình mọi lúc, mọi nơi và được cập nhật liên tục. Điều này giúp nhân viên có thể quản lý tài chính cá nhân một cách hiệu quả và kịp thời, đồng thời nâng cao sự hài lòng và động lực làm việc.
Quản lý tuyển dụng
Quản lý nhân sự bằng Access giúp bạn tối ưu hóa quá trình tuyển dụng của mình. Hỗ trợ các công ty tuyển dụng trực tuyến bằng cách gửi hồ sơ trực tiếp lên website, công ty của bạn có thể tìm kiếm ứng viên một cách nhanh chóng và tiện lợi.
Bạn có thể tạo hồ sơ ứng viên và gửi trực tiếp lên website để giúp các ứng viên nhanh chóng đăng ký và ứng tuyển vào vị trí tuyển dụng của công ty. Điều này giúp chuẩn bị hồ sơ và theo dõi quá trình tuyển dụng trở nên đơn giản và dễ dàng hơn bao giờ hết.
Xem thêm: Tuyển dụng hiệu quả cùng phần mềm quản trị nhân sự
Khi nào nên sử dụng Access
Nếu bạn đang tìm kiếm một giải pháp quản lý nhân sự chuyên nghiệp, Access sẽ là lựa chọn tốt nhất cho bạn. Với khả năng theo dõi và ghi lại dữ liệu một cách chính xác và tiện lợi, Access giúp bạn hiển thị, xuất hoặc in dữ liệu một cách dễ dàng.
Sử dụng Access khi doanh nghiệp của bạn cần quản lý một lượng lớn dữ liệu và tạo ra các báo cáo, biểu đồ và dữ liệu phân tích để đưa ra quyết định kinh doanh. Nó cũng là một giải pháp tốt cho các doanh nghiệp có nhu cầu quản lý dữ liệu phức tạp với nhiều mối quan hệ giữa các bảng dữ liệu.
Ngoài ra, Access cũng là lựa chọn phù hợp cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, đặc biệt là các doanh nghiệp có ngân sách hạn chế. Vì Access là một phần mềm cơ sở dữ liệu giá rẻ, nó có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí so với việc sử dụng các phần mềm quản lý cơ sở dữ liệu đắt tiền hơn.
Kết luận
Phần mềm quản lý nhân sự bằng Access miễn phí là một phần mềm dễ sử dụng nhờ giao diện tiện lợi. Tuy nhiên, phần mềm quản lý nhân sự bằng Access chưa mang lại trọn bộ nghiệp vụ nhân sự chuyên sâu cho người quản lý. Phần mềm Access chỉ nên áp dụng đối với doanh nghiệp nhỏ.
Đối với các doanh nghiệp vừa và lớn thì phần mềm quản lý nhân sự Access mang lại một vài hạn chế như: Dữ liệu phân tán khó kiểm soát, tính bảo mật không cao, khả năng tích hợp kém, dễ sai sót, không thể mở rộng quy mô công ty lớn mạnh.
Sau đây, VnResource sẽ giới thiệu một phần mềm quản lý nhân sự toàn diện hiện đang được rất nhiều công ty có quy mô vừa và lớn tin dùng
Phần mềm quản lý nhân sự toàn diện VnResource HRM Pro
VnResource cung cấp các giải pháp phần mềm quản lý nhân viên toàn diện cho doanh nghiệp vừa và lớn. Với Giải thưởng Sao Khuê năm 2017, 2020, 2022 và mới nhất là năm 2023 cho giải pháp xuất sắc của ngành phần mềm CNTT Việt Nam. Giải pháp quản lý nhân sự toàn diện HRM Pro – chấm công tính lương của VnResource tự hào là một trong những phần mềm quản lý nhân sự nội địa đầu tiên tại thị trường Việt Nam đáp ứng được nhu cầu chuyển đổi số nhân sự toàn diện.
Phần mềm có nhiều chức năng ưu việt hỗ trợ cho doanh nghiệp trong quá trình quản trị nhân sự:
- Quản lý vào ra, thời gian đến và đi làm của nhân viên, tính toán số giờ làm việc, nghỉ phép, tăng ca, cho nhân viên trở nên đơn giản hơn
- Hỗ trợ toàn bộ quy trình tuyển dụng nhân tài trực tuyến và các giải pháp tiếp thị thương hiệu tuyển dụng
- Thiết lập ca thay đổi tự động, ca gãy và nhiều tính năng khác.
- Kết xuất ra nhiều loại báo cáo khác nhau phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.
- Hỗ trợ, cập nhật theo luật lao động và điện tử hoá các biểu mẫu mới nhất kê khai Bảo hiểm xã hội. Tiết kiệm thời gian nhập liệu, tính toán
- Bảo mật dữ liệu cấp cao, mã hóa dữ liệu trước khi truyền qua mạng và lưu vào máy chủ.
Nếu bạn đang cần một phần mềm chấm công trực tuyến đáng tin cậy và hiệu quả, giúp tối ưu hóa việc chấm công tính lương, nâng cao hiệu quả làm việc và cải thiện sự hài lòng của nhân viên trong quá trình làm việc tại công ty. Hệ thống giải pháp VnResource HRM Pro là sự lựa chọn hàng đầu cho doanh nghiệp của bạn.
Xem thêm: Giá phần mềm quản trị nhân sự mới nhất 2023 – VnResource HRM Pro
Nhấc máy và liên hệ ngay tới hotline: 0914 004 800 hoặc truy cập vào website www.VnResource.vn để tìm hiểu thêm về ứng dụng quản lý nhân sự và trải nghiệm ngay trong hôm nay để tận hưởng những tính năng tuyệt vời mà ứng dụng quản trị nhân sự mang lại cho doanh nghiệp!