Phần mềm chấm công trực tuyến cho doanh nghiệp vừa và lớn

Phần mềm chấm công đang trở thành lựa chọn hàng đầu của các doanh nghiệp vừa và lớn nhờ tính năng đa dạng như quản lý chấm công, tính lương, và thời gian làm việc. Nó giúp tối ưu quá trình quản lý nhân sự, giảm thiểu chi phí và thời gian. Tuy nhiên, việc lựa chọn phần mềm chấm công phù hợp với doanh nghiệp là điều vô cùng quan trọng trước khi quyết định đầu tư. Hãy cùng VnResource tìm hiểu thêm về các giải pháp chấm công tốt nhất hiện nay trong bài viết sau đây.

1. Giới thiệu về phần mềm chấm công trực tuyến

Phần mềm chấm công trực tuyến là gì?

Phần mềm chấm công  trực tuyến là một ứng dụng hoặc hệ thống giúp ghi nhận giờ làm việc của nhân viên. Được cài đặt trên các thiết bị có kết nối Internet như máy tính, điện thoại di động hoặc máy tính bảng, phần mềm cho phép các nhân viên ghi nhận giờ làm việc của mình và quản lý nhân sự tiếp cận dữ liệu chấm công. 

Ngoài tính năng chấm công, phần mềm còn hỗ trợ xuất báo cáo tổng hợp và chi tiết một cách dễ dàng, giúp cho quản lý nhân sự có cái nhìn tổng quan và chi tiết về tình hình chấm công của nhân viên, hỗ trợ công tác tính lương cuối tháng 

Vai trò của phần mềm chấm công trực tuyến trong quản lý nhân sự

Phần mềm chấm công đóng vai trò quan trọng trong quá trình quản lý nhân sự. Nó giúp cho nhà quản lý tiết kiệm thời gian và nỗ lực trong việc quản lý giờ làm việc của nhân viên. Ngoài ra, phần mềm còn giúp nhà quản trị tối ưu chi phí, thời gian so với cách chấm công truyền thống.

Vai trò đối với doanh nghiệp

• Tiết kiệm thời gian và chi phí trong công tác quản lý thời gian làm việc của nhân viên, thay vì sử dụng phương pháp chấm công truyền thống.
• Tính toán chính xác và minh bạch giờ làm việc của nhân viên 
• Quản lý ngày nghỉ của nhân viên một cách dễ dàng, ngày nghỉ phép còn dư, số ngày nghỉ trong tháng mà không cần giấy tờ rườm rà.
• Tăng sự hiệu quả trong quản lý nhân sự, theo dõi giờ làm, tính toán lương, quản lý nghỉ phép, báo cáo phân tích về hoạt động nhân sự toàn công ty
• Giảm thiểu sai sót trong công tác quản lý lương, từ đó khen thưởng chuyên cần cho những cá nhân xuất sắc 

Vai trò đối với nhân viên

• Theo dõi thời gian, giờ làm việc chấm công của chính mình dễ dàng
• Đảm bảo tính chính xác và minh bạch của dữ liệu chấm công, tránh những sai sót bằng việc tính toán công bởi phương pháp chấm công truyền thống
• Giúp nhân viên thể hiện được tính chuyên nghiệp của mình trong qua trình làm việc tại công ty. 
• Sử dụng đa nền tảng trên nhiều thiết bị và định dạng khác nhau, giúp cho nhân viên có thể chấm công và theo dõi giờ làm việc mọi lúc mọi nơi.

2. Các chức năng chính của phần mềm chấm công online

Chấm công tự động với nhiều phương pháp khác nhau như nhận diện gương mặt, chấm công định vị GPS, …

Quản lý thời gian làm việc của nhân viên, kiểm soát vào ra giờ làm việc của nhân viên.

Tính lương tự động dựa trên dữ liệu chấm công, giảm thời gian và chi phí tổng hợp công.

Xuất nhập báo cáo chấm công tổng hợp và chi tiết một cách dễ dàng.

Điều chỉnh dữ liệu chấm công dễ dàng khi cần thiết, giúp đảm bảo tính chính xác và công bằng trong tính lương. 

Cho phép quản lý nhân sự quản lý và phê duyệt đơn xin nghỉ phép của nhân viên, giúp đảm bảo sự linh hoạt và tiện lợi trong quản lý nhân sự.

Dễ dàng đồng bộ với nhiều phần mềm khác giúp ích cho quy trình quản lý nhân viên và tiết kiệm thời gian như phần mềm kế toán, tuyển dụng.

3. Tiêu chí lựa chọn phần mềm chấm công trực tuyến hiệu quả

Việc lựa chọn một nhà cung cấp phần mềm chấm công uy tín đóng vai trò cực kỳ quan trọng đối với doanh nghiệp. Nó không chỉ giúp ngăn chặn tình trạng thất thoát thời gian, tối ưu chi phí nhân sự, mà còn mang lại nhiều lợi ích khác cho tổ chức và nhân viên. 

Quản lý thông tin nhân viên hiệu quả

Tính năng quản lý thông tin là yếu tố quan trọng nhất trong hệ thống quản lý chấm công cho nhân viên. Để đảm bảo tính thực tiễn và dễ sử dụng, cần kiểm tra kỹ tính năng quản lý nhân viên của phần mềm.

Việc nhập dữ liệu cho từng nhân viên, việc thêm, sửa, xóa nhân viên, chuyển đổi phòng ban hay gán hoặc gỡ một nhân viên khỏi bảng phân công cần được thực hiện một cách nhanh chóng và thuận tiện. 

Các trường thông tin liên quan đến người dùng cần phải được cập nhật đầy đủ và chi tiết để hỗ trợ cho thao tác tra cứu thông tin cũng như truy ngược dữ liệu khi cần thiết. Để tăng tính hiệu quả và tối ưu hoá quá trình quản lý nhân viên.

Nhiều tính năng ưu việt và linh hoạt

Phần mềm chấm công nên đáp ứng được các tính năng cơ bản như chấm công, tính lương, quản lý chấm công, xử lý nghỉ phép, bảo hiểm, thuế… Ngoài ra, nếu phần mềm còn cung cấp thêm tính năng báo cáo, phân tích, quản lý nhân viên thì sẽ rất hữu ích cho quản lý nhân sự.

Dữ liệu chấm công dựa vào thời gian thực

Dữ liệu chấm công dựa vào thời gian thực để đảm bảo tính chính xác và đáng tin cậy của bảng chấm công. Khi sử dụng phần mềm chấm công, thời gian chấm công của nhân viên sẽ được cập nhật ngay lập tức vào hệ thống và quản lý có thể xem được dữ liệu này theo thời gian thực. 

Việc này giúp cho quản lý có thể kiểm soát được tình trạng đi muộn, về sớm hay nghỉ làm của nhân viên. Nếu có bất kỳ sự thay đổi nào trong thời gian chấm công, dữ liệu sẽ được cập nhật ngay lập tức vào hệ thống và quản lý có thể xử lý kịp thời.

Khả năng tích hợp với các phần mềm khác

Phần mềm chấm công cần có khả năng tích hợp với các phần mềm khác sẽ giúp cho quá trình quản lý và sử dụng dữ liệu chấm công trở nên dễ dàng hơn. Các phần mềm liên quan đến nhân sự, tính lương, kế toán, hoặc quản lý chung của doanh nghiệp cần phải có khả năng tích hợp với phần mềm chấm công. 

Điều này sẽ giúp cho dữ liệu chấm công được tự động đồng bộ với các phần mềm khác, giảm thiểu sự trùng lắp và tiết kiệm thời gian tổng hợp dữ liệu từ các bộ phận quản lý. 

Phân quyền nhiều cấp

Phân quyền nhiều cấp giúp cho người quản lý có thể quản lý được quyền truy cập của từng người dùng vào dữ liệu chấm công theo cấp độ khác nhau, đồng thời có thể giới hạn quyền truy cập của từng người dùng vào các chức năng và thông tin trong phần mềm chấm công. 

Điều này giúp cho người quản lý có thể kiểm soát được việc truy cập và sử dụng dữ liệu chấm công, đồng thời giảm thiểu rủi ro về lỗi phần mềm hoặc sai sót của người dùng. 

Nhà cung cấp phần mềm uy tín

Nhà cung cấp phần mềm nhân sự cần có bề dày kinh nghiệm triển khai phần mềm và thị phần tốt, thời gian hoạt động lâu đời và cung cấp những sản phẩm dịch vụ chất lượng tốt nhất

• Thời gian thực hiện triển khai phần mềm uy tín, đúng tiến độ
• Hệ thống phần mềm dễ dàng xây dựng và chỉnh sửa theo quy trình nhân sự của doanh nghiệp
• Đội ngũ nhân viên tư vấn giàu kinh nghiệm giúp tối ưu quá trình xây dựng phần mềm, tiết kiệm chi phí.
• Đội ngũ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp, tận tâm sau mua và chính sách bảo hành uy tín lâu dài

Xem thêm: Giá phần mềm quản trị nhân sự mới nhất 2023 – VnResource HRM Pro

4. Phần mềm chấm công trực tuyến VnResource HRM Pro – phù hợp với doanh nghiệp vừa và lớn

Được vinh danh với Giải thưởng Sao Khuê năm 2017, 2020, 2022 và mới nhất là năm 2023 cho giải pháp xuất sắc của ngành phần mềm CNTT Việt Nam. Giải pháp quản lý nhân sự toàn diện HRM Pro – chấm công tính lương của VnResource tự hào là một trong những phần mềm quản lý nhân sự nội địa đầu tiên tại thị trường Việt Nam đáp ứng được nhu cầu chuyển đổi số nhân sự toàn diện. 

Gần 20 năm đồng hành và phát triển, cùng đội ngũ nhân viên giàu kinh nghiệm trong triển khai phần mềm, VnResource đã đạt được sự tin tưởng và đồng hành của hàng trăm khách hàng doanh nghiệp và các tập đoàn lớn đa quốc gia như Tập đoàn Honda, Tập đoàn Toyota, Tập đoàn Isuzu, Panasonic, Sumitomo, Murata, Ajinomoto, Aeon Mall, … Điều này chứng tỏ VnResource là một trong những nhà cung cấp phần mềm quản lý nhân sự uy tín và đáng tin cậy trên thị trường Việt Nam hiện nay.

Có thể bạn quan tâm: Lợi ích của phần mềm quản trị nhân sự trong chuyển đổi số doanh nghiệp

Phần mềm chấm công tính lương VnResource HRM Pro

Phân hệ chấm công của VnResource HRM Pro được đánh giá rất cao từ phía những khách hàng đang sử dụng phần mềm quản trị nhân sự. Chức năng đã hỗ trợ rất nhiều cho doanh nghiệp trong quá trình chấm công tính lương, cho phép nhà quản lý theo dõi tình hình đi làm của công nhân viên thông qua những mẫu báo cáo sinh động, trực quan. Nhà quản trị nhân sự có thể lọc và trích xuất dữ liệu chấm công một cách chính xác.

Đồng thời đây một giải pháp lưu trữ dữ liệu trên điện toán đám mây, giúp tăng khả năng bảo mật thông tin và dễ dàng đồng bộ dữ liệu với các phần mềm khác. Điều đó cũng đồng nghĩa với việc giảm thiểu rủi ro mất mát dữ liệu cũng như giúp cho việc quản lý và sử dụng dữ liệu trở nên hiệu quả hơn.

Quản lý chấm công 

• Kết nối với máy chấm công bằng vân tay, thẻ từ để nhận dữ liệu chấm công hàng ngày.
• Chấm công định vị GPS, sẽ cho phép bạn định vị vị trí của nhân viên ngay lúc thực hiện thao tác chấm công và thực hiện chấm công trực tuyến. Điều này sẽ giúp tiết kiệm thời gian và đảm bảo tính chính xác trong từng thao tác chấm công thời gian thực.
• Thiết lập lịch nghỉ lễ, nghỉ bù, lịch làm việc cho từng phòng ban, bộ phận
• Cho phép nhân viên chủ động đăng ký nghỉ phép năm, đăng ký tăng ca, công tác mà không cần giấy tờ rườm rà. Nhà quản lý nhân sự hoàn toàn có thể kiểm soát trên thiết bị điện thoại hay máy tính mọi lúc mọi nơi theo từng thời gian thực.
• Tổng hợp ngày công đi làm, ngày nghỉ phép, thời gian đi làm sớm muộn để làm bảng chấm công tổng hợp
• Đáp ứng nhu cầu chấm công cho nhiều doanh nghiệp có nhiều ca làm việc

  

Quản lý tính lương

• Tính toán lương và thực hiện các công tác liên quan đến tiền lương, phụ cấp, thưởng và các khoản thu nhập khác của nhân viên dựa trên thông tin chấm công, bao gồm lương cơ bản, phụ cấp, thưởng, bảo hiểm xã hội.
• Cung cấp các tính năng quản lý thông tin nhân viên, bao gồm thông tin cá nhân, chức vụ, bộ phận công tác, số ngày làm việc, số ngày nghỉ, v.v.
• Tự động trích xuất bảng lương hàng tháng, hàng quý theo nhu cầu của doanh nghiệp
• Quản lý và tính toán số ngày nghỉ phép, số ngày nghỉ không lương, số ngày nghỉ bù, v.v.
• Giảm thiểu các sai sót, đánh mất dữ liệu công của nhân viên
• Hỗ trợ xét khen thưởng, xử phạt đi muộn, về sớm theo quy định của doanh nghiệp
• Tính toán và trích lương các khoản thuế và các khoản phí khác liên quan đến lương của nhân viên, bao gồm thuế TNCN, BHXH, BHYT, BHTN, v.v.
• Tự động gửi gửi phiếu lương cho từng nhân viên

  

5. Lợi ích của việc sử dụng phần mềm chấm công tính lương VnResource HRM Pro

Quản lý thời gian làm việc

Phần mềm chấm công giúp cho việc quản lý vào ra,  thời gian đến và đi làm của nhân viên, tính toán số giờ làm việc, nghỉ phép, tăng ca, cho nhân viên trở nên đơn giản hơn. Phần mềm có thể xử lý các hình thức chấm công khác nhau: chấm công bằng máy chấm công, chấm công GPS, import từ file Excel…

Quản lý lịch làm việc

Mang đến sự linh hoạt trong việc phân ca và phân lịch làm việc nhờ tính năng: thiết lập ca thay đổi tự động, ca gãy và nhiều tính năng khác. Tất cả những tính năng này giúp cho quá trình quản lý thời gian làm việc trở nên đơn giản và hiệu quả hơn bao giờ hết. 

Đặc biệt, phần mềm chấm công của VnResource tích hợp phân hệ chấm công và phân hệ tính lương trực tiếp, giúp quản lý lập bảng lương chi tiết một cách dễ dàng và thuận tiện. Bên cạnh đó, tính năng đăng ký nghỉ phép và đăng ký tăng ca cũng được cung cấp giúp cho nhân viên có thể quản lý và đăng ký thời gian làm việc một cách nhanh chóng và tiện lợi. 

Tích hợp nhiều loại máy chấm công

Phần mềm chấm công của VnResource không chỉ giúp cho việc quản lý giờ giấc làm việc của nhân viên trở nên thuận tiện hơn mà còn có thể tự động tính được lương của từng nhân viên. Đặc biệt, phân hệ chấm công có thể tích hợp dữ liệu công với các phân hệ khác như nhân sự, lương, bảo hiểm, giúp cho quá trình quản lý nhân sự và tính lương trở nên đơn giản và chính xác hơn. 

Ngoài ra, phần mềm được tích hợp với máy chấm công, đồng bộ dữ liệu và lập thành bảng báo cáo chấm công. Điều này giúp cho các nhà quản lý tổ chức, doanh nghiệp có thể quản lý được nhân viên của mình một cách dễ dàng và chính xác. Nhà quản lý có thể theo dõi giờ giấc làm việc của nhân viên, chấm công và tính lương một cách chính xác và nhanh chóng. 

Trích xuất báo cáo 

Hệ thống phần mềm có thể kết xuất ra nhiều loại báo cáo khác nhau phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp. Cung cấp các báo cáo và phân tích đầy đủ về thông tin nhân viên, chấm công, tính lương, đào tạo và phát triển nhân viên. Những báo cáo này giúp người quản lý có cái nhìn tổng quan về tình hình nhân sự của công ty và có thể đưa ra các quyết định chiến lược cho doanh nghiệp.

Hỗ trợ đa nền tảng

Phần mềm chấm công có thể hoạt động trên nhiều nền tảng khác nhau, bao gồm máy tính, điện thoại di động và máy tính bảng. Trên hệ điều hành IOS và Android.

Phần mềm còn  có khả năng tích hợp với các phần mềm khác như phần mềm kế toán, quản lý nhân viên, CRM (quản lý quan hệ khách hàng), giúp tối ưu hóa quá trình quản lý và giảm thiểu các sai sót.

Hỗ trợ khách hàng tận tình

Nhà cung cấp phần mềm VnResource luôn hỗ trợ khách hàng tận tình trong việc triển khai và sử dụng phần mềm cùng đội ngũ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp trong vòng 4h, tận tâm sau mua và chính sách bảo hành uy tín lâu dài.

Cập nhật version thường xuyên

Phần mềm thường được cập nhật phiên bản thường xuyên để đáp ứng nhu cầu người dùng, cải thiện tính năng và đảm bảo an toàn thông tin.

Xem thêm: Cách đánh giá nhân viên hiệu quả cho doanh nghiệp

6. Tổng kết

Phần mềm chấm công là một công cụ đắc lực hỗ trợ nhân viên HR và nhân viên C&B trong việc tổng hợp công và tính lương, đảm bảo các chế độ phúc lợi của nhân viên. Với sự hỗ trợ của phần mềm, các cấp lãnh đạo có thể chủ động quản lý biến động tình hình đi làm của nhân sự và đưa ra những thay đổi và chỉ đạo kịp thời cho cấp dưới. 

Với phần mềm chấm công của VnResource, doanh nghiệp có thể tối ưu hoá quá trình quản lý nhân sự và nâng cao hiệu quả làm việc của nhân viên. Với những tính năng quản lý nhân viên, quản lý thời gian làm việc, tính lương, và tích hợp nhiều loại máy chấm công, sản phẩm này đã giúp cho các doanh nghiệp quản lý nhân sự của mình một cách dễ dàng và tiện lợi hơn. 

Nếu bạn đang cần một phần mềm chấm công trực tuyến đáng tin cậy và hiệu quả, giúp tối ưu hóa việc chấm công tính lương, nâng cao hiệu quả làm việc và cải thiện sự hài lòng của nhân viên trong quá trình làm việc tại công ty. Hệ thống giải pháp VnResource HRM Pro là sự lựa chọn hàng đầu cho doanh nghiệp của bạn.

Nhấc máy và liên hệ ngay tới hotline: 0914 004 800 hoặc truy cập vào website www.VnResource.vn để tìm hiểu thêm về ứng dụng quản lý nhân sự và trải nghiệm ngay trong hôm nay để tận hưởng những tính năng tuyệt vời mà ứng dụng quản trị nhân sự mang lại cho doanh nghiệp!