Quản lý thu tiền học phí luôn cần phải được quản lý chặt chẽ. Chính vì vậy, phần mềm quản lý thu tiền học phí là phần mềm hỗ trợ cho quá trình quản lý tiền học phí – một trong những quy trình khó khăn với nhiều đơn vị giáo dục – đào tạo bởi mức độ phức tạp của nó. Vì học phí là vấn đề khá nhạy cảm nên việc áp dụng phần mềm vào các hoạt động quản lý để tăng độ chính xác là điều không thể thiếu. Trong bài viết này, hãy cùng VnResource đi sâu vào tìm hiểu một giải pháp quản lý tài chính mới, đem lại hiệu quả không tưởng cho các trường học – phần mềm quản lý thu tiền học phí.
1. Thực trạng quản lý học phí ở các trường học
Quản lý học phí là một trong những yếu tố quan trọng của công tác quản lý giáo dục, đặc biệt là trong bối cảnh đổi mới và xã hội hoá giáo dục. Tuy nhiên, thực trạng quản lý học phí ở các trường học Việt Nam hiện nay còn gặp nhiều khó khăn và thách thức, như:
-
Chưa có hệ thống văn bản quy phạm pháp luật đồng bộ và minh bạch về cơ chế thu, sử dụng và quyết toán học phí
-
Chưa có sự thống nhất và công bằng trong việc xác định mức thu học phí giữa các loại hình trường học, giữa các địa phương và giữa các nhóm đối tượng học sinh
-
Chưa có sự minh bạch và kiểm tra, giám sát hiệu quả việc thu, sử dụng và quyết toán học phí
-
Chưa có sự ứng dụng công nghệ thông tin trong việc thu học phí online để tiết kiệm thời gian, chi phí và ngăn chặn tiêu cực.
Những khó khăn và thách thức này đã ảnh hưởng đến chất lượng giáo dục, công bằng xã hội trong giáo dục và sự hài lòng của người dân. Do đó, việc hoàn thiện quản lý học phí ở các trường học Việt Nam là một nhiệm vụ cấp thiết và yêu cầu sự đồng thuận, phối hợp và nỗ lực của các bộ ngành, địa phương và các cơ sở giáo dục.
⇒ Tìm hiểu thêm: Những khó khăn còn tồn đọng trong quá trình Chuyển đổi số giáo dục
2. Các phương thức thanh toán học phí phổ biến
Ở thời đại công nghệ số hiện nay, các phương thức thanh toán học phí được mở rộng và đa dạng hóa hơn. Ngoài việc thanh toán truyền thống bằng tiền mặt, phụ huynh có thể lựa chọn các phương thức sau:
2.1 Thanh toán qua máy POS
Là một phương thức thanh toán tiện lợi và an toàn, không cần mang theo tiền mặt, chỉ cần có thẻ ngân hàng, điện thoại hay đồng hồ thông minh. Thanh toán qua máy POS (Point of Sale) phù hợp với các hình thức kinh doanh khác nhau, từ các cửa hàng nhỏ lẻ đến các chuỗi siêu thị lớn. Đặc biệt, người dùng cũng có thể dùng đồng hồ thông minh để thanh toán chỉ với 1 cú chạm. Nếu bạn đang sở hữu một chiếc smartwatch thì đừng bỏ lỡ tính năng siêu hữu ích này nhé!
2.2 Thanh toán qua Mobile Banking
Là dịch vụ cho phép người dùng truy cập tài khoản ngân hàng và thực hiện các giao dịch tài chính trực tuyến thông qua ứng dụng di động của ngân hàng. Người dùng có thể kiểm tra số dư, chuyển tiền, gửi tiết kiệm, thanh toán hóa đơn, mua vé máy bay, nạp tiền điện thoại… chỉ bằng vài thao tác trên điện thoại.
2.3 Thanh toán bằng ví điện tử
Ví điện tử là hình thức thanh toán online thông qua hình thức giao dịch trực tuyến, được thiết kế với giao diện thân thiện, dễ sử dụng. Người dùng chỉ cần đăng ký tài khoản ví điện tử và liên kết với tài khoản ngân hàng hoặc thẻ ATM để nạp tiền vào ví. Hiện nay, đang có rất nhiều loại ví điện tử được sử dụng như MoMo, ZaloPay, ShopeePay, VNPay, VinID Pay…
3. Phần mềm quản lý thu tiền học phí và vai trò của phần mềm
Đóng một vai trò quan trọng trong hành trình chuyển đổi số giáo dục ở các trường học, phần mềm quản lý thu tiền học phí đem lại các lợi ích cho các trường học, trung tâm đào tạo và các tổ chức giáo dục khác.
3.1 Tối ưu hóa quy trình thu tiền học phí
Nhà quản lý có thể thiết lập các gói học phí, áp dụng các chính sách ưu đãi, giảm giá, miễn giảm, và theo dõi các khoản nợ, thanh toán, hoàn trả của học viên. Phần mềm cũng hỗ trợ việc gửi thông báo nhắc nợ, quản lý khoản phí được thanh toán qua máy POS hay các kênh online như thẻ tín dụng, ví điện tử, chuyển khoản ngân hàng. Nhờ vậy, quy trình được đơn giản hóa, tiết kiệm thời gian và công sức cho cả người quản lý và học viên.
3.2 Tăng độ minh bạch và chuyên nghiệp
Quản trị viên cũng có được cái nhìn tổng quan nhất về tình hình tài chính của tổ chức giáo dục khi có thể kiểm tra, trích xuất các biên lai, phiếu thu, phiếu chi, và các loại hóa đơn khác một cách nhanh chóng và chính xác. Đồng thời, phần mềm cũng bảo mật lịch sử giao dịch, các thông tin liên quan đến tiền học phí của học viên, tránh những sai sót, thất thoát hay gian lận.
3.3 Cung cấp báo cáo và tài chính
Một tính năng không thể bỏ qua của phần mềm đó là phân tích dữ liệu và tạo ra các báo cáo về doanh thu, chi phí, lợi nhuận, tỷ lệ hoàn trả, tỷ lệ đăng ký mới, tỷ lệ bỏ học, và các chỉ số khác liên quan đến hoạt động kinh doanh của tổ chức giáo dục. Những báo cáo này giúp nhà quản lý đánh giá hiệu quả của các chiến lược kinh doanh, điều chỉnh kế hoạch và ngân sách, và ra quyết định kịp thời.
Như vậy, có thể thấy rằng phần mềm quản lý thu tiền học phí là một vai trò quan trọng trong việc nâng cao hiệu suất và uy tín của tổ chức giáo dục. Phần mềm này không chỉ mang lại lợi ích cho người quản lý mà còn cho học viên và các bên liên quan khác.
4. Quản lý thu tiền học phí hiệu quả với phần mềm VnResource EBM Pro
VnResource EBM Pro là phần mềm quản lý đào tạo, giáo dục, giúp quản lý toàn bộ quy trình tiếp thị, chăm sóc và hỗ trợ học viên, hỗ trợ phân tích khóa học, mở lớp, quản lý thời khóa biểu, sắp xếp phòng học, quản lý học viên, quản lý giáo viên, sắp xếp giờ dạy, chấm công giáo viên,… một cách hiệu quả. Phần mềm đã được nhiều trung tâm ngoại ngữ, tin học, trường nghề,… tin tưởng, sử dụng nhằm tiết kiệm nguồn lực, tăng doanh thu và nâng cao chất lượng đào tạo.
Những tính năng giúp VnResource EBM Pro khác biệt và nổi bật
Để trở thành một “trợ thủ đắc lực” cho các trung tâm, tổ chức giáo dục – đào tạo hiện nay, VnResource EBM Pro sở hữu nhiều tính năng ưu việt và luôn luôn cập nhật chúng để phù hợp với nhu cầu đào tạo của từng đơn vị. Cùng tìm hiểu những tính năng đó là gì và vì sao VnResource lại khác biệt với các phần mềm quản lý đào tạo hiện nay nhé!
4.1 Quản lý hồ sơ học sinh/ sinh viên chặt chẽ
Các thông tin cá nhân, nhu cầu học tập của học sinh/ sinh viên đều được lưu trữ, cập nhật và tra cứu chi tiết. Các đơn vị giáo dục có thể dễ dàng tìm kiếm, truy soát thông tin khi cần thiết. Nhờ vậy, phần mềm giúp nâng cao hiệu quả quản lý và theo dõi quá trình đào tạo của học viên, đồng thời tăng cường sự liên kết và tương tác giữa các bên liên quan.
4.2 Hỗ trợ phương thức thanh toán đa dạng
Nếu các phần mềm khác chỉ có thể hỗ trợ thanh toán qua Internet Banking hay chuyển khoản thì VnResource EBM Pro cho phép học viên thanh toán học phí qua nhiều kênh khác nhau như chuyển khoản, thẻ ngân hàng, cổng thanh toán trực tuyến. Phần mềm cũng cho phép thiết lập các gói học phí khác nhau theo từng khóa học, ngành học, loại hình đào tạo hay đối tượng học viên. Nhờ đó, tối ưu hóa được việc quản lý tài chính và tạo điều kiện tốt nhất có thể cho học viên.
4.3 Tạo báo cáo tài chính cụ thể
Với công cụ hỗ trợ tạo ra các báo cáo tài chính chi tiết và chính xác, phần mềm giúp quản lý chặt chẽ doanh thu, chi phí, lợi nhuận hay hiệu quả hoạt động của từng khóa học, ngành học, loại hình đào tạo hay đối tượng học viên. VnResource EBM Pro cũng quản lý toàn diện trạng thái học phí của học viên từ đặt cọc, bảo lưu, hoàn phí,… Nhờ đó, các thông tin tài chính của cơ sở giáo dục luôn đảm bảo được sự uy tín, tin cậy.
Kết luận:
Phần mềm quản lý thu tiền học phí được xem là một giải pháp đột phá cho các trường học, giúp quản lý không chỉ là học phí mà tổng thể tình hình tài chính một cách hiệu quả, minh bạch và tiện lợi. Nếu bạn đang tìm kiếm một phần mềm uy tín, đang được sử dụng và đánh giá cao bởi nhiều trung tâm giáo dục – đào tạo thì VnResource EBM Pro sẽ không làm bạn thất vọng. Còn chần chờ gì nữa mà không mau mau “tân trang” trung tâm của mình với VnResource thôi!
VnResource Software Solutions & ICT Service
Hotline: 0914.004.800
Trụ sở 3 miền:
TP. Hồ Chí Minh:
41/7 Phạm Ngũ Lão, Phường 3, Gò Vấp, TP.HCM.
06 Nguyễn Trung Trực, Phường 5, Bình Thạnh, TP.HCM.
Đà Nẵng: Tầng 4, 324 Nguyễn Hữu Thọ, P. Khuê Trung, Q. Cẩm Lệ, Tp Đà Nẵng
Hà Nội: Tầng 4, Số 84 Duy Tân, Q. Cầu Giấy, Tp. Hà Nội.