5J là một khái niệm trong quản trị nhân sự, bao gồm 5 yếu tố quan trọng cần được quản lý và phát triển để đảm bảo hiệu quả trong công tác quản trị nhân sự. Hãy cùng VnResource tìm hiểu trong bài viết dưới đây:
5J gồm những gì?
1. Job Analysis (Phân tích công việc)
Là một công cụ cơ bản cho các nhà quản trị nhân sự, nguồn nhân lực, là một tiến trình xác định có hệ thống các điều kiện tiến hành, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng cần thiết mà nhân viên phải có để thực hiện tốt công việc.
Nhờ nó, nhà quản trị tạo ra được sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận trong doanh nghiệp, đánh giá đúng yêu cầu của công việc để tuyển dụng đúng người, đúng việc, đánh giá đúng năng lực thực hiện công việc, để trả lương kích thích kịp thời chính xác.
Phân tích công việc (Job Analysis) là tài liệu cơ bản để xây dựng hệ tiêu chuẩn 4J: Bản mô tả công việc (Job Description), Bản yêu cầu chuyên môn (Job Requirements), Bản tiêu chuẩn công việc (Job Specification), Hồ sơ công việc (Job Profile)·
2. Job Description (JD):
Bản mô tả công việc liệt kê các nhiệm vụ, chức năng, các mối quan hệ trong công việc (giám sát ai, báo cáo cho ai)
3. Job Requirements (JR)
Bản yêu cầu chuyên môn nêu lên yêu cầu về học vấn, kinh nghiệm, các điều kiện làm việc, yêu cầu kiểm tra, giám sát và các tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc·
4. Job Specification (JS)
Bản tiêu chuẩn công việc liệt kê những yêu cầu về năng lực cá nhân như khả năng giải quyết vấn đề, các kỹ năng và đặc điểm cá nhân thích hợp cho công việc.
5. Job Profile (JP)
Hồ sơ công việc.
Xem thêm: Tuyển dụng hiệu quả cùng phần mềm quản trị nhân sự
Trình tự các bước phân tích công việc
- Quyết định chọn công cụ
- Quyết định chọn người chịu trách nhiệm thu thập thông tin
- Quyết định cách thức thu thập thông tin
- Thu thập thông tin và xem xét kết quả
Các công cụ phân tích công việc
1. Bản Phân tích Công việc:
Bản Phân tích Công việc gồm các nội dung chính sau đây:
- Các nguồn lao động
- Mục đích/mục tiêu của công việc
- Các trách nhiệm của công việc
- Các mối quan hệ
- Trách nhiệm công khai
- Trình độ học vấn và kinh nghiệm cần thiết
- Kiến thức và kỹ năng cần thiết
- Các yêu cầu về điều kiện vất chất
- Các yêu cầu khác
3. Bản Câu hỏi Phân tích Công việc:
Bản Câu hỏi Phân tích Công việc có thể bao gồm 14 phần:
Phần 1: thông tin chung về công việc
Phần 2: Giám sát và chịu sự giám sát
Phần 3: Kiến thức và kỹ năng
Phần 4: Ngôn ngữ sử dụng
Phần 5: Sử dụng thị giác và các giác quan khác
Phần 6: Các quyết định quản lý và kinh doanh
Phần 7: Giao tiếp nội bộ
Phần 8: Giao tiếp với bên ngoài
Phần 9: Các cuộc họp
Phần 10: Vai trò trong các cuộc họp
Phần 11: Các hoạt động thể chất
Phần 12: Thiết bị và máy móc
Phần 13: Điều kiện môi trường
Phần 14: Các đặc tính khác
Kết quả thu thập thông tin từ sự phân tích công việc được dùng để thiết lập nên bản mô tả công việc, bản yêu cầu chuyên môn, bản tiêu chuẩn kết quả công việc. Đây là những thông tin cơ bản để giúp ra quyết định về nguồn nhân lực cho doanh nghiệp. Vì vậy, kết quả thu thập càng chính xác thì các quyết định sẽ càng tốt hơn.
Xem thêm: Tuyển dụng hiệu quả cùng phần mềm quản trị nhân sự
Nội dung các bản mô tả
1. Bản mô tả công việc
- Mô tả công việc
- Các nhiệm vụ chính
- Các nhiệm vụ phụ
- Các mối quan hệ
2. Bản yêu cầu chuyên môn
- Trình độ học vấn
- Kinh nghiệm làm việc
- Kiến thức và kỹ năng
- Thể chất và điều kiện làm việc
3. Bản tiêu chuẩn công việc:
- Các tiêu chuẩn về những hoạt động liên quan đến nhiệm vụ chính và phụ
- Các tiêu chuẩn về những hoạt động liên quan đến ngôn ngữ
- Các tiêu chuẩn về những hoạt động liên quan đến quản lý, giám sát
- Các tiêu chuẩn về những hoạt động liên quan đến giao tiếp
- Các tiêu chuẩn về những hoạt động liên quan đến tham dự cuộc họp
- Các tiêu chuẩn về những hoạt động liên quan đến thể chất
- Các tiêu chuẩn về những hoạt động liên quan đến an toàn lao động
Quản trị nhân sự: Quản trị bằng JD
Khi đề cập đến bản mô tả công việc (job description – JD), mọi người thường cho rằng chức năng chính của nó là làm rõ trách nhiệm, công việc của một cá nhân nào đó trong tổ chức, đáp ứng các mục tiêu nào đó trong công tác tuyển dụng nhân sự.
Tuy nhiên, nếu tiếp cận sâu hơn dưới góc độ quản trị doanh nghiệp với việc hệ thống hóa các JD sẽ thấy JD chính là tổng thể chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu của tổ chức, và vai trò của JD không chỉ dừng lại ở đó mà nó còn có ý nghĩa trong việc quản trị tổ chức.
1. JD, JS và cấu trúc của JD
Theo định nghĩa của Wikipedia, JD là một bảng kê có hệ thống các chức năng, nhiệm vụ của một vị trí nào đó trong tổ chức với việc được trao các quyền hạn nhất định nhằm giải quyết một hoặc một số chức năng, hoàn thành những nhiệm vụ nào đó của tổ chức trong cả ngắn hạn và dài hạn.
Cao hơn, với cách tiếp cận dưới góc độ quản trị nhân sự của tổ chức thì sự tồn tại của bất cứ JD nào trong tổ chức không chỉ dừng lại ở việc mô tả công việc của vị trí đó mà nó còn là cơ sở để xác định tính cần thiết, phù hợp của vị trí đó trong cấu trúc, sơ đồ tổ chức.
Một phần quan trọng khác của JD là JS (job specification). Đây chính là hệ thống các yêu cầu, đòi hỏi về tiêu chuẩn, điều kiện của từng vị trí để hoàn thành các chức năng, nhiệm vụ được mô tả.
Việc hệ thống hóa các JS giúp người quản trị tổ chức thấy được các vị trí trong tổ chức muốn hoàn thành được nhiệm vụ theo mô tả thì cần phải đáp ứng được các tiêu chuẩn, điều kiện gì. Các tiêu chuẩn này bao gồm trình độ học vấn, kỹ năng, khả năng, kinh nghiệm, sức khỏe, thái độ, hành vi… được chuẩn hóa cho từng vị trí.
2. Nội dung cơ bản của JD
Để giải quyết nhiệm vụ quản trị tổ chức, mỗi lãnh đạo có mục tiêu, nhiệm vụ, hoạt động khác nhau lại xây dựng JD theo cấu trúc riêng. Tuy nhiên, bất kỳ JD nào cũng phải hàm chứa các nội dung cơ bản sau:
(i) Phần thông tin về vị trí: cho biết sự tồn tại, hiện diện của vị trí nào đó, qua đó cũng cho thấy thứ bậc và chế độ phải báo cáo cho cấp nào, vị trí nào trong tổ chức;
(ii) Phần trách nhiệm, nhiệm vụ: làm rõ vị trí đó phải có nhiệm vụ gì, phải hoàn thành các công việc, nhóm công việc nào, trong thời gian bao lâu. Bên cạnh đó, phần này còn chỉ rõ việc thực hiện phải tuân theo các quy định, quy trình tác nghiệp nào;
(iii) Phần quyền hạn: để hoàn thành nhiệm vụ được giao, tổ chức sẽ phải trao các quyền hạn cơ bản gì trong quá trình thực thi nhiệm vụ;
(iv) Phần mối quan hệ công tác: chỉ ra việc cán bộ, nhân viên đó có những mối quan hệ công tác nào (bên ngoài và trong nội bộ) để biết mình sẽ phải làm việc với ai, cấp nào trong quá trình thực thi nhiệm vụ;
(v) Phần chỉ tiêu công việc: đưa ra các chỉ tiêu công việc cơ bản phải hoàn thành, đây cũng là cơ sở để đánh giá và là mục tiêu phấn đấu trong khi làm nhiệm vụ;
(vi) Phần cuối cùng, cũng là phần quan trọng thứ hai trong JD là các tiêu chuẩn cho vị trí.
Xem thêm: HR Manager là gì? Lương và mô tả công việc của trưởng phòng nhân sự
3. JD dưới góc độ quản trị tổ chức
Hệ thống JD cho phép người quản trị tổ chức hoạch định công tác quản trị chung của cả tổ chức và của từng đơn vị trong tổ chức.
Với JD, người quản trị tổ chức sẽ hiểu được cấu trúc, sơ đồ của tổ chức mà mình xây dựng đã giải quyết được hết các nhiệm vụ, mục tiêu chưa? Những người được bố trí vào từng vị trí đã phù hợp chưa? Từ đó người quản trị có thể phát hiện những bất hợp lý từ sơ đồ tổ chức, từ chính việc bố trí các vị trí bất hợp lý để từ đó thiết kế lại công việc, sắp xếp lại nhân sự để tổ chức hoạt động hiệu quả hơn.
Có nhiều cơ sở để đánh giá hiệu quả hoạt động của tổ chức, một trong những cơ sở quan trọng nhất là chất lượng nhân sự và chính sách đối với nhân sự trong tổ chức. Để có chất lượng nhân sự tốt thì công tác tuyển dụng, đào tạo, huấn luyện phải tốt. Và JD là cơ sở quan trọng để tuyển dụng, đào tạo, huấn luyện nhân sự. Lương, thưởng, các chế độ phúc lợi là một trong những vấn đề quan trọng trong chính sách nhân sự của tổ chức. Chế độ lương thưởng nếu chỉ nằm ở thang, bảng lương của tổ chức cũng ảnh hưởng đến việc ổn định tổ chức.
Thông qua JD, nhà quản trị nhân sự sẽ biết từng vị trí ở thang bậc lương nào, có dải lương và phúc lợi ra sao, đối chiếu với các tổ chức tương tự khác thì ở mức cao, thấp hoặc trung bình? Qua đó xây dựng chính sách nhân sự nói chung, chính sách lương và phúc lợi phù hợp cho tổ chức trong từng thời kỳ và quan trọng là đảm bảo sự công bằng giữa công việc và phúc lợi cho các vị trí. Hơn nữa, hệ thống hóa JD sẽ cho phép nhà quản trị hoạch định được nguồn nhân lực thông qua việc phân tích công việc.
Cùng với hệ thống các tiêu chí đánh giá của tổ chức, JD là cơ sở giúp nhà quản trị, quản lý kiểm soát và đánh giá hiệu quả công việc của vị trí đó. Hiện nay, nhiều tổ chức đã xây dựng hệ thống tiêu chuẩn cùng với JD như Goal – Setting, Balanced scorecard, ISO… để đánh giá hiệu quả công tác của các vị trí trong tổ chức.
Ngoài ra, với tư cách là một hợp đồng lao động kéo dài”, JD còn là cơ sở giúp người quản trị giải quyết các mâu thuẫn, xung đột, kể cả mâu thuẫn, xung đột pháp lý trong quá trình quản trị tổ chức.
4. JD hay JP?
Bài viết “Quản trị bằng JD” của tác giả Bùi Thanh Lam đã mô tả ý nghĩa của bản mô tả công việc – JD trong nhiệm vụ quản trị tổ chức. Tác giả cũng nêu rõ các nội dung cơ bản cần có của một JD để phục vụ tốt nhất cho yêu cầu quản trị tổ chức bao gồm cả việc “hoạch định công tác quản trị chung của cả tổ chức và của từng đơn vị trong tổ chức”.
Từ các JD, người quản lý có thể hiểu được cấu trúc tổ chức do mình xây dựng và các chức danh do mình bố trí đã bao trùm lên hết các mục tiêu và nhiệm vụ mà tổ chức phải thực hiện hay chưa. Cũng từ các JD, người quản lý có được bức tranh bao quát về hoạt động của tổ chức và năng lực cần có của đội ngũ nhân sự.
Mặc dù JD là một trong những công cụ quản lý phổ biến ở hầu hết các tổ chức, trong xu hướng mới ngày nay, nhiều doanh nghiệp đã chuyển hướng sang xây dựng JP (Job Profile – tạm dịch là “hồ sơ công việc”) cho các chức danh để thay thế cho các JD truyền thống.Ngay tại Việt Nam, một số công ty đã đưa JP vào áp dụng thay cho JD và thực hiện một cuộc cách mạng trong hoạt động phát triển tổ chức (organization development – OD).
5. JP là gì? Vì sao nhiều doanh nghiệp lại chủ trương xây dựng JP thay cho JD vốn đã quen thuộc từ lâu?
Nếu JD chủ yếu để trả lời câu hỏi “Phải làm gì?”, thì JP trả lời đồng thời hai câu hỏi “Chủ yếu làm gì?” và “Phải làm tốt như thế nào?”.Hầu hết các JD hiện nay chỉ mô tả cho người giữ chức danh đó biết mình phải làm gì – đúng với tên gọi “mô tả công việc”. Khi chuyển từ JD sang JP, người đọc sẽ hiểu được chức danh này sẽ làm những việc gì (KPA – Key Performance Area), và những việc này sẽ được đánh giá thông qua các tiêu chí nào (KPI – Key Performance Indicator). Thực ra, KPA bao hàm ý nghĩa một lĩnh vực công việc chủ yếu, có thể hiểu tương đương với một chức năng.
Chẳng hạn, một trong những KPA của bộ phận nhân sự là tuyển dụng, đồng nghĩa với việc bộ phận này có chức năng tuyển dụng. Còn KPI là chỉ số hay thước đo chủ yếu để đánh giá hiệu quả làm việc của cá nhân (hoặc bộ phận). Trong JP, mỗi công việc sẽ có ít nhất một tiêu chí chủ yếu để đo lường và đánh giá. Chẳng hạn, trong JP của một trưởng phòng nhân sự có một KPA là “tuyển dụng” và KPI tương ứng để đánh giá có thể là “thời gian đáp ứng yêu cầu tuyển dụng”.
Xem thêm: Phần mềm quản lý nhân sự HRM – Xu hướng quản trị nhân sự 4.0
6. JD hay JP (Job Description or Job Profile)
Khác với JD – thường liệt kê khá nhiều công việc mà nhân viên phải làm, JP chỉ liệt kê những lĩnh vực (nhóm) công việc chủ yếu. Khi thay JD bằng JP, người giữ chức danh tương ứng không chỉ hiểu rõ những công việc mình phải làm, mà còn hiểu thêm mình sẽ được đánh giá hiệu quả công việc thông qua các tiêu chí nào. Điều này sẽ tạo động lực để người có JP cố gắng phấn đấu hoàn thành công việc theo các tiêu chí đã biết.
Tương tự, cấp quản lý, ngoài việc biết nhân viên mình chịu trách nhiệm thực hiện những công việc gì, cũng sẽ biết luôn cách thức để đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên ấy thông qua các tiêu chí đã được thống nhất (qua JP được công bố). Dưới đây là minh họa một phần JP tóm tắt của một trưởng phòng vật tư (xem bảng).
Có một điểm cần lưu ý, trong JP không nhất thiết phải lượng hóa các tiêu chí thành các con số cụ thể. Việc đưa các tiêu chuẩn vào để lượng hóa các tiêu chí đánh giá sẽ tùy thuộc vào tình hình cụ thể của doanh nghiệp, năng lực của người thực hiện công việc và mong muốn của cấp quản lý.Các tiêu chí thường được lượng hóa thành con số để đo lường trên cơ sở thảo luận và thống nhất giữa hai bên – người giữ chức danh trong JP và cấp quản lý của mình. Khi đó, KPI trở thành các tiêu chí (thường thay đổi mỗi năm) để đánh giá hiệu quả làm việc của người giữ chức danh trong JP. Và, như trên đã nói, việc đánh giá chỉ tập trung vào các công việc chủ yếu, chứ không phải từng công việc chi tiết.
Cả JP và JD đều là những công cụ quản trị tổ chức, đặc biệt là phát triển tổ chức. Giám đốc phát triển tổ chức (Organization Development Manager – ODM) là một chức danh mới đang ngày càng trở nên phổ biến trong các tập đoàn lớn, nơi vai trò của công tác phát triển tổ chức rất được coi trọng. Không ai khác, chính ODM là người chịu trách nhiệm chính trong việc truyền đạt, giải thích, hỗ trợ xây dựng, triển khai thực hiện, và theo dõi đánh giá các JP cùng với các giám đốc chức năng.