Trong thời kỳ kinh tế thị trường cạnh tranh khốc liệt, nguồn nhân lực được xem là yếu tố quyết định sự thành công của doanh nghiệp. Để quản lý nguồn nhân lực hiệu quả, doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống quản lý nhân sự (HRMS) phù hợp. Vậy hệ thống quản lý nhân sự là gì? Cách xây dựng hệ thống HRMS như thế nào? Hãy cùng VnResource tìm hiểu câu trả lời ngay trong bài viết dưới đây nhé!
I. Hệ thống quản lý nhân sự là gì?
Định nghĩa
Hệ thống quản lý nhân sự (Human Resources Management System – HRMS) là một phần mềm hoặc hệ thống tổng thể được sử dụng để quản lý thông tin và quy trình liên quan đến nhân sự trong một tổ chức., bao gồm mọi giai đoạn của vòng đời việc làm, từ tuyển dụng đến nghỉ hưu và mọi giai đoạn ở giữa. Đối tượng chính sử dụng phần mềm này là các nhà lãnh đạo và ban quản trị trong doanh nghiệp bởi họ là người chịu trách nhiệm trực tiếp điều hành công việc hàng ngày của người lao động.
Các chức năng của hệ thông quản lý nhân sự
Một hệ thống quản lý nhân sự điển hình sẽ hỗ trợ các chuyên gia nhân sự các chức năng sau:
- Tuyển dụng: Quản lý hồ sơ ứng viên, quản lý quy trình tuyển dụng, đánh giá ứng viên;
- Đào tạo: Quản lý chương trình đào tạo, theo dõi tiến độ đào tạo, đánh giá kết quả đào tạo;
- Lương thưởng: Tính lương, thưởng, phụ cấp, quản lý bảng lương, phiếu lương;
- Chế độ phúc lợi: Quản lý các chế độ phúc lợi cho nhân viên, chẳng hạn như bảo hiểm, nghỉ phép, nghỉ ốm;
- Đánh giá hiệu suất: Quản lý quy trình đánh giá hiệu suất, đánh giá theo tiêu chí, theo dõi kết quả đánh giá;
- Phát triển nhân viên: Quản lý kế hoạch phát triển nhân viên, theo dõi sự tiến bộ của nhân viên;
- Quản lý nhân sự: Quản lý thông tin nhân viên, quản lý hồ sơ nhân viên, quản lý hợp đồng lao động.
II. Tại sao phải xây dựng hệ thống quản lý nhân sự trong doanh nghiệp?
Hệ thống quản lý nhân sự đã đóng một vai trò quan trọng trong quá trình phát triển nhân sự, nó mang lại lợi ích cho các công ty theo năm cách cốt lõi sau:
- Tăng hiệu suất và hiệu quả: Hệ thống quản lý nhân sự tự động hóa các quy trình liên quan đến nhân sự, giảm thiểu công việc thủ công và tối ưu hóa quy trình làm việc. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và nỗ lực của nhân viên và bộ phận quản lý nhân sự, giúp họ tập trung vào nhiệm vụ quan trọng hơn như tuyển dụng, đào tạo và phát triển nhân viên, và quản lý hiệu suất.
- Quyết định hoạch định lực lượng lao động tốt hơn: HRMS cung cấp dữ liệu tập trung, có thể truy cập và phân tích chính xác, cho phép nhà lãnh đạo đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu liên quan đến việc tuyển dụng, nâng cao kỹ năng và lập kế hoạch kế nhiệm.
- Cải thiện việc giữ chân nhân viên: Lập kế hoạch nghề nghiệp tùy chỉnh và các cơ hội L&D cho phép mọi người theo đuổi và đạt được các mục tiêu nghề nghiệp đã đặt ra, đồng thời tạo trải nghiệm làm việc có ý nghĩa và hấp dẫn hơn cho đội ngũ nhân viên.
- Quản lý tuyển dụng và tuyển chọn: Hệ thống quản lý nhân sự cung cấp các công cụ và tính năng để hỗ trợ quy trình tuyển dụng và tuyển chọn ứng viên. Từ việc đăng thông tin công việc, quản lý hồ sơ ứng viên, lên lịch phỏng vấn, đánh giá và chọn lựa ứng viên phù hợp, hệ thống giúp tổ chức thu hút và tuyển dụng nhân viên tốt nhất cho vị trí cần tuyển.
- Tuân thủ quy định pháp lý: Hệ thống quản lý nhân sự giúp tổ chức tuân thủ các quy định pháp lý liên quan đến nhân sự, bao gồm quy định về lao động, thuế, bảo hiểm xã hội và các quy định khác. Nó giúp tổ chức duy trì sự tuân thủ và đảm bảo rằng các quy trình và quy trình liên quan đến nhân sự được thực hiện theo đúng quy định.
=>> Xem thêm: Công ty giải pháp nhân sự – Lựa chọn thông minh cho doanh nghiệp
III. Các bước xây dựng hệ thống quản lý nhân sự
Các bước xây dựng hệ thống quản lý nhân sự có thể thay đổi tùy thuộc vào quy mô và yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp, nhưng dưới đây là một khung phổ biến để xây dựng hệ thống quản lý nhân sự:
- Xác định nhu cầu và mục tiêu của hệ thống: Bước đầu tiên là xác định nhu cầu và mục tiêu của hệ thống HRMS. Điều này bao gồm việc xác định các quy trình và thủ tục quản lý nhân sự hiện tại của doanh nghiệp, cũng như các mục tiêu mà doanh nghiệp muốn đạt được thông qua hệ thống HRMS.
- Lựa chọn phần mềm HRMS: Sau khi xác định nhu cầu và mục tiêu của hệ thống, doanh nghiệp cần lựa chọn phần mềm HRMS phù hợp. Có rất nhiều phần mềm HRMS trên thị trường, vì vậy doanh nghiệp cần cân nhắc các yếu tố như tính năng, khả năng mở rộng, chi phí, và hỗ trợ khách hàng.
- Chuẩn bị triển khai: Sau khi lựa chọn phần mềm HRMS, doanh nghiệp cần chuẩn bị cho quá trình triển khai. Điều này bao gồm việc đào tạo nhân viên sử dụng hệ thống, và thiết lập các quy trình và thủ tục mới dựa trên hệ thống HRMS.
- Triển khai hệ thống: Bước tiếp theo là triển khai hệ thống HRMS. Điều này bao gồm việc cài đặt phần mềm, nhập dữ liệu, và đào tạo lại nhân viên.
- Sử dụng và đánh giá hệ thống: Sau khi triển khai hệ thống, doanh nghiệp cần sử dụng và đánh giá hệ thống. Điều này bao gồm việc theo dõi hiệu quả của hệ thống, và thực hiện các thay đổi cần thiết.
- Duy trì và nâng cấp hệ thống: Hệ thống HRMS cần được duy trì và nâng cấp thường xuyên để đảm bảo hệ thống luôn hoạt động hiệu quả. Điều này bao gồm việc cập nhật phần mềm, bổ sung các tính năng mới, và sửa lỗi.
IV. Kết luận
Xây dựng hệ thống quản lý nhân sự (HRMS) là một quá trình quan trọng để giúp doanh nghiệp quản lý nhân sự một cách hiệu quả. Tuy nhiên, để xây dựng một hệ thống quản lý nhân sự thành công đòi hỏi sự cẩn thận, kỹ năng và sự tương tác giữa các bộ phận trong tổ chức. Nếu được thực hiện đúng cách, hệ thống quản lý nhân sự có thể mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm quản lý nhân viên hiệu quả, tối ưu hóa quy trình công việc và nâng cao hiệu suất tổng thể của tổ chức.