Tìm hiểu bí quyết xây dựng điều lệ đội nhóm để quản lý công việc, đảm bảo nhân viên luôn hành động theo định hướng, công việc đề ra.
Xác định mục đích nhóm
Bạn đã từng bao giờ làm việc trong một nhóm mà chỉ thấy lãng phí thời gian của mình?
Hoặc đã bao giờ bạn giữ vai trò trưởng nhóm, nhưng không biết phải bắt đầu từ đâu?
Hoặc, bạn nhận thấy các thành viên rơi và tình trạng tan rã, không thể làm việc nhóm hiệu quả cùng nhau?
Điều lệ đội nhóm là gì?
Để nhóm làm việc hiệu quả, các thành viên cần có hiểu biết cơ bản về lý do tồn tại của nhóm, vị trí phù hợp và cách thức hoàn thành mục tiêu của mình. Điều lệ đội nhóm là một bộ tài liệu xác định các mục tiêu, nguồn lực và quy định tổng quát của đội nhóm.
Điều lệ nhóm đóng vai trò nguồn tham khảo để các thành viên luôn theo sát trọng tâm và hướng đi chung. Về đầu tư thời gian phát triển bộ điều lệ này góp phần giảm bớt sự nhầm lẫn về các mục tiêu của nhóm – nhờ đó ngăn ngừa rủi ro trong quá trình làm việc, cải thiện hiệu suất và quan hệ giữa các thành viên.
Đối với những cấp quản lý thực hành phong cách lãnh đạo chuyển đổi hoặc lãnh đạo trao quyền, điều lệ nhóm có thể là một ý tưởng xa lạ và nhóm phát huy tác dụng. Nhìn chung, bạn cần xem xét lại đặc điểm của doanh nghiệp, năng lực và ý chí của các thành viên trong nhóm để đưa ra các quyết định phù hợp.
Cách xây dựng điều lệ đội nhóm
Ở vai trò lãnh đạo – quản lý, nhiệm vụ của bạn là dành ra một khoảng thời gian đủ lâu để mọi người cùng thảo luận về bộ điều lệ đội nhóm. Trong buổi họp này, cần đặt câu hỏi hướng dẫn các thành viên, ghi lại câu trả lời cách trực quan trên bảng hoặc màn hình máy tính.
Những nội dung chính cần thảo luận khi xây dựng điều lệ nhóm bao gồm:
- Lý do: công việc của đội nhóm là gì ( nhóm làm việc/ phụ trách dự án/ quản lý/ điều phối,…)? Mục đích tồn tại của nhóm? Những nhiệm vụ nào cần giải quyết? Nhóm chịu trách nhiệm hoàn thành những gì?
- Bối cảnh: Nhóm chịu trách nhiệm báo cáo với ai? Cần làm việc với những đội nhóm nào khác? Họ muốn/ cần gì ở chúng ta?
- Mục tiêu: Chúng ta mong đợi kết quả cụ thể nào từ những nỗ lực của mình? KPI là gì? ( chi phí, chất lượng, tốc độ, dịch vụ, số lượng, phối hợp, đổi mới,…)? cách đo lượng như thế nào?
- Vai trò: Nhóm gồm những thành viên nào? Mỗi người mang đến góc nhìn gì? Có các vai trò đặc biệt nào ( lãnh đạo, điều phối,…) có cần chia ra các nhóm con nhỏ hơn không?
- Quy trình làm việc: chúng ra sẽ sử dụng quy trình nào để thực hiện công việc của nhóm ( liệt kê ra từng bước một)? chúng ta sẽ gặp nhau bao lâu một lần? Ai xác định và quản lý chương trình làm việc chung? Chúng ra sẽ kết nối với các bên liên quan và các nhà tài trợ khác cho công việc như thế nào?
- Ra quyết định: Những quyết định nào cần được đưa ra trong nhóm? Không được vượt qua những giới hạn nào? Chúng ta có trách nhiệm ra quyết định ở cấp độ nào? Quy trình thực hiện ra làm sao?
- Giao tiếp: Chúng ra sẽ giao tiếp với nhau và kết nối với những người khác trong tổ chức như thế nào? Tìm hiểu một số công cụ mà nhóm của bạn có thể áp dụng để cải thiện khả năng giao tiếp, giúp mọi người trở nên chủ động hơn, thay vì làm suy yếu tinh thần làm việc nhóm.
- Chuẩn mực nhóm: Chúng ra mong đợi điều gì ở nhau? Quy định xử lý xung đột như thế nào? Các quy tắc và nguyên tắc hoạt động của đội nhóm là gì?
Ứng dụng điều lệ đội nhóm để luôn đi đúng hướng và đạt được mục tiêu chung
Một khi đã giải quyết các vấn đề ở trên, hãy chỉ định một cá nhân/ nhóm nhỏ để kết hợp các điều lệ đội nhóm thành một bộ tài liệu duy nhất. Đặt ở chỗ dễ nhìn thấy trong khu vực làm việc, hoặc gửi lên hệ thống dữ liệu trực tuyến để mọi người dễ dàng tham khảo trong các cuộc họp và thảo luận.
Định kỳ, hãy khích lệ mọi người xem lại điều lệ nhóm và đảm bảo tiến độ đạt được mục tiêu chung. Sau đây là những câu hỏi mà đội nhóm cần đặt ra cho chính mình:
- Những gì chúng ta làm có phản ánh mục đích đã nêu không? Chúng ra đã bị phân tâm, hay đang sống đúng với mục đích của mình?
- Chúng ta có đang đáp ứng nhu cầu của nhóm không? Có đáp ứng được kỳ vọng của các bên liên quan không? Chúng ta có đang phối hợp tốt với những người đang chịu ảnh hưởng bởi kết quả công việc của mình không?
- Vai trò của chúng ta có được xác định và thực thi rõ ràng không? Đội nhóm có đang tận dụng tốt nhiều góc nhìn khác nhau không?
- Quy trình làm việc có hiệu quả không? Mọi người có tuân theo những gì đã đồng ý trong điều lệ nhóm không? Lý do tại sao không? Những quy trình mới nào có thể cải thiện vấn đề?
- Các quyết định có được đưa ra một cách hiệu quả không? Thông tin đầu vào đã phù hợp chưa? Chúng ta đã gặp phải những tình huống bất ngờ hay thất vọng nào? Phương hướng xử lý ra làm sao?
- Kế hoạch truyền thông của đội nhóm đang diễn ra như thế nào? Chúng ta có tuân thủ theo kế hoạch không? Những phương pháp nào đang hoạt động tốt? Những gì ta làm chưa tốt? Chúng ta có đang sống theo những chuẩn mực đã đặt ra? Những điều lệ đội nhóm này có đang giúp chúng ta đạt được mục tiêu đề ra? Cần thêm/xóa bỏ điều lệ nào? Phương hướng cải tiến trong tương lai?
- Khi chúng ta đạt được mục tiêu đã định, kết quả công việc( đo lường được) có chứng minh điều đó không? Có điều gì cản trở chúng ta thành công không?
Nâng tầm kỹ năng cho nhân viên của mình cùng VnResource. Liên hệ hotline: 0914.004.800
Các bài viết liên quan:
Quản lý công việc hiệu quả thông qua bảng KANBAN
Personal Kanban – Phương pháp quản lý công việc
Quản lý công việc không bị trễ deadline với đội ngũ đa văn hóa