Quản trị nhân sự là một phần quan trọng của bất kỳ doanh nghiệp thành công nào, bất kể quy mô hay ngành. Quản trị nhân sự đóng một vai trò quan trọng trong việc thu hút và giữ chân nhân tài hàng đầu, duy trì việc tuân thủ luật lao động, quản lý phúc lợi và bảng lương của nhân viên. Tuy nhiên, việc quản lý các tác vụ nhân sự theo cách thủ công có thể tốn thời gian và dễ xảy ra lỗi, đó là lý do tại sao ngày càng nhiều công ty chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý nhân sự để hợp lý hóa và tự động hóa các quy trình này.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá những lợi ích của phần mềm quản lý nhân sự và cách phần mềm này có thể giúp doanh nghiệp của bạn tiết kiệm thời gian, tiền bạc và nâng cao sự hài lòng của nhân viên.
I. Phần mềm quản lý nhân sự là gì?
Phần mềm quản lý nhân sự là ứng dụng công nghệ giúp nhà quản trị có thể quản lý thông tin và nhiệm vụ liên quan đến nhân sự. Giải pháp quản lý nhân sự hỗ trợ quản lý nguồn tài nguyên con người, tự động hóa các thao tác thủ công và lưu trữ thông tin có trật tự, hệ thống. Phần mềm quản lý nhân sự được thiết kế trực quan, ứng dụng cao trong các nghiệp vụ tại doanh nghiệp như quản lý thông tin nhân viên, quản lý phúc lợi, công lương, thuế, BHXH, thuế thu nhập các nhân, quản lý chấm công – tính lương, nghỉ phép, quản lý đào tạo, tuyển dụng, đánh giá, phát triển nguồn nhân lực – nguồn tài nguyên có giá trị nhất của doanh nghiệp,…
Chi tiết hơn các tính năng của một phần mềm quản lý nhân sự VnResource HRM Pro có:
Kế hoạch Nhân sự – Tuyển dụng:
- Tính năng hỗ trợ doanh nghiệp tiết kiệm hơn 50% số giờ làm việc trong công tác của bộ phận tuyển dụng
- Tự động hóa toàn bộ quy trình từ việc lập kế hoạch và yêu cầu tuyển dụng đến quản lý quy trình phỏng vấn: tự động gửi email mời phỏng vấn, ứng viên trúng tuyển hoặc không trúng tuyển.
- Tiện ích nhắc nhở công việc, phần mềm có thể kiểm soát danh sách đen để tránh tuyển dụng hồ sơ ứng viên không phù hợp
- Tích hợp trang tuyển dụng trực tuyến với quy trình khép kín tự động lấy hồ sơ ứng viên.
Thông tin nhân sự – Sơ đồ tổ chức
- Tính năng quản lý toàn bộ thông tin cá nhân, lịch sử làm việc từ trước, trong và sau quá trình làm việc tại doanh nghiệp.
- Thiết lập cơ cấu tổ chức phòng ban, tự động tạo cây sơ đồ tổ chức nhân sự và phòng ban dựa trên sự biến động và thăng tiến của nhân sự.
- Tiện ích tự động nhắc nhở các công việc liên quan đến nhân sự: HĐLĐ, GPLĐ, VISA và thử việc hết hạn, đến kỳ tăng lương, sinh nhật, nghỉ thai sản,…
- Phân tích và thống kê các thông tin để giúp ban lãnh đạo có cơ sở ra quyết định nhanh chóng, hiệu quả và chính xác.
Quản lý chấm công
- Tính năng hỗ trợ tự động tải dữ liệu giờ vào – giờ ra từ các nguồn máy chấm công, GPS bằng điện thoại thông minh, kiểm soát tốt ngày phép, thời gian tăng ca với giờ thực tế giúp tiết kiệm từ 5-10% các khoản chi phí không hợp lý từ tăng các, giờ công làm việc.
- Bên cạnh đó, tiết kiệm 50% thời gian cho công việc quản lý chấm công cho các bộ phận liên quan, cung cấp báo cáo phân tích giờ làm việc, tăng ca, phép, thời gian chờ,… cho từng bộ phận hoặc tất cả nhân viên. Hạn chế gần như bằng không với việc sử dụng giấy tờ hoặc làm thủ công
Tính lương – Phụ cấp
- Dự báo ngân sách lương, tự động tính lương chính xác theo các chế độ lương thời gian, lương kinh doanh, lương khoán, lương sản phẩm, lương dành cho người nước ngoài…
- Back-pay dựa trên sự thay đổi lương, tự động tính Thuế TNCN và xuất báo cáo theo luật định với quy trình khép kín mà không phải dùng thủ công, nhằm tiết kiệm hơn 50% số giờ công tác tính lương.
- Hệ thống cung cấp tiện ích so sánh lương hằng tháng / kì đến từng chi tiết nhỏ nhất. Bên cạnh đó, dữ liệu từng nhân sự được bảo mật dựa trên chính sách phân quyền và mã hóa dữ liệu, nâng cao tính toàn vẹn thông tin.
Quản lý đào tạo
- Công cụ phân tích nhu cầu đào tạo theo đúng khóa đào tạo và đúng đối tượng nhân sự, lập kế hoạch và yêu cầu đào tạo, quản lý lớp học về lịch trình, chi phí, kết quả và cam kết sau đào tạo.
- Thiết lập ngân hàng câu hỏi và kiểm tra trực tuyến. Đảm bảo công tác quản lý đào tạo hiệu quả và chuyên nghiệp.
Quản lý đánh giá – KPI/BSC
- Quy trình tự động quản trị hiệu suất trong quá trình làm việc, hệ thống xác lập bộ tiêu chí đánh giá trực tuyến theo nhiều hình thức đánh giá đa cấp, đánh giá KPIs, đánh giá 360°, tính thu nhập dựa trên kết quả đánh giá, kế hoạch phát triển cá nhân dựa trên bộ tiêu chí năng lực…
- Tự động nhắc nhở toàn bộ công việc đánh giá giúp mỗi người nhân viên, từ quản lý đến lãnh đạo có thể tiết kiệm hơn 8 giờ trong thời kỳ đánh giá, đối với người làm nhân sự tiết kiệm hơn 16 giờ / tháng.
Portal – Self service
- Hệ thống cổng thông tin dành cho nhân viên và lãnh đạo: Portal (Self-service) tương thích với nền tảng Web-base và Mobile-App (IOS & Android).
- Tính năng hỗ trợ xem thông tin cá nhân, người phụ thuộc, kiểm tra phép năm, nhật ký nghỉ phép / tăng ca / công tác, xem phiếu lương hàng tháng… Đăng ký / phê duyệt ngày nghỉ / tăng ca / công tác, chấm công tiện lợi bằng GPS. Kết nối toàn bộ nhân viên thông qua mục tin tức, thư viện tài liệu, tặng điểm để thống kê định kỳ trong công tác phúc lợi của tổ chức.
Báo cáo động – BI
- Ngoài các báo cáo chuẩn hệ thống đã cung cấp, công cụ cho phép thiết lập báo cáo động theo bất kì tiêu chí có liên quan đến dữ liệu trong hệ thống.
Tích hợp cùng các hệ thống khác
- VnResource có thể tích hợp cùng các hệ thống quản lý doanh nghiệp khác trong tổ chức để tạo thành hệ sinh thái quản lý hoàn chỉnh cho doanh nghiệp: SAP, Oracle, Microsoft Dynamic/365, Workday, Success Factors,…
Chi tiết thông tin về phần mềm tại: Tại đây
II. Lợi ích phần mềm quản lý nhân sự mang lại cho doanh nghiệp
1. Cải thiện năng suất làm việc của nhân sự
– Phần mềm quản lý nhân sự giúp tối ưu hóa các công việc của bộ phận nhân sự, các cấp quản lý, giảm thiểu các công việc giấy tờ không cần thiết:
+ Phần mềm quản lý nhân sự giúp tiết kiệm 40% giờ làm việc trong ngày cho công tác quản lý nhân sự trong việc quản lý thông tin nhân viên. Nhờ việc cung cấp hơn 40 mẫu báo cáo phân tích tức thời, phân tích số lượng nhân viên, nguồn lực, giờ làm việc giúp cho công tác sử dụng nguồn lực lao động hiệu quả.
+ Giúp tiết kiệm 50% thời gian cho công việc quản lý chấm công, phân tích và báo cáo giờ làm việc cho lãnh đạo tức thời và nhanh chóng.
+ Tiết kiệm 50% số giờ cho công tác tính lương chính xác, hạn chế việc sai sót, gây tốn kém nguồn nhân lực.
+ Tiết kiệm 60% số giờ làm việc cho công tác tính toán bảo hiểm, tuân thủ theo luật pháp Việt Nam.
+ Cổng thông tin nhân viên giúp tiết kiệm 4 giờ/ tháng cho mỗi nhân viên, trưởng bộ phận và lãnh đạo. Tiết kiệm 16 giờ/ tháng cho những nhân sự kiểm soát chấm công.
=> Phần mềm quản lý nhân sự giúp tiết kiệm tối đa thời gian cho nhân viên, giảm thiểu các quy trình thủ tục rườm rà, đồng thời phần mềm giúp việc tính toán công – lương chính xác giúp các nhân viên tối ưu được năng suất làm việc của bản thân, gia tăng hiệu quả làm việc cho toàn doanh nghiệp.
2. Tiết kiệm chi phí dài hạn cho doanh nghiệp
– Phần mềm quản lý nhân sự giúp giảm thiểu các chi phí không đáng có, hạn chế thủ tục giấy tờ, in ấn giúp doanh nghiệp cắt giảm được lượng chi phí lớn về hành chính.
– Việc tối ưu năng suất làm việc của nhân viên cũng giúp doanh nghiệp bớt tốn kém về nguồn tài nguyên con người từ đó cắt giảm lượng nhân sự không cần thiết tiết kiệm chi phí doanh nghiệp, nâng cao lợi nhuận kinh doanh dài hạn.
=> Chi phí luôn là điều đau đầu của các doanh nghiệp, đặc biệt là trong bối cảnh nền kinh tế suy thoái hiện nay việc tiết giảm các khoản chi phí không cần thiết là điều ưu tiên. Phần mềm quản lý nhân sự chắc chắn sẽ giúp doanh nghiệp bạn giảm thiểu các chi phí không cần thiết một cách hiệu quả trong thời gian dài.
3. Nhân viên chủ động quản lý thông tin dữ liệu cá nhân, theo dõi công lương
Phần mềm quản trị nhân sự với sự phát triển hai chiều, không chỉ giúp các nhà quản trị vận hành và quản lý tốt hơn mà còn giúp mỗi nhân viên chủ động hơn trong việc theo dõi công, lương của bản thân. Đồng thời phần mềm quản lý nhân sự hỗ trợ đắc lực trong việc vận hành các quy trình thủ tục tại doanh nghiệp như xin phép nghỉ, đi công tác, nghỉ ốm, thai sản,… đều được vận hành một cách tự động nhanh chóng thông qua các thao tác đơn giản trên thiết bị di động, laptop.
=> Việc kiểm soát chủ động giúp mỗi nhân viên cảm thấy an tâm hơn trong việc chấm công, tính lương tại doanh nghiệp, giúp nhân viên hài lòng mang lại giá trị hạnh phúc lâu dài cho nhân viên tại doanh nghiệp. Theo thống kê, những doanh nghiệp áp dụng chuyển đổi số trong công tác quản lý nhân sự tăng mức độ hạnh phúc nhân viên lên 50% so với phương pháp truyền thống.
4. Hiệu quả quản trị
– Trong những lợi ích vượt trội của phần mềm quản lý nhân sự thì tính hiệu quả quản trị được đánh giá cao bởi:
+ Tính năng quản trị tổ chức giúp hình dung sơ đồ tổ chức nhân sự và các phòng ban, giúp quản lý nhân sự có cái nhìn tổng quan toàn diện doanh nghiệp.
+ Cung cấp hơn 40 mẫu phân tích báo cáo, nguồn dữ liệu lớn giúp các nhà quản trị dễ dàng cập nhật tình hình nhân sự doanh nghiệp, đồng thời đưa ra các phân tích giúp các nhà quản trị đưa ra đánh giá hiệu quả hơn.
+ Phần mềm quản lý nhân sự còn có một số tính năng như lập kế hoạch ngân sách lương, đưa ra kế hoạch tuyển dụng, đào tạo giúp nhà quản trị kiểm soát tốt chi phí nguồn lực hiện tại và chi phí nguồn lực hàng tháng sẽ phải chi trả trong tương lai để từ có các kế hoạch, dự định phát triển doanh nghiệp một cách hiệu quả nhất.
=> Nhà quản trị sẽ dễ dàng, nhanh chóng có được những báo cáo từ tổng quan đến chi tiết về nhân sự, công lương, chi phí nguồn lực, kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, báo cáo đánh giá,… để nhanh chóng đưa ra những quyết định mang tính hiệu quả tức thời giúp doanh nghiệp có những bước tiến vượt bậc trong tương lai.
5. Giữ chân nhân tài
– Việc chảy máu chất xám tại doanh nghiệp là điều làm các nhà quản trị luôn đau đáu, mệt mỏi bơi việc đánh giá năng lực còn hạn hẹp với cách quản trị truyền thống, việc xây dựng đào tạo nhân sự chưa kịp thời, lương thương, cơ hội thăng tiến chưa thực sự đúng người đúng việc, phần nào gây ra các bất mãn tại đội ngũ nhân sự, khiến việc nhân tài rời bỏ doanh nghiệp lớn. Phần mềm quản trị nhân sự phần nào hỗ trợ các nhà quản trị có cái nhìn khách quan về năng lực của từng cá nhân trong doanh nghiệp dựa trên những báo cáo khách quan để từ đó đưa ra các chính sách lương thưởng, thăng tiến hoặc đào tạo phù hợp để giữ chân nguồn nhân tài cho doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp phát triển bền vững.
6. Tuyển dụng nhân sự mới hiệu quả
Phần mềm quản lý nhân sự giúp xây dựng một quy trình tuyển dụng bài bản, từ khâu đăng tuyển thông tin, đến việc sơ lọc CV theo các tiêu chí yêu cầu doanh nghiệp, đến việc gửi email phản hồi, book lịch phỏng phấn hay email từ chối. Việc xây dựng quy trình bài bản, tự động giúp gia tăng hiệu quả tuyển dụng, giảm thiểu công việc cho bộ phận nhân sự, giảm thiểu việc thiếu sự công tâm trong tuyển dụng, để đảm bảo tuyển dụng đúng người, đúng việc, đúng nhân tài cho doanh nghiệp.
III. Tổng kết:
1. Phần mềm quản lý nhân sự là gì?
Phần mềm quản lý nhân sự là một bộ công cụ được thiết kế để giúp các chuyên gia nhân sự quản lý tất cả các khía cạnh của quản lý vòng đời của nhân viên, bao gồm tuyển dụng, giới thiệu, quản lý lợi ích, bảng lương và quản lý hiệu suất.
2. Lợi ích của phần mềm quản lý nhân sự là gì?
Lợi ích của phần mềm quản lý nhân sự bao gồm cải thiện năng suất làm việc, tiết kiệm chi phí dài hạn cho doanh nghiệp, mang lại hiệu quả quản trị lớn, giữ chân nguồn nhân lực tài năng cho doanh nghiệp, quản lý phúc lợi tự động, xử lý bảng lương chính xác.
3. Làm cách nào để chọn phần mềm quản trị nhân sự phù hợp với doanh nghiệp của mình?
Khi chọn phần mềm quản trị nhân sự, điều quan trọng là phải xem xét nhu cầu và yêu cầu cụ thể của doanh nghiệp bạn: bao gồm chi phí, các tính năng của phần mềm, sự dễ dàng trong cách sử dụng và tích hợp với các hệ thống khác hiện có tại doanh nghiệp như phần mềm CRM, phần mềm kế toán,….
Để giải đáp thêm các thắc mắc khác hay liên hệ ngay với chúng tôi qua hotline: 0914.004.800 để được hỗ trợ tư vấn toàn diện về giải pháp quản trị nhân sự.
