Quản lý trung tâm đào tạo bằng Excel đang là một cách quản lý phổ biến với các trung tâm quy mô vừa và nhỏ. Tuy nhiên, trong thời đại 4.0 hiện nay, sử dụng Excel không còn là sự lựa chọn hàng đầu khi có quá nhiều phần mềm quản lý đào tạo với nhiều tính năng ưu việt, nổi bật hơn. Cùng VnResource tìm hiểu những ưu, nhược điểm của Excel và tìm câu trả lời cho câu hỏi: Có nên tiếp tục dùng Excel trong quản lý trung tâm đào tạo không?
1. Ưu, nhược điểm của Excel
Excel là một chương trình xử lý bảng tính nằm trong bộ Microsoft Office của ông lớn công nghệ Microsoft. Excel giúp người dùng thống kê thông tin, số liệu một cách chính xác dưới dạng bảng tính. Vì thế, đây gần như là ứng dụng “chắc chắn phải có” được sử dụng để quản lý thông tin dữ liệu trong các tổ chức. Một số ưu điểm dễ nhận thấy khi dùng phần mềm quản lý trung tâm đào tạo bằng Excel là:
- Giao diện thiên thiện, thao tác đơn giản.
- Phổ biến, có thể sử dụng miễn phí.
- Chủ động thêm bớt được dữ liệu, tạo mới hay xoá bỏ dữ liệu theo yêu cầu
- Phù hợp với các lớp học, trường học quy mô vừa và nhỏ
Tuy vậy, Excel vẫn tồn tại những nhược điểm nhất định. Khi thông tin, dữ liệu cần lưu trữ tăng lên theo thời gian, chính lúc này Excel sẽ là một mặt hạn chế trong quản lý bởi không tích hợp được những công cụ cần thiết sử dụng trong quản lý đào tạo của trung tâm đào tạo.
Thao tác nhập dữ liệu thủ công: Khi muốn nhập thông tin dữ liệu lên Excel, người dùng phải nhập hoàn toàn thủ công và chắc chắn sẽ không tránh khỏi sai sót. Việc nhập dữ liệu vừa tốn nhân lực vừa không mang lại hiệu quả cao.
Thiếu tính kết nối và tương tác: Excel không cần người dùng phải truy cập internet, chính vì vậy, người dùng không thể chia sẻ công việc đang làm với người khác và khi có bất kì thay đổi nào, người dùng phải gửi lại một bản mới. Như vậy sẽ dẫn đến nhiều bất tiện và gây khó khăn trong quản lý.
Tính bảo mật thấp, dễ bị rò rỉ thông tin: Excel không cần phải nhập mật khẩu khi vào bất kì bảng tính nào, chỉ cần có file, bất kì người dùng nào ũng có thể vào được. Điều này gây ra rất nhiều rủi ro với các thông tin cần bảo mật cao như doanh thu, bảng lương của nhân viên, giáo viên…
Thiếu các tính năng hỗ trợ quản lý đào tạo: Excel không thể lưu trữ được các giáo án điện tử, cac hình ảnh, tài liệu dạy học. Điều này gây ra nhiều bất tiện khi trung tâm đào tạo phải sử dụng nhiều công cụ riêng lẻ để quản lý mà không quản lý thống nhất trên một hệ thống.
Hiện nay, Google đã cho ra mắt Google Bảng tính (Google Sheets), vì vậy việc quản lý dữ liệu học sinh cũng được thao tác online và kiểm soát được mọi lúc mọi nơi. Tuy nhiên việc này cũng chỉ đáp ứng được tính kết nối. Còn việc theo dõi quá trình, quy trình chuyển đổi của học viên, giáo viên vẫn chưa được giải quyết.
2. Thay thế Excel bằng phần mềm quản lý đào tạo như thế nào?
Về phần mềm quản lý đào tạo VnResource EBM Pro – giải pháp hữu hiệu cho các nhà quản lý trung tâm đào tạo
VnResource EBM Pro (Education business management) là giải pháp quản lý toàn diện một hay một chuỗi các trung tâm ngoại ngữ, tin học, trung tâm du học hoặc trường nghề. Phần mềm được xây dựng, phát triển với mục tiêu nâng cao tính chuyên nghiệp trong khâu quản lý, tiếp thị của các đơn vị cung cấp dịch vụ giáo dục.
- Công tác quản lý đào tạo triển khai hiệu quả hơn: Với các tính năng ưu việt, VnResource EBM Pro sẽ giúp trung tâm đào tạo tiết kiệm được thời gian, nhân lực cũng như cải thiện hiệu suất làm việc tối ưu nhất. Hệ thống giúp giái quyết nhiều vấn đề như: lưu trữ thông tin học viên, xuất báo cáo tài chính, chấm công – tính lương cho nhân viên và giáo viên, sắp xếp giờ dạy… Những công việc này được hoàn thiện giúp cho công tác quản lý đào tạo không còn là trở ngại như trước.
- Nâng cao hiệu quả quản lý lớp học, sắp xếp thời khóa biểu linh hoạt: Khi sử dụng phần mềm quản lý đào tạo, các trung tâm sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí cho nguồn nhân lực quản lý lớp học để tập trung phát triển những bộ phận quan trọng hơn. Với tính năng quản lý lớp học trên phần mềm, công việc quy hoạch lộ trình học và dự kiến nhu cầu lớp học cũng được hệ thống hóa trên phần mềm thông qua báo cáo động, nhờ đó các quản lý cũng có thể lên kế hoạch đúng với nhu cầu và nguồn lực của trung tâm.
- Hoạch định chiến dịch Marketing tiết kiệm – tối ưu: VnResource EBM Pro còn là cánh tay đắc lực cho đội Marketing khi có tính năng CRM giúp tăng hiệu quả của các chiến dịch Marketing. Phần mềm sẽ tự động gửi email, hoạch định chiến dịch Marketing hiệu quả nhất. Từ đó, các nhà quản lý có thể đánh giá được từng tệp khách hàng khác nhau và đưa ra chiến lược chăm sóc khách hàng phù hợp.
Kết luận:
Mỗi phần mềm đều có những ưu, nhược điểm riêng và đương nhiên, khi lựa chọn phần mềm để đưa vào quản lý đào tạo cho trung tâm, bạn cần phải cân nhắc về yếu tố ngân sách, tính hiệu quả để lựa chọn phần mềm cho phù hợp với trung tâm của mình. Trên đây là các phân tích về Excel và phần mềm quản lý đào tạo VnResource EBM Pro, hy vọng bài viết đem lại cho bạn nhiều thông tin bổ ích.
Tại VnResource, chúng tôi là đơn vị chuyên cung cấp các giải pháp về quản lý đào tạo với VnResource EBM Pro. Có hơn 18 năm kinh nghiệm đồng hành cùng các cơ sở đào tạo và trung tâm ngoại ngữ chuyển đổi số, VnResource đã triển khai thành công cho nhiều trung tâm lớn như: Việt Thương Music, Việt Thương, AMA English, ABC English,… Cho đến nay, phần mềm VnResource EBM Pro đang được ứng dụng hiệu quả trong việc quản lý hoạt động của các đơn vị cung cấp dịch vụ giáo dục, nâng cao tính chuyên nghiệp của tổ chức với chi phí hợp lý.
Liên hệ với chúng tôi để được nhận demo và tư vấn miễn phí:
VnResource Software Solutions & ICT Service
Website: https://vnresource.vn/giai-phap/phan-mem-quan-ly-dao-tao/
Hotline: 0914.004.800
Trụ sở 3 miền:
TP Hồ Chí Minh:
- 41/7 Phạm Ngũ Lão, Phường 3, Gò Vấp, TP.HCM
- 06 Nguyễn Trung Trực, Phường 5, Bình Thạnh, TP.HCM
Đà Nẵng: Tầng 3, 145 Xô Viết Nghệ Tĩnh, Q. Cẩm Lệ, Tp. Đà Nẵng
Hà Nội: Tầng 4, Số 84 Duy Tân, Q. Cầu Giấy, Tp. Hà Nội