Ngày nay, với sự phát triển của công nghệ thông tin, ngoài phương pháp quản lý nhân sự trên các file excel, sổ sách truyền thống thì doanh nghiệp có xu hướng sử dụng phần mềm quản lý nhân sự bằng điện thoại. Vậy quản lý nhân sự bằng điện thoại là gì? Tính năng và lợi ích của quản lý nhân sự bằng điện thoại so với quản lý truyền thống như thế nào? Hãy cùng VnResource tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!
I. Sự phát triển của công nghệ và tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ vào công tác quản lý nhân sự
Trong xã hội ngày nay, với tốc độ phát triển nhanh của công nghệ, ví dụ như máy ATM, sổ đăng ký tự thanh toán, các nền tảng mua sắm trực tuyến,… cuộc sống của chúng ta trở nên thuận lợi và dễ dàng hơn rất nhiều. Thật vậy, công nghệ cao không chỉ tác động đến đời sống hàng ngày mà nó còn ảnh hưởng đến tất cả các ngành nghề và hoạt động kinh doanh.
Đối với ngành nhân sự nói riêng, công nghệ nhân sự được sử dụng để thu hút, tuyển dụng, đào tạo và giữ chân nhân tài, hỗ trợ quản trị nguồn nhân lực và tối ưu hóa quản lý lực lượng lao động. Mục tiêu của việc tự động hóa các chức năng đó là để giúp các nhà quản lý làm việc nhanh chóng và hiệu quả hơn. Việc triển khai công nghệ nhân sự trong một tổ chức cho phép các nhà quản lý thu thập, cung cấp thông tin và giao tiếp với nhân viên dễ dàng hơn.
Ngoài ra, tự động hóa các quy trình kinh doanh nhất định có thể làm giảm đáng kể số lượng công việc hành chính, từ đó cho phép các nhà quản lý tập trung nhiều thời gian và công sức vào việc quản lý nguồn nhân lực. Sử dụng công nghệ trong lĩnh vực nhân sự còn cung cấp cho doanh nghiệp nền tảng thông tin cần thiết để đưa ra các quyết định quan trọng liên quan đến nhân sự một cách hiệu quả và sáng suốt hơn.
=>> Xem thêm: Hiệu quả tận dụng công nghệ nâng cao nguồn nhân lực
II. Quản lý nhân sự bằng điện thoại là như thế nào?
Có thể thấy, quản lý nhân sự là công việc hết sức quan trọng đối với doanh nghiệp bởi nó quyết định đến chất lượng nguồn nhân lực cũng như hiệu quả của các hoạt động kinh doanh. Để tối ưu hóa công tác quản lý nhân sự, nhiều doanh nghiệp đã ứng dụng công nghệ, cụ thể là áp dụng các phần mềm quản lý nhân sự vào vận hành tổ chức. Kết quả cho thấy, doanh nghiệp đã tiết kiệm được nhiều thời gian và nỗ lực thủ công, từ đó tập trung tốt hơn vào chuyên môn của mình.
Các phần mềm quản lý nhân sự hiện nay cho phép doanh nghiệp sử dụng trên cả nền tảng website và app mobile trên điện thoại. Nhờ vào tính tiện lợi và dễ dàng của nó, quản lý nhân sự bằng điện thoại trở thành xu hướng chủ yếu của các nhà quản lý cũng như nhân viên trong doanh nghiệp.
Ứng dụng quản lý nhân sự trên điện thoại là gì?
Ứng dụng quản lý nhân sự trên điện thoại (hay còn gọi là app mobile) là phần mềm quản trị nhân sự trên các thiết bị di động hoặc máy tính bảng… chạy bằng hệ điều hành Android hoặc IOS. Phần mềm cung cấp các tính năng giúp doanh nghiệp trong việc quản lý nguồn nhân lực, là một giải pháp toàn diện cho công tác tuyển dụng, đào tạo, chấm công, báo cáo… của tổ chức.
Lí do doanh nghiệp nên quản lý nhân sự bằng ứng dụng trên điện thoại?
Đối với những phương pháp quản lý nhân sự truyền thống, doanh nghiệp phải thực hiện thủ công rất nhiều quy trình, từ nhập số liệu, hồ sơ đến quản lý, đánh giá và phân tích dữ liệu. Vì vậy, việc ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự vào các hoạt động trên giúp tổ chức tiết kiệm rất nhiều thời gian và nỗ lực.
Đặc biệt là quản lý nhân sự bằng ứng dụng trên điện thoại cho phép nhà quản lý linh động hơn rất nhiều vì có thể quản lý từ xa, theo dõi tiến độ và phân chia công việc bất cứ lúc nào, miễn là điện thoại có kết nối với mạng internet. So với phần mềm trên website thì quản lý qua ứng dụng trên điện thoại đỡ cồng kềnh hơn bởi nhà quản lý hoặc nhân viên không cần mang theo laptop mà vẫn có thể sử dụng mượt mà bằng app mobile.
III. Các tính năng của ứng dụng quản lý nhân sự trên điện thoại
Ứng dụng quản lý nhân sự trên điện thoại là một trong những phần mềm công nghệ tiên tiến nhất hiện nay hỗ trợ việc chuyển đổi số trong lĩnh vực quản trị nguồn nhân lực với những tính năng tiêu biểu sau:
- Quản lý thông tin nhân viên: Mọi dữ liệu, hồ sơ của nhân viên như thông tin cá nhân, kinh nghiệm, kỹ năng, lịch sử làm việc, học vấn, lương bổng đều được tự động lưu trữ và đồng bộ hoá trên một cơ sở dữ liệu, cho phép doanh nghiệp truy cập nhanh chóng và trích xuất tức thời.
- Quản lý chấm công và tính lương: Thay vì sử dụng excel theo cách truyền thống, ứng dụng quản lý nhân sự cho phép doanh nghiệp quản lý chấm công và tính lương một cách tự động. Điều này không chỉ đảm bảo tính chính xác về con số mà còn giúp giảm đi những mâu thuẫn không đáng có giữa nhà quản lý với nhân viên trong trường hợp tính toán thiếu hoặc sai lương.
=>> Xem thêm: Phần mềm chấm công trên điện thoại – Xu hướng chấm công tiện lợi thời 4.0
- Quản lý đào tạo và phát triển nhân sự: Tính năng này cho phép doanh nghiệp lập kế hoạch đào tạo và thiết kế các khóa học phù hợp với nhu cầu và năng lực của nhân viên. Hệ thống giúp doanh nghiệp quản lý hệ thống đào tạo trực tuyến, đánh giá kết quả đào tạo và theo dõi quá trình phát triển năng lực của từng nhân viên. Điều này cho phép doanh nghiệp chủ động hơn trong việc đưa ra các kế hoạch phát triển và đào tạo phù hợp, đảm bảo được năng lực chuyên môn của nhân viên, đồng thời tăng cường sự phát triển và nâng cao chất lượng nhân sự của mình.
=>> Xem thêm: Cách trở thành một chuyên viên đào tạo và phát triển chuyên nghiệp?
- Báo cáo thông minh: Ứng dụng hỗ trợ doanh nghiệp trích xuất các loại báo cáo nhanh chóng, tạo điều kiện cho việc ra quyết định hiệu quả và chính xác. Cụ thể, phần mềm quản lý nhân sự hỗ trợ cung cấp báo cáo tự động về thông tin nhân viên, bao gồm bảng lương, thời gian làm việc, kỹ năng, đào tạo và hiệu suất.
- Quản lý tuyển dụng: Việc tuyển dụng sẽ không còn tốn nhiều thời gian và công sức của doanh nghiệp vì phần mềm giúp quản lý tất cả các giai đoạn trong quy trình tuyển dụng, từ việc đăng tuyển, chọn lọc hồ sơ, phỏng vấn, đến quyết định tuyển dụng và cả hoạt động sau tuyển dụng. Tất cả những quy trình này được thực hiện một cách tự động hoá, chuyên nghiệp, hiệu quả và đạt được sự thống nhất cao.
IV. Ưu điểm của việc quản lý nhân sự bằng điện thoại
Việc quản lý nhân sự bằng điện thoại mang lại nhiều ưu điểm cho doanh nghiệp, bao gồm:
- Cải thiện tính tiện lợi và linh hoạt: Việc quản lý nhân sự bằng điện thoại cho phép quản lý và nhân viên truy cập thông tin nhân sự mọi lúc, mọi nơi chỉ với một chiếc điện thoại thông minh. Điều này mang tính tiện lợi vô cùng cao bởi nó hỗ trợ người dùng làm việc từ xa mà không cần mang theo laptop hoặc các thiết bị máy tính cồng kềnh.
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Sử dụng ứng dụng quản lý nhân sự trên điện thoại không bắt buộc nhân viên phải đến công ty hay gặp mặt trực tiếp mới có thể truy cập được thông tin mà chỉ cần có trong tay một chiếc điện thoại được kết nối với mạng internet. Việc này giúp tiết kiệm được rất nhiều thời gian và chi phí di chuyển giữa các văn phòng hoặc địa điểm khác nhau.
- Tăng tính minh bạch và hiệu quả: Mọi dữ liệu đều được tự động đồng bộ cho các hoạt động quản lý nhân sự trên ứng dụng. Thông tin được cập nhật và thống nhất trên nhiều thiết bị và được lưu trữ trên nền tảng trực tuyến, giúp đảm bảo tính minh bạch và hiệu quả trong quá trình quản lý nhân sự. Điều này con cho phép doanh nghiệp linh động hơn trong việc trích xuất báo cáo mà không cần phải mất thời gian tìm kiếm, tổng hợp dữ liệu.
V. Những thách thức khi triển khai quản lý nhân sự bằng điện thoại
Dù không thể phủ nhận những lợi ích thiết thực của việc quản lý nhân sự bằng điện thoại nhưng doanh nghiệp cũng nên xem xét thận trọng dựa trên nhu cầu và nguồn lực của tổ chức. Một số thách thức có thể gặp phải khi sử dụng ứng dụng quản lý nhân sự trên điện thoại như sau:
- Vấn đề bảo mật thông tin: Việc lưu trữ thông tin nhân viên trên thiết bị di động có thể gây ra rủi ro trong vấn đề an toàn dữ liệu. Hiện nay, có rất nhiều hacker tận dụng lỗi hệ thống để xâm phạm thông tin cá nhân của khách hàng, doanh nghiệp. Do đó, cần có các biện pháp bảo mật phù hợp để đảm bảo an toàn cho thông tin tổ chức.
- Khó khăn trong việc thay đổi thói quen và tư duy nhân viên: Việc triển khai quản lý nhân sự bằng điện thoại đòi hỏi nhân viên có kỹ năng sử dụng thiết bị di động và các ứng dụng liên quan. Nếu nhân viên không có kỹ năng sử dụng, việc triển khai có thể gặp khó khăn hoặc không đạt hiệu quả như mong đợi. Hơn nữa, một số doanh nghiệp có văn hóa riêng yêu cầu việc giao tiếp trực tiếp nhiều hơn. Trong trường hợp này, việc triển khai quản lý nhân sự bằng điện thoại có thể không phù hợp với nhu cầu của doanh nghiệp.
- Ngân sách hạn chế của doanh nghiệp: Việc triển khai và sử dụng quản lý nhân sự bằng điện thoại có thể tốn nhiều ngân sách của doanh nghiệp bởi chi phí đầu tư ban đầu và chi phí duy trì gây ra, bao gồm chi phí mua sắm thiết bị, cài đặt phần mềm và bảo trì.
VI. Kết luận
Ứng dụng quản lý nhân sự bằng điện thoại là một công cụ tiện lợi giúp doanh nghiệp quản lý và theo dõi hoạt động của nhân viên, cho phép người sử dụng dễ dàng truy cập thông tin và kiểm soát công việc nhanh chóng ở bất cứ nơi đâu, bất kỳ lúc nào. Nhờ vào những lợi ích nó mang lại, quản lý nhân sự bằng điện thoại trở thành xu hướng chủ yếu của các nhà quản lý cũng như nhân viên trong doanh nghiệp.
Khi triển khai và sử dụng ứng dụng quản lý nhân sự trên điện thoại, cần lưu ý một số điểm sau:
- Bảo mật thông tin: Cần đảm bảo rằng thông tin nhân viên được lưu trữ và quản lý trên thiết bị di động được bảo mật an toàn.
- Đào tạo nhân viên: Cần đảm bảo rằng nhân viên có đủ kỹ năng để sử dụng ứng dụng quản lý nhân sự trên điện thoại thông minh.
- Kiểm tra tính tương thích: Cần kiểm tra tính tương thích với các thiết bị di động và hệ thống quản lý nhân sự hiện có của doanh nghiệp.
- Đánh giá hiệu quả: Cần đánh giá hiệu quả của ứng dụng quản lý nhân sự trên điện thoại thông minh để đảm bảo rằng nó đáp ứng được các yêu cầu quản lý nhân sự của doanh nghiệp, từ đó đưa ra kế hoạch điều chỉnh hợp lý.