Tuyển dụng là một quy trình quan trọng bởi nó bổ sung nguồn nhân lực tiềm năng cho doanh nghiệp. Ngoài các phương pháp truyền thống, hiện nay trong thời đại 4.0 có rất nhiều phần mềm tuyển dụng hữu ích giúp doanh nghiệp tối ưu hóa công tác tìm kiếm nhân tài. Vậy phần mềm tuyển dụng là gì và mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp? Hãy cùng VnResource tìm hiểu câu trả lời trong bài viết dưới đây nhé!
1. Các vấn đề thường gặp trong công tác tuyển dụng truyền thống
Những phương pháp tuyển dụng truyền thống như: tuyển dụng qua giới thiệu; phát tờ rơi, dán áp phích; thông báo trên phát thanh, báo đài… đã trở nên kém hiệu quả trong thời đại công nghệ như hiện nay.
Tốn thời gian
Đặc điểm của những cách tuyển dụng kể trên là phụ thuộc khá nhiều vào sức người. Bởi lẽ, nhà tuyển dụng phải tiến hành toàn bộ quy trình tuyển dụng một cách thủ công: nhập tay đăng tin tuyển dụng, tổng hợp đơn gửi về từ nhiều kênh, tốn thời gian sàng lọc hồ sơ ứng viên… dẫn đến hậu quả là dù làm rất nhiều nhưng năng suất lại không như mong đợi.
Tiêu chí tuyển dụng không đồng nhất
Ở một vài doanh nghiệp, giữa bộ phận nhân sự và bộ phận chức năng khác trong công ty sẽ có những tiêu chí tuyển dụng khác nhau. Do đó, khi tiến hành đăng tải thông tin tìm ứng viên sẽ xảy ra trường hợp các tiêu chí không thống nhất trên những nền tảng khác nhau. Việc này không chỉ ảnh hưởng đến hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp mà còn gây khó hiểu cho các ứng viên có ý định nộp đơn vào vị trí đang tuyển dụng.
Khó khăn trong việc quản lý thông tin
Quá trình tuyển dụng bao gồm một khối lượng lớn thông tin cần quản lý và tổng hợp để doanh nghiệp có thể đánh giá và đưa ra quyết định khách quan nhất, chẳng hạn như nhà tuyển dụng phải thu thập hồ sơ ứng viên từ những nền tảng khác nhau hoặc trao đổi lịch phỏng vấn qua email. Những cách này có thể gây bất tiện bởi các kênh này không có sự liên kết với nhau, dễ gây ra sai sót hoặc nhầm lẫn thông tin.
Đánh giá năng lực ứng viên không chính xác
Sàng lọc và đánh giá hồ sơ ứng viên theo cách thủ công có thể khiến nhà tuyển dụng bị quá tải thông tin, một số hậu quả có thể xảy ra như: bỏ sót đơn ứng tuyển tiềm năng, đánh giá không khách quan, đặc biệt là khi ứng viên được giới thiệu bởi bên thứ ba.
Giới hạn phạm vi tiếp cận ứng viên
Nguồn ứng viên của phương pháp tuyển dụng truyền thống chủ yếu đến từ nội bộ, quan hệ quen biết hoặc trong khu vực địa phương. Điều này có thể ảnh hưởng đến chất lượng ứng viên được tuyển vào, bởi doanh nghiệp có thể đang không chạm tới được những nguồn nhân lực tốt hơn, dẫn đến việc tuyển dụng không hiệu quả vì có quá ít sự lựa chọn.
2. Phần mềm tuyển dụng là gì?
Hiện nay, với xu thế chuyển đổi số trong lĩnh vực nhân sự, ngày càng xuất hiện nhiều phần mềm tuyển dụng hỗ trợ cho doanh nghiệp trong công tác chiêu mộ nhân tài. Vậy phần mềm tuyển dụng là gì?
Phần mềm tuyển dụng là giải pháp giúp doanh nghiệp tự động hóa toàn bộ quy trình tuyển dụng từ lúc lập kế hoạch đăng tải tin tìm ứng viên đến lúc tuyển dụng thành công và đào tạo nhân viên mới. So với các cách thức truyền thống, phần mềm tuyển dụng ưu việt hơn bởi nó cho phép lưu trữ thông tin tự động và tổng hợp các báo cáo, đánh giá để nâng cao chất lượng quy trình, giúp tối ưu hoá nỗ lực bỏ ra và tiết kiệm thời gian, chi phí.
Việc doanh nghiệp có nên sử dụng phần mềm tuyển dụng không tuỳ thuộc vào nhu cầu, nguồn lực và tình hình kinh doanh của mỗi tổ chức. Sau đây là một vài lý do ủng hộ việc ứng dụng công nghệ vào quy trình tuyển dụng mà các công ty đang có ý định sử dụng phần mềm có thể cân nhắc:
Tăng tính cạnh tranh trong việc thu hút nhân tài: Hiện nay, nhu cầu tuyển dụng của doanh nghiệp ngày càng gia tăng, để chiêu mộ thành công ứng viên tiềm năng, các doanh nghiệp phải cạnh tranh gay gắt với nhau. Do đó, tốc độ cũng là một điều kiện tiên quyết ảnh hưởng đến chất lượng tuyển dụng, việc sử dụng phần mềm công nghệ giúp quy trình tuyển dụng được tinh gọn hơn rất nhiều. Từ đó gia tăng khả năng cạnh tranh nguồn nhân lực cho doanh nghiệp mình.
=>> Xem thêm: Chính sách thu hút nhân tài – yếu tố để tuyển dụng hiệu quả
Đảm bảo tính chiến lược trong kế hoạch tuyển dụng: Tuy tuyển dụng là một quá trình diễn ra ngắn hạn, theo đợt nhưng nó lại mang sức ảnh hưởng lâu dài. Vì vậy, doanh nghiệp cần chủ động xây dựng một kế hoạch tuyển dụng mang tính chiến lược, đảm bảo nguồn nhân lực đầy đủ để các hoạt động kinh doanh được diễn ra hiệu quả. Và để luôn ở trong tâm thế chủ động, việc ứng dụng phần mềm vào quy trình tuyển dụng sẽ giúp doanh nghiệp làm được điều đó.
=>> Xem thêm: Các bước lập kế hoạch tuyển dụng nhân sự hiệu quả
Theo kịp thời đại: Hiện nay, công nghệ là một phần không thể thiếu trong mọi hoạt động đời sống công việc. Việc tích hợp công nghệ vào công việc thường ngày dường như không còn xa lạ đối với các tổ chức, vì vậy một công ty sử dụng công nghệ cao thường sẽ có nhiều lợi thế về thời gian và năng suất hơn so với các công ty còn lại.
3. Lợi ích của phần mềm tuyển dụng
Phần mềm tuyển dụng nhân sự sẽ hỗ trợ giải quyết những khó khăn tồn đọng trong quy trình tuyển dụng của doanh nghiệp, nhờ vào những lợi ích sau:
Tối ưu hoá nỗ lực và thời gian: Phần mềm tuyển dụng có thể nâng cao năng suất của nhà tuyển dụng nhờ việc tự động hóa toàn bộ quy trình, giảm thiểu số lượng lớn công việc phải làm theo phương pháp thủ công thông thường.
Thông tin đồng bộ: Vấn đề mâu thuẫn thông tin sẽ không còn là bài toán khó khi mọi tiêu chí đều được thống nhất và đăng tải tự động ở nhiều nền tảng khác nhau.
Hệ thống quản lý dữ liệu tập trung: Hồ sơ ứng viên gửi về sẽ được hệ thống tích hợp và lưu trữ thông minh theo từng mục giúp dễ dàng truy xuất dữ liệu khi cần. Ngoài ra, vấn đề bảo mật an toàn thông tin sẽ luôn được đảm bảo nhờ phần mềm tuyển dụng.
Sàng lọc và đánh giá tự động: Hỗ trợ xây dựng tiêu chí đánh giá và công cụ phân tích thông tin nhanh chóng và chính xác, giúp cho việc ra quyết định được tiến hành dễ dàng hơn.
Tích hợp với các trang web tuyển dụng khác: Tích hợp với các trang tuyển dụng trực tuyến như Vietnamworks, TopCV… với quy trình khép kín tự động lấy hồ sơ ứng viên.
4. Tuyển dụng hiệu quả cùng phần mềm tuyển dụng VnResource HRM Pro
VnResource HRM Pro là phần mềm quản lý nhân sự toàn diện, chuyên nghiệp, cung cấp cho doanh nghiệp giải pháp chuyển đổi số hiệu quả. Với công nghệ 4.0, phần mềm hỗ trợ các tính năng quản lý nguồn nhân lực và tối ưu hoá quy trình tuyển dụng, đào tạo và đánh giá nhân viên.
VnResource HRM Pro cung cấp nhiều phân hệ nổi bật, trong đó phân hệ tuyển dụng được đánh giá cao từ phía khách hàng vì giúp tiết kiệm 50% số giờ làm việc cho công tác tuyển dụng, tối ưu hoá để quy trình diễn ra chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.
Một vài tính năng nổi bật của phân hệ Tuyển dụng của phần mềm VnResource HRM Pro:
Lập kế hoạch tuyển dụng: Hệ thống giúp doanh nghiệp xác định những kỹ năng và kinh nghiệm cần thiết cho từng vị trí công việc. Việc này giúp định hướng cho quá trình tuyển dụng và đảm bảo rằng ứng viên được chọn có khả năng thực hiện công việc theo yêu cầu. Ngoài ra, phần mềm còn hỗ trợ định biên nhân sự theo nhiều tiêu chí khác nhau từ đó tự động phân tích và đưa ra kế hoạch tuyển dụng phù hợp cho các bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp.
Đăng tải tin tuyển dụng: Thay vì nhập liệu theo cách thủ công, phần mềm giúp nhà tuyển dụng tự động tìm kiếm ứng viên phù hợp từ nguồn hồ sơ có sẵn. Ngoài ra, hệ thống còn cho phép doanh nghiệp tích hợp với các trang tuyển dụng trực tuyến hàng đầu như Vietnamworks, TopCV… để đăng tin tuyển dụng ngoài trang tuyển dụng nội bộ của công ty.
Quản lý dữ liệu ứng viên: Tất cả hồ sơ ứng viên gửi về đều được tích hợp trên một cơ sở dữ liệu. Việc này giúp doanh nghiệp dễ dàng truy xuất thông tin khi cần và quản lý được lịch sử thông tin của ứng viên để tuyển dụng hiệu quả hơn. Ngoài ra, mọi dữ liệu ghi chép trên phần mềm đều được đảm bảo an toàn nên doanh nghiệp có thể yên tâm về độ bảo mật thông tin.
Tương tác với ứng viên: Sau khi bộ phận tuyển dụng hoàn tất quá trình sàng lọc và chọn lọc, phần mềm sẽ tự động gửi email hẹn lịch phỏng vấn, cảm ơn sau phỏng vấn, trao đổi công việc, nhận việc… cho ứng viên. Toàn bộ quá trình tương tác được thực hiện nhanh chóng giúp nâng cao trải nghiệm ứng viên và giảm thiểu tác vụ thủ công cho HR.
Sàng lọc, đánh giá và lựa chọn ứng viên: Sau khi đã tổng hợp đủ thông tin, hệ thống tiến hành lọc hồ sơ tự động theo những tiêu chí được thiết lập từ trước. Ứng viên sẽ được đánh giá thông qua các kỹ năng chuyên môn, kinh nghiệm, tính cách và tư duy trong các buổi phỏng vấn hoặc bài kiểm tra.
Quản lý quá trình tiếp nhận và đào tạo nhân viên mới: Khi kết thúc quá trình tuyển dụng, nhân viên sẽ bước vào giai đoạn onboarding. Lúc này, hệ thống sẽ hỗ trợ doanh nghiệp xác định nhu cầu và GAP năng lực của nhân viên để lập kế hoạch đào tạo chính xác và hiệu quả. Điều này sẽ giúp nhân viên xây dựng lộ trình phát triển cá nhân và thúc đẩy văn hóa học tập tích cực và làm việc chăm chỉ.
Trích xuất báo cáo: Phần mềm tuyển dụng sẽ tự động thu nhập và phân tích dữ liệu, trích xuất các báo cáo đo lường hiệu quả tuyển dụng một cách nhanh chóng và dễ dàng. Điều này giúp doanh nghiệp đánh giá được đâu là nền tảng tuyển dụng hiệu quả nhất để có kế hoạch tối ưu hoá phù hợp cho những đợt tuyển dụng sau.
5. Kết luận
Trong bất kỳ tổ chức nào, nhân tài là một nguồn lực cốt lõi quyết định tới năng suất và hiệu quả kinh doanh của doanh nghiệp. Vì vậy, các công ty luôn dành sự chú ý đặc biệt cho quy trình tuyển dụng. Bên cạnh các phương pháp truyền thống, ngày nay, doanh nghiệp có xu hướng áp dụng công nghệ vào việc tuyển chọn nhân tài, không những giúp tối ưu hoá thời gian, chi phí mà còn gia tăng chất lượng nguồn ứng viên.
Nếu doanh nghiệp đang cần một giải pháp quản lý nhân sự toàn diện có phân hệ tuyển dụng hiệu quả, hãy liên hệ đến hotline 0914 004 800 hoặc website VnResource.vn để tìm hiểu thêm về giải pháp quản lý nhân sự.
VnResource HRM Pro tự hào là phần mềm quản lý nhân sự toàn diện, cung cấp giải pháp chuyển đổi số hàng đầu cho các tổ chức, doanh nghiệp hiện nay với kinh nghiệm gần 20 năm trên thị trường đồng hành cùng hàng trăm doanh nghiệp, tập đoàn vừa và lớn như: Tập đoàn Honda, Toyota, Panasonic, Ajinomoto, Vietnamobile, Fujifilm, Pharmacity, Aeon Mall, tập đoàn Thaco Trường Hải, Nam Long Group, tập đoàn Thiên Long, Nhựa Bình Minh, Vinasoy, Vietinbank Insurance,…