Trong thời đại công nghệ, nhiều doanh nghiệp đang chuyển sang sử dụng phần mềm quản lý nhân sự thay thế cho các phương pháp truyền thống. Phần mềm nhân sự trở thành công cụ đắc lực không thể thiếu trong công tác quản lý và phát triển bền vững của doanh nghiệp. Để tìm được phần mềm chất lượng, cần xác định các tiêu chí lựa chọn phần mềm như thế nào để tiết kiệm và tối ưu hóa quản lý. Hãy cùng VnResource tìm hiểu trong bài viết này.
1.Phần mềm nhân sự là gì?
Phần mềm nhân sự là giải pháp quản lý hiệu quả các hoạt động nhân sự trong doanh nghiệp bằng các công cụ hỗ trợ quản lý thông tin nhân viên, tiến độ công việc, lương thưởng, chính sách và quy trình nhân sự cùng nhiều hoạt động khác liên quan đến quản lý nhân sự.
Với sự phát triển của công nghệ thông tin, phần mềm quản lý nhân sự ngày càng được sử dụng rộng rãi trong công tác quản lý nhân sự từ doanh nghiệp nhỏ đến các tập đoàn lớn, đặc biệt là những doanh nghiệp có số lượng nhân viên lớn, quy trình quản lý phức tạp. Theo báo cáo của Statista, vào năm 2020, 72% doanh nghiệp Mỹ đã sử dụng phần mềm quản lý nhân sự.
2.Lịch sử phát triển của phần mềm nhân sự
Phần mềm nhân sự được phát triển từ những năm 1970, khi các tổ chức sử dụng máy tính để thay thế cho các phương pháp quản lý truyền thống.
– Từ 1970-1980: hệ thống phần mềm nhân sự đầu tiên được phát triển như là một phần của hệ thống tính lương và quản lý nhân sự. Chủ yếu xử lý thông tin cơ bản như quản lý danh sách nhân viên, tính lương và chấm công.
– Từ 1980-2000: phần mềm phát triển với nhiều tính năng như quản lý hồ sơ nhân viên, chấm công, tính lương và bảo hiểm. Các hệ thống này chuyển từ trên máy tính lên trên website để đáp ứng nhu cầu quản lý nhân sự và tối ưu hóa hiệu suất làm việc của nhân viên của các doanh nghiệp.
– Từ 2000-2010: tiếp tục phát triển với tính năng đa dạng hóa, bao gồm quản lý đào tạo, phát triển, tuyển dụng, quản lý hiệu suất và thời gian làm việc. Các hệ thống phần mềm nhân sự dần trở nên thân thiện hơn với người dùng và có khả năng tích hợp với các báo cáo.
– Từ 2010 đến nay: với sự phát triển của công nghệ thông tin, phần mềm quản lý nhân sự được cải tiến với nhiều tính năng mới như quản lý tiền lương và các khoản phúc lợi, thời gian làm việc, đánh giá hiệu suất nhân viên, tích hợp trí tuệ nhân tạo AI, phân tích dữ liệu và bảo mật để đáp ứng nhu cầu ngày càng đa dạng của các doanh nghiệp.
3.Vai trò của phần mềm nhân sự trong doanh nghiệp hiện nay
Trong thời đại công nghệ số, việc quản lý nhân sự là một yếu tố quan trọng đối với sự phát triển của doanh nghiệp. Một hệ thống quản lý nhân sự hiện đại và hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp tối ưu hoá các hoạt động liên quan đến nhân sự, từ quản lý thông tin nhân viên, chấm công và lương, đào tạo và phát triển, tuyển dụng, đánh giá hiệu suất, cho đến quản lý phúc lợi, bảo hiểm và thuế. Dưới đây là một số chức năng chính của hệ thống quản lý nhân sự:
– Quản lý thông tin nhân viên:
Hệ thống quản lý nhân sự sẽ giúp doanh nghiệp quản lý thông tin nhân viên một cách toàn diện và bảo mật. Doanh nghiệp có thể nhập, cập nhật, tra cứu và thống kê các thông tin về nhân viên, bao gồm kỹ năng, trình độ học vấn, kinh nghiệm làm việc, lương, phúc lợi và các chính sách khác. Hệ thống quản lý nhân sự cũng sẽ giúp doanh nghiệp phân loại và phân quyền nhân viên theo các bộ phận, chức vụ, vai trò và nhiệm vụ.
– Quản lý chấm công và lương:
Tự động hoá quá trình chấm công quản lý ra/vào, về trễ, tăng ca của nhân viên. Nhờ đó, doanh nghiệp có thể tính toán đầy đủ số giờ làm việc, lương và các khoản phụ cấp một cách chính xác và nhanh chóng. Hệ thống quản lý nhân sự cũng sẽ giúp doanh nghiệp xuất hóa đơn, phiếu lương, báo cáo lương và các tài liệu liên quan một cách dễ dàng và tiện lợi.
– Quản lý đào tạo và phát triển:
Quản lý chương trình đào tạo và phát triển nhân viên của doanh nghiệp, hỗ trợ lập kế hoạch đào tạo, thiết lập mục tiêu, nội dung, phương pháp, nguồn lực và ngân sách cho các khóa đào tạo. Dễ dàng theo dõi tiến độ và kết quả đào tạo của từng nhân viên, đánh giá hiệu quả và đề xuất các biện pháp cải thiện.
– Quản lý tuyển dụng:
Quản lý quá trình tuyển dụng nhân viên của doanh nghiệp, đăng tuyển vị trí, quản lý các kênh tuyển dụng, thu thập hồ sơ ứng viên, tiến hành phỏng vấn và chọn lựa ứng viên phù hợp một cách hiệu quả. Hệ thống quản lý nhân sự cũng sẽ giúp doanh nghiệp lưu trữ và quản lý các hồ sơ ứng viên, báo cáo kết quả tuyển dụng và phản hồi cho ứng viên.
– Quản lý hiệu suất làm việc:
Tăng cường giám sát, phát hiện và giải quyết các vấn đề nhanh chóng để cải thiện hiệu suất làm việc của nhân viên. Doanh nghiệp có thể thiết lập các tiêu chí, chỉ số và mức độ đánh giá hiệu suất của nhân viên. Hệ thống sẽ giúp doanh nghiệp thu thập, phân tích và báo cáo dữ liệu về hiệu suất làm việc của nhân viên, cũng như đưa ra các gợi ý, khuyến khích và khen thưởng cho nhân viên.
– Quản lý phúc lợi, bảo hiểm, thuế thu nhập cá nhân:
Hỗ trợ thiết lập động mức đóng bảo hiểm, thuế, xử lý lương đóng bảo hiểm và lương đóng thực tế theo đúng quy định và luật pháp. Giúp doanh nghiệp quản lý các khoản phúc lợi cho nhân viên, như bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm nhân thọ, bảo hiểm bệnh nghề nghiệp,…..
4.Các tiêu chí “vàng” lựa chọn phần mềm nhân sự
Hiện có rất nhiều phần mềm quản lý nhân sự với hàng loạt tính năng vượt trội. Vậy, tiêu chí quan trọng nào để lựa chọn phần mềm phù hợp cho doanh nghiệp? Hãy cùng điểm qua các tiêu chí cụ thể như:
Bảo mật thông tin, an toàn dữ liệu
Bảo mật thông tin và đảm bảo an toàn dữ liệu được xem là chức năng quan trọng nhất trong các tiêu chí lựa chọn phần mềm. Việc lưu trữ hồ sơ nhân viên công ty, bao gồm thông tin nhân viên, chính sách, lương thưởng luôn là một trong những yếu tố cực kỳ quan trọng và nhạy cảm đối với mỗi doanh nghiệp. Để giảm thiểu rủi ro giả mạo và rò rỉ thông tin, yêu cầu phần mềm quản lý nhân sự phải được bảo mật dữ liệu tối đa, tránh gây tổn thất cho doanh nghiệp.
Tính linh hoạt đáp ứng nhu cầu nghiệp vụ của phần mềm
Phần mềm nhân sự cần có đầy đủ các tính năng cơ bản như quản lý thông tin cá nhân của nhân viên, tính lương, chấm công,…. Ngoài ra, mỗi doanh nghiệp có quy trình khác nhau về hoạt động quản trị nhân sự. Nên tiêu chí lựa chọn phần mềm tiếp theo là khả năng linh hoạt đáp ứng các yêu cầu khác về nghiệp vụ nhân sự của doanh nghiệp đó ( cụ thế là khả năng customize theo từng doanh nghiệp).
Điều này thể hiện tính linh hoạt và khả năng tuỳ chỉnh của phần mềm, cho phép người dùng có thể thực hiện những thay đổi về chức năng cho phù hợp từng chính sách, quy trình của mỗi doanh nghiệp. Đặc biệt có thể tích hợp mạnh mẽ các hệ thống tiêu biểu như: E-Learning, phần mềm SAP ERP, phần mềm kế toán, …là thế mạnh mà doanh nghiệp nên quan tâm khi lựa chọn nhà cung cấp.
Giao diện và trải nghiệm người dùng
Phần mềm cần có giao diện đơn giản, mượt mà, dễ sử dụng và có thể tùy chỉnh để phù hợp với nhu cầu của từng doanh nghiệp. Giúp người dùng thao tác nhanh gọn, không gây mất nhiều thời gian. Trên thực tế, không ai muốn sử dụng một giao diện phần mềm gây rối mắt với đủ các loại công cụ được hiển thị, và khó thao tác.
Nhà cung cấp phần mềm uy tín
Nhà cung cấp phần mềm nhân sự cần có bề dày kinh nghiệm triển khai phần mềm, thời gian hoạt động lâu đời và cung cấp những sản phẩm dịch vụ chất lượng tốt nhất như:
-
Thời gian thực hiện triển khai phần mềm uy tín, đúng tiến độ
-
Hệ thống phần mềm dễ dàng xây dựng và chỉnh sửa theo quy trình nhân sự của doanh nghiệp
-
Đội ngũ nhân viên tư vấn giàu kinh nghiệm giúp tối ưu quá trình xây dựng phần mềm, tiết kiệm chi phí.
-
Đội ngũ chăm sóc khách hàng chuyên nghiệp, tận tâm sau mua và chính sách bảo hành uy tín lâu dài
Khả năng lưu trữ dữ liệu lớn
Sản phẩm có dung lượng lưu trữ lớn sẽ giúp doanh nghiệp quản lý các thông tin quan trọng về dữ liệu chi tiết tình hình nhân sự và tiến độ dự án đang thực hiện. Giúp nhà quản lý yên tâm và theo dõi nguồn dữ liệu khổng lồ của mình một cách hiệu quả hơn. Điều này cho phép doanh nghiệp xây dựng và chuẩn bị các kế hoạch phù hợp với tình hình hiện tại và tương lai.
Có thể thấy, dựa vào các tiêu chí trên, doanh nghiệp có thể đánh giá và đưa ra lựa chọn sản phẩm chất lượng và phù hợp. Với hơn 20 năm kinh nghiệm triển khai thành công giải pháp phần mềm quản lý nhân sự cho những đối tác doanh nghiệp lớn hàng đầu trên khắp cả nước như Honda, Thaco, ISUZU, TTC Sugar,… Phần mềm quản lý nhân sự HRM Pro của VnResource hoàn toàn đáp ứng đầy đủ các yếu tố trên với nhiều tính năng vượt trội hơn nữa.
5.Phần mềm nhân sự VnResource HRM Pro – giải pháp chuyển đổi số quản lý nhân sự cho doanh nghiệp hàng đầu hiện nay.
Sau hơn hai thập kỷ phát triển và hình thành, VnResource luôn hướng đến mục tiêu trở thành một trong những công ty hàng đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ và giải pháp phần mềm, với triết lý “Your Trust, Our Success”. VnResource tự hào về giải pháp phần mềm quản lý nhân sự toàn diện của mình – VnResource HRM Pro, đã được bình chọn là giải pháp xuất sắc trong ngành phần mềm CNTT tại Việt Nam và được vinh danh với danh hiệu Sao Khuê năm 2020.
Với hàng nghìn khách hàng lớn có tính chuyên nghiệp cao, các công ty có vốn nhà nước và tập đoàn lớn đa lĩnh vực như: Honda, Thaco, Pataya, Pharmacity, Aeon Mall, Vietinbank Insurance,… đã tin dùng sản phẩm. VnResource cùng đội ngũ nhân sự có nghiệp vụ và chuyên môn 15 năm trong việc triển khai dự án luôn tự hào mang lại giá trị giải pháp phần mềm quản lý nhân sự chất lượng cho các doanh nghiệp.
Các chức năng tiêu biểu của VnResource HRM Pro
Với nhiều tính năng ưu việt, phần mềm quản lý nhân sự toàn diện VnResource HRM Pro giúp nâng cao hiệu quả quản trị, sự tương tác và trải nghiệm của nhân viên trong suốt quá trình làm việc tại công ty,
Bảo mật dữ liệu cấp cao
Phần mềm được ứng dụng bảo mật dữ liệu cấp cao, mã hóa dữ liệu trước khi truyền qua mạng và lưu vào máy chủ. Tránh việc truy cập trái phép, ngay cả với nhân viên IT.
Khả năng tính hợp hệ thống ERP, E-Learning, phần mềm SAP ERP, SAP – Success Factors,…
Quản lý nhân sự, tuyển dụng
Cung cấp các giải pháp thiết lập ngân sách và kế hoạch nguồn lực để tuyển dụng cấp cao các ứng viên nội bộ và bên ngoài . Đồng thời, hỗ trợ toàn bộ quy trình tuyển dụng nhân tài trực tuyến và các giải pháp tiếp thị thương hiệu tuyển dụng…
Quản lý tính lương, chấm công
Sử dụng được trên website và điện thoại với giao diện dễ dùng và đơn giản, phù hợp với cả 2 hệ điều hành IOS và Android mang đến nhiều tiện ích hơn cho người dùng hơn trong việc chấm công. Với tính năng chấm công GPS, thẻ từ hỗ trợ nhân viên linh động trong thao tác chấm công, đặc biệt là nhân viên thường đi công tác, di chuyển nhiều địa điểm.
Tự động gửi thông báo nhắc thiếu công, tự động xét duyệt nghỉ phép, tăng ca theo tiêu chuẩn của công ty. Sau đó tự động kết xuất báo cáo và xuất bản đầy đủ công hoàn chỉnh.
Hỗ trợ tính lương linh hoạt cho nhiều loại lương: lương theo bậc, ngạch, lương 3P,… Tính lương chung hoặc lương riêng cho từng chi nhánh, phân bổ và phân tích chi phí theo trung tâm chi phí, chia sẻ chi phí theo từng bộ phận kinh doanh hoặc pháp nhân…
Bảo hiểm – Thuế thu nhập cá nhân
Hỗ trợ, cập nhật theo luật lao động và điện tử hoá các biểu mẫu mới nhất kê khai Bảo hiểm xã hội. Tiết kiệm thời gian nhập liệu, tính toán
Quản lý đào tạo
Với mục tiêu hỗ trợ nhân viên, xây dựng kế hoạch đào tạo và phát triển quản lý tài năng. VnResource đã thiết lập các công cụ hỗ trợ kế hoạch đào tạo, đánh giá nhân viên, phát triển đội ngũ nhân tài toàn diện. Bên cạnh đó, phần mềm thường xuyên đánh giá năng lực, đánh giá thử việc và cung cấp ma trận năng lực từ đó giúp nhân viên xem được các lộ trình thăng tiến cao hơn.
Thông báo tái ký hợp đồng lao động, đánh giá theo kỳ (kỳ, quý, năm) và hiệu suất làm việc của nhân viên, cũng như săn sóc đội ngũ nhân tài để đảm bảo sự phát triển tri thức bền vững cho công ty.
Xếp hạng đánh giá và đánh giá năng lực thông qua đánh giá 360 độ. Từ đó đưa ra các giải pháp hỗ trợ cải thiện năng lực nhân viên, phát triển tài năng.
Cổng thông tin nhân viên (Web Portal)
Chức năng Happy Workspace trên VnResource HRM Pro: cho phép nhân viên có thể tuỳ chỉnh thông tin cá nhân, kiểm tra ngày công, ngày phép và bảng lương hàng tháng mà không cần thông qua HR. Nhân viên có thể tự động đăng ký ngày nghỉ, tăng ca và đợi phê duyệt từ cấp trên thông qua hệ thống.
Đồng thời, tạo ra cộng đồng thông tin nội bộ, nơi đăng tải tin tức doanh nghiệp, tặng điểm thưởng và đổi điểm để sử dụng các dịch vụ cao cấp được tích hợp trên hệ thống.
Ngoài những tính năng trên, phần mềm nhân sự VnResource HRM Pro thực sự còn rất nhiều tính năng tối ưu khác dành cho doanh nghiệp. Vì VnResource triển khai phần mềm không chỉ là giải pháp quản lý nhân sự mà còn là nơi phân tích, quản lý chi phí để cấp trên có thể xem báo cáo trực tuyến.
VnResource không chỉ triển khai phần mềm là giải pháp quản lý nhân sự, mà còn là nơi thực hiện phân tích và quản lý chi phí một cách chặt chẽ, giúp cho cấp trên có thể tiếp cận báo cáo trực tuyến một cách thuận tiện và nhanh chóng.
Hãy sử dụng phần mềm để đảm bảo báo cáo về nguồn lực và chi phí tổ chức luôn chính xác và không sai sót giống công việc thủ công. Để được tư vấn và hỗ trợ nâng công tác quản lý nhân sự, VnResource rất sẵn lòng lắng nghe và đồng hành cùng doanh nghiệp. Vui lòng liên hệ số hotline: 0914 004 800 hoặc để lại thông tin TẠI ĐÂY để được hỗ trợ bạn nhanh nhất.
Hãy sử dụng phần mềm để đảm bảo báo cáo về nguồn lực và chi phí tổ chức luôn chính xác và không sai sót giống công việc thủ công. Từ đó, tối ưu quá trình quản lý nhân sự và cải thiện chất lượng dịch vụ giúp nhân viên có thể quản lý thông tin của mình và tương tác với các bộ phận nhân sự một cách nhanh chóng và dễ dàng. Sử dụng phần mềm quản trị nhân sự là cần thiết để nâng cao hiệu suất và tăng cường sự cạnh tranh của doanh nghiệp.
