Phần mềm chấm công tính lương nhân sự tự động – Giải pháp công lương thời đại mới

Phần mềm chấm công tính lương tự động đang dần được phổ biến tại các doanh nghiệp bởi tính tiện lợi, độ chính xác cao, giảm thiểu công việc cho bộ phận nhân sự. Cùng tìm hiểu ngay tại bài viết: 

1. Tìm hiểu về phần mềm chấm công tính lương tự động

1.1. Phần mềm chấm công tính lương tự động là gì?

Phần mềm chấm công tính lương tự động là một ứng dụng phần mềm được sử dụng để tự động hóa quá trình chấm công và tính lương cho nhân viên trong một doanh nghiệp hoặc tổ chức. Phần mềm này giúp cho việc quản lý lương trở nên dễ dàng hơn bằng cách tự động tính toán số giờ làm việc của nhân viên, tính lương theo giờ, tính lương theo ngày công, theo KPI, theo sản phẩm,… đều có thể thực hiện một cách nhanh chóng. Ngoài ra, phần mềm này còn giúp cho việc quản lý các khoản phụ cấp, thuế và các khoản trừ khác trở nên đơn giản hơn, dễ dàng. Việc sử dụng phần mềm chấm công tính lương cũng giảm thiểu sai sót trong quá trình tính lương và giảm thiểu thời gian và công sức của nhân viên công lương.

1.2. Lợi ích của phần mềm quản trị nhân sự châm công tính lương

Phần mềm chấm công tính lương tự động mang lại nhiều lợi ích cho doanh nghiệp, bao gồm:

• Tiết kiệm thời gian và công sức: Phần mềm chấm công tính lương tự động giúp cho quá trình tính toán lương trở nên nhanh chóng và dễ dàng hơn bằng cách tự động tính toán số giờ làm việc và tính lương theo các tiêu chí khác nhau, giảm thiểu thời gian và công sức của nhân viên quản lý lương. Mỗi khi đến kỳ lương, bộ phận C&B cần thời gian từ 3-10 ngày để xử lý các dữ liệu và tổng hợp bảng lương nhân viên. Trong khi đó, phần mềm tính lương nhân viên có thể dễ dàng nhập các thông tin các nhân và chạy công thức lương để ra bảng lương trong thời gian nhanh chóng chỉ trong vài ngày, hoặc vài tiếng. Nhờ đó, nhân viên không còn phải chờ đợi bảng lương cả tuần, các cán bộ C&B cũng tiết kiệm thời gian và sức lực rất nhiều.
• Độ chính xác cao: Phần mềm chấm công tính lương tự động giảm thiểu sai sót trong quá trình tính lương, từ đó giúp cho các khoản tiền lương được tính chính xác và tránh những tranh chấp liên quan đến lương.Với phương pháp truyền thống, việc tính lương truyền thống có thể gặp sai sót bởi có quá nhiều file dữ liệu để đưa ra một bảng lương hoàn chỉnh. Việc tổng hợp dữ liệu có thể gây ra nhầm lẫn, sai sót, ảnh hưởng trực tiếp đến các báo cáo thu chi của doanh nghiệp. Phần mềm chấm công tính lương tự
• Tăng tính minh bạch và công bằng: Phần mềm giúp đảm bảo tính minh bạch và công bằng trong quá trình tính lương, giúp cho nhân viên cảm thấy yên tâm và tin tưởng vào quy trình thanh toán lương của doanh nghiệp. Phần mềm tính lương có thể xử lý tự động gần như toàn bộ các dữ liệu đầu vào của một bảng lương: từ máy chấm công, quản lý phép, quản lý thưởng phạt, thuế thu nhập cá nhân,… để đưa ra bảng lương cuối cùng chính xác nhất.

• Quản lý nhân viên hiệu quả hơn: Phần mềm chấm công tính lương tự động giúp cho việc quản lý nhân viên trở nên hiệu quả hơn bằng cách cung cấp thông tin về số giờ làm việc, lương và các khoản phụ cấp khác của từng nhân viên.
• Tăng tính linh hoạt: Phần mềm chấm công tính lương tự động có thể được tùy chỉnh để phù hợp với các quy trình và nhu cầu của từng doanh nghiệp, giúp tăng tính linh hoạt và hiệu quả trong việc quản lý lương, đồng thời mỗi khi có sự thay đổi về cách tính công, lương, phần mềm đều có thể hỗ trợ để đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp.
• Bảo mật thông tin bảng lương theo chức vụ: Thôn tin lương về lương, thưởng là những thông tin nhạy cảm và cần bảo mật của mỗi doanh nghiệp. Đây cũng là một trong những yếu tố cạnh tranh trong chiến dịch thu hút nhân tài khi tuyển dụng. Với các phương pháp quản lý truyền thống như excel hoặc giấy tờ có thể dẫn đến nhiều nhân viên truy cập và xem toàn bộ bảng lương của tổ chức, thất lạc hoặc rò rỉ thông tin bên ngoài. Các phần mềm chấm công tính lương hiện nay có những chức năng phân quyền để chỉ những đối tượng thuộc vị trí, nhóm quyền, hoặc các nhân người đó mới được phép xem các thông tin bảng lương trong quyền hạn, đảm bảo tính bảo mật, an toàn của tổ chức doanh nghiệp.

Phần mềm chấm công tính lương là một công cụ hữu ích giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và công sức, đảm bảo tính chính xác và công bằng trong quá trình tính lương và tăng tính linh hoạt trong quản lý nhân sự.

=>> Xem thêm: Phần mềm chấm công trực tuyến cho doanh nghiệp vừa và lớn

=>> Xem thêm: Nên tính lương trên Excel hay phần mềm nhân sự?

2. Tiêu chí lựa chọn phần mềm chấm công tính lương tự động hiệu quả

2.1. Linh hoạt với quy tắc tính lương đa dạng tại doanh nghiệp

2.2. Chức năng phân quyền cho người liên quan

Phân quyền là một tính năng quan trọng trong phần mềm chấm công tính lương tự động, giúp quản trị viên có thể quản lý và kiểm soát các quyền truy cập của người dùng trong doanh nghiệp. Tính năng này giúp bảo vệ thông tin nhạy cảm như lương, thông tin nhân viên và các thông tin khác trong doanh nghiệp.

Quản lý tài khoản người dùng:

• Quản trị viên có thể tạo và quản lý các tài khoản người dùng khác nhau, bao gồm quyền truy cập và các chức năng khác.
• Phân quyền theo vai trò: Phần mềm chấm công tính lương tự động có thể phân quyền theo vai trò, cho phép quản trị viên xác định quyền truy cập cho từng vai trò như quản lý, nhân viên, kế toán, giám đốc,…
• Phân quyền dựa trên chức năng: Phần mềm có thể phân quyền dựa trên các chức năng cụ thể, cho phép quản trị viên quản lý các chức năng như thêm, sửa, xóa thông tin nhân viên, tính lương, xuất báo cáo,…
• Xác thực người dùng: Phần mềm có thể yêu cầu xác thực người dùng trước khi truy cập vào các chức năng quan trọng, bảo vệ thông tin nhạy cảm.
• Ghi nhật ký hoạt động: Phần mềm có thể ghi lại nhật ký hoạt động của người dùng để quản trị viên có thể theo dõi, kiểm tra và đánh giá các hoạt động trong phần mềm.

Tính năng phân quyền trong phần mềm chấm công tính lương giúp quản trị viên có thể quản lý và kiểm soát các quyền truy cập của người dùng trong doanh nghiệp, bảo vệ thông tin nhạy cảm và đảm bảo tính an toàn và bảo mật của dữ liệu.

2.3. Giao diện hiện đại, dễ dàng sử dụng

Giao diện hiện đại, dễ dàng sử dụng là một trong những yếu tố quan trọng khi lựa chọn phần mềm chấm công tính lương tự động. Một giao diện đơn giản, trực quan và dễ sử dụng giúp người dùng dễ dàng tìm hiểu và sử dụng phần mềm một cách hiệu quả, tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất làm việc.

Một số tính năng của giao diện hiện đại, dễ dàng sử dụng trong phần mềm chấm công tính lương bao gồm:

• Giao diện đơn giản: Giao diện của phần mềm nên được thiết kế đơn giản, trực quan và dễ sử dụng, giúp người dùng có thể nhanh chóng tìm hiểu và sử dụng phần mềm một cách hiệu quả.
• Tính năng tìm kiếm: Phần mềm nên có tính năng tìm kiếm để người dùng có thể tìm kiếm thông tin nhân viên, chấm công, tính lương và các chức năng khác trong phần mềm một cách nhanh chóng.
• Tính năng trực quan hóa dữ liệu: Phần mềm nên có tính năng trực quan hóa dữ liệu, giúp người dùng dễ dàng theo dõi và đánh giá các thông tin liên quan đến chấm công, tính lương và các chức năng khác.
• Tính năng đa ngôn ngữ: Phần mềm nên hỗ trợ đa ngôn ngữ, giúp người dùng có thể sử dụng phần mềm một cách dễ dàng và thuận tiện trên nhiều quốc gia và vùng lãnh thổ khác nhau.

Tóm lại, giao diện hiện đại, dễ dàng sử dụng là một trong những yếu tố quan trọng khi lựa chọn phần mềm chấm công tính lương tự động. Một giao diện đơn giản, trực quan và dễ sử dụng giúp người dùng tiết kiệm thời gian và nâng cao năng suất làm việc.

2.4. Không gian lưu trữ lớn

Không gian lưu trữ lớn là một trong những yếu tố quan trọng khi lựa chọn phần mềm chấm công tính lương tự động, đặc biệt là khi doanh nghiệp có số lượng nhân viên lớn và dữ liệu chấm công, tính lương của họ cũng lớn. Việc có không gian lưu trữ đủ lớn sẽ giúp đảm bảo tính chính xác và toàn vẹn của dữ liệu, đồng thời giúp cho doanh nghiệp có thể lưu trữ, quản lý và truy xuất dữ liệu một cách thuận tiện và nhanh chóng. Không gian lưu trữ lớn là một trong những yếu tố quan trọng khi lựa chọn phần mềm chấm công tính lương tự động. Việc có không gian lưu trữ đủ lớn sẽ giúp đảm bảo tính chính xác và toàn vẹn của dữ liệu, đồng thời giúp cho doanh nghiệp có thể lưu trữ, quản lý và truy xuất dữ liệu một cách thuận tiện và nhanh chóng.

2.5. Tính bảo mật cao

Tính bảo mật cao là một trong những yếu tố quan trọng nhất khi lựa chọn phần mềm chấm công tính lương tự động. Vì phần mềm này chứa thông tin nhạy cảm về các nhân viên và lương của họ, việc bảo mật dữ liệu là rất quan trọng để tránh các rủi ro bảo mật thông tin và giảm thiểu các sai sót trong quá trình xử lý dữ liệu.

Một số tính năng của phần mềm chấm công tính lương tự động với tính bảo mật cao bao gồm:

• Tính năng xác thực người dùng: Phần mềm cần có tính năng xác thực người dùng để đảm bảo rằng chỉ có những người có quyền truy cập mới có thể truy cập vào dữ liệu nhân viên và tính lương.
• Tính năng phân quyền: Phần mềm nên có tính năng phân quyền để quản lý quyền truy cập của người dùng và cấp các quyền truy cập khác nhau cho các người dùng khác nhau.
• Tính năng mã hóa dữ liệu: Phần mềm cần có tính năng mã hóa dữ liệu để đảm bảo rằng thông tin nhân viên và tính lương được bảo mật và không bị truy cập trái phép.
• Tính năng ghi nhật ký hoạt động: Phần mềm có thể có tính năng ghi nhật ký hoạt động để lưu lại các hoạt động trên hệ thống và giúp quản trị viên phát hiện và ngăn chặn các hoạt động trái phép.
• Tính năng kiểm tra an ninh: Phần mềm cần có tính năng kiểm tra an ninh để phát hiện các lỗ hổng bảo mật và đưa ra các giải pháp để khắc phục chúng.

Tính bảo mật cao là yếu tố quan trọng khi lựa chọn phần mềm chấm công tính lương tự động. Các tính năng bảo mật như xác thực người dùng, phân quyền, mã hóa dữ liệu, ghi nhật ký hoạt động và kiểm tra an ninh giúp đảm bảo rằng dữ liệu nhân viên và tính lương được bảo mật và không bị truy cập trái phép.

2.6. Xuất báo cáo tức thời, hỗ trợ nhiều loại báo cáo

Xuất báo cáo tức thời và hỗ trợ nhiều loại báo cáo là một trong những yếu tố quan trọng khi lựa chọn phần mềm chấm công tính lương. Việc này giúp cho doanh nghiệp có thể theo dõi và đánh giá dữ liệu chấm công, tính lương một cách hiệu quả, nhanh chóng và chính xác.

Một số tính năng của phần mềm chấm công tính lương tự động với khả năng xuất báo cáo tức thời và hỗ trợ nhiều loại báo cáo bao gồm:

• Tính năng xuất báo cáo tức thời: Phần mềm cần có tính năng xuất báo cáo tức thời giúp người dùng có thể xem và đánh giá các thông tin liên quan đến chấm công, tính lương một cách nhanh chóng và chính xác.
• Hỗ trợ nhiều loại báo cáo: Phần mềm nên hỗ trợ nhiều loại báo cáo khác nhau như báo cáo chấm công, báo cáo tính lương, báo cáo thuế và các báo cáo khác để giúp người dùng có thể đánh giá các thông tin liên quan đến chấm công và tính lương một cách toàn diện, đồng thời các nhà quản trị cũng có thế nhanh chóng đưa ra các quyết định từ các báo cáo.
• Tính năng lưu trữ và chia sẻ báo cáo: Phần mềm có thể có tính năng lưu trữ và chia sẻ báo cáo giúp người dùng có thể lưu trữ và chia sẻ các báo cáo với các thành viên khác trong doanh nghiệp.
• Tính năng xem trên thiết bị di động: Phần mềm nên hỗ trợ tính năng xem báo cáo trên các thiết bị di động để người dùng có thể xem và đánh giá dữ liệu một cách thuận tiện và linh hoạt.

Khả năng xuất báo cáo tức thời và hỗ trợ nhiều loại báo cáo là yếu tố quan trọng khi lựa chọn phần mềm chấm công tính lương. Các tính năng như xuất báo cáo tức thời, hỗ trợ nhiều loại báo cáo, tùy chỉnh báo cáo, lưu trữ và chia sẻ báo cáo, và xem trên thiết bị di động giúp cho doanh nghiệp có thể theo dõi và đánh giá dữ liệu chấm công, tính lương một cách hiệu quả, nhanh chóng và chính xác.

2.7. Hỗ trợ khả năng mở rộng

Việc đầu tư vào phần mềm chấm công tính lương không phải là công việc cố định trong một thời gian nhất định, mà có thể còn được phát triển lâu dài với sự phát triển của doanh nghiệp. Phần mềm nên có khả năng mở rộng để phù hợp với sự phát triển của doanh nghiệp, bao gồm hỗ trợ tăng số lượng nhân viên và mở rộng quy mô hoạt động, đồng thời cũng cần linh hoạt trong việc mở rộng các tính năng của phần mềm: tuyển dụng, quản lý đào tạo, quản lý đánh giá,… để đảm bảo sự phát triển trong tương lai của doanh nghiệp.

3. Phần mềm chấm công tính lương tự động VnResource HRM Pro – giải pháp chấm công tính lương thời đại mới

VnResource HRM Pro là một phần mềm chấm công tính lương tự động được phát triển bởi công ty VnResource. Đây là một giải pháp chấm công tính lương thời đại mới với nhiều tính năng nổi bật giúp cho doanh nghiệp quản lý dữ liệu chấm công, tính lương một cách hiệu quả, nhanh chóng và chính xác.

Một số tính năng nổi bật của VnResource HRM Pro bao gồm:

Kế hoạch nhân sự – tuyển dụng:  

• Tính năng hỗ trợ doanh nghiệp tiết kiệm hơn 50% số giờ làm việc trong công tác của bộ phận Tuyển dụng.
• Tự động hóa toàn bộ quy trình từ việc lập Kế hoạch & Yêu cầu tuyển dụng đến quản lý quy trình phỏng vấn: tự động gửi Email mời phỏng vấn, ứng viên trúng tuyển hoặc không trúng tuyển.
• Cùng tiện ích nhắc nhở công việc, phần mềm có thể kiểm soát danh sách đen để tránh tuyển dụng hồ sơ ứng viên không phù hợp.
• Tích hợp trang tuyển dụng trực tuyến với quy trình khép kín tự động lấy hồ sơ ứng viên.

Thông tin nhân sự – hồ sơ tổ chức:

• Tính năng quản lý toàn bộ thông tin cá nhân, lịch sử làm việc từ trước, trong và sau quá trình làm việc tại doanh nghiệp.
• Thiết lập cơ cấu tổ chức phòng ban, tự động tạo cây sơ đồ tổ chức nhân sự & phòng ban dựa trên sự biến động và thăng tiến của nhân sự.
• Tiện ích tự động nhắc nhở các công việc liên quan đến Nhân sự: HĐLĐ, GPLĐ, VISA & Thử việc hết hạn, đến kỳ tăng lương, sinh nhật, nghỉ thai sản…
• Phân tích và thống kê các thông tin để giúp Ban Lãnh Đạo có cơ sở ra quyết định nhanh chóng, hiệu quả và chính xác.

Quản lý chấm công: 

• Tính năng hỗ trợ tự động tải dữ liệu giờ vào – giờ ra từ các nguồn máy chấm công, GPS bằng điện thoại thông minh, kiểm soát tốt ngày phép, thời gian tăng ca với giờ thực tế giúp tiết kiệm từ 5%-10% các khoản chi phí không hợp lý từ tăng ca, giờ công làm việc.
• Bên cạnh đó, tiết kiệm 50% thời gian cho công việc quản lý chấm công cho các bộ phận liên quan, cung cấp báo cáo phân tích giờ làm việc, tăng ca, phép, thời gian chờ… cho từng bộ phận hoặc tất cả nhân viên. Hạn chế gần như bằng không với việc sử dụng giấy tờ hoặc làm thủ công.

Tính lương – phụ cấp: 

• Dự báo ngân sách lương, tự động tính lương chính xác theo các chế độ lương thời gian, lương kinh doanh, lương khoán, lương sản phẩm, lương dành cho người nước ngoài…
• Back-pay dựa trên sự thay đổi lương, tự động tính Thuế TNCN và xuất báo cáo theo luật định với quy trình khép kín mà không phải dùng thủ công, nhằm tiết kiệm hơn 50% số giờ công tác tính lương.
• Hệ thống cung cấp tiện ích so sánh lương hằng tháng / kì đến từng chi tiết nhỏ nhất. Bên cạnh đó, dữ liệu từng nhân sự được bảo mật dựa trên chính sách phân quyền và mã hóa dữ liệu, nâng cao tính toàn vẹn thông tin.

Quản lý đào tạo: 

• Công cụ phân tích nhu cầu đào tạo theo đúng khóa đào tạo và đúng đối tượng nhân sự, lập kế hoạch và yêu cầu đào tạo, quản lý lớp học về lịch trình, chi phí, kết quả và cam kết sau đào tạo.
• Thiết lập ngân hàng câu hỏi và kiểm tra trực tuyến. Đảm bảo công tác quản lý đào tạo hiệu quả và chuyên nghiệp.

Quản lý đánh giá – KPIs/BSC

• Quy trình tự động quản trị hiệu suất trong quá trình làm việc, hệ thống xác lập bộ tiêu chí đánh giá trực tuyến theo nhiều hình thức đánh giá đa cấp, đánh giá KPIs, đánh giá 360^°, tính thu nhập dựa trên kết quả đánh giá, kế hoạch phát triển cá nhân dựa trên bộ tiêu chí năng lực…
• Tự động nhắc nhở toàn bộ công việc đánh giá giúp mỗi người nhân viên, từ quản lý đến lãnh đạo có thể tiết kiệm hơn 8 giờ trong thời kì đánh giá, đối với người làm nhân sự tiết kiệm hơn 16 giờ / tháng.

Portal Self Service – Công thông tin nhân viên 

• Hệ thống cổng thông tin dành cho nhân viên và lãnh đạo: Portal (Self-service) tương thích với nền tảng Web-base và Mobile-App (IOS & Android).
• Tính năng hỗ trợ xem thông tin cá nhân, người phụ thuộc, kiểm tra phép năm, nhật ký nghỉ phép / tăng ca / công tác, xem phiếu lương hàng tháng… Đăng ký / phê duyệt ngày nghỉ / tăng ca / công tác, chấm công tiện lợi bằng GPS. Kết nối toàn bộ nhân viên thông qua mục tin tức, thư viện tài liệu, tặng điểm để thống kê định kì trong công tác phúc lợi của tổ chức.

Tích hợp cùng hệ thống khác

• VnResource có thể tích hợp cùng các hệ thống quản lý doanh nghiệp khác trong tổ chức để tạo thành hệ sinh thái quản lý hoàn chỉnh cho doanh nghiệp: SAP, Oracle, Microsoft Dynamic/365, Workday, Success Factors,…

VnResource HRM Pro là một giải pháp quản trị nhân sự toàn diện, với module chấm công tính lương tự động thời đại mới với nhiều tính năng nổi bật giúp cho doanh nghiệp quản lý dữ liệu chấm công, tính lương một cách hiệu quả, nhanh chóng và chính xác.

Với gần 20 năm kinh nghiệm phát triển trên thị trường, VnResource HRM Pro được hàng trăm khách hàng là các tập đoàn, tổng công ty tin tưởng và tin dùng như: Tập đoàn Honda, Toyota, Panasonic, Ajinomoto, Vietnamobile, Fujifilm, Pharmacity, Aeon Mall, tập đoàn Thaco Trường Hải, Nam Long Group, tập đoàn Thiên Long, Nhựa Bình Minh, Vinasoy, Vietinbank Insurance,…

Tìm hiểu về giải pháp ngay: 0914.004.800. Hoặc truy cập ngay Website: https://vnresource.vn/