“Những quy tắc tiếp theo cho công việc” được xem là cuốn sách đi trước thời đại với những mẹo giúp các nhà lãnh đạo hiểu được tại sao các quan niệm truyền thống về công việc cản trở khả năng giải quyết các vấn đề mới của tổ chức và cách họ có thể trang bị thành công cho tổ chức của mình để quản lý sự thay đổi liên tục. Cùng tìm hiểu tiếp những ý tưởng tiếp theo mà tác giả Gary A. Bolles truyền tải cho người đọc nhé!
Áp dụng cách tiếp cận toàn diện đối với người lao động mang lại lợi ích cho cả cá nhân và công ty.
Sau khi đã đề cập đến tư duy, chúng ta có thể bắt đầu xem xét những kỹ năng nào dưới đây sẽ đưa các tổ chức vào Giai đoạn tiếp theo của công việc.
Trong các tổ chức, có hai loại quyền lực: vị thế và cá nhân. Quyền lực vị thế bắt nguồn từ vị trí của một người trong hệ thống phân cấp của tổ chức. Nhưng khi nói đến người thực sự lãnh đạo trong một tổ chức, thường đó là người có ít chức vụ hơn nhưng có nhiều quyền lực cá nhân hơn. Những nhà lãnh đạo như vậy được tìm kiếm vì những hiểu biết sâu sắc của họ; họ ngầm hiểu văn hóa của tổ chức và củng cố các giá trị của nó. Nếu cần, họ cũng là người đưa ra quyết định – nhưng chỉ khi không có sự đồng thuận hoặc khi có điều gì đó khẩn cấp.
Gary A. Bolles nhấn mạnh một số Kỹ năng tiếp theo mà các “nhà lãnh đạo cá nhân” này có thể mài giũa để mang lại tác động tích cực hơn nữa cho tổ chức của họ.
Ví dụ, khả năng giao tiếp rõ ràng và đưa ra phản hồi mang tính xây dựng có thể nâng cao hiệu quả làm việc cho những người khác. Khả năng nhận biết khi nào mọi người cần trợ giúp hoặc những tiềm năng của bản thân mà họ chưa được khai thác, có thể giúp họ phát triển – đặc biệt nếu được hỗ trợ tích cực. Để đảm bảo sự gắn kết của mọi người, những nhà lãnh đạo này có thể lắng nghe, làm việc để hiểu và trao quyền cho mọi người, kể cả khi họ không có cùng một suy nghĩ. Và cuối cùng, những người rèn luyện khả năng nhận thức, khả năng ngoại giao và tính khách quan bằng cách phân tích nhu cầu của team và xây dựng lòng tin với mọi người có thể khuyến khích sự gắn kết và tập hợp các suy nghĩ khác nhau lại với nhau.
Nếu đó là những Kỹ năng tiếp theo cần có của người lãnh đạo – vậy thì việc mở khóa kỹ năng cho các thành viên còn lại trong mỗi team thì sao?
Trong “The Inside Gig”, cựu giám đốc nhân sự của HERE Technologies, Kelley Steven – Waiss, tiết lộ rằng hầu hết các tổ chức không có cách nào để hiểu và lập danh mục các kỹ năng, kinh nghiệm, sở thích và mối quan tâm của các nhân viên cả. Nói cách khác, các tổ chức không hiểu tiềm năng của nhân viên. Không thể nhìn xa hơn những kỹ năng mà nhân viên của họ có được.
Ngoài ra, các nhà quản lý thường đối xử với nhân viên như thể họ là “tài sản thuộc sở hữu cá nhân” – họ cố gắng hết sức để giữ chân các nhân viên trong team của mình hơn là xem xét tận dụng kỹ năng của họ để giải quyết các vấn đề của công ty. Điều này đưa chúng ta trở lại với tư duy. Để chống lại sự hẹp hòi này, cần phải thay đổi tư duy. Các nhà lãnh đạo cần nhận ra rằng nhân tài tồn tại để được chia sẻ trong tổ chức; chứ không phải là tài sản của một người quản lý cụ thể.
Khi nói đến nhân viên mới, các Tổ chức mới cũng nên nghĩ về tư duy hơn là các kỹ năng. Nếu tập trung quá nhiều vào sự năng suất, kỹ năng và kinh nghiệm thì yếu tố quan trọng nhất sẽ bị bỏ qua: liệu ứng viên có tư duy phù hợp với nhóm và tổ chức hay không? Có kỹ năng mà không có tư duy phù hợp sẽ dẫn đến xung đột văn hóa. Nhưng với tư duy đúng đắn và một số kỹ năng còn thiếu, nhân viên sẽ tự rèn luyện bản thân để giải quyết được vấn đề mà họ đang mắc phải!
Các Kỹ năng cần thiết tiếp theo để có được thành công trong công việc dù cho là tương lai hay hiện tại, được tóm tắt trong từ viết tắt PACE: Tất cả nhân viên cần trở thành những Người giải quyết vấn đề (Problem-solvers) cùng khả năng Thích ứng (Adaptive), Sáng tạo (Creative) và Đồng cảm (Empathy). Đây là bốn kỹ năng cần được ưu tiên và rèn luyện.
Tiếp cận bất kỳ vấn đề mới nào với tư duy của người giải quyết vấn đề sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề đó nhanh chóng. Và nếu bạn có thể thích nghi nhanh chóng và có tư duy phát triển, bạn có thể học các kỹ năng và phương pháp mới để giải quyết tất cả những vấn đề phát sinh. Sự sáng tạo sẽ giúp bạn đi trước robot một bước; bởi AI và phần mềm sẽ không thể tái tạo sự sáng tạo của con người. Và sự đồng cảm (có thể hiểu và chia sẻ trải nghiệm của người khác) là điều quan trọng trong việc hiểu ý tưởng, nắm được vấn đề và quan điểm của cả khách hàng và đồng đội.
Một bộ công cụ phù hợp cung cấp các kỹ thuật và công nghệ phù hợp để đảm bảo thành công.
Cho đến bây giờ, chúng ta đã nói về Tư duy và những kỹ năng tiếp theo, đã đến lúc chúng ta xem xét Bộ công cụ tiếp theo của bạn – chiếc kiềng chân thứ ba trong bộ máy tổ chức. Tại đây, chúng tôi sẽ tập trung vào công nghệ và kỹ thuật để giúp bạn, team và công ty của bạn tận dụng các Quy tắc tiếp theo.
Đảm bảo rằng nhân viên có bộ công cụ phù hợp để họ có thể giải quyết vấn đề và tạo ra giá trị cho các nhà đầu tư có lẽ là ưu tiên quan trọng nhất đối với một tổ chức. Mặc dù nhiều vấn đề chỉ có con người mới có thể giải quyết, nhưng để hầu hết các vấn đề được giải quyết năng suất và hiệu quả hơn là nhờ vào bộ công cụ kỹ thuật và công nghệ phù hợp. Hãy cùng xem xét những bộ công cụ hỗ trợ bốn Quy tắc cốt lõi tiếp theo.
Mục tiêu và Kết quả chính (Objectives and Key Results – OKRs) được sử dụng để kích hoạt tính hiệu quả. Chúng giúp đảm bảo được ba điều – trưởng nhóm và các thành viên liên lạc thường xuyên; các mục tiêu được liên kết; và các nhà đầu tư thống nhất được mục đích chung trong việc “hoàn thành” mục tiêu hoặc cột mốc quan trọng. OKRs ban đầu được phát triển dưới dạng kỹ thuật và thực hành, nhưng hiện nay đã có phần mềm để lập kế hoạch OKR. OKRs thường được liên kết với KPI – Chỉ số hiệu suất chính – cho phép các cá nhân theo dõi kết quả của chính họ dựa trên các số liệu thống nhất được liên kết với công việc của họ.
Để tạo điều kiện phát triển, phần mềm tự kiểm tra giúp các cá nhân đo lường sự linh hoạt và kỹ năng bản thân của họ. Tại eParachute, nền tảng tìm kiếm việc làm và phát triển nghề nghiệp do Bolles đồng sáng lập, một bài tập sắp xếp thẻ đơn giản giúp các cá nhân nhanh chóng khám phá được “kho” kỹ năng mà bản thân có. Mặt khác, bài đánh giá CliftonStrengths giúp xác định được các kỹ năng và khả năng của một cá nhân thông qua mô hình độc quyền của nó.
Các công cụ học tập phù hợp với thời gian và phù hợp với hoàn cảnh cũng tạo điều kiện phát triển bằng cách giúp người học đạt được kiến thức và kỹ năng cần thiết để giải quyết các vấn đề trước mắt. Ví dụ như LinkedIn Learning, Edcast và Pluralsight.
Tư duy thiết kế toàn diện ban đầu được phát triển bởi công ty tư vấn IDEO. Nó cho phép một team tiếp cận giải quyết vấn đề bằng cách đồng cảm với nhà đầu tư trước và sau đó xác định vấn đề của họ thông qua ý tưởng, mẫu thử và giải pháp thử nghiệm. Nhưng đôi khi những hoạt động này sẽ làm mất đi tính toàn diện của công việc. Các công cụ thúc đẩy sự tham gia bao gồm bảng trắng và miếng dán ghi chú. Nhưng có nhiều công cụ tinh vi hơn mang lại trải nghiệm toàn diện tương tự, chẳng hạn như Miro và Lucidspark.
Đạt được sự hợp tác của nhân viên và các team cho một giải pháp thường là một thách thức, nhưng việc tạo mẫu nhanh trong thời gian ngắn cũng sẽ thúc đẩy hoàn thành nhanh cả sản phẩm và quy trình. Mọi người liên quan cần phải cam kết đưa ra quyết định nhanh chóng. Các tài nguyên hỗ trợ phải luôn sẵn có – chẳng hạn như các nhà thiết kế có khả năng nắm bắt tầm nhìn về sản phẩm và nhanh chóng biến nó thành một mô hình hoặc giao diện người dùng. Và có hạn chế về thời gian sẽ giúp việc nhận biết và thực hiện nhanh chóng hơn.
Tất nhiên, mọi người đều đã nghe nói về các phương pháp quản lý dự án linh hoạt. Đây không còn là lĩnh vực độc quyền của phát triển phần mềm; giờ đây chúng có thể được tìm thấy trong các quy trình kết hợp của nhóm và dự án ở nhiều tổ chức. Agile không chỉ là một bộ công cụ mà còn là một tư duy. Ví dụ, Carrefour liên tục hỏi các nhà quản lý xem họ đang làm gì để trở nên nhanh nhẹn hơn – cả với tư cách cá nhân và cả nhóm. Nó muốn đảm bảo rằng công ty có thể phản ứng dễ dàng và nhanh chóng với bất kỳ vấn đề nào có thể phát sinh.
Trao quyền cho các cá nhân và nhóm để giải quyết vấn đề và cung cấp giá trị cho các nhà đầu tư phải là mục tiêu quan trọng nhất đối với tất cả các công ty. Tổ chức Tiếp theo có trách nhiệm đảm bảo thành công bằng cách cung cấp các kỹ thuật và công nghệ tốt nhất hiện có.
Đảm bảo không để ai bị bỏ lại phía sau.
Chúng tôi bắt đầu cuộc hành trình của mình bằng cách nói về ba tương lai có thể xảy ra. Hãy kết thúc phần tóm tắt của chúng tôi với Quy tắc làm việc tiếp theo bằng cách xem xét những gì chúng ta có thể làm để đảm bảo chúng ta có được tương lai mà tất cả chúng ta đều mong muốn – một tương lai không có ai bị bỏ lại phía sau.
Thế giới việc làm rất phức tạp. Các vấn đề đan xen vào nhau đến mức dữ liệu có thể được xoắn lại để hỗ trợ hầu hết mọi quan điểm. Nhưng có lẽ, nếu chúng ta nhìn nhận tất cả các vấn đề thông qua một lăng kính chắt lọc chúng thành bốn lĩnh vực, thì chúng ta có thể xử lý được vấn đề cốt lõi thực sự là gì.
Với tư cách cá nhân, mối quan tâm cốt lõi của chúng tôi là liệu chúng tôi có thể tìm hoặc tạo ra một công việc có ý nghĩa, được trả lương cao và ổn định hay không. Đối với các tổ chức, đó là cách tìm kiếm những nhân viên tài năng, những người sẽ giải quyết vấn đề và tạo ra giá trị cho các nhà đầu tư của họ. Ở cấp độ cao hơn, đối với các cộng đồng, vấn đề là liệu họ có thể hoạt động như một hệ sinh thái toàn diện và thịnh vượng hay không. Và ở cấp độ cao hơn nữa, các quốc gia cần một nền kinh tế toàn diện.
Cần có mối quan hệ cộng sinh giữa người lao động và tổ chức – và sự phụ thuộc vào nhau của họ nên được xác định bởi các mục tiêu của họ. Thật không may, đó hiện không phải là trường hợp. Những cá nhân không ngừng học hỏi có lý do chính đáng để yêu cầu được trả lương và các điều kiện tốt hơn. Nhưng các cổ đông muốn giảm chi phí và tăng lợi nhuận. Trong thế giới cạnh tranh của chúng ta, điều đó thường có nghĩa là trả lương cho người lao động ít hơn – hoặc tệ hơn là chuyển họ sang làm công việc tự do.
Vì vậy, làm thế nào điều này có thể được cân bằng? Có lẽ quản trị AI là câu trả lời để làm cho môi trường làm việc minh bạch hơn. Hoặc có thể là những hình thức hợp tác mới – như công đoàn độc lập hoặc hợp tác xã công nhân được tái tạo – có thể làm tăng sức mạnh của các cá nhân.
Nhưng có một giải pháp đơn giản hơn: các nhà lãnh đạo nên tích cực khuyến khích hành động và đại diện tập thể. Những người lao động nhận được tiền lương và lợi ích do thỏa thuận theo nhóm sẽ không chỉ gắn bó hơn với sứ mệnh của tổ chức; họ cũng sẽ là những người giải quyết vấn đề hiệu quả hơn. Đổi lại, điều này tạo ra giá trị cho tổ chức, khách hàng và các bên liên quan khác. Đó là một kết quả đôi bên cùng có lợi và tốt cho tất cả.
Các nhà lãnh đạo tổ chức cũng cần tăng cường cam kết của họ đối với mục đích xác thực – cụ thể là mục đích liên quan đến tác động xã hội, quản lý môi trường hoặc quản trị nội bộ.
Các tổ chức hoạt động trong một hoặc một số cộng đồng. Họ cũng có trách nhiệm giúp những cộng đồng đó phát triển. Cung cấp việc làm là không đủ. Cần phải có một tương sinh nơi các tổ chức hợp tác với các thành viên cộng đồng để hiểu các yếu tố bên ngoài tiêu cực mà họ có thể đang góp phần vào – ví dụ: quá trình chỉnh trang nhanh chóng của một khu phố. Sau đó, cùng nhau, họ có thể tạo ra các giải pháp được ghi trong cam kết.
Tận dụng các Quy tắc tiếp theo trong công việc sẽ giúp chúng ta giải quyết các vấn đề cả hiện tại và tương lai. Nhưng hãy nhớ rằng, đây là một hành trình. Khi các vấn đề mới xuất hiện, mọi thứ sẽ thay đổi – và các quy tắc của chúng ta cũng vậy.
Các Quy tắc Tiếp theo cho công việc mà chúng tôi đồng sáng tạo sẽ luôn phát triển để đáp ứng những thách thức trong tương lai. Nhưng chúng ta cần đảm bảo rằng họ vẫn lấy con người làm trung tâm. Khi làm như vậy, chúng ta có thể tạo ra một tương lai việc làm toàn diện hơn, nơi không có con người nào bị bỏ lại phía sau.