Việc giới thiệu nhân viên mới cho tập thể là một nghi thức quan trọng, góp phần tạo ấn tượng đầu tiên và thúc đẩy sự hòa nhập của họ vào môi trường làm việc mới. Tuy nhiên, không phải ai cũng biết cách thực hiện hiệu quả. Bài viết này, VnResource sẽ chia sẻ những bí quyết giúp bạn hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ này, từ đó tạo dựng nền tảng vững chắc cho sự gắn kết và thành công của nhân viên mới.
1.Tại sao buổi giới thiệu nhân viên mới lại quan trọng?
Lời giới thiệu nhân viên mới tưởng chừng đơn giản nhưng lại đóng vai trò quan trọng trong việc tạo dựng môi trường làm việc gắn kết, hiệu quả và góp phần thúc đẩy thành công chung của tổ chức.
1. Tạo ấn tượng đầu tiên:
Buổi giới thiệu là cơ hội đầu tiên để nhân viên mới giới thiệu bản thân, chia sẻ kinh nghiệm và tạo ấn tượng với đồng nghiệp. Một ấn tượng tốt đẹp sẽ giúp họ cảm thấy tự tin, thoải mái và dễ dàng hòa nhập vào môi trường mới. Theo nghiên cứu của Đại học Harvard, 85% nhân viên mới quyết định gắn bó với công ty trong sáu tháng đầu tiên dựa trên trải nghiệm onboarding của họ. Buổi giới thiệu đóng vai trò quan trọng trong quá trình onboarding, tạo ấn tượng đầu tiên và ảnh hưởng đến quyết định này.
2. Thúc đẩy sự hòa nhập:
Khi được giới thiệu một cách bài bản và chu đáo, nhân viên mới sẽ cảm thấy được chào đón, quan tâm và dễ dàng kết nối với đồng nghiệp. Điều này giúp họ nhanh chóng hòa nhập vào môi trường làm việc, từ đó cảm thấy gắn bó và cống hiến hơn cho tổ chức. SHRM đã thực hiện khảo sát cho thấy 70% nhân viên mới cảm thấy hài lòng hơn và gắn bó hơn với công ty nếu họ được giới thiệu một cách bài bản trong tuần đầu tiên làm việc.
3. Tăng cường gắn kết:
Buổi giới thiệu là cơ hội để nhân viên mới và đồng nghiệp giao lưu, trò chuyện, hiểu rõ hơn về nhau và xây dựng mối quan hệ. Khi có sự kết nối tốt đẹp, họ sẽ dễ dàng hợp tác, hỗ trợ lẫn nhau và cùng nhau đạt được mục tiêu chung. LinkedIn đã thực hiện khảo sát cho thấy 83% nhân viên mới cho biết họ sẽ cân nhắc chuyển đổi công việc nếu họ không cảm thấy được chào đón và hỗ trợ trong tuần đầu tiên làm việc. Buổi giới thiệu đóng vai trò quan trọng trong việc tạo cảm giác chào đón và hỗ trợ này.
4. Nâng cao hiệu suất:
Khi nhân viên mới cảm thấy thoải mái, được hỗ trợ và hòa nhập tốt, họ sẽ có tâm lý làm việc tích cực, chủ động và hiệu quả hơn. Điều này góp phần nâng cao năng suất chung của toàn bộ đội ngũ nhân viên.
Ngoài ra, buổi giới thiệu nhân viên mới còn mang lại nhiều lợi ích khác như:
- Giới thiệu văn hóa doanh nghiệp và giá trị cốt lõi của tổ chức.
- Chia sẻ thông tin về các quy trình, quy định và chính sách của công ty.
- Giải đáp thắc mắc và cung cấp hỗ trợ cho nhân viên mới.
- Tạo dựng hình ảnh chuyên nghiệp và ấn tượng cho tổ chức.
Vì vậy, việc đầu tư thời gian và công sức cho việc tổ chức buổi giới thiệu nhân viên mới một cách hiệu quả là vô cùng quan trọng. Doanh nghiệp cần xây dựng quy trình giới thiệu bài bản, chuẩn bị kỹ lưỡng và lựa chọn người dẫn dắt phù hợp để đảm bảo buổi giới thiệu thành công, tạo nền tảng vững chắc cho sự gắn kết và phát triển của nhân viên mới.
Đọc thêm: Đào tạo nhân viên mới hiệu quả cho doanh nghiệp
2.Các ý tưởng cho buổi giới thiệu nhân viên mới
1. Nói chuyện với giám đốc
Đây là một ý tưởng tuyệt vời để tạo ấn tượng mạnh mẽ và giúp nhân viên mới cảm thấy được trân trọng. Trong buổi nói chuyện ngắn gọn, Giám đốc có thể:
- Giới thiệu về tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị cốt lõi của công ty: Giúp nhân viên mới hiểu rõ mục tiêu chung và văn hóa doanh nghiệp.
- Chia sẻ về định hướng phát triển của công ty: Cho nhân viên mới biết vai trò và vị trí của họ trong bức tranh chung của tổ chức.
- Thể hiện sự tin tưởng và kỳ vọng của công ty: Giúp nhân viên mới cảm thấy được chào đón và có động lực cống hiến.
- Trà lời các câu hỏi và giải đáp thắc mắc: Cung cấp cho nhân viên mới thông tin cần thiết để họ bắt đầu công việc một cách suôn sẻ.
Lưu ý:
- Buổi nói chuyện nên diễn ra trong thời gian ngắn, khoảng 15-20 phút.
- Giám đốc nên thể hiện sự cởi mở, thân thiện và tạo bầu không khí thoải mái để nhân viên mới dễ dàng chia sẻ.
- Chuẩn bị nội dung trước để đảm bảo buổi nói chuyện diễn ra trôi chảy và hiệu quả.
Nhanh chóng hơn, hãy sử dụng Phần mềm Đào tạo & Học trực tuyến VnResource LMS Pro – eLearning đăng tải đoạn giới thiệu công ty cho nhân viên mới vào ngày onboarding, nhân viên có thể học về doanh nghiệp và làm bài kiểm tra về độ nhân diện công ty sau các bài học onboarding. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian, thể hiện tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp.
2. Một món quà cho ngày gặp mặt
Ngày gặp mặt đầu tiên là dịp quan trọng để chào đón nhân viên mới hòa nhập vào đại gia đình chung. Để tạo bầu không khí vui vẻ, hào hứng và gắn kết, nhiều doanh nghiệp thường tổ chức các hoạt động thú vị, trong đó có thể bao gồm trò chơi nhỏ và tặng quà cho người chiến thắng.
Một số món quà có thể trao tặng nhân viên: sách chuyên ngành, sách kỹ năng mềm, sổ tay ghi chép, thiệp chúc mừng tự tay làm,…
3. Chuẩn bị bàn làm việc chu đáo cho nhân viên mới
Bàn làm việc là nơi nhân viên mới dành phần lớn thời gian trong ngày làm việc. Do đó, việc chuẩn bị bàn làm việc chu đáo sẽ góp phần tạo ấn tượng tốt đẹp, giúp họ cảm thấy được quan tâm và có động lực để bắt đầu công việc mới một cách suôn sẻ. Cung cấp đầy đủ các vật dụng cần thiết: Máy tính, điện thoại, bút viết, sổ tay, kẹp tài liệu,… Cài đặt sẵn các phần mềm cơ bản: Giúp nhân viên mới có thể bắt đầu công việc ngay lập tức.
Đọc thêm: Cách xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp cho doanh nghiệp
4. Buổi ăn trưa thân mật
Buổi ăn trưa chào mừng – hơn cả một bữa ăn, đó là sợi dây kết nối giúp nhân viên mới hòa nhập nhanh chóng, cảm nhận sự ấm áp và trân trọng từ môi trường làm việc mới.
Đối với nhiều người, ngày đầu tiên đi làm luôn ẩn chứa những bỡ ngỡ, lo lắng. Việc tìm kiếm người đồng hành cho bữa trưa đầu tiên có thể trở thành một thử thách, khiến họ cảm thấy e dè và thiếu tự tin. Hiểu được tâm lý này, các cấp Quản lý có thể tổ chức một buổi ăn trưa thân mật tại đơn vị để chào đón nhân viên mới.
3. Vì sao HR phải viết lời giới thiệu nhân sự mới?
Lời giới thiệu nhân viên mới đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc tạo dựng ấn tượng đầu tiên và hỗ trợ nhân viên mới hòa nhập nhanh chóng với môi trường làm việc mới. Đây là hành động hữu hiệu giúp truyền tải thông tin cần thiết về công ty, bộ phận, vị trí công việc, đồng thời thể hiện sự chào đón nồng nhiệt và mong đợi của doanh nghiệp đối với nhân viên mới.
Vai trò thiết yếu của thư giới thiệu nhân viên mới:
Tạo ấn tượng đầu tiên hoàn hảo: lời giới thiệu nhân viên mới cần được trau chuốt cẩn thận, chuyên nghiệp sẽ mang đến cho nhân viên mới cảm giác được trân trọng và chào đón, từ đó tạo dựng nền tảng tích cực cho hành trình làm việc tại công ty.
Cung cấp thông tin đầy đủ: Cung cấp cho nhân viên mới những thông tin thiết yếu về công ty, bộ phận, vị trí công việc, thời gian bắt đầu làm việc, địa chỉ làm việc, người hướng dẫn trực tiếp, người hỗ trợ thủ tục nhân sự,… Giúp họ chuẩn bị tốt hơn cho ngày đầu tiên đi làm và giảm bớt lo lắng, bỡ ngỡ.
Tạo môi trường hòa nhập tích cực: Thể hiện sự quan tâm và mong muốn của công ty trong việc giúp đỡ nhân viên mới hòa nhập nhanh chóng với môi trường làm việc mới. Điều này tạo động lực cho họ tự tin tham gia, giao lưu và cống hiến cho công ty.
Đọc thêm: Kỹ năng quản lý nhân sự chuyên nghiệp mà HR manager cần có
Tuyển dụng hiệu quả cùng phần mềm quản trị nhân sự
Những lời giới thiệu nhân viên mới nhân sự cần biết
Mẫu 1: Lời giới thiệu nhân viên mới qua email
[Tên công ty]
[Địa chỉ công ty]
[Ngày tháng năm]
Kính gửi [Tên nhân viên mới],
Công ty [Tên công ty] rất vui mừng chào đón bạn chính thức gia nhập đội ngũ nhân viên của chúng tôi với vị trí [Tên vị trí công việc] tại bộ phận [Tên bộ phận].
Như bạn đã biết, [Tên công ty] là [Mô tả ngắn gọn về công ty, sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi]. Chúng tôi luôn nỗ lực tạo dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động và sáng tạo, nơi mỗi cá nhân có cơ hội phát huy tối đa tiềm năng của bản thân.
Tại [Tên công ty], bạn sẽ được giao phó trách nhiệm chính là [Mô tả chi tiết trách nhiệm công việc]. Chúng tôi tin tưởng với năng lực và kinh nghiệm của bạn, bạn sẽ hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ được giao và góp phần vào sự phát triển chung của công ty.
Để hỗ trợ bạn hòa nhập nhanh chóng với môi trường làm việc mới, công ty đã bố trí [Tên người hướng dẫn] là người hướng dẫn trực tiếp cho bạn trong thời gian đầu. [Tên người hướng dẫn] sẽ cung cấp cho bạn những thông tin cần thiết về công ty, bộ phận, quy trình làm việc và hỗ trợ bạn giải quyết những khó khăn trong công việc.
Ngoài ra, bạn cũng có thể liên hệ với [Tên bộ phận nhân sự] để được hỗ trợ về các vấn đề liên quan đến thủ tục hành chính, chế độ đãi ngộ và các chính sách của công ty.
Bên cạnh đó, [Tên công ty] cũng tổ chức nhiều hoạt động chào đón và giao lưu dành cho nhân viên mới để giúp bạn hòa nhập nhanh chóng với đồng nghiệp. Chúng tôi tin rằng bạn sẽ có những trải nghiệm thú vị và bổ ích tại đây.
Một lần nữa, xin được chào đón bạn đến với [Tên công ty]! Chúng tôi mong muốn bạn sẽ có những đóng góp tích cực cho công ty và cùng nhau phát triển.
Trân trọng,
[Chữ ký]
[Tên người đại diện]
[Chức vụ]
Lưu ý:
- Nên thay đổi các thông tin trong ngoặc vuông để phù hợp với từng trường hợp cụ thể.
- Có thể bổ sung thêm một số thông tin khác như lời chúc, lời động viên dành cho nhân viên mới.
- Thư giới thiệu nên được thiết kế đẹp mắt, trình bày rõ ràng và in ấn trên giấy chất lượng tốt.
Mẫu 2: Chào Mừng Thành Viên Mới
Kính gửi toàn thể cán bộ, nhân viên [Tên công ty]!
Hôm nay, [Tên công ty] vô cùng hân hoan chào đón [Tên nhân viên mới] chính thức gia nhập đại gia đình chúng ta với vị trí [Tên vị trí công việc] tại bộ phận [Tên bộ phận].
[Tên nhân viên mới] là một nhân tài trẻ đầy nhiệt huyết và năng động, sở hữu [Mô tả ngắn gọn về năng lực, kinh nghiệm của nhân viên mới]. Chúng tôi tin tưởng rằng với những phẩm chất xuất sắc này, [Tên nhân viên mới] sẽ nhanh chóng hòa nhập với môi trường làm việc mới và cùng [Tên công ty] chinh phục những mục tiêu cao hơn.
Hãy cùng chung tay chào đón [Tên nhân viên mới] bằng những tràng pháo tay nồng nhiệt nhất!
[Tên người đại diện]
[Chức vụ]
Mẫu 3: Giới Thiệu Kèm Chào Mừng Cá Nhân – Phong Cách Gần Gũi & Thân Thiện
Chào mừng [Tên nhân viên mới] đến với [Tên bộ phận]!
Là [Tên của bạn] từ bộ phận [Tên bộ phận], tôi vô cùng vui mừng khi được chào đón bạn đến với [Tên công ty] và cùng làm việc trong bộ phận của mình.
Tôi tin tưởng rằng với khả năng [Mô tả ngắn gọn về năng lực, kinh nghiệm của nhân viên mới], bạn sẽ nhanh chóng hòa nhập và hoàn thành tốt công việc được giao. Hãy luôn giữ vững tinh thần học hỏi, sáng tạo và cùng chúng tôi tạo nên những điều tuyệt vời tại đây!
Hẹn gặp lại bạn trong những ngày làm việc tiếp theo!
Thân ái,
[Tên của bạn]
[Chức vụ]
Mẫu 4: Giới Thiệu Kèm Lời Khen Ngợi – Phong Cách Trân Trọng & Khuyến Khích
Kính gửi [Tên nhân viên mới],
Thay mặt ban lãnh đạo và tập thể nhân viên [Tên công ty], tôi xin trân trọng chào đón bạn đến với vị trí [Tên vị trí công việc] tại bộ phận [Tên bộ phận].
Chúng tôi đã theo dõi hồ sơ và đánh giá cao năng lực, kinh nghiệm của bạn trong lĩnh vực [Tên lĩnh vực]. Chúng tôi tin tưởng rằng với những kiến thức và chuyên môn của bạn, bạn sẽ góp phần quan trọng vào sự phát triển của [Tên công ty].
Hãy luôn giữ vững tinh thần trách nhiệm, cống hiến và cùng chúng tôi xây dựng [Tên công ty] ngày càng phát triển hơn nữa.
Trân trọng,
[Tên người đại diện]
[Chức vụ]
Mẫu 5: Chào Mừng Theo Phong Cách “Siêu Anh Hùng”
Kính gửi [Tên nhân viên mới],
Chào mừng bạn gia nhập [Tên công ty], nơi những “siêu anh hùng” hội tụ và cùng nhau chinh phục những thử thách vĩ đại!
Tại đây, bạn sẽ được sát cánh cùng những đồng đội tài năng, nhiệt huyết, sẵn sàng hỗ trợ nhau để đạt được mục tiêu chung. Hãy cất cánh cùng chúng tôi, thỏa sức sáng tạo và bứt phá giới hạn bản thân!
Hãy nhớ rằng, [Tên công ty] luôn chào đón những “siêu anh hùng” mới với tinh thần cởi mở, sẵn sàng học hỏi và cùng nhau phát triển.
[Tên người đại diện]
[Chức vụ]
Mẫu 6: Chào Mừng Theo Phong Cách “Vượt Khó Vượt Thử Thách”
Kính gửi [Tên nhân viên mới],
Chào mừng bạn đến với [Tên công ty], nơi không ngừng khuyến khích tinh thần vượt khó, vượt thử thách để đạt được thành công!
Tại đây, bạn sẽ được đối mặt với những thử thách thú vị, giúp bạn bứt phá giới hạn bản thân và phát huy tối đa tiềm năng của mình. Hãy luôn giữ vững tinh thần ham học hỏi, sáng tạo và cùng chúng tôi chinh phục những đỉnh cao mới!
Hãy nhớ rằng, [Tên công ty] luôn đồng hành cùng bạn trong hành trình chinh phục những thử thách và hướng đến thành công.
[Tên người đại diện]
[Chức vụ]
4. Những điều cần lưu ý khi viết mẫu thông báo nhân sự mới
Lời giới thiệu nhân viên mới đóng vai trò vô cùng quan trọng trong việc tạo dựng ấn tượng đầu tiên và giúp nhân viên mới hòa nhập nhanh chóng với môi trường làm việc mới. Đây là công cụ hữu hiệu giúp truyền tải thông tin cần thiết về công ty, bộ phận, vị trí công việc, đồng thời thể hiện sự chào đón nồng nhiệt và mong đợi của doanh nghiệp đối với nhân viên mới.
Tuy nhiên, để viết một lời giới thiệu nhân viên mới hiệu quả, thu hút và tạo ấn tượng tốt đẹp, đòi hỏi HR cần nắm vững những lưu ý sau:
1. Ngôn ngữ sử dụng:
Phù hợp với đối tượng và vị trí của nhân viên mới:
- Đối với nhân viên lớn tuổi và có vị trí cấp cao: Nên sử dụng ngôn ngữ trang trọng, lịch sự, thể hiện sự tôn trọng và đề cao vai trò, vị trí của họ trong công ty.
- Đối với nhân viên trẻ và có vị trí ở cấp nhân viên trở xuống: Có thể sử dụng ngôn ngữ thân thiện, gần gũi hơn nhưng vẫn phải đảm bảo sự chuyên nghiệp và lịch sự.
Sử dụng ngôn ngữ rõ ràng, dễ hiểu, sử dụng những từ ngữ chuyên ngành quá khó hiểu, đặc biệt là đối với những nhân viên mới gia nhập công ty. Tránh sử dụng những từ ngữ sáo rỗng, khuôn mẫu hay những câu nói mang tính chất đùa cợt.
2. Nội dung thư:
Đảm bảo truyền tải đầy đủ và chính xác các thông tin cần thiết:
- Thông tin về nhân viên mới: Họ tên, chức danh, bộ phận, ngày bắt đầu làm việc, thông tin liên hệ,…
- Thông tin về người gửi thư: Họ tên, chức danh, bộ phận,…
- Thông tin về công ty: Giới thiệu ngắn gọn về công ty, sứ mệnh, tầm nhìn, giá trị cốt lõi, văn hóa doanh nghiệp,…
- Thông tin về bộ phận và vị trí công việc: Giới thiệu về chức năng, nhiệm vụ của bộ phận và vị trí công việc của nhân viên mới.
- Thông tin về người hướng dẫn và hỗ trợ: Giới thiệu về người sẽ hướng dẫn và hỗ trợ nhân viên mới trong thời gian đầu làm việc.
- Thông tin về các chính sách, chế độ đãi ngộ của công ty: Giới thiệu sơ lược về các chính sách, chế độ đãi ngộ dành cho nhân viên mới.
Có thể bổ sung thêm một số thông tin khác như: Lịch trình onboarding, các hoạt động chào mừng nhân viên mới,… Sử dụng ngôn ngữ tích cực, thể hiện sự chào đón nồng nhiệt và mong đợi của công ty đối với nhân viên mới.
3. Địa chỉ gửi thư:
Sử dụng địa chỉ email chuyên nghiệp: Nên sử dụng địa chỉ email có tên miền của công ty để thể hiện sự chuyên nghiệp và uy tín. Đảm bảo địa chỉ email chính xác và dễ liên hệ.
4. Kiểm tra nội dung thư trước khi gửi:
Kiểm tra kỹ lưỡng về ngữ pháp, chính tả, dấu câu. Đảm bảo nội dung thư truyền tải đầy đủ và chính xác thông tin. Kiểm tra định dạng thư, đảm bảo dễ đọc và trình bày đẹp mắt.
5. Cách trình bày:
Trình bày nội dung một cách logic, mạch lạc, dễ hiểu. Có thể sử dụng các tiêu đề, phụ đề để phân chia nội dung rõ ràng. Sử dụng phông chữ dễ đọc, cỡ chữ phù hợp. Có thể sử dụng hình ảnh, biểu tượng để minh họa cho nội dung thư.
Sử dụng Phần mềm đào tạo trực tuyến VnResource LMS Pro – eLearning cho buổi đào tạo nhân viên mới hiệu quả
Việc chỉ có người nói và nhân viên mới ngồi nghe sẽ rất nhàm chán và khiến nhân viên buồn ngủ. Một trong những cách làm cho các buổi đào tạo trở nên hiệu quả hơn đó là sử dụng các công nghệ hỗ trợ như máy chiếu, video… Các thông tin được trình bày cụ thể, sinh động, dễ hiểu, nhờ vậy nhân viên mới sẽ tiếp thu hiệu quả hơn.
Doanh nghiệp có thể sử dụng các phần mềm đào tạo trực tuyến, có những chức năng tạo bài giảng chuyên nghiệp với nhiều hiệu ứng sáng tạo như video, hình ảnh, gamification,.. để giúp quá trình học tập được thú vị..
VnResource LMS Pro – eLearning là giải pháp quản trị đào tạo và học trực tuyến toàn diện, giúp doanh nghiệp xây dựng và triển khai các chương trình onboarding hiệu quả.
Nếu doanh nghiệp muốn biết thêm thông tin về Phần mềm đào tạo & Học trực tuyến VnResource LMS Pro – eLearning. Hãy để lại thông tin để đội ngũ tư vấn của VnResource sẽ gửi đến anh chị một buổi tư vấn chuyên sâu hoàn toàn miễn phí. Liên hệ ngay qua hotline: 0914.004.800 hoặc website VnResource.vn để trải nghiệm ngay trong hôm nay những tính năng tuyệt vời mà phần mềm đào tạo trực tuyến mang lại cho doanh nghiệp!