Tiếng Anh ngày càng trở nên phổ biến và có tầm ảnh hưởng quan trọng đến nhiều lĩnh vực đời sống. Đó cũng chính là cơ hội phát triển của các mô hình kinh doanh trung tâm tiếng Anh ngày nay.
Với số lượng học viên cũng như giảng viên ngày càng tăng, thì vấn đề khó khăn nhất của các trung tâm ngoại ngữ là gì?
- Việc quản lý, sắp xếp lịch học trong một trung tâm tiếng Anh thường xuyên gặp phải những khó khăn gì?
- Những vấn đề về nhân sự, chất lượng, lộ trình giảng dạy sẽ được giải quyết như thế nào?
Một trong những giải pháp hiệu quả nhất hiện nay đó chính là cần đến một phần mềm quản lý – một công cụ hỗ trợ đắc lực nhất cho các trung tâm ngoại ngữ trong thời đại công nghệ 4.0 ngày nay.
Hãy cùng VnResource tìm hiểu một giải pháp hiệu quả cho các trung tâm ngoại ngữ.
I. Những khó khăn thường gặp tại các trung tâm ngoại ngữ:
1. Đối tượng Khách hàng:
Hầu hết các trung tâm ngoại ngữ hiện nay đều có số lượng khách hàng rất đông với đa dạng nhiều nhóm đối tượng, nhiều cấp độ như là chỉ mới quan tâm đến chương trình học, mới ở bước chuẩn bị tham gia một khóa học, chưa có nhu cầu học, đã là học viên của trung tâm, là học viên của trung tâm giới thiệu,…
Do vậy, các nguồn thông tin của các nhóm đối tượng khách hàng nếu như không biết cách quản lý hiệu quả sẽ dẫn đến việc lưu trữ sai kiểu loại, làm mất thông tin dẫn đến việc tương tác không đúng thời điểm, dễ gây mất uy tín cho trung tâm.
2. Sắp xếp thời khóa biểu, lịch học:
Sắp xếp lịch học bằng các file excel, đặc thù của excel là các file offline có độ tương tác nhóm thấp. Dẫn đến việc xếp lịch học bởi nhiều giảng viên, nhiều chi nhánh thiếu logic trùng lắp, gây khó khăn cho việc tìm kiếm tra cứu lịch học.
Lịch học được sắp xếp theo phương pháp thủ công không thống kê được các thông tin cơ bản của một chương trình học như số lượng lớp học, số lượng học viên, theo dõi thời khóa biểu, học phí của khóa học, lịch dạy cho giáo viên và xếp lịch học cho học viên một cách phù hợp.
3. Doanh thu đào tạo:
Các trung tâm anh ngữ, các trung tâm đào tạo giáo dục đều có những khóa học, chương trình học, cấp độ học khác nhau nên các mức học phí cũng rất đa dạng. Kèm theo các chương trình ưu đãi miễn giảm học phí theo từng đối tượng khác nhau khi theo học tại trung tâm.
Do đó việc quản lý học phí, tính học phí, in phiếu hóa đơn nộp tiền cho học viên sẽ khó khăn, tính thiếu, sai sót quên áp dụng các chương trình ưu đãi cho học viên.
4. Tương tác giữa trung tâm, phụ huynh và học viên:
Các đối tương theo học tại trung tâm ngoài các học viên là người lớn thì số lượng học viên là trẻ em có phụ huynh theo dõi sẽ chiếm tỷ lệ đông.
Khó khăn của các trung tâm ngoại ngữ đó là không có công cụ hỗ trợ tương tác giữa nhà trường, trung tâm, phụ huynh và học sinh một cách kịp thời, thường xuyên và hiệu quả.
Đa phần các trung tâm tương tác với phụ huynh bằng các tin nhắn SMS trên điện thoại, mất thời gian và xảy ra nhiều sai sót.
Đối với phụ huynh có những nhu cầu ý kiến phản hồi với trung tâm nhiều vấn đề khác nhau sau mỗi buổi học thì họ sẽ phản hồi qua những nguồn kênh nào, trung tâm không nắm được những ý kiến phản hồi, từ đó dẫn đến việc không hài lòng giữa phụ huynh và trung tâm.
5. Giáo viên và nhân viên, chất lượng trong công tác quản lý:
Nếu trung tâm ngoại ngữ có số lượng giáo viên và nhân viên lớn, thì việc quản lý chặt chẽ giữa giáo viên và nhân viên là vấn đề nan giải. Các trung tâm khó khăn trong việc tính lương giờ dạy cho giáo viên đồng thời phải quản lý việc tính hoa hồng cho các bộ phận Tư vấn học viên.
Các trung tâm phải có phương pháp quản lý khoa học thì mới không ảnh hưởng đến lợi ích của giáo viên và nhân viên.
II. Giải pháp quản lý các khó khăn cho trung tâm ngoại ngữ
Trên đây là một số trở ngại mà các trung tâm ngoại ngữ đã và đang phải đối mặt.
Vấn đề đặt ra là: Liệu có giải pháp nào có thể giúp các nhà điều hành trung tâm, các cán bộ quản lý, nhân viên trung tâm ngoại ngữ giải quyết các khó khăn nêu trên một cách nhanh chóng nhất, triệt để nhất?
Một hệ thống Công nghệ thông tin về Quản lý Đào tạo với nhiều tính năng linh hoạt, dễ sử dụng vận hành mọi lúc mọi nơi trên nền tảng di động (mobility) sẽ là một lựa chọn tốt cho các trung tâm. Các chi nhánh, lớp học, chương trình học của trung tâm sẽ được vận hành một cách hiệu quả. Ban Giám Đốc có thể quản lý trung tâm tối ưu, tiết kiệm thời gian, chi phí.
Quản lý tập trung, bảo mật an toàn tuyệt đối, có thể thống kê, làm báo cáo mọi thứ từ học phí, thu chi, trả học phí… từ một cái chạm hoặc click chuột, nhanh chóng hơn nhiều lần so với cách quản lý hiện tại.
III. Các chức năng cần có đáp ứng yêu cầu tối giản của một trung tâm ngoại ngữ chính là:
1. Quản lý học viên:
Quản lý thông tin học viên, quản lý quá trình học tập của học viên, quản lý các lần giao dịch của học viên…
2. Quản lý lớp học:
Quản lý thông tin lớp học, phòng học, điểm danh của học viên, quản lý chuyên cần của học viên, quản lý các kỳ thi của lớp học…
3. Quản lý giáo viên:
Quản lý thông tin giáo viên, Quản lý lịch sử lớp dạy của giáo viên, đăng ký chương trình dạy cho giáo viên…
4. Quản lý thu tiền:
Quản lý quá trình đóng học phí của học viên như chuyển phí, bảo lưu, nợ phí, chuyển lớp…
Đáp ứng nhu cầu quản lý, thân thiện, dễ dàng sử dụng, mọi lúc mọi nơi, an toàn bảo mật dữ liệu và linh hoạt kết nối với các hệ thống khác là các tiêu chí để chọn lựa.
Người quản lý thông minh là người biết sử dụng hệ thống công nghệ thông tin, một cách hiệu quả và chất lượng.
VnResource EBM-Pro, một giải pháp phần mềm quản lý trung tâm ngoại ngữ, phối hợp với các công ty đào tạo, được thiết kế chuyên sâu, với các tính năng đầy đủ, phong phú. Được triển khai cho các Đơn vị với hơn 100 chi nhánh hoạt động đồng thời… VnResource EBM-Pro, có thể được xem là một lựa chọn hàng đầu cho các trung tâm ngoại ngữ.
Để biết thông tin chi tiết hãy liên hệ với chúng tôi!
Hotline: 0949 20 99 00
Email: contact@vnresource.vn
Web: www.vnresource.vn