JD là gì? Các bước xây dựng JD ? Lợi ích của JD cho doanh nghiệp lẫn nhân viên?
JD là gì?
JD là từ viết tắt của Job Description – bản mô tả công việc; đưa ra các chức năng, nhiệm vụ, tiêu chuẩn, quyền hạn,… mà nhà tuyển dụng xây dựng dành cho ứng viên theo vị trí công việc hiện tại đang tuyển dụng ở doanh nghiệp. Thông thường, JD được viết bằng ngôn ngữ đơn giản, giúp ứng viên hiểu ngay việc cần làm để so sánh với năng lực bản thân xem có phù hợp hay không.
Các bước xây dựng bản mô tả công việc ( job description – JD)
Bản mô tả công việc có thể tiến hành theo 4 bước: lập kế hoạch, thu thập thông tin, viết lại và phê chuẩn.
Bước 1. Lập kế hoạch: Việc chuẩn bị tốt dẫn tới kết quả tốt. Giai đoạn chuẩn bị cần phải xác định các trách nhiệm chính và công tác kiểm tra đánh giá?
– Công việc đó nhằm đạt được cái gì? (Nhiệm vụ)
– Người đảm đương công việc đó cần phải nỗ lực như thế nào? (Trách nhiệm)
– Kết quả công việc được đánh giá như thế nào? (Kiểm tra)
Bước 2. Thu thập thông tin: Điều quan trọng là thu thập thông tin đầy đủ để đặt công việc vào một hoàn cảnh có liên quan đến các công việc khác trong cơ cấu tổ chức và thông báo về các mối quan hệ có liên quan. Vị trí công việc được miêu tả rõ nhất bằng sơ đồ.
Bước 3. Phác thảo bản mô tả công việc: Điều này nghĩa là chuyển những thông tin đã thu thập thành bản mô tả công việc nhằm mục đích giúp người làm công việc đó và người quản lý có thể hình dung cùng một bức tranh giống nhau và bao quát được phạm vi công việc. Bản mô tả công việc có thể do người làm công việc đó hoặc người quản lý soạn, đôi khi người quản lý viết bản thảo sau khi đã thảo luận với người đảm đương công việc.
Bước 4. Phê chuẩn bản mô tả công việc: Người làm công việc đó và người quản lý phải cùng nhau thảo luận và nhất trí về văn bản mô tả công việc. Người làm công việc đó và người giám sát hoặc người quản lý phải cùng thống nhất xem nên giải quyết như thế nào khi người làm công việc đó gặp phải những vấn đề cần giải quyết. Người quản lý cần chỉ đạo cấp dưới sao cho cùng thống nhất về bản mô tả công việc đảm bảo công việc tiến hành thuận lợi mà không có kẽ hở hoặc sự chồng chéo lên nhau.
Những mục cần có ở một bản mô tả công việc đầy đủ
– Chức danh công việc
– Địa điểm làm việc
– Mục tiêu
– Nhiệm vụ
– Yêu cầu kinh nghiệm
– Mô tả công ty
– Lợi ích
– Mức lương
– Giờ làm việc
– Thông tin, giấy tờ cần thiết
Tham khảo ở bài viết: Bảng mô tả công việc chuẩn: Cần nội dung gì và tại sao?
Lợi ích của bản mô tả công việc ( job description – JD)
Khi đề cập đến bản mô tả công việc (job description – JD), mọi người thường cho rằng chức năng chính của nó là làm rõ trách nhiệm, công việc của một cá nhân nào đó trong tổ chức, đáp ứng các mục tiêu nào đó trong công tác tuyển dụng nhân sự.
Tuy nhiên, nếu tiếp cận sâu hơn dưới góc độ quản trị doanh nghiệp với việc hệ thống hóa các JD sẽ thấy JD chính là tổng thể chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu của tổ chức, và vai trò của JD không chỉ dừng lại ở đó mà nó còn có ý nghĩa trong việc quản trị tổ chức.
Đối với nhân viên:
– Có cái nhìn rõ nét nhất về công việc phải làm, vị trí và tầm quan trọng của nó.
– Nắm rõ yêu cầu của doanh nghiệp về kết quả công việc
– Biết mức đãi ngộ được hưởng tương ứng với kết quả công việc
– Có mục tiêu rõ ràng để phấn đấu, cố gắng đạt được
– Có cảm giác được đảm bảo hơn khi công việc được văn bản hóa trên giấy tờ
Đối với doanh nghiệp:
– Khẳng định tính chuyên nghiệp của doanh nghiệp
– Hình dung rõ nét về nhân viên phù hợp với công việc đó
– Căn cứ đánh giá các ứng viên tham gia ứng tuyển
– Cơ sở giải quyết tranh chấp giữa các nhân viên
– Đánh giá kết quả công việc của nhân viên bằng các con số định lượng
– Hỗ trợ xây dựng hệ thống lương, thưởng cho phù hợp với công việc của nhân viên.
Xem thêm: Bảng mô tả công việc chuẩn: Cần nội dung gì và tại sao?
