Từ khi hình thành đến nay, mô hình đào tạo trực tuyến ( e-learning) đã trải qua một chặng đường phát triển dài trước khi trở thành xu hướng ngày càng phổ biến trong những năm gần đây. Theo thống kê, thị trường E-learning toàn cầu được dự đoán tiếp tục tăng trưởng 5% mỗi năm và sẽ dần thay thế các giải pháp đào tạo trực tiếp ( offline).
E-learning là gì?
E-learning là viết tắt của từ electronic learning – chỉ các hoạt động đào tạo trên nền tảng kỹ thuật số. Đặc điểm của e-learning là ứng dụng các công nghệ như công nghệ mạng, đồ họa, mô phỏng, multimedia,…. nhằm tạo điều kiện cho học viên thực hiện quá trình học tập một cách hiệu quả và tiện lợi hơn.
Trên thực tế, mỗi người chúng ta đều đang tham gia vào các hoạt động giáo dục trực tuyến hàng ngày, khi ta tiếp thu kiến thức mới qua việc đọc báo online, xem video Youtube, chơi game qua điện thoại,… trong môi trường doanh nghiệp, hình thức học tập online được áp dụng để tăng cường hiệu quả công tác đào tạo nhân viên, cũng như hỗ trợ xử lý các quy trình nội bộ.
Ưu và nhược điểm của E-learning trong đào tạo trực tuyến
Ưu điểm:
- Tăng khả năng tiếp cận: với giáo dục trực tuyến, việc học tập có thể diễn ra ở bất cứ đâu và bất kỳ lúc nào miễn là học viên có điều kiện kết nối với internet.
- Tăng tính linh hoạt: các khóa học E-learning có thể được truy cập bất cứ lúc nào, nhờ đó đảm bảo tính linh hoạt cao hơn đối với những học viên có lịch trình bận rộn.
- Tiết kiệm chi phí: Nhờ việc không tốn chi phí địa điểm và hậu cần, hình thức đào tạo trực tuyến thường có mức chi phí hợp lý hơn so với phương pháp truyền thống
Nhược điểm:
- Thiếu tương tác cá nhân: một trong những hạn chế chính của e-learning là thiếu sự tương tác cá nhân giữa học viên và giảng viên cũng như giữa những người tham gia đào tạo với nhau. Điều này đòi hỏi trainer phải có những hoạt động, phương pháp truyền tải đặc thù để duy trì sự tập trung và kết nối với học viên.
- Hạn chế về khả năng đặt câu hỏi: Trên nền tảng online, việc đặt câu hỏi trong lúc thực hiện bài giảng e-learning nhìn chung phức tạp hơn rất nhiều so với mô hình lớp học truyền thống. Nếu học viên gặp khó khăn đối với nội dung nào, họ có thể phải đợi đến sau buổi học để thực hành khi đưa lên nền tảng trực tuyến.
- Thiếu cơ hội thực hành: các hoạt động thực hành khi đưa lên nền tảng trực tuyến sẽ cần phải tinh chỉnh lại. Nếu không có sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ phía giáo viên, nội dung học tập thường sẽ rất khô khan và khó tạo điều kiện cho học viên ứng dụng ngay trong và sau khi học.
Lợi ích của E-learning đối với doanh nghiệp
Ngày nay, từ các doanh nghiệp lớn đến các công ty startup nhỏ, elearning là giải pháp được áp dụng phổ biến trong quản lý quy trình đào tạo nhân viên. Từ khi xuất hiện, hình thức học tập này đã được triển khai thành công trong đa dạng các lĩnh vực và ngành nghề kinh doanh – bán lẻ, dược phẩm, viễn thông, dịch vụ tài chính – ngân hàng, sản xuất,…
Kể từ khi dịch Covid – 19 bùng phát, mô hình đào tạo trực tuyến đã được áp dụng phổ biến hơn hẳn. Những ưu điểm nổi bật nhất của việc tổ chức học tập qua nền tảng online có thể kể đến như:
Giảm chi phí đào tạo
Với đào tạo online, doanh nghiệp không phải tốn chi phí tổ chức các cuộc hội thảo, thuê phòng khách sạn và trang trải chi phí đi lại. Thay vào đó, bộ phận L&D hay tương đương sẽ có nhiều thời gian hơn để tập trung xây dựng nội dung chương trình.
Bên cạnh đó, thông qua các nền tảng LMS và hệ thống thư viện lưu trữ tài liệu, nhân viên sẽ có điều kiện học tập liên tục, mọi lúc mọi nơi, một ưu điểm mà phương pháp truyền thống không mang lại được.
Phạm vi bao phủ rộng hơn
Trong bối cảnh người lao động ngày càng yêu thích những lợi ích của hình thức làm việc từ xa, việc áp dụng e-learning càng trở nên quan trọng hơn, nhằm đảm bảo khả năng tiếp cận và linh hoạt trong doanh nghiệp.
Khi áp dụng đào tạo trực tuyến, doanh nghiệp có thể training cho hàng trăm nhân viên tại hàng chục văn phòng trên toàn thế giới theo cách thức và nội dung hoàn toàn đồng nhất với nhau. Nhân viên không cần phải mất thời gian di chuyển để tham gia các lớp học trực tuyến. Thay vào đó, tất cả những gì họ cần chỉ là một thiết bị kỹ thuật số ( máy tính, điện thoại, tablet, laptop,…) và kết nối internet.
Phát triển nhân viên nhanh hơn
Các mô hình đào tạo truyền thống có nhược điểm là phụ thuộc khá nhiều vào thời gian biểu của các trainer, coach, mentor phụ trách. Việc xây dựng hệ thống LMS sẽ tạo điều kiện cho nhân viên của bạn có thể học tập bất cứ khi nào phù hợp: khi đi làm, trong giờ nghỉ trưa hoặc ở nhà.
Theo e-learning industry, 89% người lao động được khảo sát cho biết họ mong muốn có thể học tập ở bất cứ đâu, bất cứ lúc nào trong khi 85% muốn thời gian training phù hợp với lịch trình của họ. Ngoài ra, 80% tin rằng cơ hội học hỏi thuong xuyên quan trọng hơn so với đào tạo chính quy trực tiếp.
Giữ chân nhân viên mới
Quá trình giới thiệu về công ty cho nhân viên mới có thể khá phức tạp, đặc biệt với các công ty lớn. Tuy nhiên, mọi thứ sẽ trở nên dễ dàng hơn thông qua các chương trình Onboarding online. Bên cạnh đó, giải pháp này cũng góp phần giải phóng thêm thời gian cho đội ngũ nhân sự và L&D.
Dễ dàng theo dõi tiến độ
Với E-learning, đội ngũ trainer không cần phải tổ chức đào tạo tại lớp và xem qua từng bài làm trực tiếp. Hầu hết các hệ thống LMS đều có tính năng phân tích, giám sát và báo cáo tiến độ của mỗi học viên, thông qua các biểu đồ trực quan.
Việc phân tích các dữ liệu sẽ giúp trainer lên kế hoạch tối ưu hóa trải nghiệm học tập, đánh giá hiệu quả nội dung và phương pháp truyền tải và cải thiện năng lực học tập của học viên.
Khả năng thích ứng kinh doanh
Yêu cầu của bộ phận L&D trong thời đại ngày nay là phải nhanh chóng để đáp ứng với môi trường kinh doanh thay đổi nhanh chóng. E-learning tạo điều kiện cho hoạt động xây dựng và phân phối nội dung training trở nên dễ dàng hơn hẳn. Trên hết, nội dung có thể được sửa đổi dễ dàng và nhanh chóng để liên tục thích ứng với những thay đổi hoặc quy định của thị trường.
Các hình thức E-learning phổ biến hiện nay
Sau đây là tổng hợp danh sách một số hình thức đào tạo trực tuyến được áp dụng phổ biến hiện nay.
- Khóa học online
- Giải đố ( quiz)
- Hội thảo ( webinar)
- Học qua video
- Chia sẻ màn hình ( screencasts)
- Sách/ báo điện tử
- Mô phỏng hội thảo thực tế ( Conversation Simulation)
- Thực tế ảo ( Virtual Reality -VR)
- Gửi Email
- Podcast
- ….
Hệ thống E-learning bao gồm những gì?
Một hệ thống E-learning được cấu thành từ nhiều thành tố khác nhau. Trong đó, 3 thành phần chính cấu thành bộ khung bao gồm:
- Hệ thống quản lý học tập ( LMS) nhằm cung cấp và theo dõi tiến độ các khóa học online.
- Hệ thống quản lý nội dung ( CMS) phục vụ hoạt động xây dựng và quản lý khóa học trực tuyến.
- Nền tảng học tập xã hội ( Social learning platform), tạo điều kiện kết nối giữa học viên và người hướng dẫn.
Một hệ thống đào tạo trực tuyến tốt đòi hỏi phải đảm bảo yêu cầu về độ thân thiện và dễ sử dụng cho phép người dùng tương tác và chia sẻ ý tưởng với nhau mà không gặp nhiều khó khăn. Ngoài ra, các đặc điểm quan trọng khác bao gồm tính dễ điều hướng, nội dung đa phương tiện thu hút người học, hỗ trợ công cụ đánh giá để theo dõi sự tiến bộ của học viên.
Quy trình 9 bước triển khai E-learning hiệu quả trong đào tạo trực tuyến
Việc triển khai e-learning trong doanh nghiệp sẽ yêu cầu một khoản đầu tư lớn về tài chính, thiết kế chương trình và tổ chức hoạt theo nhóm. Sau đây là tổng quan 9 bước triển khai một chương trình đào tạo trực tuyến đạt kết quả tốt nhất.
1. Đặt mục tiêu cho đào tạo trực tuyến
Bước đầu tiên cần làm là xác định rõ lý do thực hiện. Dự án đào tạo này sẽ giúp công ty đạt được những gì. Mục tiêu càng lớn thì chiến lược thực hiện càng phức tạp.
2. Lựa chọn công cụ e-learning
Đối với các dự án ngắn hạn và đơn giản, yêu cầu về công cụ hỗ trợ thường không quá phức tạp. Tuy nhiên, nếu muốn xây dựng một môi trường thực sự khuyến khích học tập phát triển, doanh nghiệp cần ứng dụng những công cụ toàn diện hơn như: phần mềm e-learning, hệ thống quản lý học tập ( LMS) và thiết kế giảng dạy.
3. Lên kế hoạch
Vạch ra kế hoạch theo từng giai đoạn cụ thể, từ đó phân bổ ngân sách cho từng giai đoạn: chọn hệ thống LMS, phân công một nhóm chuyên trách quản lý hệ thống ( quản trị viên, trainer), cũng như quyết định xem sẽ chi trả cho nội dung đào tạo hay tự phát triển nội dung đó.
4. Xây dựng bài giảng trong đào tạo trực tuyến
Sau các bước kể trên, doanh nghiệp cần bắt tay vào phát triển tài liệu training cho nhân viên. Giáo án e-learning cần phân chia kiến thức thành nhiều mô-đun, kéo dài trung bình khoảng 10-15 phút/ học phần. Ngoài ra, đừng quên sử dụng các yếu tố đa phương tiện như hình ảnh, video clip, tệp âm thanh, …để hỗ trợ minh họa nội dung bài giảng và thu hút người học.
5. Chuẩn bị hệ thống quản lý học tập
Khi nội dung đào tạo đã chuẩn bị sẵn sàng, bước tiếp theo cần làm là tải và sắp xếp nội dung đó trên LMS: thêm thư mục, kết hợp các khóa học và lộ trình học tập,.. Mục đích là nhằm đảo bảo tất cả các khóa học diễn ra theo kế hoạch, báo cáo tiến độ được chính xác và trực quan nhất.
6. Tiến hành chạy thử
Khi hệ thống đã sẵn sàng, doanh nghiệp cần mời một vài nhân viên tham gia thử nghiệm trước. Dựa trên phản hồi của họ, bộ phận chuyên trách có thể tinh chỉnh lại chương trình đào tạo trước khi ra mắt.
7. Quảng cáo và truyền thông
Nhân viên của bạn cần được biết khi một chương trình training mới ra mắt.
8. Triển khai đào tạo trực tuyến
Mời nhân viên tham gia LMS và chỉ định các khóa học. Đây là bước khởi đầu của quá trình đào tạo. Sau khi nhân viên đăng nhập, họ sẽ thấy các khóa học được chỉ định và tự trải nghiệm.
9. Đánh giá hiệu quả
Để đánh giá mức độ thành công, hãy sử dụng số liệu thống kê được tích hợp sẵn trong hệ thống, kết hợp với thu thập ý kiến phản hồi từ nhân viên.
Thách thức khi triển khai e-learning trong đào tạo trực tuyến doanh nghiệp
- Thiếu quy trình thiết kế chuẩn: một trong những thách thức chính khi triển khai e-learning trong doanh nghiệp là không có mẫu thiết kế chuẩn. Điều này có nghĩa là một khóa học cần được thiết kế từ bước ban đầu, đòi hỏi công ty phải đầu tư đáng kể về thời gian và chi phí.
- Thiếu sự đồng tình của nhân viên: Nhân viên của bạn có thể do dự khi sử dụng các công nghệ mới hoặc bị đòi hỏi phải thay đổi cách thức học tập và làm việc. Đó là chưa kể đến khó khăn khi phải quản lý từ xa, để đảm bảo mọi người có sự tập trung và nghiêm túc với việc học. Doanh nghiệp nhìn chung sẽ cần khá nhiều thời gian và nỗ lực để thuyết phục nhân viên về những lợi ích của e-learning giúp họ cảm thoải mái hơn khi làm quen với hình thức đào tạo mới này.
- Hạn chế về nguồn lực: Lựa chọn lý tưởng nhất cho doanh nghiệp khi triển khai e-learning là tìm đến sự hỗ trợ của một chuyên gia trong ngành. Tuy nhiên, thực tế rất ít công ty có đủ nguồn lực để đầu tư như vậy. Trong phần lớn trường hợp, bộ phần nhân sự, L&D sẽ đóng vai trò phụ trách công tác này, song song với những chức năng hiện tại của họ.
- Thiết kế đào tạo cho nhiều nhóm đối tượng: Số lượng học viên càng lớn, trainer sẽ càng gặp khó khăn trong việc điều chỉnh phương pháp, nội dung cho phù hợp với từng đối tượng. Phân tích nhu cầu đào tạo là bước cần được thực hiện để đảm bảo doanh nghiệp có thể phân chia học viên thành các nhóm tương đồng về nhu cầu phát triển và phương pháp tiếp cận.
- Bắt kịp với xu hướng hiện đại: Sự phát triển liên tục của công nghệ đòi hỏi phải liên tục đầu tư xây dựng nội dung bài giảng trực tuyến phù hợp với các cập nhật và xu hướng mới. Vì lý do này, doanh nghiệp cần có kế hoạch sắp xếp cho bộ phận chuyên trách tham gia các diễn đàn và cộng đồng e-learning để có cơ hội giao lưu và nghe chia sẻ từ các chuyên gia trong ngành.
Kết
Theo thời gian, e-learning đã và đang dần trở thành tiêu chuẩn mới trong đào tạo doanh nghiệp. Thực tế đã chứng minh cho thấy hiệu quả vượt trội của phương pháp trực tuyến so với hình thức training truyền thống đặc biệt trong bối cảnh số hóa, xu hướng làm việc từ xa đang dần chiếm ưu thế như hiện nay.
Với kinh nghiệm gần 20 năm trong việc triển khai các giải pháp phần mềm trong đó có giải pháp đào tạo trực tuyến VnResource E-learning Pro, chúng tôi tự hào mang đến giải pháp học tập và đào tạo toàn diện cho các doanh nghiệp. Liên hệ hotline: 0914.004.800. Website: https://vnresource.vn/