Những từ khóa hàng đầu được quan tâm bởi những người làm tuyển dụng hiện nay là “Cách viết JD thu hút ứng viên”. Điều này hoàn toàn dễ hiểu trong bối cảnh thị trường tuyển dụng đang cạnh tranh khốc liệt với những ứng viên có chất lượng cao. Để thu hút được ứng viên, việc viết một JD hấp dẫn là vô cùng quan trọng.
Tuy nhiên, việc thêm các yếu tố hoa mỹ, giới thiệu công ty hấp dẫn và hứa hẹn nhiều quyền lợi không phải lúc nào cũng là cách để JD của bạn trở nên hấp dẫn với ứng viên. Sự chính xác và rõ ràng là những tiêu chí cốt lõi quan trọng để tạo nên một JD chất lượng, có khả năng chuyển đổi ứng viên thành công. Vì vậy, bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn cách thiết kế một JD đáp ứng cả hai tiêu chí này.
1. Đề cập trực diện đến ứng viên
Để tạo sự khác biệt và giúp ứng viên cảm thấy gần gũi hơn, việc thay đổi ngôi xưng trong JD là rất quan trọng.
- Thay từ “họ” bằng từ “bạn”: Một số công ty sử dụng từ “họ” để miêu tả ứng viên tiềm năng trong JD, ví dụ như “Họ sẽ làm việc trực tiếp với các đối tác doanh nghiệp” hoặc “Họ sẽ phối hợp với team Marketing”. Thay vì vậy, bạn có thể sử dụng từ “bạn” để miêu tả ứng viên tiềm năng, ví dụ như “Bạn sẽ làm việc trực tiếp với các đối tác doanh nghiệp” hoặc “Bạn sẽ phối hợp với team Marketing”. Điều này sẽ giúp ứng viên dễ dàng tưởng tượng được vai trò của họ trong công ty của bạn.
- Thay từ “chúng tôi” bằng từ “chúng ta”: Thay vì giới thiệu mình là “Doanh nghiệp A – nhà cung cấp hệ thống Quản trị doanh nghiệp trên toàn cầu”, bạn có thể sử dụng cách giới thiệu “Tại A, chúng ta sẽ cùng cung cấp giải pháp Quản trị doanh nghiệp cho khách hàng”. Bằng cách sử dụng từ “chúng ta”, ứng viên sẽ cảm thấy họ là một phần của đội nhóm, một mảnh ghép không thể thiếu trong sứ mệnh đưa giải pháp Quản trị doanh nghiệp tới khách hàng – hơn chỉ là một người xa lạ đang xin việc.
- Sử dụng câu chủ động thay vì câu bị động: Câu bị động có thể gây ra sự không rõ ràng và gây nhầm lẫn cho người đọc. Thay vì sử dụng câu bị động, bạn nên sử dụng câu chủ động để miêu tả nhiệm vụ trong JD. Ví dụ, thay vì viết “Mục tiêu là đảm bảo chất lượng sản phẩm đáp ứng tiêu chuẩn đề ra”, bạn nên viết rõ ràng hơn bằng cách miêu tả như sau: “Bạn (ứng viên) sẽ phối hợp với bộ phận thiết kế để xây dựng sản phẩm sao cho đáp ứng nhu cầu khách hàng”.
=>> Đọc thêm: JD là gì? JD có ý nghĩa gì với nhân viên lẫn doanh nghiệp
2. Đặt tên vị trí ứng tuyển (Job Title) cụ thể, rõ ràng
Job title là yếu tố quan trọng quyết định việc những ứng viên đủ tiêu chuẩn có tìm thấy và ứng tuyển vào vị trí bạn đang tuyển hay không. Một Job title hiệu quả cần đáp ứng các tiêu chí sau:
- Chính xác: Job title là mô tả ngắn gọn nhiệm vụ và vai trò của vị trí đang tuyển. Vì vậy, nó cần phản ánh thực tế nhất có thể. Nếu công việc bao gồm quản lý và điều phối đội nhóm, từ Manager sẽ là phù hợp. Còn nếu vị trí làm việc tập trung vào một lĩnh vực chuyên môn cụ thể, từ Specialist sẽ là mô tả chính xác nhất.
- Thực tế: Một số công ty có thể muốn sử dụng một Job title sáng tạo để gây ấn tượng và tạo sự hứng thú cho ứng viên. Tuy nhiên, sự sáng tạo không phải lúc nào cũng mang lại hiệu quả. Một Job title quá khó hiểu sẽ gây bối rối cho ứng viên và khiến họ không chắc chắn về vai trò của mình. Đồng thời, nó cũng gây khó khăn trong việc tìm kiếm vị trí đang tuyển khi ứng viên có nhu cầu xin việc.
Ví dụ, sử dụng Job title “Phù thủy xếp chữ” cho vị trí Copywriter có vẻ sáng tạo và mới mẻ. Tuy nhiên, nó không phản ánh đầy đủ công việc và khi ứng viên tìm kiếm từ khóa Copywriter, họ cũng rất khó tìm thấy JD của bạn. Hãy sử dụng Job title thông dụng để ứng viên dễ dàng tìm kiếm và hiểu rõ về vị trí đang tuyển.
- Dễ hiểu: Điều này đặc biệt quan trọng đối với các vị trí chuyên môn, khi Job title thường sử dụng các thuật ngữ chuyên ngành. Một số chức danh có thể quá học thuật và không đưa ra hình dung rõ ràng về công việc, chẳng hạn như Dynamic Markets Administrator (Quản trị viên Thị trường động). Hãy đơn giản hóa Job title để ứng viên có thể hiểu rõ về yêu cầu của công việc. Ví dụ, với các vị trí trong mảng Sales hay Marketing, Job title Business Development sẽ dễ hiểu hơn.
3. Giới thiệu thành thật và cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết về công ty
Phần “About us” (Về chúng tôi) là cách để doanh nghiệp tạo ấn tượng với ứng viên. Tuy nhiên, không cần phải quá hào nhoáng hay “nói quá”, bởi mục đích chính của JD vẫn là lọc ra ứng viên phù hợp nhất. Hãy giới thiệu chân thành về công ty và cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết để ứng viên có thể đánh giá mức độ phù hợp của mình với công ty.
- Thông tin chung về công ty: Giúp ứng viên có cái nhìn khái quát về công ty, bao gồm Sản phẩm/dịch vụ, Sứ mệnh/giá trị cốt lõi, môi trường làm việc và văn hóa doanh nghiệp, cũng như nhu cầu tuyển dụng hiện tại của công ty (ví dụ, mở rộng quy mô hoặc nhắm đến một thị trường mới).
- Thông tin cụ thể về vị trí đang tuyển: Giúp ứng viên hiểu rõ về phòng ban/đội nhóm mà họ sẽ làm việc cùng, các công cụ/công nghệ mà họ sẽ sử dụng trong công việc, nhóm khách hàng mà họ sẽ phục vụ, cũng như các thành tựu đã đạt được và kỳ vọng đối với vị trí mới.
4. Rành mạch về vai trò và trách nhiệm (Job Responsibilities) của họ
Câu chuyện về “JD ghi A, vào làm từ A-Z” đã gây ra nhiều tranh cãi trong cộng đồng tuyển dụng và xin việc. Nhiều ứng viên cảm thấy bất mãn khi phát hiện ra rằng công việc thực tế có nhiều việc ngoài JD ban đầu hoặc không muốn thực hiện những nghĩa vụ ngoài mong đợi. Để tránh những mâu thuẫn không đáng có và giúp ứng viên có kỳ vọng thực tế hơn về công việc, bạn cần phải minh bạch và rõ ràng từ đầu về trách nhiệm của họ.
Các bước để tạo một JD rõ ràng và hiệu quả bao gồm:
- Làm việc với Leader/ Manager team để phân chia vai trò của vị trí thành các nhiệm vụ cụ thể và đo lường được. Sau đó, điều chỉnh lại các nhiệm vụ để phù hợp với cách làm việc của công ty.
- Tránh sử dụng mô tả chung chung, thừa thãi. Thay vào đó, hãy đi vào chi tiết để ứng viên có thể hình dung được nhiệm vụ cần làm và kĩ năng yêu cầu của công việc.
- Tóm lược các nhiệm vụ chính thay vì liệt kê lê thê. Khoảng 4-6 gạch đầu dòng cho mục này là đủ.
Tuy nhiên, JD vẫn cần bao quát được tất cả các nhiệm vụ cơ bản của vị trí đó. Điều quan trọng là tránh đi vào chi tiết từng phần việc nhỏ lẻ bởi chúng có thể thay đổi theo thời gian.
=>> Đọc thêm: Bản mô tả công việc (job description – JD) dưới góc độ quản trị tổ chức
5. Nghĩ lại về các tiêu chí mà ứng viên cần thoả mãn (Job Requirement)
- Yêu cầu cho vị trí ứng tuyển không nên chỉ dựa trên bằng cấp hoặc chứng chỉ vì điều này không khẳng định được năng lực của ứng viên. Việc quá chú trọng vào điểm số trên giấy tờ có thể khiến bạn bỏ lỡ những ứng viên có khả năng nhưng không đáp ứng yêu cầu bằng cấp. Thay vào đó, chỉ đặt ra một vài tiêu chí quan trọng nhất và lược giản bớt các tiêu chí không quan trọng hoặc có thể học được sau khi vào làm. Số tiêu chí ứng tuyển phù hợp nhất cho một vị trí là 3-5 must-have và 2-3 nice-to-have.
- Việc đặt ra những tiêu chí quá chung chung cũng không giúp ứng viên rõ ràng về kỹ năng cụ thể cần có để làm việc tại vị trí đó. Để giải quyết vấn đề này, bạn có thể chuyển đổi những yêu cầu về kỹ năng thành hành động và kết quả công việc cụ thể. Ví dụ, thay vì đặt ra tiêu chí về khả năng tập trung vào chi tiết và làm việc trong môi trường nhịp độ cao, bạn có thể yêu cầu ứng viên có khả năng đáp ứng công việc đúng hạn và không mắc sai sót.
- Ngoài ra, hãy tránh đánh giá ứng viên dựa trên các tiêu chí liên quan đến tuổi tác, giới tính, xuất xứ,… Thay vào đó, tập trung vào đánh giá năng lực của họ như tài ăn nói, khả năng thuyết phục, nắm bắt nhanh nhạy tâm lý, nhu cầu của khách hàng,… Điều này giúp bạn tìm ra những ứng viên có khả năng thực sự thích hợp với vị trí đó.
6. Nêu bật lợi ích, giá trị bạn trao cho họ
Cuối cùng, đây là giây phút quyết định liệu bạn có thể tạo động lực ứng tuyển cho họ. Hãy trình diễn những lợi ích hấp dẫn nhất bạn có thể đưa ra trong JD, bao gồm:
- Các lợi ích cơ bản như lương thưởng, chế độ phúc lợi và có thể là các chương trình chăm sóc sức khỏe (như tài trợ thẻ tập gym, quà tặng thực phẩm dinh dưỡng cho nhân viên,…). Đây luôn là những lợi ích ứng viên đặt lên hàng đầu.
- Các lợi ích cộng thêm như cơ hội học tập và phát triển chuyên môn qua những chương trình đào tạo, thư viện kiến thức về ngành,… mà công ty sở hữu hoặc đầu tư cho nhân viên đi học. Giá trị này đặc biệt hấp dẫn những vị trí fresh, junior chưa có nhiều kinh nghiệm.
- Các đặc quyền khác như company trip và hoạt động gắn kết tập thể hàng tháng thể hiện bạn có một văn hóa doanh nghiệp tốt, hay đăng tải các hình ảnh không gian làm việc sáng tạo với nhiều tiện ích sẽ cho thấy rằng công ty luôn tạo điều kiện cho nhân viên làm việc thoải mái và hiệu quả. Và nếu bạn có các chính sách work-life balance cho nhân viên như lựa chọn làm việc từ xa, linh hoạt thời gian,…, hãy làm nổi bật ngay trong JD bởi nó là tín hiệu cho ứng viên thấy bạn tôn trọng các phong cách làm việc và hiệu suất khác nhau.
Tạm kết
Mô tả công việc trong JD là điểm khởi đầu quan trọng đối với ứng viên và nhà tuyển dụng. Thiết kế JD tốt giúp ứng viên tự đánh giá đúng mức độ phù hợp của mình với công việc, giúp tiết kiệm thời gian và tài nguyên của doanh nghiệp trong quá trình tuyển dụng. Tuy nhiên, để tìm được ứng viên phù hợp, bạn cần hiểu cách các kênh truyền thông hoạt động để tạo nguồn ứng viên và phân phối JD đến đúng người đúng thời điểm.
Trong quá trình thiết kế JD, cần phải đặc tả rõ ràng các nhiệm vụ và kỹ năng cần thiết cho công việc. Điều này giúp ứng viên tìm hiểu được công việc và đánh giá xem mình có phù hợp với vị trí đó hay không. Ngoài ra, việc sử dụng các từ khóa phù hợp trong JD cũng giúp thu hút ứng viên phù hợp và tăng khả năng đưa JD của bạn đến với đúng đối tượng.
Để tìm kiếm ứng viên phù hợp, các kênh truyền thông như website, mạng xã hội, trang tuyển dụng,… là những công cụ quan trọng. Bạn cần chọn kênh phù hợp với vị trí tuyển dụng và đối tượng ứng viên, từ đó đưa JD đến được với đúng người đúng thời điểm. Ngoài ra, nên tìm cách tương tác và thu hút ứng viên tiềm năng thông qua các sự kiện tuyển dụng hoặc quảng cáo trực tiếp đến đối tượng ứng viên.
Ngoài ra để hỗ trợ quy trình tuyển dụng, các HR có thể tham khảo về việc sử dụng phần mềm quản lý Nhân Sự VnResource HRM Pro. Phần mềm hỗ trợ một quy trình tuyển dụng chuyên nghiệp với các tính năng:
- Tính năng hỗ trợ doanh nghiệp tiết kiệm hơn 50% số giờ làm việc trong công tác của bộ phận Tuyển dụng.
- Tự động hóa toàn bộ quy trình từ việc lập Kế hoạch & Yêu cầu tuyển dụng đến quản lý quy trình phỏng vấn: tự động gửi Email mời phỏng vấn, ứng viên trúng tuyển hoặc không trúng tuyển.
- Cùng tiện ích nhắc nhở công việc, phần mềm có thể kiểm soát danh sách đen để tránh tuyển dụng hồ sơ ứng viên không phù hợp.
- Tích hợp trang tuyển dụng trực tuyến với quy trình khép kín tự động lấy hồ sơ ứng viên.
Trải nghiệm demo miễn phí nhanh chóng qua hotline: 0914.004.800 hoặc truy cập https://vnresource.vn/
