Ngày nay, Trí tuệ nhân tạo (AI) đã có những bước phát triển đáng kể và trở thành một trong những công nghệ phát triển nhanh nhất trên toàn cầu. Ngoài việc được áp dụng trong lĩnh vực kinh doanh và công nghiệp, AI còn được sử dụng trong hoạt động quản trị nhân sự nhằm nâng cao hiệu quả quản lý và phát triển tài năng trong tổ chức. Cùng VnResource tìm hiểu AI được áp dung trong công tác quản trị tại doanh nghiệp:
I. AI trong nhân sự là gì?
Trí tuệ nhân tạo ( AI) là một thuật ngữ rộng dùng để chỉ những cỗ máy có thể phân tích dữ liệu và đưa ra quyết định mà không cần sự can thiệp của con người. Phát triển AI thông qua công nghệ để học tập, xử lý thông tin dữ liệu có sẵn để từ đó có thể bắt chước trí thông minh của con người.
AI trong quản lý nhân sự liên quan đến việc tự động hóa các chức năng thủ công, các công việc lặp đi lặp lại để giải phóng thời gian cho bộ phận nhân sự, trí tuệ nhân tạo có thể nhanh chóng hoàn thành các công việc khối lượng lớn mà có thể mất hàng tháng trời nếu làm thủ công.
Mặc dù sức mạnh xử lý công việc của AI rất đáng kinh ngạc, tuy nhiên nó vẫn không thể thay thế cho nhân viên nhân sự. Thay vào đó, hãy sử dụng AI như một công cụ hỗ trợ trong công việc của bạn, hãy xem nó như một cầu thủ trong đội, AI có thể đưa bạn đến vạch đích nhưng việc sút vào đích phụ thuộc vào bạn. Nói cách khác, AI hỗ trợ đảm nhận hầu hết các công việc kỹ thuật, còn nhân sự có thể tự do tập trung vào sự phát triển và đổi mới của công ty.
II. Ưu điểm của AI trong quản lý nhân sự
2.1. Loại bỏ chi phí hành chính
AI có thể xử lý các nhiệm vụ lặp đi lặp lại của đội ngũ nhân sư, chẳng hạn như tự động trả lợi email hoặc gửi các tại liệu bắt buộc của doanh nghiệp. Do đó, phòng ban, đội ngũ có thể tập trung vào công việc chính, cần chuyên môn cao và có thể tập trung nhiều hơn vào trải nghiệm của nhân viên.
2.2. Cải thiện trải nghiệm nhân viên
AI có thể xử lý đồng thời nhiều câu hỏi của nhân viên, trong khi các chuyên gia nhân sự, các cấp lãnh đạo có thể bị giới hạn trong việc trả lời nhiều yêu cầu cùng một lúc. Ngoài ra, trí tuệ nhân tạo có thể hỗ trợ các vấn đề quan trọng khác của nhân viên, từ đó giúp cải thiện mức độ hài lòng chung của toàn nhân viên.
2.3. Tạo báo cáo hiệu quả
AI có thể tạo các báo các chính xác, có mức độ phức tạp cao dựa trên các thông số được cài đặt. Bằng cách truy cập vào bộ dữ liệu của doanh nghiệp, trí tuệ nhân tạo có thể phân tích và phát triển mối tương quan giữa các số liệu để từ đó hỗ trợ nhà quản trị đưa ra các quyết định chính, xác kịp thời cho sự phát triển của doanh nghiệp.
III. Nhược điểm của AI trong quản trị nhân sự
Bên cạnh những lợi ích AI mang lại, thì cũng có những nhược điểm chúng ta cần nhìn nhận những nhược điểm của nó để có thể đưa ra những phương án phòng ngừa, hoạch dự định chính xác cho sự phát triển doanh nghiệp.
3.1. Duy trì thành kiến
AI phân tích, đánh giá mọi thứ đều dựa trên các dữ liệu thông số trước đó. Chính vì vậy, mô hình AI có thể đưa ra các quyết định ảnh hưởng tiêu cực đến mọi người từ các dữ kiện thiếu chính thống, thiếu chính xác. Vi dụ đưa ra: sử dụng AI để sàng lọc ứng viên có thể xác định một nhóm cá nhân phù hợp với
3.2. Thay thế nhân viên
AI có thể gây bất ổn cho lực lượng lao động bởi nó thực hiện nhiều công việc nhanh hơn và rẻ hơn. Trong một bài báo xuất bản năm 2023 , các nhà nghiên cứu của Open AI và Đại học Pennsylvania dự đoán các mô hình ngôn ngữ lớn (LLM), nền tảng tổng quát AI như chat GPT có thể sẽ ảnh hưởng đến 80% lực lượng lao động Hoa Kỳ. Do đó, nhân viên phải nâng cao kỹ năng và học cách sử dụng AI để tạo lợi thế cho mình và duy trì tính đổi mới trong vai trò của mình.
3.3. Lộ dữ liệu riêng tư
Do AI truy cập vào một lượng lớn dữ liệu, trong đó có những thông tin dữ liệu nhạy cảm, nên nguy cơ AI có thể vô tình tiết lộ dữ liệu ngày cho các hoạt động phi pháp gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến cuộc sống cá nhân của nhiều người.
3.4. Đưa ra kết quả không chính xác
AI không phải lúc nào cũng đúng, AI có thể tự tin nói dối hoặc đưa ra những dự đoán kinh doanh không chính xác. Đặc biệt trong lĩnh vực nhân sự, những dự đoán của AI có thể đặt công ty vào tính thế khó khăn về mặt pháp lý, cản trở chiến lược phát triển của doanh nghiệp.
3.5. Vi phạm quyền của nhân viên
Hiện nay, vẫn chưa có các điều khoản luật pháp cụ thể về AI, chỉ có Thành phố New York , Maryland và Illinois quy định việc sử dụng AI trong tuyển dụng. Chính vì vậy, tất cả trách nhiệm thuộc về người lao động, chứ không phải AI, đối với bất kì hành vi vi phạm pháp luật nào người sử dụng AI hoàn toàn phải chịu trách nhiệm trước pháp luật, vì vậy người lao động phải hiểu kỹ cách AI làm việc, phải xác nhận lại các thông tin AI hỗ trợ từ đó đưa ra quyết định để đảm bảo không vi phạm pháp luật.
IV. 6 Cách sử dụng AI trong quản lý nhân sự
Hiện nay, AI có tác động sâu sắc đến tất cả các lĩnh vực nhân sự, nó giúp đơn giản hóa các nhiệm vụ và hỗ trợ tích cực các công việc của người làm nhân sự. Cụ thể, AI hỗ trợ các công việc trong công tác quản lý nhân sự như:
4.1. Tuyển dụng nhân tài hàng đầu
AI trong tuyển dụng tập trung vào việc tối ưu hóa các công việc của cả nhà tuyển dụng và ứng viên. Đối với nhà tuyển dụng, AI có thể giảm bớt các công việc lặp đi lặp lại trong toàn bộ quy trình tuyển dụng để nâng cao hiệu quả. Đối với ứng viên, nó có thể giúp việc tìm kiếm công việc trở nên dễ dàng và nhanh chóng hơn, cũng giảm thời gian chờ đợi phản hồi từ nhà tuyển dụng, tăng khả năng tìm việc cao hơn.
Hiện nay, nhiều công ty đã tận dụng AI trong tuyển dụng vì khả năng xử lý khối lượng công việc lớn, chẳng hạn như sàng lọc CV – Công việc chiếm phần lớn thời gian của nhà tuyển dụng. Ngoài ra, các cơ quản tuyển dụng thường xuyên sử dụng các công cụ AI để tiếp cận các ứng viên tiềm năng, bằng việc xây dựng và sắp xếp cơ sở dữ liệu các thông tin ứng viên để tìm ra những ứng viên tốt nhất cho doanh nghiệp một cách nhanh chóng trước các đối thủ cạnh tranh.
Sự bùng nổ của AI và Chatbot cũng đã tăng năng suất và hiệu quả của bộ phận tuyển dụng và người tìm việc. Giờ đây, các nhà tuyển dụng có thể chuyển các công việc sang công cụ AI bởi tính làm việc tuân thủ và không thiên vị của nó. Việc AI đảm nhận các chức năng như vậy sẽ giải phóng thời gian cho bộ phận nhân sư, tăng sự nhất quán và giảm thiểu các lỗi nhỏ nhặt.
Một số ví dụ về các công việc AI hỗ trợ tuyển dụng:
- Tương tác và mời các ứng viên thụ động ứng tuyển vào các vị trí mới
- Trả lời các câu hỏi cho ứng viên trên các quảng các việc làm đang hoạt động của công ty
- Hỗ trợ ứng viên tìm kiếm và ứng tuyển vào các công việc liên quan của công ty phù hợp với sở thích và kinh nghiệm của họ
- Viết mô tả công việc, câu hỏi phỏng vấn và thư mời làm việc.
- Tìm kiếm mức lương và lợi ích cho mỗi chức danh và vị trí để so sánh giữa các doanh nghiệp
- Phân tích chính xác dữ liệu của công ty để xác định các ứng viên lý tưởng, xác định chính xác các khoảng cách về tính đa dạng, công băng và hòa nhật ( DEI) cũng như dự đoán chỉ số tuyển dụng, thời gian tuyển dụng tại mỗi doanh nghiệp.
4.2. Tự động hóa các tác vụ quản trị
Giống như AI trong tuyển dụng, AI trong quản trị nhân sự giúp bộ phận nhân sự thực hiện các nhiệm vụ quan trọng cần thiết, khiến nhân sự mệt mỏi liên quan đến các hoạt động kinh doanh và phát triển của toàn doanh nghiệp. Thông thường, AI tiếp thu các khía cạnh truyền thống, xử lý giấy tờ của nhân sự, chẳng hạn như thu thập giấy tờ hoặc báo cáo dữ liệu cần thiết cho các cơ quan chính phủ.
Quy trình làm việc tự động là một trong những cách rõ ràng nhất của AI để giúp đội ngũ nhân sự giảm bớt những công việc phải làm đi làm lại thường liên quan đến các công việc hành chính.
Một số ví dụ về ứng dựng AI trong quản trị:
- Tự động hóa việc cung cấp các thủ tục giấy tờ cho nhân viên mới trong quá trình giới thiệu và theo dõi những nhân viên mới được tuyển dụng để hoàn thành.
- Cung cấp tài liệu hoặc trả lời câu hỏi nhân sự phổ biến cho nhân viên trước khi liên hệ với chuyên gia nhân sự
- Hướng dẫn nhân viên thông qua việc đăng ký bảng lương hoặc phúc lợi và đưa ra đề xuất hoàn thành thủ tục giấy tờ
- Viết các bản ghi nhơ hoặc thông báo của công ty và tự động đăng chúng lên các kênh liên lạc
- Tạo hoặc lấy các báo cáo, bảng tính cần thiết tùy theo nhu cầu quản trị
- Thực hiện khảo sát để thu nhập phản hồi của nhân viên về một chủ đề
=>> Xem thêm: Chuyển đổi số ngành y tế: Xu hướng quản trị nhân sự mới
=>> Xem thêm: Chuyển đổi số trong quản trị nhân sự: Thách thức hay cơ hội cho doanh nghiệp?
4.3. Quản lý lực lượng lao động
Giống như bộ điều khiển không lưu, AI trong quản lý lực lượng lao động có thể hướng dẫn các câu hỏi của nhân viên để tránh ùn tắc hoặc rối loạn đội ngũ nhân sự. Chằng hạn, AI có thể cấp cho nhân viên quyền truy cập vào tệp của họ hoặc thông tin khác thông qua các cổng tự phục vụ để tránh phải liên hệ với bộ phận nhân sự, vừa nhanh chóng, vừa tiện lợi.
Trong khi đó, đội ngũ nhân sự có thể sử dụng AI trong quản trị nhân sự lao động để phát hiện những điểm thiếu hiệu quả trong quá trình quản lý của chính họ, và bắt đầu thực hiện các biện pháp ưu tiên để tối ưu hóa quá trình làm việc đó.
Ví dụ về ứng dụng AI trong quản lý lực lượng lao động
- Dự đoán rủi ro nhân viên nghỉ việc
- Tự động lập kế hoạch dựa trên sự sẵn sàng của nhân viên để đạt hiệu quả tối đa
- Quản lý cổng thông tin của nhân viên
- Theo dõi phản ứng của nhân viên trước những thay đổi về thủ tục và chính sách thông qua phân tích khảo sát lý tính.
=>> Xem thêm: Chuyển đổi số quản trị nhân sự: 6 giai đoạn để thành công
4.4. Phát triển đánh giá hiệu suất
AI trong quản lý hiệu suất có thể giúp các công ty phát triển và thiết lập mục tiêu hiệu quả hơn. Ngoài việc tự động hóa các đánh giá hiệu suất để nhân viên có thể hành động dựa trên phản hồi mang tính xây dựng cao hơn, AI còn có thể hỗ trợ nhà tuyển dụng thực hiện các biện pháp thăng tiến và lương thưởng công bằng hơn đẻ hỗ trợ các mục tiêu chung của doanh nghiệp.
Các ứng ứng AI trong quản lý hiệu suất
- Viết các phản hồi mang tính xây dựng trong quá trình đánh giá nhân viên
- Ghi lại và xác định những nội dung quan trọng trong các cuộc họp trực tiếp với người quản lý và các cuộc họp khác.
- Dự đoán những người có thành tích xuất sắc và những nhân viên nào cần hỗ trợ thêm
- Đề xuất kế hoạch thăng tiến
- Xác định việc ghép nhóm cho các dự án dựa trên các đánh giá về năng lực
- Thông báo các chiến lược lập kế hoạch kế nhiệm bằng cách xác định người kế nhiệm dựa trên đánh giá năng lực
4.5. Tối ưu hóa lộ trình học tập và phát triển
Tận dựng AI trong học tập và phát triển ( L&D) có thể giúp các công ty cung cấp các khóa đào tạo được các nhân hóa để thúc đẩy sự gắn kết và giữ chân nhân viên. Theo nghiên cứu Tình trạng L&D năm 2022 của TalentLMS , 76% nhân viên đồng ý rằng họ có nhiều khả năng ở lại làm việc với một công ty cung cấp dịch vụ đào tạo liên tục.
Bởi vì mỗi nhân viên thường có cách học tập khác nhau, AI có thể hỗ trợ với các mô hình học tập cụ thể mà hình thức học tập truyền thống không đáp ứng. Mặc dù AI không thay thế việc học tập trải nghiệm những nó có thể loại bỏ các rào cản liên quan đến kế hoạch phát triển nhân viên, chằng hạn như thời gian và tiền bạc.
Ứng dụng AI trong học tập:
- Xác định khoảng cách kỹ năng ở cả cá nhân và công ty
- Chỉ định các khóa học để nâng cao kỹ năng của nhân viên hoặc thúc đẩy các nỗ lực tuyển dụng cũng như tạo điều kiện cho việc học tập đa chức năng
- Cung cấp lộ trình phát triển học tập cá nhân hóa cho nhân viên dựa trên sở thích và nhu cầu cá nhân hay của công ty.
=>>Xem thêm: AI (trí tuệ nhân tạo) đã thay đổi cách chúng ta dạy và học như thế nào?
4.6. Đảm bảo tuân thủ
AI có thể giúp các công ty theo kịp các quy định mới sẽ tác động đến họ, đặc biệt là đối với các công ty có lực lượng lao động toàn cầu . Tương tự, AI có thể kiểm tra dữ liệu hiện có để phát hiện các hành vi vi phạm luật lao động để đội ngũ nhân sự có thể giải quyết những vấn đề này trước khi chúng trở thành vấn đề nghiêm trọng.
Ứng dụng AI trong việc đảm bảo tuân thủ quy chế pháp luật:
- Viết và xem xét các mô tả công việc, sổ tay nhân viên,… đảm bảo tuân thủ chính sách công ty
- Tự động cập nhật và thông báo cho nhân viên khi chính sách thay đổi
- Xác định các lĩnh vực thăng tiến, vai trò hoặc trả lương không đúng và thông thông báo cho bộ phận nhân sự
- Nêu rõ các hành vi vi phạm pháp luật, chẳng hạn như lương tối thiểu.
- Hướng dẫn nhân viên trong quá trình tuyển dụng hoặc nhận việc
V. AI có thể giải quyết các thách thức về nhân sự như thế nào?
AI là một công cụ thiết yếu để biến các chuyên gia nhân sự từ người viết giấy thành người đổi mới trải nghiệm của nhân viên. Thông qua AI, bộ phận nhân sự có thể đảm bảo họ giải quyết kịp thời và đầy đủ các nhu cầu của nhân viên, đồng thời chủ động thúc đẩy các sáng kiến của công ty và nhân viên có tư duy tiến bộ.
Tuy nhiên, AI trong quản trị nhân sự không nên thay thế hoàn toàn yếu tố “con người” của “nguồn nhân lực”. Thay vào đó, AI sẽ là công cụ hỗ trợ đắc lực cho bộ phận nhân sự trong thời đại công nghệ số 4.0.
Nếu bạn muốn tối ưu hóa bộ phận nhân sự của mình, hay tìm hiểu phần mềm quản lý nhân sự hàng đầu Việt Nam VnResource HRM Pro để có những lựa chọn hàng đầu.
