Các phần mềm quản lý đào tạo hiện nay đang là sự lựa chọn hàng đầu của các nhà quản lý bởi tính tiện lợi và nhanh chóng mà phần mềm mang lại. Có thể nói, đối với quy trình vận hành của một trung tâm thì việc quản lý một hệ thống thông tin với khối lượng data khổng lồ đang là một bài toàn khó đối với các trung tâm ngoại ngữ. Với số lượng học viên ngày càng đông thì quản lý kiểu truyền thống sẽ càng nhiều khó khăn hơn.
Hiện nay, phần mềm VnResource EBM Pro (Educational Business Management) đang được triển khai sử dụng trong quản lý đào tạo tại nhiều trung tâm ngoại ngữ. Thực tế, vai trò của phần mềm trong việc quản lý đào tạo là rất quan trọng, phần mềm không chỉ giải quyết được các vấn đề trong tổ chức, đào tạo mà còn giúp tăng hiệu quả quản lý hướng đến xây dựng mối quan hệ lâu dài với học viên, phụ huynh. Bài viết bên dưới sẽ phân tích những khó khăn trong quản lý đào tạo cũng như lợi ích khi đưa phần mềm VnResource EBM Pro vào quản lý đào tạo cho trung tâm ngoại ngữ của bạn.
1. Phần mềm quản lý đào tạo VnResource EBM Pro là gì?
VnResource EBM Pro (Education business management) là giải pháp quản lý toàn diện một hay một chuỗi các trung tâm ngoại ngữ, tin học hoặc trường nghề. Phần mềm được xây dựng, phát triển với mục tiêu nâng cao tính chuyên nghiệp trong khâu quản lý, tiếp thị của các đơn vị cung cấp dịch vụ giáo dục.
Với VnResouce EBM Pro, bạn có thể quản lý toàn bộ quy trình tiếp thị, chăm sóc và hỗ trợ học viên, phân tích khóa học, quản lý lớp học, quản lý thời khóa biểu, sắp xếp phòng học, quản lý học viên, quản lý giáo viên, sắp xếp giờ dạy, chấm công giáo viên và nhiều những chức năng khác.
2. Những khó khăn thường gặp trong quản lý đào tạo
2.1. Khó khăn trong việc quản lý lịch học và sắp xếp thời khóa biểu
Ở các trung tâm đào tạo, lịch học và thời khóa biểu thường xuyên thay đổi mỗi tháng hoặc mỗi quý. Với phương pháp quản lý thủ công, người quản lý phải nhập từng thời khóa biểu và sắp xếp cho từng lớp dẫn đến công việc sẽ trở nên tốn thời gian nhưng không đạt được hiệu quả mong muốn. Thêm vào đó, mỗi khi có thay đổi, việc chỉnh sửa cũng trở nên thiếu linh hoạt và mất nhiều thời gian điều chỉnh.
2.2. Khó khăn khi tương tác với phụ huynh và học viên
Việc tương tác với học viên và phụ huynh là một phần quan trọng trong quá trình dạy và học. Khi việc tương tác, hỗ trợ học viên gặp khó khăn do quản lý thông tin không hiệu quả, quá trình dạy và học cũng sẽ bị ảnh hưởng. Hơn nữa, việc quản lý lượng dữ liệu khách hàng lớn sẽ không tránh khỏi việc mất dữ liệu, mất thông tin khách hàng dẫn đến khó khăn trong việc chăm sóc khách hàng tiềm năng.
2.3. Khó khăn trong quản lý hành chính – nội bộ
Việc quản lý học phí, tính học phí, in phiếu hóa đơn nộp tiền cho học viên gặp khó khăn vì quy trình quản lý đa phần làm thủ công và rất dễ xảy ra sai sót dẫn đến sai hoặc thiếu thông tin. Không chỉ quản lý học phí mà việc quản lý lương của nhân viên và giáo viên theo phương pháp truyền thống cũng không đem lại chất lượng tốt trong công tác quản lý.
3. Những lợi ích khi sử dụng phần mềm quản lý đào tạo VnResource EBM Pro
3.1. Nâng cao hiệu quả quản lý lớp học, sắp xếp thời khóa biểu linh hoạt
Khi sử dụng phần mềm quản lý đào tạo, các trung tâm sẽ tiết kiệm được một khoản chi phí cho nguồn nhân lực quản lý lớp học để tập trung phát triển những bộ phận quan trọng hơn. Với tính năng quản lý lớp học trên phần mềm, công việc quy hoạch lộ trình học và dự kiến nhu cầu lớp học cũng được hệ thống hóa trên phần mềm thông qua báo cáo động, nhờ đó các quản lý cũng có thể lên kế hoạch đúng với nhu cầu và nguồn lực của trung tâm.
3.2. Tăng cường tương tác giữa trung tâm và học viên, phụ huynh thông qua chức năng CRM
Phần mềm VnResource EBM Pro còn là cầu nối quan trọng giữa nhà trường với giáo viên, học viên, phụ huynh và ngược lại nhờ có chức năng kết hợp với hệ thống CRM (Customer Relationship Management) giúp cho việc lập kế hoạch chăm sóc các học viên tiềm năng trở nên dễ dàng hơn. Ngoài ra, CRM còn được tích hợp đa dạng với các công cụ hỗ trợ khác như: hệ thống Email, SMS,… giúp trung tâm đào tạo chủ động gửi thông báo kịp thời đến học viên và phụ huynh theo đó duy trì được tính đồng bộ thông tin đến từng lớp học khác nhau trong ngày. Dễ dàng cập nhật kết quả thi định kỳ kèm theo đánh giá, nhận xét tình trạng học tập (số buổi có mặt, nghỉ học,…) của mỗi học viên qua SMS, Email của phụ huynh.
3.3. Tối ưu hóa công tác quản lý thông tin học viên
Quản lý thông tin học viên cũng là công việc tốn nhiều thời gian và nhân lực. Với số lượng học viên lớn thì việc quản lý bằng giấy tờ ngày càng trở nên kém linh hoạt, chính vì thế, phần mềm quản lý đào tạo nắm giữ vai trò vô cùng quan trọng trong quản lý thông tin học viên. Quy trình kiếm soát thông tin cũng được tự động hóa từ cập nhật trình độ và thời gian đào tạo cho đến thông báo lịch học mới đến học viên.
3.4. Dễ dàng lưu trữ và hệ thống hóa thông tin nội bộ
Không chỉ giúp quản lý tốt công tác giáo dục – đào tạo, phần mềm còn là một “cánh tay phải” đắc lực cho công tác quản lý nội bộ tại các trung tâm đào tạo. Phần mềm quản lý đào tạo tham gia vào hệ thống quản lý nội bộ sẽ giải quyết được những vấn đề về công lương lương cho giáo viên và nhân viên, quản lý việc đăng ký các loại ngày nghỉ của giáo viên, đăng ký chương trình dạy cho giáo viên,… Đồng thời, phần mềm giúp hỗ trợ theo dõi tình hình thực hiện Hợp đồng Đào tạo và kiểm soát, thống kê ngân sách giúp hoạch định định ngân sách hợp lý, tránh hao hụt.
Kết luận:
Trên đây là những phân tích về khó khăn trong quản lý đào tạo và lợi ích khi đưa phần mềm VnResource EBM Pro vào quản lý đào tạo. Làm sao để có hệ thống quản lý hiệu quả và tiết kiệm ngân sách nhất có thể luôn là bài toán nan giải đối với các nhà quản lý. Tuy nhiên, một phần mềm quản lý đào tạo có thể sẽ là công cụ hỗ trợ hiệu quả sẽ góp phần tăng khả năng quản lý bằng việc thống kê báo cáo với nhà lãnh đạo các số liệu thực tế nhanh chóng và chính xác. Từ đó, nhà quản lý có thể chủ động can thiệp kịp thời, gian tăng hiệu năng trong suốt quá trình quản lý với độ sai sót là nhỏ nhất.
Với hơn 17 năm thành lập, VnResouce đã có kinh nghiệm triển khai phần mềm quản lý đào tạo VnResource EBM Pro cho nhiều khách hàng hàng trên khắp cả nước như Việt Thương, AMA English, ABC English,… Cho đến nay, phần mềm VnResource EBM Pro đang được ứng dụng hiệu quả trong việc quản lý hoạt động của các đơn vị cung cấp dịch vụ giáo dục, nâng cao tính chuyên nghiệp của tổ chức với chi phí hợp lý.
Liên hệ với chúng tôi:
VnResource Software Solutions & ICT Service
Email: marketing@vnresource.vn
Website: https://vnresource.vn/giai-phap/phan-mem-quan-ly-dao-tao/
Hotline: 0914.004.800
Trụ sở 3 miền:
TP Hồ Chí Minh:
- 41/7 Phạm Ngũ Lão, Phường 3, Gò Vấp, TP.HCM
- 06 Nguyễn Trung Trực, Phường 5, Bình Thạnh, TP.HCM
Đà Nẵng: Tầng 3, 145 Xô Viết Nghệ Tĩnh, Q. Cẩm Lệ, Tp. Đà Nẵng
Hà Nội: Tầng 4, Số 84 Duy Tân, Q. Cầu Giấy, Tp. Hà Nội