Ngành giáo dục đang không ngừng phát triển liên tục mỗi ngày, do đó để tiếp tục phát triển và bắt kịp xu hướng của ngành thì các nhà trường và cơ sở giáo dục cần bắt đầu thực hiện từ việc hoàn thiện hệ thống quản lý học sinh cho đến việc cải thiện và cải tiến quy trình dạy và học tại trường của mình. Để làm được điều đó, VnResource sẽ đem đến cho bạn bức tranh tổng quan nhất về hệ thống quản lý học sinh bao gồm tất tần tật các thông tin liên quan. Cùng VnResource tìm hiểu trong bài viết bên dưới nhé!
1. Hệ thống quản lý học sinh là gì?
Hệ thống quản lý học sinh là một hệ thống giúp nhà trường/các cơ sở giáo dục quản lý lưu trữ hồ sơ thông tin học sinh, hỗ trợ nhà trường và trung tâm trong công tác quản lý học sinh, sinh viên, học viên thông qua các tính năng thông minh như: lưu trữ hồ sơ học sinh, lưu trữ kết quả học tập kết hợp phân tích kết quả thi đầu vào, quản lý thời khóa biểu/lịch học các lớp,…
Toàn bộ các thông tin cơ bản về điểm thi, học phí, thông tin của đối tượng sẽ được tổng hợp một cách chính xác và khoa học, giúp cho công tác quản lý được sát sao, thông tin kịp thời tới phụ huynh và nhà trường khi cần thiết.
2. Vì sao nhà trường cần phải sử dụng hệ thống quản lý học sinh?
Cách quản lý theo kiểu truyền thống khiến việc quản lý gặp nhiều bất cập giữa việc truyền tải thông tin dẫn đến các thông tin khi trao đổi qua lại giữa các phòng ban dễ gặp trục trặc dẫn đến thiếu thông tin và ảnh hưởng rất nhiều đến quá trình quản lý. Đây là một số lý do vì sao nhà trường cần sử dụng hệ thống quản lý học sinh:
2.1. Nhà trường có thể nắm bắt thông tin nhanh chóng
Việc nắm thông tin là vô cùng quan trọng giúp cho quá trình quản lý được diễn ra suôn sẻ. Thông tin được lưu trữ và truyền tải chính xác giữa các bộ phận trong trường học khi nhà trường thực hiện thống nhất trên hệ thống quản lý học sinh, đặc biệt là đối với những thông báo liên quan đến học sinh như đơn xin nghỉ học, giấy tơ y tế của bác sĩ, lưu ý đặc biệt của mỗi học sinh, thực đơn cho từng lớp. Hệ thống quản lý còn là kênh truyền thông và liên kết chặt chẽ giữa các bộ phận hành chính văn phòng, y tế, giáo viên, quản lý.
2.2. Quản lý thông tin hiệu quả
Hệ thống quản lý là công cụ hiệu quả để nhà trường quản lý thông tin của tất cả học sinh trong trường (họ tên, thông tin sức khỏe, học lực, hạnh kiểm, quá trình thi đua, thành tích, ngày nghỉ, bảo hiểm…), tất cả những biến động về thông tin như nhập học, nghỉ học, chuyển trường, xin nghỉ học tạm thời, bảo lưu kết quả… Mọi thông tin sẽ được phân loại rõ ràng theo nhiều tiêu chí như họ tên, khối, lớp… để nhà trường dễ dàng quản trị thông tin một cách thông minh, có hệ thống.
2.3. Phân quyền rõ ràng theo cấp bậc
Với khả năng phân quyền rõ ràng, một điểm mạnh của hệ thống là có thể cho phép các cấp quản lý như ban giám hiệu, trưởng bộ môn, giáo viên chủ nhiệm, nhân viên hành chính,…có thể truy cập và thực hiện tác vụ tùy theo trách nhiệm được phân công. Trong quá trình chuyên nghiệp hóa giáo dục, vai trò của giáo viên càng trở nên quan trọng. Giáo viên chính là những người nắm giữ chìa khóa thành công bền vững của trường học, cần không ngừng phát triển chuyên môn và nâng cao năng lực. Phần mềm quản lý học sinh còn hỗ trợ giáo viên giảm tải các công việc hành chính tốn thời gian, tập trung vào việc dạy học và phát triển bản thân.
2.4. Cầu nối tương tác với phụ huynh – học sinh
Nếu như ngày xưa việc tương tác giữa nhà trường và phụ huynh – học sinh vẫn còn hạn chế thì ngày nay phần mềm quản lý sẽ đóng vai trò làm cầu nối cả hai phía chứ không đơn thuần chỉ là một công cụ kiểm soát. Phụ huynh – học sinh sẽ nhận được mọi thông tin như điểm danh, điểm số, hình ảnh video học tập, báo cáo học tập, thực đơn, chương trình học, hoạt động vui chơi tại nhà… và có thể đưa ý kiến hay đặt câu hỏi thông qua phần mềm.
3. Các tính năng quan trọng của hệ thống quản lý học sinh
Trong thời đại công nghệ hiện nay, khi các phần mềm quản lý ra đời đã trở thành một điểm sáng trên hành trình hoàn thiện hệ thống quản lý giáo dục hiện đại. Không phải tự dưng mà ngày nay lại có đông đảo các trung tâm và trường học tiến hành triển khai ứng dụng hệ thống quản lý trong việc quản lý học sinh. Chắc chắn phải có lý do đằng sau đó và đây là một số tính năng nổi bật khiến cho các hệ thống quản lý học sinh lại được ưa chuộng đến như thế:
Quản lý và lưu trữ dữ liệu số
Hệ thống sẽ đem đến cho mỗi nhân viên hành chính một tài khoản để nhập và chuyển thông tin tự động trên hệ thống đổi với các trung tâm/trường học có nhiều chi nhánh thì việc nhập và chuyển thông tin học viên từ chi nhánh này qua chi nhánh khác cũng rất dễ dàng. Tính năng giúp tiết kiệm nhiều thời gian và thao tác hành chính như đăng tải hồ sơ, bằng cấp và tạp hồ sơ số cho học sinh.
Tạo lịch học, quản lý lịch sự kiện
Hệ thống quản lý học sinh liên kết với lịch dạy của giáo viên và có thể tự động tạo lịch học cho học sinh cùng với sắp xếp phòng học tại trung tâm. Ngoài ra, trung tâm/trường học cũng thường xuyên tổ chức các chương trình ngoại khóa cho học sinh có cơ hội được giao lưu kết nối cùng nhau và với giáo viên. Để đảm bảo các phụ huynh đều nắm thông tin, hệ thống quản lý sẽ giúp nhà trường gửi thông tin đến cho phụ huynh thông qua hệ thống gửi SMS, email.
Thanh toán học phí tiện lợi
Việc đóng học phí và nhắc nhở đóng học phí là vấn đề vô cùng nan giải với nhiều trung tâm và trường học, chính vì vậy, hệ thống quản lý học sinh sẽ giúp nhà trường gửi thông báo đến phụ huynh khi đến thời hạn đóng học phí, thanh toán học phí qua các kênh thanh toán ngay tại nhà như: VN Pay, ví điện tử Momo, Mobile Banking, ZaloPay,…
Tương thích đa dạng trên mọi thiết bị
Cùng với tính hiện đại của công nghệ, nhà thiết lập các giao diện luôn tạo sự đồng nhất các tập tin trên mọi giao diện giúp người dùng thoải mái sử dụng các thiết bị tùy thích mà không lo hạn chế về việc sử dụng phần mềm. Ngoài ra, với băng thông rộng lớn còn giúp gia tăng lượng người dùng dùng truy cập, tham gia vào hệ thống trực tuyến.
4. VnResource – đơn vị giúp trung tâm xây dựng hệ thống quản lý thông tin hàng đầu trên thị trường với phần mềm VnResource EBM Pro
Sau khi đã tham khảo phương pháp xây dựng hệ thống, chúng ta thấy được có rất nhiều giai đoạn để quản lý và cải tiến. Một lỗi nhỏ trong quá trình lắp đặt cũng có thể gây ra lỗi cho toàn bộ hệ thống và để lại rất nhiều rủi ro. Nếu các đơn vị đào tạo không sở hữu 1 đội ngũ IT mạnh về hệ thống hay bảo trì phần mềm, việc xây dựng hệ thống sẽ không thể lâu bền và chắc chắn được.
Để đảm bảo quá trình xây dựng, vận hành cũng như nâng cấp hệ thống luôn ổn định và đi đúng quy trình thì phương pháp xây dựng hệ thống chuẩn nhất cho các trường học, trung tâm chính là sử dụng phần mềm quản lý đào tạo. Hiện nay, một trong những phần mềm quản lý đào tạo hàng đầu trên thị trường chính là VnResource EBM Pro. Với các tính năng đa dạng và tiên tiến, VnResource EBM Pro giúp hỗ trợ hiệu quả các quá trình quản lý thông tin của học viên, giảng viên, các lớp học, chương trình đào tạo, học phí, đăng ký học,… một cách chính xác và nhanh chóng.
Để khẳng định được vị thế mình trên thị trường, VnResource sở hữu gần 20 năm kinh nghiệm triển khai phần mềm quản lý đào tạo. Con số này tuy không lớn nhưng cho phép VnResource có được cơ hội làm việc và hỗ trợ triển khai cho các doanh nghiệp, đơn vị đào tạo lớn, có tên tuổi trên thị trường như OEA Vietnam, Ocean Edu, Hệ thống trung tâm Anh ngữ Fisher’s Superkids,…
Tóm lại, VnResource EBM Pro là một giải pháp tuyệt vời cho các trung tâm giáo dục muốn quản lý các hoạt động học tập của mình một cách hiệu quả và chuyên nghiệp. Với các tính năng tiên tiến và khả năng tùy chỉnh, VnResource EBM Pro giúp cho việc quản lý giáo dục trở nên dễ dàng và hiệu quả hơn bao giờ hết.
Kết luận
Tổng kết lại, việc xây dựng hệ thống quản lý học sinh tại các đơn vụ giáo dục và đào tạo là rất cần thiết. Lựa chọn hệ thống quản lý học sinh triển khai bởi VnResource sẽ giúp trung tâm quản lý học sinh một cách hiệu quả, giảm thủ tục giấy tờ rườm rà và tối ưu hóa các quy trình quản lý.
VnResource Software Solutions & ICT Service
Hotline: 0914.004.800
Trụ sở 3 miền:
-
Hồ Chí Minh:
-
41/7 Phạm Ngũ Lão, Phường 3, Gò Vấp, TP.HCM.
-
06 Nguyễn Trung Trực, Phường 5, Bình Thạnh, TP.HCM.
Đà Nẵng: Tầng 4, 324 Nguyễn Hữu Thọ, P. Khuê Trung, Q. Cẩm Lệ, Tp Đà Nẵng
Hà Nội: Tầng 4, Số 84 Duy Tân, Q. Cầu Giấy, Tp. Hà Nội.