Kỹ năng giao việc là gì? Làm thế nào để giao việc hiệu quả?

Kỹ năng giao việc cho nhân viên cấp dưới là vấn đề khiến nhiều nhà lãnh đạo phải đau đầu. Bởi làm thế nào để mỗi nhân sự đảm nhận được công việc phù hợp với vai trò, chức năng và kỹ năng của mình là một nghệ thuật cần phải luôn chau dồi và học hỏi mỗi ngày. Theo một nghiên cứu của Gallup, những CEO giỏi trong việc ủy quyền sẽ tạo ra doanh thu cao hơn 33%. Vậy kỹ năng giao việc là gì? Và làm thế nào để giao việc hiệu quả? Cùng VnResource tìm hiểu bài viết dưới đây nhé!

Kỹ năng giao việc là gì?

Kỹ năng giao việc là khả năng xác định, phân chia và giao nhiệm vụ, trách nhiệm và công việc cho bản thân và đồng nghiệp, nhân viên cấp dưới một cách hiệu quả. Đây là kỹ năng quan trọng trong việc tổ chức và quản lý công việc, đảm bảo rằng các nhiệm vụ được hoàn thành đúng thời hạn, đạt chất lượng và đáp ứng yêu cầu.

Kỹ năng giao việc bao gồm các khía cạnh sau:

Xác định nhiệm vụ: Khả năng xác định rõ ràng và hiểu rõ nhiệm vụ cần thực hiện. Điều này bao gồm việc xác định mục tiêu, kết quả mong muốn, và các bước cần thiết để hoàn thành công việc.
Ưu tiên công việc: Khả năng đánh giá và xác định độ ưu tiên của các nhiệm vụ và công việc. Điều này đòi hỏi sự nhận biết về sự quan trọng, khẩn cấp, và tầm quan trọng của mỗi nhiệm vụ để có thể xác định thứ tự ưu tiên và phân chia thời gian và nguồn lực phù hợp.
Phân chia công việc: Khả năng phân chia và phân bổ công việc cho bản thân và đồng nghiệp, nhân viên cấp dưới một cách hợp lý. Điều này liên quan đến việc xác định vai trò, trách nhiệm, quyền hạn và phân công nhiệm vụ cho từng thành viên trong đội ngũ.
Giao tiếp hiệu quả: Khả năng giao tiếp một cách rõ ràng, chính xác và hiệu quả với đồng nghiệp về nhiệm vụ, yêu cầu và kế hoạch công việc. Điều này đảm bảo rằng mọi người có hiểu biết đầy đủ về công việc của mình và có thể thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả.
Theo dõi và đánh giá: Khả năng theo dõi tiến độ công việc, đo lường kết quả và đánh giá hiệu suất. Điều này giúp đảm bảo rằng công việc được hoàn thành đúng thời hạn, đạt chất lượng và đáp ứng yêu cầu, cũng như tạo ra cơ hội để cải thiện quá trình làm việc.

Kỹ năng giao việc được coi là một trong những yếu tố quan trọng để đạt được hiệu quả và thành công trong công việc. Bằng cách sử dụng kỹ năng giao việc hiệu quả, người ta có thể tổ chức, quản lý và hoàn thành công việc một cách có hệ thống, tăng năng suất và đạt được kết quả tốt hơn.

Lợi ích của kỹ năng giao việc hiệu quả

Tăng năng suất và hiệu quả công việc

Kỹ năng giao việc hiệu quả giúp nhân viên tập trung vào công việc quan trọng, ưu tiên công việc theo mục tiêu và lập kế hoạch thực hiện công việc một cách có hệ thống. Điều này giúp tăng năng suất và hoàn thành công việc một cách hiệu quả hơn. Khi công việc được giao đúng người, đún năng lực, nhân viên sẽ có thể hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả hơn. Điều này giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời nâng cao năng suất và hiệu quả công việc tổng thể.

Giảm tải công việc cho nhà quản lý

Kỹ năng giao việc hiệu quả cho phép nhà quản lý phân chia công việc một cách rõ ràng và chính xác đến từng nhân viên. Nhân viên biết rõ nhiệm vụ và trách nhiệm của mình, từ đó giảm áp lực và tải công việc cho nhà quản lý. Đồng thời giao việc hiệu quả giúp nhà quản lý giải phóng thời gian và nguồn lực để tập trung vào những công việc quan trong hơn. Giúp nhà quản lý nâng cao hiệu quả công việc và có nhiều thời gian hơn cho cuộc sống cá nhân của họ.

Thúc đẩy sự phát triển của nhân viên

Kỹ năng giao việc hiệu quả giúp nhân viên phát triển và nâng cao kỹ năng quản lý thời gian, ưu tiên công việc và tổ chức công việc. Điều này đồng thời tạo điều kiện để nhân viên phát triển và tiến bộ trong sự nghiệp. Giao việc phù hợp giúp mỗi nhân viên có cơ hội phát huy năng lực và kỹ năng của bản thân. Khi nhận được nhiệm vụ phù hợp với khả năng và quyền lợi, nhân viên sẽ cảm thấy tự tin và có động lực để hoàn thành. Đặc biệt là khi đạt được thành tích tốt, được công nhận và tin tưởng từ các nhà quản là và đồng nghiệp, sẽ giúp khích lệ các nhân viên tham gia vào các nhiệm vụ mang tính thách thức hơn trong tương lai.

Tăng cường sự gắn kết của nhân viên

Khi nhân viên có khả năng giao việc hiệu quả, họ cảm thấy tự tin hơn trong việc hoàn thành công việc và đạt được kết quả. Điều này tạo ra sự hài lòng và gắn kết với tổ chức, giúp tạo ra một môi trường làm việc tích cực và tăng cường sự cam kết của nhân viên. Khi giao việc một cách rõ ràng và cụ thể, nhân viên hiểu rõ nhiệm vụ của chính mình và những kỳ vọng mà công ty đặt ra. Điều này giúp xác định mục tiêu rõ ràng và đảm bảo rằng nhân viên biết cách làm việc để đạt hiệu quả tốt nhất.

Giao việc hiệu quả cần đi kèm với việc đánh giá và công nhận sự nổ lực của nhân viên. Khi công việc được công nhận và đánh giá đúng giá trị của nó, nhân viên cảm thấy được tôn trọng và cảm thấy bản thân là một phần của tổ chức. Điều này tạo ra một cảm giác gắn bó và động lực để tiếp tục làm việc hiệu quả.

Tạo ra sự tổ chức và sắp xếp công việc

Kỹ năng giao việc hiệu quả giúp mỗi cá nhân tổ chức và sắp xếp công việc một cách có hệ thống. Có thể xác định mối quan hệ giữa các nhiệm vụ, phân chia công việc thành các giai đoạn và xác định sự phụ thuộc giữa chúng. Điều này giúp mỗi người có cái nhìn toàn cảnh về công việc và tạo ra kế hoạch chi tiết để hoàn thành công việc một cách có tổ chức.

Nâng cao tinh thần đoàn kết trong tập thể

Khi công việc được phân chia rõ ràng và mỗi thành viên trong nhóm biết rõ nhiệm vụ của mình, các thành viên có thể làm việc cùng nhau một cách hiệu quả hơn. Điều này tạo ra một môi trường làm việc tích cực, nơi mọi người cảm thấy họ đóng góp vào mục tiêu chung và được công nhận về đóng góp của mình.

Khi nhân viên thấy rằng công việc của họ là quan trọng và được đánh giá cao, họ sẽ cảm thấy có động lực và sẵn lòng hỗ trợ nhau để đạt được mục tiêu chung. Điều này tạo ra một tinh thần đoàn kết và sự tin tưởng trong nhóm, tăng cảm giác rằng mọi người đang làm việc với nhau để đạt được thành công chung.

Ngoài ra, giao việc hiệu quả cũng giúp kiểm soát công việc và tài nguyên của nhóm một cách tốt hơn. Mọi người có thể làm việc theo lịch trình và phân chia công việc sao cho hợp lý, tránh những tình huống quá tải công việc cho một số thành viên và những người khác thì không có việc làm.

5 Bước trong quy trình giao việc hiệu quả cho nhân viên

Bước 1: Xác định công việc cụ thể

Nhà quản lý cần đưa ra câu trả lời cho những câu hỏi như:

Công việc cụ thể cần giao là gì?
Mục tiêu của công việc là gì?
Năng lực mà nhân viên cần có để thực hiện công việc?
Nguồn lực cần thiết là gì?

Theo đó, cần:

Phân tích công việc: Phân tích công việc thành các nhiệm vụ cụ thể, xác định rõ ràng mục tiêu, phạm vi, thời hạn và yêu cầu của công việc.
Liệt kê các công việc cần giao: Nhà quản lý cần liệt kê tất cả các công việc cần giao cho nhân viên.
Phân loại công việc: Theo mức độ quan trọng, cấp độ kỹ năng và thời hạn hoàn thành.

Bước 2: Lựa chọn nhân sự phù hợp

Việc chọn lựa nhân sự phụ trách công việc là một quyết định quan trọng và có ảnh hưởng trực tiếp đến kết quả của dự án hoặc chuỗi hoạt động mà người quản lý đang đảm nhiệm. Để đưa ra quyết định chính xác, cần xem xét kỹ lưỡng các vấn đề sau khi phân công công việc:

Nhân viên có đủ kỹ năng, kiến thức và kinh nghiệm để hoàn thành công việc?
Nhân viên có thể làm việc độc lập hoặc làm việc nhóm hiệu quả?
Nhân viên có tính cách và thái độ làm việc phù hợp với yêu cầu của công việc?

Bước 3: Phân quyền cho cấp dưới hợp lý

Đầu tiên, đi kèm với giao việc hãy phân quyền cho cấp dưới của bạn. Hướng dẫn thật kỹ càng với phần việc bất kỳ được giao.

Nhân viên được phân quyền ra sao?
Nhân viên được có quyền hạn như thế nào?
Nhân viên được giải quyết các công việc gì?
Nhân viên có quyền tham gia góp ý kiến thế nào?
Nhân viên được kêu gọi sự hỗ trợ từ ai?

Hãy hướng dẫn rõ ràng, phân quyền cụ thể để nhân viên có hướng xử lý công việc hiệu quả và tốt nhất.

Bước 4: Giao việc

Khi đã lựa chọn được người phù hợp, nhà quản lý cần giao việc một cách rõ ràng, cụ thể, đầy đủ thông tin.

Tạo điều kiện thuận lợi cho nhân viên nắm bắt thông tin: Cần cung cấp đầy đủ thông tin về công việc cần giao, bao gồm:
- Mục đích, yêu cầu của công việc
- Kết quả mong đợi
- Các bước thực hiện
- Thời hạn hoàn thành
- Các nguồn lực cần thiết
Xác định rõ trách nhiệm và quyền hạn của nhân viên: Giúp nhân viên hiểu rõ vai trò và nhiệm vụ của mình, từ đó có thể chủ động và sáng tạo trong công việc.
Tạo động lực cho nhân viên:
- Khuyến khích nhân viên tham gia vào quá trình giao việc
- Giải thích rõ tầm quan trọng của công việc
- Ghi nhận và khen thưởng những đóng góp của nhân viên
Thống nhất về cách thức giao tiếp và trao đổi thông tin: Thống nhất cách thức giao tiếp và trao đổi thông tin trong quá trình thực hiện công việc.

Bước 5: Theo dõi tiến độ

Bước này giúp nhà quản lý kịp thời xác định các rủi ro và vấn đề sớm, nhằm đưa ra các biện pháp khắc phục và điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết. Nếu nhân viên gặp khó khăn, quản lý có thể cung cấp hỗ trợ hoặc tài nguyên thêm để đảm bảo tiến trình công việc suôn sẻ.

Gặp gỡ, trao đổi với nhân viên: Đây là cách tốt nhất để nhà quản lý nắm bắt được tiến độ thực hiện công việc của nhân viên. Trong các buổi gặp gỡ, nhà quản lý nên trao đổi với nhân viên về những vấn đề họ đang gặp phải, những khó khăn cần được hỗ trợ,…
Sử dụng các công cụ theo dõi tiến độ: Có rất nhiều công cụ theo dõi tiến độ công việc hiệu quả mà nhà quản lý có thể sử dụng, chẳng hạn như Google Tasks, Asana, Trello,… Những công cụ này sẽ giúp nhà quản lý dễ dàng theo dõi tiến độ thực hiện công việc của nhân viên từ xa.

Bước 6: Đánh giá kết quả

Đánh giá kết quả là bước cuối cùng nhưng không kém phần quan trọng trong quy trình giao việc hiệu quả. Việc đánh giá kết quả công việc một cách đúng đắn sẽ giúp nhà quản lý:

Xác định mức độ hoàn thành công việc của nhân viên.
Phát hiện những điểm cần cải thiện để nhân viên có thể hoàn thành công việc tốt hơn trong tương lai.
Tạo động lực làm việc cho nhân viên.
Đánh giá hiệu quả của việc giao việc.

Có một số trở ngại phổ biến có thể khiến nhà quản lý giao việc không hiệu quả.

Tâm lý muốn tự làm hết: Nhiều nhà quản lý có tâm lý muốn tự làm hết mọi việc, không muốn giao việc cho nhân viên vì lo lắng công việc không được hoàn thành tốt hoặc nhân viên không đủ năng lực. Điều này khiến nhà quản lý bị quá tải, không có thời gian cho những công việc quan trọng khác, đồng thời khiến nhân viên không có cơ hội phát triển.

Thiếu thông tin và chi tiết: Khi nhà quản lý không cung cấp đầy đủ thông tin và chi tiết về nhiệm vụ và yêu cầu công việc, nhân viên có thể gặp khó khăn trong việc hiểu rõ và thực hiện công việc một cách chính xác. Thiếu thông tin cũng có thể dẫn đến sự mập mờ về ưu tiên và mục tiêu của công việc. Bên cạnh đó là không hiểu rõ năng lực của nhân viên, đội nhóm của mình để giao việc cũng là một trở ngại lớn. Một số nhà quản lý thiếu kỹ năng quan sát, không nắm được thế mạnh – điểm yếu của từng người nên thường giao việc quá nhiều, quá khó hoặc không cung cấp đủ thông tin, nguồn lực cần thiết cho nhân viên. Điều này khiến nhân viên cảm thấy bị áp lực, chán nản và không có động lực làm việc.

Sự không rõ ràng về vai trò và trách nhiệm: Nếu nhà quản lý không xác định rõ vai trò và trách nhiệm của từng thành viên trong đội ngũ, có thể xảy ra mâu thuẫn và sự chồng chéo trong việc thực hiện công việc. Điều này gây ra sự bất eficax trong giao việc và tăng khả năng xung đột.

Thiếu kỹ năng giao tiếp: Kỹ năng giao tiếp không hiệu quả của nhà quản lý có thể gây khó khăn trong việc truyền đạt thông tin, yêu cầu và chỉ đạo công việc. Nếu nhà quản lý không thể diễn đạt một cách rõ ràng, sử dụng phương ngôn ngữ không phù hợp hoặc không lắng nghe nhân viên, sẽ gây nhầm lẫn và hiểu lầm trong việc thực hiện công việc.

Thiếu kỹ năng quản lý thời gian: Kỹ năng quản lý thời gian kém của nhà quản lý có thể dẫn đến việc phân chia công việc không hợp lý và không xác định đúng thời hạn. Điều này gây ra sự rời rạc và thiếu sự ổn định trong quá trình làm việc, ảnh hưởng đến hiệu quả của giao việc.

Thiếu sự theo dõi và đánh giá: Nếu nhà quản lý không theo dõi và đánh giá tiến độ công việc, nhân viên có thể mất động lực và không biết mình đang làm việc đúng hướng hay không. Sự thiếu quan tâm và phản hồi từ nhà quản lý cũng có thể làm giảm sự cam kết và động lực của nhân viên.

Thiếu sự tương tác và hỗ trợ: Nếu nhà quản lý không tạo ra môi trường làm việc tương tác và hỗ trợ, nhân viên có thể gặp khó khăn trong việc thực hiện công việc. Sự thiếu tương tác và hỗ trợ có thể gây ra sự cô đơn và cảm giác bị bỏ rơi, ảnh hưởng đến sự đoàn kết và hiệu quả của đội ngũ.

Tập thể mạnh hơn cá nhân chúng ta vẫn thường nói : ” muôn đi nhanh thì đi một mình, muốn đi xa thì hãy đi cùng nhau” hay ” một cây làm chẳng lên nón, ba cây chụm lại lên hòn núi cao” – với kỹ năng giao việc hiệu quả, các nhà quản lý có thể cùng với nhân viên hoàn thành nhiều việc hơn với tư cách là một nhóm so với khi phải làm một mình, từ đó giúp doanh nghiệp gắn kết, xây dựng được chuỗi quy trình làm việc chuyên nghiệp, doanh nghiệp vận hành nhịp nhàng, bền bỉ. Kỹ năng này cũng giúp ngăn chặn tình trạng kiệt sức vì áp lực từ công việc cho các cấp lãnh đạo, cấp quản lý khi họ ôm đồm quá nhiều việc một lúc trong khi nhân viên cấp dưới rảnh rỗi, không có việc để làm. Với tư cách là người quản lý, mỗi cá nhân cần có trách nhiệm nhìn ra bức tranh tổng thể để giao đúng việc cho đúng người, tuy những ngày đầu có phần hơi khó khăn nhưng khi đã đưa vào quy trình vận hành chỉnh chu mọi thứ sẽ trên đà phát triển vượt bậc. Nắm vững các công cụ, quy trình, phương pháp, kỹ thuật nhằm phân công công việc một cách hiệu quả. Tìm hiểu thêm các kỹ năng giúp phát triển công việc, kỹ năng trong sự nghiệp: TẠI ĐÂY