Cùng nghĩ về những tổ chức đứng đầu trong các lĩnh vực kinh doanh hoặc cụ thể là lĩnh vực mà công ty bạn đang hoạt động. Điều gì đã mang lại cho họ những lợi thế cạnh tranh? Giá? Chất lượng? Công nghệ? Sản phẩm và quá trình đổi mới? Dịch vụ khách hàng? Hệ thống hậu cần? Tài năng? Hay thương hiệu? Vâng, sự thật là mỗi một yếu tố trên đều góp phần quan trọng trong việc giúp một công ty tạo nên sự khác biệt riêng. Tuy nhiên, có một yếu tố mặc dù không rõ ràng lắm và dường như vô hình nhưng lại có vai trò vô cùng quan trọng trong việc xác định lợi thế cạnh tranh của một công ty, đó chính là Văn hoá doanh nghiệp.
Văn hóa công ty là gì?
Văn hoá là một hệ thống các giá trị, niềm tin, quan điểm, suy nghĩ và nguyên tắc hành vi chung được chia sẻ bởi tất cả các thành viên trong cộng đồng. Chúng ta khó có thể định nghĩa chính xác văn hoá, nhưng chúng ta luôn luôn có thể hiểu và cảm nhận được nó. Văn hoá chỉ ra những đường hướng cho các hành vi trong xã hội một cách rõ ràng, và thậm chí đôi khi chúng ta cũng khó có thể nhận ra được sự ảnh hưởng này của văn hoá. Nhìn chung, văn hoá có ảnh hưởng sâu sắc đến mọi quyết định, nói một cách khác, văn hoá giúp xác định xã hội.
Một cách hiểu tương tự cũng có thể được áp dụng cho bộ môn khoa học quản lý. Một tổ chức cũng có thể được coi giống như một mô hình xã hội thu nhỏ vì chúng đều được tạo nên bởi một nhóm người. Họ tạo ra sự khác biệt nhờ vào những ranh giới với các nhóm khác. Cùng làm việc với nhau, con người dần dần tạo ra những phương thức riêng, được coi là một thói quen và đôi khi cũng là những phương thức hiển nhiên – để đạt đến một mục tiêu chung bằng cách hoà nhập với các cá nhân khác trong tổ chức. Trong đa số trường hợp, để duy trì sự phát triển và tồn tại lâu dài trước sức ép của cạnh tranh, doanh nghiệp phải đổi mới chiến lược kinh doanh và cũng phải điều chỉnh văn hóa của tổ chức cho phù hợp với chiến lược. Chẳng hạn, một doanh nghiệp xác định mục tiêu chiến lược là trở thành công ty đi tiên phong về công nghệ mới thì nhất định phải xây dựng cho được một môi trường văn hóa doanh nghiệp mà ở đó, các nhân viên được kích thích sáng tạo không ngừng.
Để có được một nền văn hoá doanh nghiệp vững mạnh và có hiệu quả, bạn luôn luôn phải tự đặt ra cho mình những câu hỏi như: Có phải tất cả các nhân viên trong công ty đều có chung quan điểm về mục đích, chiến lược và mục tiêu của công ty? Những giá trị cốt lõi trong công ty là gì và liệu trong công ty có tồn tại quan điểm đồng nhất về những giá trị này hay không? Trong công ty có một tinh thần làm việc tập thể hay không? Mọi người có dồn hết tâm trí và sự tận tâm với công ty hay không? Chúng ta định nghĩa thế nào là thành công? Chúng ta xử lý thế nào với sự đồng thuận cũng như những bất đồng trong công ty? Những hành vi như thế nào thì được coi là sai lầm trong công ty của bạn? Là một tổ chức thống nhất, sự thích nghi với môi trường và các sáng kiến của công ty đạt được ở mức độ nào? Cảm nhận của tất cả các thành viên về mọi lĩnh vực mang tính chất tập thể trong công ty, khi được tổng hợp lại, sẽ cấu thành nên văn hoá doanh nghiệp.
Xét về bề ngoài, văn hoá được thể hiện dưới những dạng thức có thể nhìn thấy được như: các kí hiệu, biểu tượng, các khẩu hiệu, ngôn ngữ, hành vi, lịch sử và các câu chuyện, cách ăn mặc, những vị anh hùng, truyền thuyết, các lễ nghi … Nhưng ẩn sâu bên trong những dạng thức có thể nhìn thấy này của văn hoá là những giá trị cốt lõi, niềm tin và những giả định chung của các nhân viên trong công ty. Chính những yếu tố trên đã góp phần tạo nên văn hoá doanh nghiệp. Đừng hy vọng rằng bạn có thể dễ dàng thay đổi văn hoá doanh nghiệp bằng cách thay đổi logo, sắp xếp lại phòng làm việc, hay kể đi kể lại những câu chuyện mang tính khoa trương cho các nhân viên của mình. Ở một góc độ nào đó, các yếu tố đó có thể giúp thay đổi phần nào văn hoá doanh nghiệp nhưng vẫn còn rất xa để có thể chiếm được trái tim cũng như khối óc của các nhân viên trong công ty và trên thị trường kinh doanh. Điều bạn cần là những đánh giá và sự phản ánh sâu sắc về những niềm tin và sự giả định chung của mọi người trong công ty. Chỉ khi hiểu được sâu sắc những khía cạnh này bạn mới có thể xác định được rõ ràng các bước để củng cố và tăng thêm tính hiệu quả cho văn hoá doanh nghiệp trong công ty của mình.
Vì sao các nhà lãnh đạo cần quan tâm đến xây dựng văn hoá doanh nghiệp?
Vấn đề văn hoá doanh nghiệp đã được nghiên cứu rộng rãi trong suốt mấy thập kỉ qua đã cho ra khẳng định về mối liên hệ mật thiết giữa văn hoá doanh nghiệp và hiệu quả hoạt động của công ty. Một lý do hiển nhiên là: sự quản lý mang tính quan liêu chỉ có thể mua được thể xác con người chứ không mua được trái tim của họ. Một nền văn hoá doanh nghiệp vững chắc, trái lại, có thể là yếu tố mang lại động lực cũng như sự tận tâm thực sự. Với văn hoá doanh nghiệp vững mạnh và có tính cố kết, những giá trị cốt lõi của tổ chức được lưu giữ một cách bền vững và luôn được chia sẻ một cách rộng rãi. Những niềm tin chung ở mức độ cao như vậy sẽ dẫn đến việc tạo nên sự nhất trí, đồng lòng trong nhân viên một cách dễ dàng. Ngoài ra, chính điều đó còn hình thành được sự tập trung vào những mục tiêu quan trọng, giảm thiểu những mâu thuẫn có thể xảy ra, xây dựng một môi trường học hỏi lẫn nhau và giảm tỉ lệ điều động, thuyên chuyển nhân viên. Một nền văn hoá vững chắc có khả năng thu hút độc nhất vô nhị để tập hợp mọi người. Chúng ta không cần phải thúc ép các nhân viên làm việc mà họ sẽ tự nguyện làm việc một cách chăm chỉ. Họ tự xem mình là một phần của tổ chức, giống như là một phần của gia đình, và cộng đồng.
Lợi ích của văn hóa doanh nghiệp
Đến thời điểm này có lẽ bạn đang tự đặt ra cho mình các câu hỏi. Chúng ta có thể nhận thấy sức ảnh hưởng của văn hoá đến sự hoà hợp trong nội bộ công ty, vậy còn yếu tố kinh tế thì sao? Có ví dụ nào có tính thuyết phục cho sự ảnh hưởng này không? Câu trả lời là có. Một trong những ví dụ có thể đưa ra là kết quả của một đợt khảo sát đã được tiến hành với một số lượng lớn các công ty. Trong nghiên cứu kéo dài 11 năm với 207 công ty của Kotter và Hettsket, một kết quả đáng chú ý là: các công ty với văn hoá nhấn mạnh đến các thành viên quan trọng trong mặt quản lý (khách hàng, cổ đông, nhân viên) có những kết quả kinh doanh vượt trội hơn so với số lượng lớn các công ty không có đặc điểm văn hoá này. Trong quãng thời gian 11 năm này, nhóm công ty trước (nhóm đề cao văn hóa doanh nghiệp) có mức tăng doanh thu đạt 682% trong khi nhóm công ty sau (các công ty không có đặc điểm văn hóa doanh nghiệp) chỉ đạt 166%. Xét đến yếu tố nguồn lao động, nhóm trước đã phát triển thêm 282% so với tỉ lệ 36% của nhóm công ty sau. Sự tương phản càng dễ nhận thấy qua giá cố phiếu: tỉ lệ tăng đạt 901% so với 74%; và với mức độ tăng thu nhập tịnh, 756% so với 1%.
Đâu là loại hình văn hoá mà các doanh nghiệp đang hướng tới?
Trước hết chúng ta vẫn phải đưa ra một lời cảnh báo. Không phải tất cả những nền văn hoá vững mạnh đều mang lại những lợi thế to lớn. Cùng lúc đạt được những lợi ích từ các giá trị cố kết và mục tiêu công việc, bạn cũng sẽ phải đối mặt với rào cản đến từ một nền văn hoá bất di bất dịch nếu bạn muốn tạo ra sự thay đổi. Một khi con người đã quen với một hình thức văn hoá nào đó, họ sẽ tự tạo ra một bản năng chống lại bất cứ sự thay đổi nào. Trong hoàn cảnh này, văn hoá vững chắc sẽ kết hợp các cá nhân lại thành một khối để chống lại sự thay đổi, và đôi khi điều này sẽ trở nên khó kiểm soát. Tuy nhiên, nếu được thay thế bởi một nền văn hoá không vững chắc, tình hình thực tế có lẽ đã đi theo chiều hướng khác: do nhóm bị phân chia và mọi người đều mang tính cá nhân cao, sẽ có rất ít khả năng để họ tạo nên một liên minh chống đối; sự thay đổi về mặt cấu trúc, và các kĩ năng mang tính đổi mới sẽ dễ dàng được tiến hành hơn.
Trong một nền kinh tế thị trường sôi động, các tổ chức đi sau trong việc đối phó lại với những thay đổi của môi trường bên ngoài sẽ trở nên vô cùng mỏng manh. Chúng ta thường nhận thấy rằng có rất nhiều công ty ngày nay đang đưa ra cái mác “sự đổi mới” là mục tiêu quan trọng mà công ty đang hướng tới và liên tục đầu tư vào việc nghiên cứu và phát triển, áp dụng các biện pháp quản lý mới cũng như các kĩ thuật mới. Nhưng điều mà các công ty này luôn bỏ qua là sự đổi mới không hề dễ dàng thực hiện. Một sự kết hợp đầy đủ và thực sự để tiến tới sự đổi mới cần rất nhiều thời gian do việc chấp nhận một sự thay đổi về mặt kĩ thuật thường dễ dàng hơn rất nhiều khi xét về mặt văn hoá hay mặt cảm xúc. Con người bị buộc phải quên đi những hệ thống quen thuộc và ở một khía cạnh nào đó, họ phải bắt đầu lại từ đầu. Đây hoàn toàn không phải là một cảm giác tốt, nhất là khi họ có thể gặp phải một số trục trặc trong quá trình học hỏi. Tuy nhiên, nếu tổ chức của bạn đang sở hữu một môi trường đề cao sự trao đổi, học hỏi, có nghĩa là các cá nhân luôn theo kịp những xu hướng mới nhất trong ngành kinh doanh, yêu cầu đổi mới liên tục luôn được đòi hỏi và đề cao, thì bạn hoàn toàn có thể tránh được các vấn đề. Một môi trường văn hoá tốt cần phải có được tính linh hoạt với môi trường, và mỗi cá nhân, bao gồm cả những nhà quản lý cấp cao và những nhân viên cấp thấp, đều luôn luôn sẵn sàng đón nhận sự đổi thay.
Tóm lại, văn hoá doanh nghiệp cần phải thể hiện được hai tính chất – ổn định và linh hoạt – ổn định trong tầm nhìn, giá trị, và sứ mệnh, nhưng linh hoạt trong cấu trúc và hoạt động. Văn hoá doanh nghiệp cần phải tập trung vào cả sự thích ứng với môi trường bên ngoài cũng như sự kết hợp trong nội bộ – thích ứng với khách hàng và thị trường, đồng thời làm nhân viên hài lòng.
Xác định bằng mô hình văn hoá doanh nghiệp Denison
Hãy chuyển sang những thông tin thực tế hơn về ý nghĩa và cách thức xác định văn hoá trong doanh nghiệp. Đây thực chất là một nhiệm vụ khó khăn. Trong những năm gần đây, các nhà nghiên cứu trong lĩnh vực khoa học quản lý đã tập trung nghiên cứu cách thức xác định các chiều của văn hoá doanh nghiệp và sức ảnh hưởng của chúng đến tính hiệu quả và khả năng cạnh tranh trong tổ chức. Ở đây, chúng tôi muốn đề cập đến một trong những mô hình hữu ích trong việc xác định các yếu tố của văn hoá doanh nghiệp. Mô hình này được phát triển bởi giáo sư Daniel Denison, một giáo sư nổi tiếng ở IMD. Vào đầu những năm 1980, ông đã nghiên cứu những số liệu liên quan đến hoạt động của 34 công ty và phát hiện ra rằng ở những tổ chức mà công việc được sắp xếp một cách hợp lý và các cá nhân tham gia vào quá trình đưa ra quyết định, lợi tức đầu tư (ROI) và tiền lãi (ROS) cao hơn từ hai đến ba lần. Thời gian nghiên cứu càng dài (từ năm thứ năm trở đi) thì sự khác biệt này càng rõ rệt. Sau nghiên cứu thứ nhất, ông đã phát triển và mở rộng nghiên cứu của mình ra 764 công ty vào năm 1995 và con số này vẫn tiếp tục tăng theo từng năm.
Kết quả của nghiên cứu mang tính toàn cầu này đã đưa ra 4 đặc điểm văn hoá (khả năng thích ứng, sứ mệnh, tính nhất quán, sự tham chính) có ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của công ty. Thông qua những nghiên cứu cụ thể dựa trên các công cụ thống kê, các đặc điểm văn hoá này được xác định có ảnh hưởng trực tiếp đến sự tăng doanh thu, mức lời trên tài sản hiện có (ROA), chất lượng, lợi nhuận, mức độ hài lòng của nhân viên, và hiệu quả chung. Từ nguồn cơ sở dữ liệu lớn này – hiện nay được thu thập từ hơn 1500 công ty trên toàn thế giới (từ Bắc Mỹ, Châu Úc, Châu Á, Nam Mỹ đến Châu Âu), hơn 550 công ty đã được lựa chọn để đưa ra các định chuẩn. Trong số những tổ chức này, có cả các công ty lớn, nhỏ, trong đó phần lớn là các công ty nằm trong danh sách 1000 công ty Fortune Global. Các công ty này khác nhau ở số lượng nhân viên (từ 10 đến 866,730), ở tổng thu nhập (từ $200,000 đến $184,000,000,000) và cả ở tuổi đời của công ty (từ 5 đến 200 năm tuổi). Như chúng ta có thể thấy, đây là một cơ sở dữ liệu lớn, và hoàn toàn đáng tin cậy.
Những phát hiện từ cách thức xác định yếu tố văn hoá doanh nghiệp của một công ty đã được thể hiện một cách dễ hiểu trong sơ đồ 1 dưới đây.
Sơ đồ 1. Mô hình văn hoá doanh nghiệp Denison
Hãy xem lại mô hình trên. Ở điểm trung tâm là niềm tin và quan niệm cơ bản của tổ chức. Những niềm tin và quan niệm này là nguồn gốc của các hoạt động và hành vi trong tổ chức, nhưng được ẩn dưới những hoạt động kinh doanh hàng ngày. Tuy nhiên, chúng ta vẫn có thể tiếp cận văn hoá doanh nghiệp một cách cụ thể và dễ dàng hơn. Mô hình bốn yếu tố (được thể hiện trong Sơ đồ 1) đưa ra cho chúng ta một khả năng. Mỗi một phần màu ở trên được chia nhỏ hơn thành ba phần. Cụ thể là:
Sự tham chính ở đây thể hiện sự xây dựng năng lực của nhân viên, quyền sở hữu, và trách nhiệm. Điểm số ở mục này thể hiện sự tập trung của tổ chức vào việc phát triển, thấm nhuần, thu hút tâm trí của nhân viên.
– Phân quyền: Nhân viên trong công ty của bạn có được quyền làm chủ với tinh thần trách nhiệm thực sự hay không? Họ có thể hiện được quyền lảm chủ và tính sáng tạo hay không?
– Định hướng làm việc nhóm: Việc hợp tác để đạt được mục đích chung được coi là một giá trị lớn. Bạn có dựa vào tinh thần nhóm để hoàn thành công việc hay không?
– Phát triển năng lực: Công ty bạn có liên tục đầu tư vào việc phát triển các kĩ năng của nhân viên để tăng khả năng cạnh tranh, đáp ứng những nhu cầu của môi trường kinh doanh, cũng như mong muốn học hỏi và phát triển bản thân của nhân viên hay không?
Tính nhất quán được sử dụng để xác định sự vững chắc và tính cố kết trong nội bộ của văn hoá doanh nghiệp.
– Giá trị cốt lõi: Công ty của bạn có một hệ thống các giá trị chung để tạo nên bản sắc riêng cũng như những mong đợi của các cá nhân trong công ty hay không?
– Sự đồng thuận: Các nhà lãnh đạo có đủ năng lực để đạt được sự đồng thuận cao độ và
điều hoà những ý kiến trái chiều về các vấn đề quan trọng hay không?
– Hợp tác và hội nhập: Các phòng, ban khác nhau trong tổ chức có hợp tác chặt chẽ với nhau hay không? Ranh giới giữa các phòng, ban có ảnh hưởng đến sự hợp tác này hay không.
Khả năng thích ứng tập trung vào khả năng thích ứng nhanh chóng với những dấu hiệu từ môi trường bên ngoài, bao gồm khách hàng và thị trường của một tổ chức.
– Đổi mới: Chúng ta có sợ phải đối diện với những mạo hiểm khi tạo ra sự đổi mới hay không? Chúng ta có đang quan sát những thay đổi của môi trường kinh doanh, hình dung những thay đổi trong quá trình, chính sách, thủ tục, và đưa ra những thay đổi đúng lúc hay không?
– Định hướng khách hàng: Những tổ chức có khả năng thích ứng cao bị chi phối phần lớn bởi khách hàng của họ; chúng ta có hiểu khách hàng của mình, có khả năng làm họ hài lòng và dự đoán được nhu cầu trong tương lai của họ hay không?
– Tổ chức học tập: Bạn có thể xác định được những dấu hiệu từ môi trường để dẫn đến những cơ hội khuyến khích sự sáng tạo và học hỏi hay không?
– Sứ mệnh: Những tổ chức thành công luôn có những định hướng rõ ràng về mục tiêu cũng như phương hướng hoạt động dài hạn. Yếu tố Sứ mệnh này rất hữu ích trong việc giúp chúng ta xác định xem liệu công ty của mình có đang ở trong tình trạng nguy hiểm do sự thiển cận hay không hay công ty của mình đã được trang bị đầy đủ những chiến lược và phương hướng hoạt động có hệ thống?
– Tầm nhìn: Trong công ty có sự tồn tại của một quan điểm chung về vị trí của công ty trong tương lai hay không? Tầm nhìn này có dễ hiểu và được chia sẻ bởi tất cả các cá nhân trong tổ chức hay không?
– Định hướng chiến lược: Bạn có dự định tạo nên “dấu ấn của riêng mình” trong nền công nghiệp hay không? Định hướng chiến lược rõ ràng truyền đi những mục tiêu của công ty và chỉ rõ khả năng đóng góp của các cá nhân trong việc đạt được những mục tiêu của mình.
– Hệ thống mục tiêu: Hệ thống mục tiêu rõ ràng và có sự nối liền với sứ mệnh, tầm nhìn, và chiến lược có tồn tại trong công ty của bạn để mọi người có thể dựa vào đó mà hoàn thành công việc của mình hay không?
Bây giờ hãy nhìn vào bức tranh tổng thể. Hai đặc điểm ở phía bên trái của biểu đồ tròn (sự tham chính và khả năng thích ứng) tập trung vào sự thay đổi và tính linh hoạt trong khi hai đặc điểm khác ở phía bên phải (sứ mệnh và tính nhất quán) thể hiện khả năng giữ vững tính ổn định trong thời gian dài. Được phân chia bởi đường ngang ở giữa, phần bên trên (khả năng thích ứng và sứ mệnh) liên quan đến khả năng thích ứng với môi trường bên ngoài của tổ chức và phần bên dưới (sự tham chính và tính nhất quán) nhấn mạnh đến sự phối hợp trong nội bộ của hệ thống, cấu trúc và quy trình.
Một trong những đặc điểm đáng chú ý của mô hình này là nó tập trung vào hai nghịch lý mà bất cứ một công ty nào cũng luôn theo đuổi để đạt được sự cân bằng. Một là tính nhất quán với khả năng thích ứng: các công ty tập trung vào thị trường sẽ gặp phải các vấn đề với sự phối hợp trong nội bộ nhưng những công ty có mức độ hoà nhập cao sẽ rơi vào tình trạng bị kiểm soát quá cao độ và thiếu đi tính linh hoạt cần thiết để tự điều chỉnh phù hợp với môi trường. Một nghịch lý khác là tầm nhìn (sứ mệnh) từ trên xuống dưới với sự tham chính từ dưới lên trên: những công ty tập trung quá nhiều vào các nhiệm vụ chung của doanh nghiệp thường sẽ lơ là sự trao quyền cho nhân viên, nhưng, ngược lại, những công ty có sự tham gia quá nhiệt tình của nhân viên sẽ gặp phải khó khăn trong việc đưa ra các đường hướng chiến lược.
Bên cạnh sự biểu thị hiển nhiên qua từng phần của mô hình, chúng ta cũng nên xem mô hình này từ khía cạnh tổng thể, bất luận là theo chiều đứng, chiều ngang hay chiều chéo. Hơn nữa, các đặc điểm khác nhau liên quan đến từng khía cạnh khác nhau trong công việc kinh doanh. Theo kết quả nghiên cứu, các khía cạnh bên ngoài có ảnh hưởng lớn đến thị phần và sự tăng doanh số bán hàng, trong khi sự tập trung vào khía cạnh nội bộ lại ảnh hưởng đến lợi tức đầu tư và mức độ hài lòng của nhân viên; tính linh hoạt có liên quan mật thiết đến sự sáng tạo những sản phẩm và dịch vụ mới, và tính ổn định đóng góp trực tiếp đến thành quả tài chính của công ty như mức lời trên tài sản hiện có, lợi tức đầu từ và tiền lãi.
Ứng dụng đánh giá văn hóa doanh nghiệp và đưa ra điều chỉnh
Bước 1: Khảo sát thực trạng văn hóa doanh nghiệp với bộ câu hỏi:
Bước 2: Vẽ biểu đồ để đánh giá sức khỏe doanh nghiệp (văn hóa)
Bước 3: Ra kết luận và đề nghị giải pháp: Như ở phần diễn giải ở trên. Nói chung các chỉ số càng lớn càng tốt. Chỗ nào còn ít điểm thì nên tập trung khắc phục.