Làm việc nhóm luôn là một vấn đề gây nhức đầu cho các nhà quản lý, mất nhiều thời gian, và công sức. Tuy nhiên, trong thời đại hiện nay phá, mọi việc đều có thể được giải quyết thông qua công nghệ, bạn chỉ cần ngồi một chỗ và kết nối với máy tính thì đã có thể vận hành cũng như kiểm soát được tiến độ của cả một dự án. Nếu như trước đây, bạn phải mất một khoản chi phí không hề nhỏ cho việc sử dụng những công cụ quản lý nhóm thì hiện tại, bạn thậm chí không cần tốn một đồng xu mà lại còn phải đau đầu và đắn đo không biết nên chọn loại nào giữa hằng hà những công cụ miễn phí vô cùng hữu ích.
1. Bitrix24
Bitrix24 được đánh giá là công cụ tốt nhất trong tất cả những công cụ quản lý và làm việc theo nhóm hiện nay. Giao diện thân thiện với người dùng, hỗ trợ các tính năng cần thiết, Bitrix24 còn được ví như mạng xã hội thu nhỏ vì có thêm chức năng bổ trợ “Chat and Calls” được nhiều người dùng hưởng ứng. Có lẽ đó là hướng đi thông minh, dựa trên nền tảng của những ứng dụng nổi tiếng hiện nay như Facebook, Skype, Whatsap… mà chưa có công cụ nào có thể làm được.
Bitrix24 có các phiên bản cho web, Windows và Android, tuy nhiên, nếu muốn sử dụng đầy đủ tất cả các tính năng thì bạn nên chọn phiên bản dành cho web. Ngoài ra, Bitrix24 còn cho phép người dùng quản lý thành viên giữa các phòng ban thật dễ dàng thông qua việc tạo mới phòng ban hoặc thêm thành viên vào các phòng ban có sẵn trên web như: IT Department, Marketing Department… Điều này cũng có nghĩa là chỉ với 1 lần nhập liệu duy nhất, bạn sẽ nhanh chóng tìm được đúng người khi cần phân công nhiệm vụ mà không cần phải cố gắng nhớ tên, nhớ mặt tất cả thành viên trong nhóm hoặc công ty ư’.
Tuy nhiên, đối với những nhiệm vụ được lặp đi lặp lại hằng ngày, Bitrix24 không thay đổi trạng thái sang Reopen/Repeat mà vẫn giữ nguyên trạng thái Completed dù chấp nhận cho người dùng chỉnh sửa deadline. Điều này tạo ra sự bất tiện, đôi khi khiến người dùng bỏ qua những nhiệm vụ cần phải hoàn thành. Cũng phải nói thêm, Bitrix24 nên cập nhật thêm trạng thái In Progress để những người đứng đầu tổ chức nắm được hoạt động của các thành viên.
2. Trello
Trello là công cụ làm việc nhóm duy nhất cho phép người dùng linh động thay đổi màu sắc, thậm chí là hình ảnh giao diện để tránh sự nhàm chán trong công việc. Đối với những người thích sự đổi mới, sáng tạo thì có lẽ Trello là sự lựa chọn tuyệt vời. Tuy không có tùy chọn cho phép các thành viên trong nhóm trao đổi qua lại nhưng Trello vẫn có những ý tưởng khác biệt thu hút người dùng.
Bạn có thể cài đặt chế độ riêng tư đối với những dự án cá nhân, không muốn các thành viên khác tham gia hoặc bạn có thể dựa vào màu sắc của các label để xác định mức độ quan trọng và khẩn cấp của từng dự án thay vì chọn Prioty thông thường. Chức năng Filter trong Trello cũng được nâng cấp hơn với nhiều lựa chọn như lọc theo Label, Assignee, Due Date… Trello hiện cũng đã hỗ trợ tải ứng dụng trên điện thoại như iPhone, iPad, Android nên dù ở bất cứ đâu, bạn cũng có thể theo dõi được tiến độ công việc của cả nhóm.
3. Asana
Đây là công cụ miễn phí cho các nhóm từ 15 người trở xuống, có giao diện đơn giản, giúp người dùng nhanh chóng làm quen với các chức năng. Không giống như những công cụ khác, Asana cho phép người dùng chuyển đổi từ Task qua Project chỉ bằng một cú nhấp chuột, nghĩa là trong trường hợp đột nhiên có một nhiệm vụ trở nên quan trọng và phát triển thành một dự án, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian và công sức ngồi gõ lại thông tin cũng như đánh dấu từng người vào dự án.
Bên cạnh đó làm việc với Calendar sẽ giúp bạn theo dõi và giám sát tiến độ công vic một cách dễ dàng hơn. Asana hỗ trợ các ứng dụng trên iPhone, iPad và Android với sự thay đổi linh hoạt và khoa học về mọi mặt. Người dùng có thể sắp xếp thứ tự các dự án hoặc thêm ghi chú, đính kèm file, comment… để tăng tương tác giữa các thành viên và đảm bảo dự án luôn được cập nhật thường xuyên. Bạn có thể thay đổi chế độ ưu tiên cho dự án khi sử dụng Asana, tuy nhiên những tùy chỉnh còn khá ít và mới mẻ như Mark for Today, Mark for Upcoming, Mark for Later chưa thực sự đáp ứng được nhu cầu của người dùng.
4. Producteev
Producteev là ứng dụng quản lý công việc thích hợp cho những người dùng mới. Không đa dạng như những công cụ khác, Producteev chỉ tập trung vào một chức năng duy nhất là kiểm soát quá trình thực hiện công việc, không mở rộng thêm các chức năng khác liên quan đến trò chuyện, trao đổi giữa các thành viên trong nhóm, nếu có bất kì thắc mắc nào liên quan đến dự án thì người dùng bắt buộc phải bình luận vào dự án đó.
Đó là điều khiến cho giao diện Producteev trông khá tẻ nhạt, nhưng mặt khác, người dùng có thể tập trung tối đa cho công việc, tránh xao nhãng không cần thiết. Tương tự như Asana, bạn có thể kiểm tra một cách tổng quan tất cả các công việc cần phải thực hiện trong tuần, tháng, năm tại mục Calendar và xem lại những hoạt động cũ tại mục Activity. Bên cạnh đó, Producteev cũng sẽ gửi thông báo cho bạn mỗi khi có nhiệm vụ cần phải thực hiện ngay trong ngày hôm đó (dựa vào due date mà bạn thiết lập trước đó). Một chức năng giúp Producteev ghi điểm và khiến người dùng cân nhắc sử dụng là Producteev cho phép xuất danh sách các nhiệm vụ, dự án ra file Excel để tiện cho việc quản lý.
Đây là tính năng không thể áp dụng được trên hầu hết những công cụ khác. Thứ tự ưu tiên trong Producteev được thể hiện bằng việc đánh dấu sao, người dùng không thể đánh giá mức độ ưu tiên theo từng cấp độ như Low, Medium, High… và trạng thái hoàn thành công việc cũng chỉ giới hạn giữa Incompleted và Completed là 2 nhược điểm cần được Producteev cải thiện trong thời gian sắp tới. Hy vọng thông qua những gợi ý trên, bạn sẽ không còn phải tốn thời gian cũng như tiền bạc để tìm kiếm giải pháp làm việc nhóm hiệu quả và chuyên nghiệp!