Định mức công việc hết sức quan trọng, tuy nhiên việc áp dụng kĩ thật này trong quản trị nhân lực khác nhau ở những loại hình khác nhau. Nếu đặc thù công việc lặp lại ổn định như các dây chuyền sản xuất, gia công, hay giao dịch lặp lại tại văn phòng giao dịch thì việc áp dụng định mức nhân công có tính chặt chẽ và hữu dụng như doanh nghiệp may, da giầy, điện tử, lắp giáp thiết bị, … Ngược lại, những công việc đòi hỏi tính tự do, sáng tạo, chủ động, kỉ luật thấp như thiết kế…thì định mức công việc chỉ có tính định mức tham chiếu trong quản trị để áp dụng các kĩ thuật khác nhằm quản trị hiệu quả nhân lực.
Công tác định mức lao động phải được tiến hành có khoa học, có hệ thống để đưa ra mức chính xác nhằm nâng cao hiệu quả của hình thức trả lương theo sản phẩm. Chất lượng của mức lao động phụ thuộc rất lớn vào phương pháp định mức công việc. Có rất nhiều phương pháp để xác định mức lao động nhưng trong thực tiễn sản xuất thường áp dụng chủ yếu phương pháp tổng hợp và phương pháp phân tích.
* Nhóm phương pháp tổng hợp
Đây là nhóm phương pháp chủ yếu dựa vào kết quả nghiệm thu sản phẩm hoặc kinh nghiệm để xác định mức công việc cho toàn bộ bước công việc.
Định mức bằng phương pháp tổng hợp giản đơn, tốn ít thời gian trong thời điểm ngắn có thể xây dựng hàng loạt. Nhưng khi áp dụng phương pháp này có phần hạn chế là: mức xây dựng không chính xác, kế hoạch không chính xác với từng nơi các điều kiện tổ chức sản xuất, tổ chức lao động còn thấp và áp dụng cho những công việc không ổn định, bao gồm:
• Phương pháp thống kê – kinh nghiệm
Phương pháp này dựa vào kết quả thực hiện công việc hoặc kinh nghiệm để xây dựng định mức. Cách thức tiến hành:
– Thống kê năng suất lao động của những người thực hiện các công việc cần xây dựng định mức
– Tính năng suất lao động trung bình
– Tính năng suất lao động trung bình tiên tiến
– Kết hợp năng suất lao động trung bình với kinh nghiệm
• Phương pháp dân chủ bình nghị
Là phương pháp xác định bằng cách cán bộ định mức dự tính bằng thống kê hoặc kinh nghiệm rồi đưa ra cho công nhân cùng thảo luận quyết định.
• Phương pháp kinh nghiệm
Là phương pháp xây dựng định mức dựa vào kinh phí chủ quan đã tích lũy được của cán bộ định mức, giám đốc phân xưởng hoặc công nhân có thâm niên trong sản xuất.
* Nhóm phương pháp phân tích
Phương pháp này được thực hiện bằng cách phân chia và nghiên cứu tỉ mỉ các bước công việc và từng bộ phận hợp thành của nó, xác định các nhân tố ảnh hưởng tới thời gian hao phí, trên cơ sở đó áp dụng phương pháp hoàn thiện quá trình lao động, loại trừ những tồn tại của quá trình sản xuất, tổ chức lao động không phù hợp. Qua việc tính toán và nghiên cứu thời gian hao phí cho từng yếu tố và từ đó xác định mức lao động cho cả bước công việc, bao gồm:
• Phương pháp phân tích tính toán
Là phương pháp xây dựng mức lao động dựa vào tài liệu tiêu chuẩn hoặc chứng từ kỹ thuật, các công thức tính toán thời gian hao phí, các nhân tố ảnh hưởng tới thời gian hao phí.
Các bước xây dựng mức lao động theo phương pháp phân tích tính toán như sau:
+ Phân tích bước công việc cần định mức ra các bộ phận hợp thành về lao động cũng như về công nghệ, loại bỏ những bộ phận thừa và thay thế những bộ phận lạc hậu bằng những bộ phận tiên tiến để có được kết cấu bước công việc hợp lý.
+ Phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến hao phí thời gian hoàn thành từng bộ phận của bước công việc, trên cơ sở đó xác định trình độ lành nghề của người lao động cần có, máy móc, dụng cụ cần dùng, chế độ làm việc tối ưu và tổ chức nơi làm việc hợp lý nhất.
+ Dựa vào quy trình công nghệ và tiêu chuẩn các loại thời gian cho từng bộ phận của từng bước công việc. Tổng cộng các hao phí thời gian này được mức thời gian cho bước công việc.
Các công thức có thể áp dụng:
• Phương pháp phân tích – khảo sát
Là phương pháp xây dựng mức dựa vào các tài liệu nghiên cứu, khảo sát tại nơi làm việc bằng chụp ảnh , bấm giờ hoặc kết hợp cả chụp ảnh và bấm giờ. Nó cho phép nghiên cứu từng công đoạn, từng thao tác, phát hiện các thời gian hao phí và nguyên nhân gây lãng phí.
Các bước xây dựng định mức công việc theo phương pháp này như sau:
+ Phân tích và nghiên cứu kết cấu bước công việc, xác định các nhân tố ảnh hưởng đến thời gian hoàn thành bước công việc.
+ Dựa vào tiêu chuẩn hoặc tài liệu nghiên cứu khảo sát tại nơi làm việc xác định thời gian của từng bộ phận bước công việc và thời gian trong ca làm việc của người lao động (thời gian chuẩn bị, kết thúc, tác nghiệp, phục vụ, nghỉ ngơi, nhu cầu cần thiết).
+ Dùng phương pháp tính toán để xác định mức thời gian, mức sản lượng.
• Phương pháp so sánh điển hình
Mức điển hình được xây dựng theo phương pháp phân tích khảo sát, có căn cứ khoa học đại diện cho nhóm công việc có những đặc trưng công nghệ hay nội dung kết cấu, trình tự thực hiện giống nhau nhưng khác nhau về kích cỡ (trên cơ sở đó xây dựng hệ số quy đổi cho các bước công việc điển hình).
Cách thức thực hiện:
– Xác định bước công việc điển hình bằng việc chia các bước công việc cần xây dựng mức ra thành các nhóm có đặc điểm và kết cấu của quy trình công nghệ tương đối giống nhau. Mỗi nhóm chọn một (hoặc một số) bước điển hình (thường nên chọn các bước công việc có tuần xuất xuất hiện lớn nhất) (sản xuất nhiều nhất).
– Dùng phương pháp phân tích tính toán hoặc phân tích khảo sát để xác định mức lao động cho các bước công việc điển hình.
– Xác định hệ số quy đổi cho từng bước công việc.
– Xác định mức lao động cho các bước công việc không điển hình theo công thức sau:
Sau khi phân tích, chúng ta đã nhận ra bản chất của định mức lao động và vai trò quan trọng của công tác định mức lao động trong doanh nghiệp sản xuất. Với sự cạnh tranh khốc liệt trong nền kinh tế thị trường, việc không ngừng hoàn thiện công tác định mức lao động là rất cần thiết để doanh nghiệp có thể đứng vững và phát triển. Nếu doanh nghiệp không quản lý và định mức lao động một cách khoa học và chính xác, sẽ dẫn đến khả năng hoạt động kém hiệu quả, gây lãng phí tài nguyên và không đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Do đó, việc cải thiện và hoàn thiện công tác định mức lao động là một yếu tố quan trọng để đảm bảo sự thành công của doanh nghiệp trong môi trường cạnh tranh ngày càng khắc nghiệt.
Xem thêm: Phần mềm nhân sự: những điều doanh nghiệp nên biết!