Trên thị trường kinh doanh, công ty nào đi nhanh sẽ lấy hết thị phần. Quản lý thời gian, trên bản chất sâu sắc nhất, là rút ngắn thời kỳ thực hiện một cách tối ưu, tuy không nhất thiết phải tối đa.
Từ chuyện sửa thói đi muộn của nhân viên Thế giới di động
Cách đây khá lâu, trong hội thảo “Văn hoá doanh nghiệp – Nền tảng hay lực cản” do JCI Hà Nội tổ chức, chủ tịch Thế giới di động Nguyễn Đức Tài cho biết 5 năm đầu khởi nghiệp, khi nghe đến văn hóa doanh nghiệp, ông sẽ đút tay vào túi quần và bỏ đi.
“Ban đầu với chúng tôi, sinh tồn quan trọng, sau đó mới nói là sống tốt, sống mạnh mẽ. Chúng tôi tập trung nhiều vào khách hàng. Nhưng cuối cùng, chúng tôi đã mất một số người tài vì chúng tôi không ưu tiên phát triển văn hóa doanh nghiệp”.
“Bây giờ, tôi liên tục nói về nó, dành thời gian cho nó. Đó là niềm tự hào, là sự khác biệt đã góp phần tạo sức mạnh đưa Thế giới Di động phát triển như ngày hôm nay”, ông Tài chia sẻ
Theo ông Tài, thành công của Thế giới Di động ngày hôm nay kết nối rất nhiều với văn hóa doanh nghiệp. Một trong 6 giá trị cốt lõi được vị doanh nhân này chia sẻ là Integrity – Nói gì làm nấy.
Intergrity mà ông chủ tịch Thế giới di động không chỉ đối với khách hàng mà còn là những việc đơn giản như tôn trọng giờ giấc của người khác. Một ví dụ được ông Tài đưa ra là tật đi muộn của nhân viên. Việc đầu tiên ông Tài yêu cầu nếu họp lúc 8h thì các bạn phải sẵn sàng ngồi vào bàn đúng 8h, và cuộc họp sẽ được khởi động.
Lần thứ nhất họp, một vài bạn đến muộn, lấy lý do kẹt xe. Lần đó, ông Tài chấp nhận.
Lần thứ 2 họp, đúng 8h ông Tài khởi động cuộc họp. Đồng thời, dán một tấm bảng ngoài cửa với nội dung: “Ai đến trễ, vui lòng đợi đến giờ giải lao đi vào”.
Những người đến muộn chỉ 5 phút cũng phải đợi tới 9h30, 10h – đúng giờ giải lao – mới được vào họp.
Sau 1 – 2 tháng, ông Tài yêu cầu ngoài phòng họp dán bảng với nội dung “nặng đô” hơn: “Ai đến trễ xin vui lòng đi về”.
“Họ bị “sút” ra khỏi cuộc họp. Từ đó trở đi, khi tôi nói 8h họp là chắc chắn trước 8h mọi thứ đã sẵn sàng”, ông Tài kể lại.
Đến căn bệnh tham nhũng thời gian của giới lãnh đạo cấp trung
Nhìn xa hơn câu chuyện của Thế giới di động, nếu như nhân viên đi muộn là thói quen thì theo giáo sư Phan Văn Trường những lãnh đạo cấp trung và cấp cao lại mắc căn bệnh lớn hơn liên quan đến quản lý thời gian cá nhân.
Tốc độ làm việc của họ lại có ảnh hưởng nặng đến tiến độ của công việc. Những nhân viên này thường là lãnh đạo cấp trung và cấp cao, vì chỉ ở những cấp này thì họ mới tự dám cho mình một ít tự do hành xử.
Trong cuốn sách Một đời quản trị ông viết : “Với tư cách là CEO, bạn sẽ làm gì nếu phụ tá báo cáo rằng: “Em phải ở Singapore (hoặc Bangkok) thêm một ngày vì cần mời cơm trưa Chủ tịch công ty Diamond”? Tất nhiên bạn không thể làm gì vì bắt buộc phải tin vào cộng sự, nhất là sau bữa cơm bạn nhận được báo cáo rằng “rút cục việc cũng không tiến được bao nhiêu”.
Đến khi một anh bạn ngoài công ty báo cho bạn rằng anh ấy tình cờ gặp cộng sự của bạn dùng cơm chính ngày hôm đó tại một tiệm cơm đắt tiền với một cô nàng quá sặc sỡ, thì bạn sẽ ngã ngửa ra. Chi phí cho bữa cơm chẳng đáng là bao. Nhưng một ngày làm việc đã mất đi cho công ty, có nghĩa vài chục người trong công ty đã phải đợi một thành viên sở khanh về để làm việc. Cái mất mát to lớn ở chính chỗ doanh nghiệp bị trượt ngã, mất trật tự, không quản lý được thời gian, chứ không phải giá trị của bữa cơm cho mỹ nhân.
Tôi gọi thế là tham nhũng thời gian, vì cộng sự của bạn đã ăn cắp của công ty thì giờ làm việc, không phải một ngày, mà hàng chục ngày, vì bạn phải tính cả thì giờ nhân viên ngồi khoanh tay đợi sếp về, nếu không kể sự náo loạn xuất hiện trong công ty. Bạn ạ, tham nhũng thời giờ còn đắt hơn tham nhũng tiền bạc rất nhiều, vì nó có ảnh hưởng đến cả tiến độ đạt mục tiêu của công ty.”
Giáo sư Trường lấy ví dụ minh họa đơn giản rằng thử tưởng tượng một công ty đạt được mọi mục tiêu trong 9 tháng thay vì trong 1 năm. Như vậy lợi nhuận tính trên thời gian một năm đã vượt chỉ tiêu 25%. Đây là con số vô cùng lơn, có khả năng khiến giá trị cổ phiếu của công ty tăng nhiều trên thị trường.
Những doanh nghiệp nào thực sự ý thức việc này thường tìm cách vượt các chỉ tiêu thời gian, vì đó là cách khéo léo nhất để nhân viên chấp nhận thêm cố gắng. Trong các công ty đông nhân viên, người lãnh đạo nên kiểm soát chặt chẽ cách dùng thời gian của các lãnh đạo cấp ngay dưới họ, vì chính ở những cấp này chuyện tiêu khiển thì giờ và “tham nhũng thời gian” thường xảy ra nhất.
Trên thị trường kinh doanh, công ty nào đi nhanh sẽ lấy hết thị phần. Quản lý thời gian, trên bản chất sâu sắc nhất, là rút ngắn thời kỳ thực hiện một cách tối ưu, tuy không nhất thiết phải tối đa. Nhưng quản lý thời gian không chỉ đơn thuần là thời gian, mà còn là văn hóa làm việc đến nơi đến chốn, tổ chức có trật tự và việc nào cũng được cấu trúc trong chi tiết trước khi đi vào giai đoạn thực hiên.
Dưới góc cạnh này, việc quản trị công ty đi đôi với việc quản lý các lãnh đạo to nhỏ một cách chặt chẽ, tránh để họ có những kiểu tư duy quan liêu và đừng để họ tự thưởng cái tự do hoặc thú vui của quyền lực. Rồi chính những lãnh đạo cấp trung này sẽ phải quản lý tương tự nhân sự của họ theo cùng một chiều hướng.
Theo Trí Thức Trẻ