Hiện nay, phần mềm CRM cho giáo dục đang được xem là một trong những “trợ thủ đắc lực” cho hầu hết các cơ sở giáo dục hay trung tâm đào tạo. Khi công nghệ phát triển, chuyển đổi số lên ngôi, các công ty, đơn vị đào tạo không còn phải đau đầu mò mẫm hàng tá phần mềm khác nhau hay mỏi mắt làm thủ công những bảng tính Excel nữa. Với sự hỗ trợ của CRM (Customer Relationship Management), việc quản lý trở nên dễ dàng hơn cho các đơn vị đào tạo bởi nhiều tính năng được tích hợp.
Tuy nhiên, cho đến nay, vẫn còn nhiều những đơn vị chưa tiếp cận được CRM hay chưa tận dụng được hoàn toàn các tính năng của nó. Vì vậy, để hiểu rõ hơn CRM thực sự là gì? Liệu công cụ này có là một giải pháp toàn diện, mang được hiệu quả tối ưu cho các doanh nghiệp trong ngành giáo dục? Hay làm thế nào để tận dụng tối đa được nó? Hãy cùng VnResource đi tìm câu trả lời nhé.
1. CRM đóng vai trò gì trong ngành giáo dục?
CRM là phần mềm giúp quản lý quan hệ khách hàng, nơi giúp doanh nghiệp quản lý và cải thiện mối quan hệ với khách hàng qua các tương tác hay phân tích cụ thể về khách hàng. Không chỉ trong lĩnh vực kinh doanh, mà cả giáo dục, CRM cũng đã làm rất tốt vai trò của mình trong việc cải thiện trải nghiệm của khách hàng, tạo được sự quan tâm, hứng thú nhất định từ phía họ.
1.1 Các hạn chế mà ngành giáo dục đang gặp phải
Tuy nắm vai trò quan trọng là vậy nhưng nhiều doanh nghiệp vẫn chưa hiểu rõ được sự cần thiết của CRM cho giáo dục. Nếu không sử dụng CRM, các cơ sở đào tạo sẽ phải đối mặt với những vấn đề sau:
- Việc thu thập, lưu trữ dữ liệu học viên dễ bị thất lạc, sai sót nếu không được quản lý một cách logic, chặt chẽ.
- Việc đào tạo, quản lý tư vấn viên, giáo viên hay nhân viên ở các bộ phận khác chưa đảm bảo chất lượng.
- Các tương tác và kết nối giữa chủ doanh nghiệp với học viên, phụ huynh gặp nhiều hạn chế.
- Từ doanh thu cho đến các chi phí chưa được quản lý tốt, dễ bị thất thoát.
- Công tác sắp xếp, bố trí lịch học, thời khóa biểu cho giáo viên, học viên mất nhiều thời gian, công sức.
Qua những vấn đề trên, ta thấy được bất cập trong việc không tích hợp được các công cụ hỗ trợ quản lý sẽ gây nhiều khó khăn trong việc phát triển, thu hút khách hàng tiềm năng của các trung tâm, cơ sở đào tạo.
1.2. Lợi ích có thể nhận được khi sử dụng
Để giải quyết những khó khăn kể trên, phần mềm CRM cho giáo dục được xem là giải pháp hàng đầu. Không chỉ là giải quyết được những bài toán của các trung tâm, cơ sở giáo dục mà còn đi kèm với rất nhiều những lợi ích khác nhau.
Đối với các nhà quản lý, chủ doanh nghiệp
- Giúp tăng tính chuyên nghiệp trong khâu quản lý, tiếp thị.
- Giúp quản lý danh sách học viên dễ dàng, thuận tiện hơn, từ đó tránh được những sai sót về thông tin của học viên.
- Tăng doanh thu, tiết kiệm được chi phí và thời gian cho các bộ phận nhờ việc đồng bộ hóa tối ưu quy trình hoạt động, tích hợp các công cụ khác nhau trong phần mềm CRM.
- Quản lý tư vấn viên cũng như nhân viên của các bộ phận khác tốt hơn để giúp tăng năng suất công việc của từng cá nhân.
Đối với phòng hành chính:
- CRM giúp phân tích, báo cáo tổng quan tình hình tài chính, thu chi theo từng giai đoạn.
- Thống kê được các chiến lược, cơ hội giúp tăng hiệu suất bán hàng cũng như các lý do cho việc doanh thu sụt giảm.
- Các khoản thu chi, công nợ được thống kê và nhắc nhở để tránh quá hạn.
Đối với tư vấn viên:
- Nâng cao chất lượng chăm sóc khách hàng nhờ SMS, Email marketing
- Thu hút được nhóm học viên tiềm năng qua việc tương tác, hỗ trợ học viên thường xuyên.
- Quản lý tốt hơn lịch học và lịch hẹn gặp học viên.
Đối với phòng giáo vụ:
- Quản lý được toàn bộ thông tin, lịch làm việc, lịch giảng dạy hằng ngày của nhân viên, giáo viên, trợ giảng.
- Giúp tổ chức, sắp xếp phòng, lớp học, thời khóa biểu cho học viên cũng như tự động điểm danh, đánh giá kết quả học tập của học viên
2. Các tính năng vượt trội của CRM
Để mang được nhiều lợi ích tốt cho nhà quản lý, chủ doanh nghiệp và tư vấn viên như vậy, chính là nhờ vào các tính năng vượt trội của phần mềm CRM cho giáo dục. Dưới đây là những tính năng hiệu quả được dùng để giải quyết các vấn đề thường gặp ở các doanh nghiệp:
- Về thông tin học viên: CRM cho phép thu thập, lưu trữ tất cả thông tin dữ liệu của học viên từ họ tên, địa chỉ, số điện thoại hay gmail. Đặc biệt, CRM còn có thể thống kê nguồn học viên đăng ký để từ đó giúp các nhà quản lý phân tích, xây dựng những chiến dịch thu hút học viên hiệu quả. Sau khi thu thập được dữ liệu của học viên, CRM giúp phân khúc được các nhóm khách hàng khác nhau để phát triển được các chiếc lược tiếp thị khác nhau phù hợp với từng nhóm.
- Về quản lý đào tạo: CRM cung cấp chức năng quản lý giáo viên, học viên, khóa học, chương trình học cũng như ứng dụng quản lý CRM trên điện thoại để học viên, phụ huynh hay giáo viên thuận tiện theo dõi. Ngoài ra, CRM cũng có thể theo dõi, phân tích chỉ số học viên cũng như đánh giá mức độ hiệu quả trong công việc của từng bộ phận. Từ đó, nhà quản lý có thể xem xét, đưa ra biện pháp cải thiện phù hợp.
- Về quản lý tư vấn viên: Quản lý tư vấn viên cũng là một trong những tính năng nổi bật của CRM. Nhờ việc lưu lại lịch sử hoạt động tư vấn của các tư vấn viên, nhà quản lý có thể theo dõi và cải thiện được quá trình tư vấn tốt hơn. Bên cạnh đó, các hoạt động của tư vấn viên cũng được thống kê, sắp xếp để tránh bỏ sót các việc quan trọng.
3. Phần mềm quản lý đào tạo VnResource EBM Pro
Trên thị trường hiện nay, hệ thống phần mềm CRM cho giáo dục được nghiên cứu và phát triển rất nhiều. Tuy nhiên, nhiều trung tâm, cơ sở đào tạo với quy mô từ nhỏ đến lớn vẫn đang tin dùng phần mềm VnResource EBM Pro (Education Business Management) đến từ VnResource. Điều gì khiến VnResource EBM Pro thu hút đến vậy?
VnResource EBM Pro là giải pháp quản lý toàn diện, được xây dựng và phát triển nhằm hỗ trợ các đơn vị, trung tâm giáo dục quản lý toàn bộ quy trình tiếp thị, thu hút, chăm sóc và hỗ trợ học viên. Điểm giúp phần mềm luôn phát triển và đứng vững trên thị trường đó là ngoài CRM, phần mềm còn tích hợp nhiều tính năng nổi bật khác như E-learning, portal, quản lý kho thiết bị,… Các tính năng đều được thiết kế và cá nhân hóa để đáp ứng từng nhu cầu riêng của doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, CRM4Edu gồm 8 chức năng chính, giúp trung tâm giải quyết được mọi vấn đề từ các chiến dịch marketing, kênh mạng xã hội, KPI nhân viên, chương trình ưu đãi, cho đến các báo cáo, phân tích tỉ lệ chuyển đổi, quản lý tư vấn viên. Qua đó, trung tâm không chỉ tiết kiệm được rất nhiều thời gian, tiền bạc để quản lý mà còn tăng được doanh thu, lợi nhuận và khả năng giữ chân khách hàng.
Với hơn 18 năm hoạt động, VnResource đã triển khai thành công cho các đơn vị giáo dục lớn nhỏ trên cả nước như: Ocean Edu, Hướng nghiệp Á Âu, KTDC Group, Trung tâm Ngoại ngữ Quốc tế Thái Bình Dương,… Để phát triển trở thành giải pháp quản lý đào tạo uy tín, chất lượng hàng đầu trên thị trường, VnResource luôn cập nhật, đổi mới, để đảm bảo phần mềm làm hài lòng mọi nhu cầu của khách hàng và trở thành một người bạn, người đồng hành trên con đường phát triển của doanh nghiệp
Kết luận: Như vậy, qua bài viết chúng ta đã “bỏ túi” cho mình những kiến thức cơ bản về CRM và có cái nhìn tổng quan hơn về phần mềm CRM cho giáo dục. Để việc quản lý cơ sở giảng dạy, đào tạo được toàn diện và chuyên nghiệp hơn, CRM là một giải pháp rất đáng cho các doanh nghiệp đầu tư vào. Nếu không muốn bỏ lỡ nhiều tính năng quản lý tối ưu thì EBM Pro của VnResource chính là lựa chọn đúng đắn nhất cho doanh nghiệp của bạn.
Liên hệ với chúng tôi để được nhận demo và tư vấn miễn phí:
VnResource Software Solutions & ICT Service
Website: https://vnresource.vn/giai-phap/phan-mem-quan-ly-dao-tao/
Hotline: 0914.004.800
Trụ sở 3 miền:
TP Hồ Chí Minh:
- 41/7 Phạm Ngũ Lão, Phường 3, Gò Vấp, TP.HCM
- 06 Nguyễn Trung Trực, Phường 5, Bình Thạnh, TP.HCM
Đà Nẵng: Tầng 4, 324 Nguyễn Hữu Thọ, Q. Cẩm Lệ, Tp. Đà Nẵng
Hà Nội: Tầng 4, Số 84 Duy Tân, Q. Cầu Giấy, Tp. Hà Nội