Tái cấu trúc doanh nghiệp là quá trình liên quan chặt chẽ đến con người. Công ty cần phải tổ chức lại bộ máy nhân sự theo hướng gọn nhẹ, chuyên nghiệp và phải đặc biệt quan tâm đến hệ thống đánh giá nhân viên, lương, thưởng và chính sách đào tạo, phát triển nhân viên.
Khái niệm về tái cấu trúc doanh nghiệp
Tái cấu trúc doanh nghiệp là quá trình khảo sát, đánh giá lại cấu trúc hiện tại và đề xuất giải pháp cho mô hình cấu trúc mới nhằm tạo ra “trạng thái” tốt hơn cho doanh nghiệp nhằm thực hiện những mục tiêu đề ra trong những điều kiện, hoàn cảnh luôn thay đổi. Mục tiêu chung của tái cấu trúc là đạt được một “thể trạng tốt hơn” cho doanh nghiệp để doanh nghiệp hoạt động hiệu quả dựa trên những nền tảng vê sứ mệnh, tầm nhìn, định hướng chiến lược sẵn có của doanh nghiệp.
Việc tái cấu trúc doanh nghiệp luôn phải được xem xét một cách thường xuyên, nếu không, tình trạng mất cân bằng của hệ thống có thế xảy ra bất cứ lúc nào. Tuy nhiên, vấn đề tái cấu trúc doanh nghiệp thường được đặt ra bới các lý do sau:
– Tái cấu trúc xuất phát từ các áp lực bên ngoài đế thích nghi theo môi trường kinh doanh đã có những biến đổi về cơ bản. Ví dụ: Chính sách cổ phần hóa – chủ trương hội nhập kinh tế quốc tế, gia nhập AFTA, WTO…
– Tái cấu trúc xuất phát từ các áp lực bên trong để phù hợp theo quy mô tăng trưởng, phát triển của doanh nghiệp. Ví dụ: yêu câu phân công chuyên môn hóa sâu hơn hoặc để kịp thời ngăn chặn đà suy thoái của doanh nghiệp đang tiến đến bờ vực phá sản (chữa bệnh).
– Tái cấu trúc xuất phát từ cả hai luồng áp lực bên trong và bên ngoài – tức, để vừa chữa bệnh, vừa phòng bệnh
Sự cần thiết phải tái cấu trúc doanh nghiệp
Nhu cầu tái cấu trúc doanh nghiệp thường xuất phát từ:
1- Sự phát triển nhanh chóng quy mô công ty về mặt nguồn lực;
2- Sự mở rộng phạm vi hoạt động, văn phòng đại diện trong và ngoài nước;
3- Sự đa dạng hóa lĩnh vực hoạt động kinh doanh;
4- Xây dựng và phát triển uy tín, thương hiệu và văn hóa doanh nghiệp trong kinh doanh…
Tất cả sự thay đổi, phát triển của một doanh nghiệp, hay sự xuất hiện của một nhân tố mới trong môi trường kinh doanh đều dẫn đến một sự không tương thích giữa cơ chế quản lý của doanh nghiệp. Hơn nữa, muốn trường tồn trong môi trường tự do cạnh tranh như hiện nay doanh nghiệp phải luôn vận động phát triển về mọi mặt. Điều này dẫn đến mâu thuẫn trong cơ chế quản lý ở các cấp với nhiều mức độ khác nhau.
Từ những phân tích trên có thể kết luận rằng, tái cấu trúc doanh nghiệp là một nhu cầu khách quan tất yếu đối với tất cả các doanh nghiệp trong những năm sắp tới.
Tái cấu trúc doanh nghiệp bao gồm các hoạt động chính sau:
– Điều chỉnh cơ cấu các hoạt động: điều chỉnh cơ cấu các mục tiêu chiến lược, ngành nghề kinh doanh, chủng loại sản phẩm hàng hóa, địa bàn hoạt động…
– Điều chỉnh cơ cấu tồ chức bộ máy: tái bố từ phân công chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các bộ phận, các cấp quản lý, các chức danh…
– Điều chỉnh cơ cấu thể chế: điều chỉnh các cơ chế, chính sách thông qua sự rà soát, thay đồi hợp lý hóa từ các quy trình công việc đến các quy chế, quy định
– Điều chỉnh cơ cấu các nguồn lực: điêu chỉnh cơ cấu đầu tư tạo lập các nguồn lực và tái phân bổ sử dụng các nguồn lực.
Những nội dung thường phải giải quyết khi tái cấu trúc doanh nghiệp
– Tái cấu trúc doanh nghiệp cơ bản: Khảo sát, đánh giá mô hình cấu trúc hiện tại (hợp lý, bất hợp lý . )Thiết lập mô hình cấu trúc công ty mới; Xác định trách nhiệm quyền hạn của từng phòng ban, mô tả công việc cho từng cá nhân; Xây dựng hệ thống quản lý tổng thế (nội quy, quy định, quy chế, thủ tục, biểu mẫu), Tập huấn triển khai; Vận hành và duy trì vận hành hệ thống quản lý mới,…
– Tái cấu trúc doanh nghiệp chuyên sâu: Bao gồm công việc của tái cấu trúc doanh nghiệp cơ bản, cộng thêm: Tái thiết lập chính sách quản trị hành chính, nhân sự chuyên sâu; Tái thiết lập chính sách quản trị chiến lược tiếp thị, kinh doanh; Tái thiết lập chính sách quản trị cung ứng; Tái thiết lập quản trị sản xuất, kỹ thuật; Tái thiết lập chính sách quản trị kế toán, tài chính; Tái thiết lập các chính sách quản trị khác.
Các giai đoạn trong thực hiện tái cấu trúc doanh nghiệp:
Giai đoạn 1: Xác định các giá trị cốt lõi và đúc kết lại văn hóa DN
Việc đầu tiên, là cùng nhau đọc sách. Các cán bộ chủ chốt được đích thân TGĐ tặng cho 2 cuốn sách Quản trị sự thay đổi và dẫn dắt sự thay đổi. Chúng tôi đọc sách và chia sẻ với nhau những ý tưởng chủ đạo có liên quan đến sự thay đổi. Chúng tôi thống nhất là với công ty hiện nay, sự thay đổi là bắt buộc và mang yếu tố sống còn.
Sau đó, là quá trình đúc kết lại các giá trị cốt lõi của công ty cũng như khẳng định tầm quan trọng của văn hóa DN. Chúng tôi đã tiến hành các cuộc thảo luận ở các cấp để đúc kết lại sau hơn 20 năm hoạt động, đâu là những giá trị cốt lõi của công ty. Những giá trị được nêu lên thì rất nhiều nhưng chúng tôi phải chắt lọc lại, xem xét, đánh giá cẩn trọng để đảm bảo đó là những điều tinh túy nhất, là nền tảng để công ty tiếp tục phát triển và thành công.
Tái cấu trúc doanh nghiệp rất cần thời gian, các đòi hỏi nóng vội, có kết quả ngay trong ngắn hạn là không thực tế.
Bước tiếp theo, chính là việc đào tạo nhận thức về sự thay đổi và tuyên truyền các giá trị cốt lõi của công ty trong toàn thể cán bộ, công nhân viên, theo chiều từ trên xuống. Công ty mở liên tục các lớp đào tạo, lập diễn đàn nội bộ để trao đổi, thảo luận nhằm mục đích giáo dục nhận thức cho toàn thể CBCNV. Các đơn vị được yêu cầu lập chương trình hành động cụ thể để đảm bảo các giá trị cốt lõi được thể hiện đầy đủ trong tổ chức của mình.
Giai đoạn 2: Đánh giá lại tổng thể hoạt động của công ty
Mặc dù đã đạt được những thành công nhất định, chúng tôi vẫn hiểu rằng, công ty còn rất nhiều điểm khiếm khuyết, cần cải tiến. Bên cạnh sự tự đánh giá, nhìn lại mình, chúng tôi quyết định thuê một đơn vị tư vấn có uy tín của nước ngoài để vào khảo sát và đánh giá về các hoạt động của công ty. Sau 2 tháng làm việc cật lực, họ đã đưa ra một bảng báo cáo với khoảng 50 điểm cần cải tiến, khắc phục.
Giai đoạn 3: Tổ chức lại Phòng Nhân sự để đủ năng lực, thực hiện tốt nhiệm vụ của mình
Bản thân lãnh đạo công ty cùng với đơn vị tư vấn cũng đều nhận thấy tầm quan trọng của Phòng Nhân sự. Trong một thời gian dài, Phòng Nhân sự chỉ mới làm tốt công tác hành chính nhân sự còn các chức năng khác như tuyển dụng, đào tạo, đánh giá kết quả làm việc của nhân viên chưa được thực hiện tốt. Bên cạnh đó, Phòng Nhân sự vẫn thiếu người và cần được đào tạo những kiến thức quản trị nhân sự mới. Chúng tôi đã bổ sung thêm nhân sự phù hợp, xây dựng lại cơ cấu tổ chức Phòng Nhân sự, mô tả rõ ràng đầy đủ các chức năng của phòng để đảm bảo phòng sẽ làm tốt công việc và theo kịp với tiến trình tái cấu trúc công ty sau này.
Giai đoạn 4: Đề xuất chiến lược tái cấu trúc doanh nghiệp
Sau khi toàn thể CBCNV đã nhận thức đầy đủ về sự cần thiết phải thay đổi, Phòng Nhân sự đã đủ lực và tầm để hoàn thành tốt chức năng nhiệm vụ, công ty đã tiến hành làm việc với các đơn vị tư vấn có uy tín về tái cấu trúc và xây dựng chiến lược. Chúng tôi đã gặp gỡ các công ty tư vấn hàng đầu thế giới, trao đổi, chia sẻ để tìm được đơn vị phù hợp. Cuối cùng, chúng tôi cũng chọn được một đơn vị tư vấn nước ngoài mà họ có nhiều kinh nghiệm liên quan đến ngành hàng của chúng tôi. Khối lượng công việc cụ thể là:
Bước 1: Tổng quan về khả năng hiện tại của công ty. Những phân khúc thị trường chính còn trống mà công ty dự kiến sẽ tham gia.
Bước 2: Ước tính sơ bộ các cơ hội tại thị trường Việt Nam và những thị trường quốc tế chủ lực. Phác thảo sơ bộ bức tranh thị trường trong 3, 5, 10 và 15 năm tới cùng một số phương cách thâm nhập thị trường trong nước và nước ngoài khác (cũng như xác định tất cả các yêu cầu liên quan).
Bước 3: Xây dựng 2 – 3 phương án chiến lược mà công ty có thể lựa chọn, mà những phương án này sẽ dựa trên những khả năng hiện tại của công ty và tiềm năng thị trường. Tùy vào phương án được lựa chọn để từ đó phát triển chi tiết sâu hơn bao gồm các yếu tố: Định vị; đánh giá về giá trị sản phẩm; mô hình kinh doanh.
Đánh giá về doanh thu và giá trị tạo ra tiềm năng của mỗi 2 – 3 phương án chiến lược sẽ được chọn lựa để cân nhắc nhu cầu đầu tư
Lựa chọn phương án chiến lược: Các chiến lược tối ưu cho khả năng của công ty, chi tiết của các yêu cầu đầu tư, và giá trị tạo ra tiềm năng
Lộ trình chiến lược của công ty đến năm 2022: Đối với phương án được lựa chọn, sẽ được chia nhỏ theo từng giai đoạn từ 3 đến 5 năm và có mục tiêu cho từng giai đoạn đó.
Tái xây dựng tầm nhìn và sứ mạng: Phù hợp với chiến lược mới lựa chọn
Kế hoạch hành động và kế hoạch kinh doanh đến năm 2022: Lộ trình các hoạt động/ nhiệm vụ chủ lực, thời gian và các mốc hoàn thành. Doanh thu, lợi nhuận và các chỉ tiêu quan trọng khác ở mức 3, 5 và 10 năm.
Cơ cấu tổ chức và quản trị mới: Cấu trúc tổ chức; lĩnh vực hoạt động chủ chốt.
Hầu hết các tổ chức đều nhận thấy vai trò tái cấu trúc doanh nghiệp nhưng khi tiến hành đều gặp khó khăn từ phía bên trong doanh nghiệp nên công tác truyền thông nội bộ phải được triển khai tốt và chuyên nghiệp. Quan trọng nhất, chính là nhận thức và quyết tâm cao độ, đồng lòng của các lãnh đạo và các nhà quản lý cấp cao.