Phần mềm quản lý nhân sự không còn gì xa lạ với các doanh nghiệp, đây là trong những phần mềm thiết yếu đòi hỏi mỗi doanh nghiệp cần trang bị để giảm thiểu các chi phí, nguồn lực, đồng thời gia tăng năng suất, hiệu quả trọng quản trị nguồn nhân lực của doanh nghiệp mình. Vậy, bạn đã hiểu phần mềm quản lý nhân sự là gì chưa? Lợi ích mang lại của nó là gì? cung cấp những tính năng gì? Và đâu là giải quản lý nhân sự tốt, toàn diện được nhiều doanh nghiệp tin tưởng hiện nay?. Cùng tìm hiểu bài viết bên dưới:
Sơ lược về quá trình phát triển của phần mềm quản lý nhân sự
– Năm 1970: Lần đầu tiên các máy tính được sử dụng để tạo các báo cáo đơn giản liên quan tới các vấn đề nhân sự như quản lý công, tính lương.
– Năm 1979: Doanh nghiệp SAP phát hành phần mềm tích hợp chức năng quản lý nhân sự với phần mềm ERP.
– Năm 1987: Oracle phát hành hệ thống nhân sự với tên gọi Peoplesoft lần đầu tiên được thiết kế trên máy chủ. Phần mềm đáp ứng rất tốt vai trò quản lý nhân sự trong giai đoạn thử nghiệm và thực tế.
– Năm 1990: Oracle ra mắt phiên bản HR ERP thực hiện chức năng nâng cao hơn trong quản lý nhân sự cơ bản như báo cáo, tính lương, tuyển dụng, học tập và nhiều chức năng khác.
– Năm 1990: Nắm bắt được xu hướng phát triển mạnh mẽ của thời đại internet các phần mềm quản lý nhân sự chuyển dần sang phiên bản Website.
– Năm 2006: Điện toán đám mây được ứng dụng, phát triển mạnh giúp gia tăng đáng kể các công ty sử dụng chuyển đổi số sang phần mềm quản lý nhân sự. Đây được xem là thời kỳ phát triển mạnh mẽ và vượt trội của phần mềm quản lý nhân sự .
– Năm 2014: Thời đại của điện thoại thông minh – smartphone chiếm lĩnh, các giải pháp quản lý nhân sự được chuyển đổi sang chế độ mobile để gia tăng trải nghiệm người dùng, tương thích với xu hướng thời đại.
– Hiện nay, đa số các doanh nghiệp đề sử dụng các phần mềm quản lý nhân sự trong việc quản lý đội ngũ cán bộ công nhân viên của doanh nghiệp mình. Và phần mềm quản lý nhân sự hiện nay ngày càng phát triển, gia tăng, tích hợp các chức năng tuyển dụng, đào tạo, quản lý nhân tài,…. tạo ra hệ thống quản lý nhân sự toàn diện.
Phần mềm quản lý nhân sự là gì?
Hiểu đơn giản thì đây là việc ứng dụng công nghệ thông tin nhằm đơn hóa quá trình quản lý thông tin, các vấn đề về quản lý nhân sự, người lao động ( chấm công, tính lương, thuế thu nhập cá nhân, bảo hiểm, xin phép, tăng ca,….)
Nhân sự là yếu tố chủ lực của các doanh nghiệp hiện nay, một đội ngũ nhân lực tốt tạo ra năng suất cao cho doanh nghiệp, tạo sự phát triển cao. Chính vì vậy vấn đề quản lý nhân sự được biệt được các nhà quản trị quan tâm hàng đầu. Các khía cạnh các nhà quản trị quan tâm cơ bản trong quản lý nhân sự đó là:
- Quản lý tuyển dụng
- Quản lý nhân viên
- Quản lý cá nhân
- Quản lý nguồn chi ( lương)
Chúng ta hiểu cơ bản phần mềm quản lý nhân sự cơ bản là gì rồi, tuy nhiên nó có lợi ích gì và tại sao các doanh nghiệp cần đến phần mềm này thì ta cùng tìm hiểu ở phần tiếp theo.
Lợi ích mà phần mềm quản lý nhân sự tốt mang lại là gì?
Khi muốn thay đổi một điều gì đó trong doanh nghiệp, với điều kiện điều đó sẽ mang lại lợi ích cho sự phát triển doanh nghiệp, thì các nhà quản trị mới cho cái “ gật đầu”. Vậy đâu là lý do các nhà quản trị hàng đầu thế giới khuyên nên sử dụng phần mềm quản lý nhân sự trong việc quản lý đội ngũ nhân viên của mình.
Phần mềm quản lý nhân sự giúp quản lý hiệu quả đội ngũ nhân viên
Việc sử dụng phần mềm giúp tự động hóa các quy trình như: chấm công, xin phép nghỉ, tăng ca. Theo dõi, báo cáo thời gian làm việc trên thực tế và kế hoạch, thời gian đến hay về sớm hay muộn của tất cả nhân viên. Năm bắt được cá time công việc của nhân viên từ đó bố trí sắp xếp các công việc một cách hiệu quả nhất, gia tăng năng suất.
Giảm thiểu các sai sót
Việc sử dụng hệ thống quản lý nhân sự sẽ giúp hạn chế các sai sót trong các việc tính toán lương, BHXH,…. nhờ việc sử dụng các thuật toán hóa, lập trình giúp tính toán nhanh chóng, chính xác.
Tuyển dụng hiệu quả
Với hệ thống phần mềm quản lý nhân sự giúp các HR có thể dễ dàng đăng tuyển các thông tin tuyển dụng lên các hệ thống tuyển dụng khác nhau, giúp lưu trữ một cách khoa học, giúp sàng lọc các hồ sơ theo nhu cầu nhà tuyển dụng. Từ đó giúp các doanh nghiệp lựa chọn được các đáp viên phù hợp, đáp ứng tiêu chí nhà tuyển dụng. Đồng thời điều này cũng giúp hạn chế việc tuyển dụng theo hướng cá nhân hóa, làm bỏ lỡ các ứng viên tiềm năng.
Phần mềm quản lý nhân sự giúp đánh giá đúng năng lực của mỗi nhân viên
Với phần mềm giải pháp quản lý nhân sự, có khả năng lưu trữ các thông tin về công việc nhân viên đã làm, các dự án đã tham gia, các kết quả sau mỗi dự án, công việc đã làm .
Từ đó có cơ sở đánh giá năng lực của mỗi nhân viên một cách hiệu quả và chính xác, để các nhà quản trị có những chính sách khuyến khích, quản trị nhân tài để quản lý hiệu quả đội ngũ nhân viên của mình.
Giảm thiểu các quy trình, thủ tục thủ công
Phần mềm quản lý nhân sự cung cấp hệ thống quản lý hồ sơ nhân viên, giúp việc tìm kiếm lưu trữ dễ dàng và nhanh chóng. Ngoài ra phần mềm giúp hạn chế, rút ngắn các quy trình như xin phép nghỉ, lên lịch công tác,…
Phần mềm quản lý nhân sự hỗ trợ tích hợp toàn diện cùng các phần mềm khác
Phần mềm quản lý nhân sự là phần mềm linh động các thể tích hợp các module khác như tính lương tự động, kê khai BHXH, quyết toán thuế, giúp tiến độ công việc nhanh chóng, chính xác, hiệu quả. Một số phần mềm khác: phần mềm chấm công, phần mềm kế toán, phần mềm đào tạo trực tuyến e- learning,… giúp dễ dàng đồng bộ, toàn diện trong việc quản lý nhân sự và phát triển doanh nghiệp. Đặc biệt, phần mềm có độ bảo mật rất cao. Giúp doanh nghiệp có thể quản lý hồ sơ thông tin quan trọng dễ dàng mà không lo bị rò rỉ thông tin ra ngoài.
Các tính năng cơ bản của phần mềm quản lý nhân sự tốt
1. Tuyển dụng các ứng viên phù hợp
Phần mềm giải pháp quản lý nhân sự giúp hỗ trợ xây dựng quy trình tuyển dụng nhanh chóng, thông minh. Vừa tác động tự động hóa nhiều thao tác thủ công, vừa tác động đa chiều với ứng viên. Gia tăng hiệu quả tuyển dụng cũng như chất lượng nhân sự được tuyển.
Phần lớn các phần mềm giải pháp quản lý nhân sự sẽ có những tính năng sau:
- Tạo đợt tuyển dụng theo nhu cầu
- Quản lý, sàng lọc hồ sơ ứng viên
- Tích hợp cùng các trang web tuyển dụng
- Sàng lọc và duyệt các ứng viên phù hợp
- Tạo vòng phỏng vấn cho các ứng viên
- Tự động email thông báo kết quả, mời phỏng vấn, trúng tuyển, cảm ơn, từ chối, ….
- Đo lường, đánh giá hiệu quả của đợt tuyển dụng
- Tự động chuyển hồ sơ nhân viên sang nhân viên chính thức
2. Quản lý hiệu suất làm việc hiệu quả
Theo dõi thời gian làm việc của nhân viên để quản lý năng suất làm việc của mỗi nhân viên thực sự là một bài toán khó với các doanh nghiệp. Đặc biệt quy mô doanh nghiệp đang không ngừng tăng lên, số lượng ca, kip phức tạp, nhiều và khác nhau.
Vì thế việc quản lý hiệu suất làm việc ( chấm công) là điều đặc biệt quan trong phần mềm quản lý nhân sự. Và là hệ thống được quan tâm và chú trọng nhiều nhất.
- Phần mềm HRM sẽ tự động nhận dữ liệu từ máy chấm công. Sau đó tự động chuẩn hóa theo cách thiết lập riêng của mỗi doanh nghiệp.
- Tùy chỉnh các ca làm việc với chính sách khác nhau: giờ ra, giờ vào, đi muộn về sớm, giờ giải lao, ngày lễ, ngày Tết, tăng ca, ….
- Xây dựng ca làm việc theo từng phòng ban, bộ phận, chức vụ,…
- Lập bảng chấm công chuẩn tiện lợi theo dõi, đánh giá
- Cho phép giải trình công kịp thời
- Tự động gửi mail thông báo nếu chấm công thiếu
- Tự động xuất bảng chấm công tới nhân viên theo mẫu của doanh nghiệp.
3. Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực
Đào tạo là quá trình xuyên suốt trong tất cả các giai đoạn sự phát triển của doanh nghiệp. Đào tạo giúp nâng cao và phát triển trình độ chuyên môn của nguồn lực nội tại. Đồng thời là một những tiêu chí thu hút nhân tài.
Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự trong việc nâng cao quy trình đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.
- Quản lý các chương trình đào tạo
- Quản lý danh sách nhân viên đã và đang được đào tạo
- Tạo thư viện dữ liệu, tài nguyên của doanh nghiệp
- Theo dõi, đánh giá quy trình đào tạo
- Xây dựng các bài kiểm tra sau đào tạo
- Thu thập, phân tích chất lượng đào tạo
- Nhanh chóng tra cứu được thông tin các nhân viên đào tạo
4. Chế độ lương thưởng và phúc lợi
Từ dữ liệu công chuẩn, phần mềm quản lý nhân sự sẽ tự động xuất ra kết quả lương. Từ đó tăng độ chính xác và tính toán nhanh chóng các kỳ thanh toán lương
- Tính lương theo bảng chấm công
- Tính các khoản thưởng, phạt, phụ cấp, chuyên cần, …
- Tính thuế, BHXH, thuế thu nhập cá nhân, thai sản, …
- Theo dõi kỳ tạm ứng của nhân viên
- Xuất bảng lương theo mẫu doanh nghiệp tới mỗi nhân viên định kỳ
- Cho phép thiết lập công thức tính lương khác nhau theo mỗi doanh nghiệp
5. Quản lý hồ sơ dữ liệu nhân viên
Phần mềm quản lý nhân sự giúp hỗ trợ lưu trữ, quản lý hồ sơ nhân viên một cách hiệu quả. Không chỉ cung cấp khóa bảo mật an toàn, phần mềm còn tiết kiệm thời gian lưu trữ tìm kiếm, nhập và xuất dữ liệu của Hành chính nhân sự.
- Theo dõi quy trình công tác của nhân viên: lịch sự thời gian, quy trình công lương, kết quả đánh giá, …
- Lưu trữ các thông tin liên lạc, tình trạng sức khỏe, sơ yếu lý lịch,…
- Quản lý thông tin bổ trợ trong bảo hiểm và thuế như: số người phụ thuộc, giảm trừ gia cảnh,…
- Quản lý các quyết định khen thưởng, bổ nhiệm khi nhân viên làm việc trong tổ chức
- Theo dõi kinh nghiệm làm việc trước đây
VnResource HRM Pro phần mềm quản lý nhận sự tốt nhất, toàn diện, đơn giản dễ sử dụng hiện nay.
1.Các tính năng toàn diện phần mềm quản lý nhân sự VnResource HRM Pro
1.1 Quản lý nhân sự
- Quản lý thử việc
- Xử lý HĐLĐ hết hạn
- Hồ sơ năng lực
- Khen thưởng kỷ luật
- Quá trình thăng tiến
- Quản lý nhân tài
- Quả lý Y tế
1.2 Quản lý chấm công
- Tích hợp máy chấm công
- Quản lý ra vào, đi trễ, về sớm
- Tăng ca, làm việc ca đêm
- Quản lý nghỉ phép, không phép
- Quản lý lịch, nhật ký làm việc
- Đăng ký và phê duyệt ngày nghỉ phép, tăng qua qua website, email
1.3 Quản lý tính lương
- Lương Gross, Net, thời vụ
- Lương thời gian, sản phẩm
- Thiết lập động chính sách công thức tính lương, phụ cấp
- Bảng lương tiền mặt, ngân hàng
- Phân tích sự chính xác các bảng lương, cho phép trẻ bù tháng sau
1.4 Bảo hiểm, thuế TNCN
- Thiết lập động mức đóng BH, Thuế
- Xử lý lương đóng bảo hiểm khác lương thực tế
- Kết xuất báo cáo BH, BH thất nghiệp, thuế theo quy định nhà nước
- Thiết lập loại thu nhập chịu thuế
- Quyết toán thuế TNCN
1.5 Kế hoạch nhân sự và tuyển dụng
- Phân tích nguồn lực
- Lập kế hoạch nhân sự
- Yêu cầu tuyển và phê duyệt
- Hồ sơ nộp qua website
- Phỏng vấn và phê duyệt
- Báo cáo tuyển dụng hiệu quả
1.6 Quản lý đào tạo
- Phân tích nhu cầu đào tạo
- Kế hoạch và ngân sách đào tạo
- Tổ chức lớp học và học viên
- Chi phí đào tạo, ràng buộc
- Đánh giá học viên và giảng viên
1.7 Đánh giá nhân viên
- Đánh giá KPI, OKR, BSC
- Đánh giá năng lực 360 độ
- Kế hoạch phát triển cá nhân
- Đánh giá thử việc, kỳ, quý, năm
- Đánh giá đa cấp qua online
- Phân tích 9 – box grid, BELL CURVE
1.8 Cổng thông tin nhân viên, lãnh đạo ( webportal)
- Xem hồ sơ cá nhân, quá trình làm việc
- Đăng ký/ phê duyệt ngày nghỉ, tăng ca
- Quản lý đi công tác, chấm công GPS
- Gửi, phê duyệt yêu cầu đào tạo, tuyển dụng
- Phiếu công, lương, BH, thuế cá nhân
- Hệ thống thông tin nội bộ
1.9 Báo cáo thông minh
- Hỗ trợ thiết lập báo cáo
- Tùy biến biểu đồ báo cáo
- Lọc và sắp xếp theo điều kiện ngay trên kết quả phân tích
- Đề xuất thông minh ( AI)
- Lưu lại báo cáo động để sử dụng lần sau
1.10 Phương pháp quản trị nhân sự xuất sắc
- Thiết lập động, cơ cấu tổ chức, phòng ban
- Mô tả chức danh, chính sách đãi ngộ tương ứng
- Định biên lao động, tiêu chuẩn đội ngũ kế cận
- Bộ tiêu chuẩn tuyển dụng, đào tạo, đánh giá
- Phân tích nghỉ việc , nghỉ hưu, dự báo nguồn lực
- Phân tích nguồn nhân lực/ lập kế hoạch nhân sự
- Phân tích chi phí theo phòng ban, loại lao động
1.11 Giải pháp chuyên nghiệp và bản địa hóa
- Hỗ trợ khả năng tích hợp hệ thống kế toán, tài chính, phân tích theo mã chi phí, tài khoản
- Giao diện thân thiện, lựa chọn Web hoặc Windows
- Phân quyền từng tính năng, theo phòng ban
- Nhật ký lưu vết truy xuất dữ liệu
- Hỗ trợ đa ngôn ngữ Việt, Anh, Nhật, Trung, Hàn
- Hỗ trợ phiên bản khách hàng Audit dữ liệu
VnResource đối tác tin cậy, uy tín hàng đầu hiện nay trong lĩnh vực phần mềm quản lý nhân sự
- VnResource có hơn 15 năm kinh nghiêm triển khai phần mềm quản lý nhân sự cho các tập đoàn hàng đầu Việt Nam.
- Quy trình triển khai chặt chẽ, linh hoạt theo mong muốn của khách hàng, đồng thời đảm bảo đúng tiến độ dự án và nâng cao hiệu quả kinh doanh của khách hàng.
- Đội ngũ nhân viên tốt nghiệp thạc sĩ, kỹ sư, cử nhân có kinh nghiệm nhiều năm, tập trung riêng cho phần mềm quản lý nhân sự.
- Công ty VnResource có hệ thống hỗ trợ chăm sóc khách hàng tận tâm và chuyên nghiệp. Cam kết không để gián đoạn công tác.
TẠI SAO CHỌN GIẢI PHÁP PHẦN MỀM VNRESOURCE HRM PRO?
- VnResource HRM Pro là giải pháp quản trị nhân sự chuyên nghiệp & hiệu quả phù hợp với quy định luật pháp Việt Nam bao gồm các phân hệ: Quản lý nhân sự, Chấm công & quản lý phép, Tiền lương, Tuyển dụng, Đào tạo & KPI.
- Phù hợp cho các doanh nghiệp nước ngoài tại Việt Nam. VnResource’s HRM Pro được thiết kế với phương pháp quản trị “Think Global, Act Local”. Giải pháp phù hợp với luật pháp Việt Nam cũng như chính sách quản trị nhân sự cho các doanh nghiệp toàn cầu.
- Tiết kiệm 50% số giờ làm việc cho phòng nhân sự
- Không giấy tờ và tiết kiệm chi phí do giảm giấy và mực In.
- Công việc quản trị nhân sự chuyên nghiệp & hiệu quả hơn
- Hỗ trợ nhân viên làm việc hiệu quả hơn và đạt mục tiêu chung cho doanh nghiệp.
- Kiểm soát tốt chi phí lao động hiện tại và chi phí lao động hàng tháng trong tương lai bằng chức năng dự báo ngân sách.
- Cung cấp hơn 40 báo cáo quản trị nhân sự tức thời
- Hỗ trợ các chức năng phân tích quản trị: Phân tích tài chính, phân tích tăng ca, phân tích nghỉ việc, tuyển dụng hàng tháng/Attrition, phân tích biến động nhân sự.
- Khả năng tích hợp với hệ thống ERP, Phần mềm kế toán hoặc các hệ thống nhân sự toàn cầu. Khả năng tích hợp với các hệ thống phần mềm toàn cầu. Tham khảo dự án Samsung. (Tích hợp với SAP), dự án Emerson Corp. (Tích hợp với Oracle)…
- Quản lý và bảo mật vai trò riêng biệt người xây dựng chính sách lương, người làm lương & người kiểm tra lương.
- Bảo mật & Mã hóa thông tin (Lương, Phụ cấp…). Thông tin được mã hóa trước khi truyền qua mạng và lưu trữ trong máy chủ. Tính năng này tránh truy cập trái phép ngay cả khi hành động này từ nhân viên IT quản trị hệ thống
- VnResource cung cấp giải pháp quản trị nhân sự thay vì chỉ cung cấp phần mềm. Chia sẻ kinh nghiệm & hỗ trợ thiết lập chính sách nhân sự dựa trên luật lao động và văn hóa Việt Nam.
- Cam kết cung cấp dịch vụ khách hàng tốt nhất. Cam kết cung cấp dịch vụ khách hàng tốt nhất với thời gian hỗ trợ trực tuyến trong vòng 4 giờ cho những vấn đề cấp bách.
- Với giá trị cốt lõi “Your Trust, Our Success”, VnResource’s HRM Pro tập trung đối tượng khách hàng “High Class” với sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao.
Nhiều bài viết hữu ích hơn tại: https://hrmblog.vnresource.vn/