Yếu tố then chốt để thực hiện thành công Thẻ điểm cân bằng là phải được thiết kế đúng, cấu trúc rõ ràng, thể hiện chỉ số đo lường kết quả kinh doanh chính xác. Bên dưới là danh sách giúp bạn kiểm tra Thẻ điểm cân bằng và chỉ số đo lường hiệu suất, đánh giá công việc trong công ty hoặc một đơn vị kinh doanh.
Kiểm tra các cấu trúc của Thẻ điểm cân bằng (BSC)
Dưới đây là danh sách kiểm tra cấu trúc của BSC. Hãy chắc chắn rằng BSC bằng không bị quá tải thông tin
1. Số lượng các hạng mục và các chỉ số. Kiểm tra số lượng các hạng mục và các chỉ số. Mỗi cấp độ của BSC nên bao gồm khoảng 3-5 hạng mục. Mỗi hạng mục nên bao gồm 3-5 chỉ số. Nếu có nhiều hơn hạng mục hoặc các chỉ số , xem xét việc sắp xếp lại chúng.
2. Hạng mục hàng đầu. 04 hạng mục được đề nghị mặc định của BSC là: Tài chính, Quan hệ khách hàng, Đào tạo và tăng trưởng, Quy trình kinh doanh nội bộ. Nếu bạn có ít hơn 04 hạng mục này thì cần chắc chắn rằng bạn đã mô tả đầy đủ đơn vị kinh doanh hoặc quy trinh kinh doanh của công ty bạn. Nếu bạn có nhiều hơn các hạng mục này thì cần đảm bảo rằng các hạng mục này không bị trùng lắp.
3. Nguồn số liệu. Nguồn gốc của dữ liệu cho BSC của bạn đến từ đâu? Một số chỉ tiêu sẽ tự động đọc thông tin từ cở sở dữ liệu của bạn; một số sẽ đòi hỏi người thực hiện phải tự nhập dữ liệu của mình. Hãy chắc chắn rằng BSC có hướng dẫn rõ ràng về cách nhập dữ liệu, những hướng dẫn này nên bao gồm người có trách nhiệm, thời gian và cách hướng dẫn.
Kiểm tra Chỉ số đo lường hiệu suất (KPIs)
Bên dưới là danh sách kiểm tra các Chỉ số đo lường hiệu suất (KPIs). Hãy chắc chắn rằng bạn đang sử dụng KPIs để đo lường kết quả không phải là quá trình
1. Kết quả KPIs theo định hướng. Hãy chắc chắn rằng tất cả các chỉ số thực hiện chính của bạn là đo lường kết quả. Trong quá trình thực hiện đo lường là quan trọng nhưng kết quả cuối cùng là những gì bạn cần. Ví dụ: nếu bạn đo lường hiệu quả của các trung tâm cuộc gọi, số lượng cuộc gọi có thể là một ý tưởng tốt nhưng mục tiêu của bạn trong trường hợp này là tạo ra các cơ hội, vì vậy ý tưởng tốt hơn là đo lường số lượng cơ hội được tạo ra từ các cuộc gọi.
2. Kiểm tra tầm quan trọng của chỉ số đánh giá thực hiện công việc. Tầm quan trọng cuối cùng của KPI phụ thuộc vào trọng số của nó so với KPI khác cùng thể loại và trọng số của thể loại gốc. Hãy chắc chắn rằng bạn hiểu khái niệm này. Một KPI có trọng số là 8 trên 10 và 2 cái khác chỉ có trọng số là 1 trên 10, có thể là một ý tưởng tốt để loại bỏ các chỉ số không quan trọng trong quá trình kinh doanh hoặc cập nhật trọng số của nó.
3. Bảo đảm rằng chỉ số đo lường được. Hãy chắc chắn rằng mỗi chỉ số có một mô tả của nó và cách thức đo lường. Cách tốt nhất là nên thử nghiệm với một người không làm việc trong công ty bạn, nếu người đó có thể đo lường giá trị chỉ số theo hướng dẫn của bạn đúng cách thì chỉ số đó đo lường được.
Nhân viên của bạn là những người sẽ làm việc với bạn trên BSC để cải thiện hiệu suất của công ty. Hãy chắc chắn rằng những người này có tất cả các công cụ cần thiết:
1. KIPs và trách nhiệm. Kiểm tra việc cập nhật các chỉ số nếu mỗi nhân viên chịu trách nhiệm một KPIs. Nếu đã có sẵn lịch trình và các thuật toán để cập nhật.
2. Các kênh truyền thông. Kiểm tra xem các kênh giao tiếp giữa cấp quản lý và BSC. Làm thế nào cấp quản lý gửi dữ liệu đến BSC và bằng cách nào họ nhận được thông tin phản hồi từ BSC.
3. Nâng cao thông tin phản hồi. Kiểm tra xem nhân viên có thường xuyên gửi phản hồi về BSC cho các cấp quản lý. Nên có một thông báo chính thức để xem xét kỹ các ý kiến phản hồi và yêu cầu cải thiện.
4. Giới thiệu về BSC. Nên có một khóa học nội bộ để giới thiệu về các khái niệm BSC, cũng như cách sử dụng BSC trong công ty.
Nguồn Le & Associates