Có rất nhiều quan niệm khác nhau về văn hóa công sở. Nhìn chung, khi đề cập đến văn hóa công sở, chúng ta thường nhìn nhận từ các góc độ như trình độ, phương pháp quản lý, điều hành hoạt động của tổ chức; phong cách giao tiếp, ứng xử của lãnh đạo, nhân viên, môi trường làm việc. Như vậy, văn hóa công sở có thể hiểu là tổng hợp các giá trị hữu hình và vô hình, bao gồm trình độ nhận thức, phương pháp tổ chức, quản lý, môi trường cảnh quan, phương tiện làm việc, đạo đức nghề nghiệp và phong cách giao tiếp ứng xử của nhân viên, quản lý, nhằm xây dựng một công sở văn minh, lịch sự, hoạt động đúng pháp luật và hiệu quả cao.
Văn hóa công sở là kết quả của phương thức ứng xử trong công sở được con người lựa chọn nhằm đáp ứng nhu cầu của tổ chức. Các phương thức ấy được xem là phù hợp, có ý nghĩa quan trọng đối với đời sống tinh thần của các thành viên trong tổ chức và cần đến chúng như một nhu cầu.
Các giá trị văn hóa công sở thể hiện qua các tiêu chuẩn, hành vi hoạt động hàng ngày tại nơi làm việc.
Giá trị là cái đang tồn tại, tác động mạnh mẽ đến hoạt động công sở. Giá trị văn hóa công sở luôn quyết định hành vi và thái độ của con người trong tổ chức. Những hành vi và thái độ tốt sẽ nâng cao hiệu lực và hiệu quả hoạt động của công sở và ngược lại, nếu hành vi và thái độ không tốt sẽ làm giảm hiệu quả hoạt động của công sở.
Ta có thể nhận biết sự ảnh hưởng của các giá trị văn hóa công sở đến hiệu quả hoạt động của công sở ở các nội dung sau:
– Giá trị thiết lập bầu không khí tin cậy lẫn nhau trong tổ chức;
– Giá trị đem lại sự tự nguyện làm việc và công hiến;
– Được chia sẻ các giá trị cá nhân cảm thấy yên tâm và an toàn hơn trong công việc;
– Các giá trị định hướng cho các thành viên trong cơ quan biết mình cần phải làm gì và sẽ đi đến đâu; nó làm nhụt ý chí đối đầu, tâm lý muốn thâu tóm quyền lực, hống hách, cửa quyền của một số cá nhân có quyền lực cũng như thái độ không hợp tác của một số cá nhân có tư tưởng cơ hội, né tránh trách nhiệm, tham nhũng đặc quyền, đặc lợi.
– Các giá trị làm đơn giản hóa các quy định và chính sách, khiến cho việc quản lý dễ dàng hơn. Khi mỗi công chức đã tin tưởng vào các giá trị văn hóa công sở thì họ không đòi hỏi cơ quan phải đưa ra các văn bản pháp luật bắt mọi người phải tin nhau.
Vai trò của văn hóa công sở
1. Vai trò của văn hóa công sở thể hiện trong quan hệ của cấp trên với cấp dưới
Người lãnh đạo trước hết phải là người truyền đạt những nhận thức về những giá trị trong hoạt động công sở bằng sự gương mẫu của bản thân, bằng quan hệ ứng xử có văn hóa của mình, cụ thể:
– Các quyết định của cấp trên đối với cấp dưới phải đúng đắn, có khả năng thu hút và tập hợp nguồn lực, biết nhìn nhận con người và trọng dụng đối với công việc để phát huy những tiềm năng sáng tạo, những giá trị cá nhân đích thực của họ nhằm phát huy tối đa sở trường cho công việc;
– Tôn trọng và lắng nghe ý kiến của cấp dưới, không độc đoán, trù dập những ý kiến trái ngược; trong đánh giá cấp dưới cần công bằng, không thiên vị, không yêu nên tốt, ghét nên xấu, biết trọng dụng nhân tài nhưng cũng không dùng người một cách tùy tiện;
– Biết sử dụng nguồn lực và ủy quyền một cách hợp lý, biết phân công, phối hợp và hợp tác, luôn đảm bảo năm phong cách giao tiếp: là người chỉ huy, là chuyên gia, là thầy giáo, là đồng nghiệp và là bạn bè trong giao tiếp với cấp dưới.
Tiếng nói quyết định của cấp trên đối với mỗi công chức trong bối cảnh xác định trở lên thiêng liêng và có sức mạnh to lớn. Thực hiện quyết định đó là một nghĩa vụ đạo đức cao và xem đó như là một giá trị. Song, nhiều khi trong những hoàn cảnh nhất định, tiếng nói quyết định của cấp trên lại là những quyết định sai lầm, là hủy diệt tài năng của cá nhân công chức và đã trở thành yếu tố phản giá trị, phản tác dụng.
2. Văn hóa công sở trong quan hệ của cấp dưới đối với cấp trên
– Luôn tuân thủ, chấp hành mệnh lệnh một cách nghiêm túc, nhiệt tình, tích cực trong mọi hoạt động; trung thực, thẳng thắn, không xu nịnh, cơ hội, không “làm láo, báo cáo hay”;
– Có quyền được làm việc tốt, phát triển, học tập, phấn đấu… Tự do phát triển gắn với ý chí vươn lên trong công việc, sự thiết tha với công việc là quyền lợi và nghĩa vụ cao cả của cấp dưới cần thể hiện với cấp trên;
– Quyền tự chọn lựa công việc cho mình ở những vị trí thích hợp với khả năng là một giá trị văn hóa đẹp của mỗi cá nhân trong công sở. Tuy nhiên, ở mỗi hình thái tổ chức khác nhau, cần tuân thủ sự sắp đặt của tổ chức và người lãnh đạo cho phù hợp cũng là một giá trị văn hóa của hình thái tổ chức đó.
3. Vai trò của văn hóa công sở trong quan hệ giữa các thành viên với nhau
Ở một số nơi, quan hệ cào bằng nhu cầu đã tồn tại rất lâu, và nên loại bỏ bởi không tôn trọng quyền tự do và đời sống riêng tư của mỗi người. Những doanh nghiệp hiện đại nên phân chia từng cấp độ theo năng suất làm việc, năng lực mỗi cá nhân về khích lệ tối đa những người giỏi và làm động lực vươn lên cho người chưa làm tốt, như vậy mới có thể kéo tập thể đi lên.
Bên cạnh đó, những giá trị như tương trợ đồng nghiệp, tinh thần tập thể cũng cần được chú trọng phát huy.
4. Tôn trọng con người là giá trị văn hóa lớn nhất trong hoạt động công sở
Con người là vốn quý nhất, là chủ nhân của sự sáng tạo và đổi mới. Việc tôn trọng con người là tôn trọng bản sắc đơn nhất của nhân cách trong cả quá trình cá nhân tự khẳng định mình trong hoạt động ở công sở là tôn trọng các quyền lợi cơ bản của các cá nhân, quyền được cống hiến theo đúng nguyện vọng, quyền học tập và phát triển, quyền nghỉ hưu, nghỉ ốm và nghỉ chế độ theo quy định.